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Portfolio – BEP MSA -Certification EP2 1/51
Année Scolaire :
PASSEPORT PROFESSIONNEL CULTURE PROFESSIONNELLE
Prénom Nom :
Lycée :
Adresse :
PAGE PERSONNELLE A REALISER SELON VOS GOUTS
Portfolio – BEP MSA -Certification EP2 2/51
SOMMAIRE
A compléter l’an prochain avant passage de l’épreuve
Portfolio – BEP MSA -Certification EP2 3/51
MON CV
Portfolio – BEP MSA -Certification EP2 4/51
TABLEAU RECAPITULATIF DES FICHES D’ACTIVITES REALISEES
FICHES A CARACTERE
TECHNIQUE
FICHES A CARACTERE
ORGANISTIONNEL
FICHES A CARACTERE
RELATIONNEL
Portfolio – BEP MSA -Certification EP2 5/51
BILAN DES TACHES PRINCIPALES REALISEES SELON LE RAP
(Référentiel des activités professionnelles)
BEP MSA
Activités Tâches principales En
établissement
En milieu
professionnel Les 2
À c
arac
tère
te
chn
iqu
e
Rédaction de messages et de courriers professionnels simples, liés à l’activité courante de la structure
Saisie et mise en forme de courriers, de notes, de comptes rendus
Saisie, réalisation, mise en forme de tableaux, d’états chiffrés
Renseignement de formulaires
Production, contrôle et codification de documents
Traitement du courrier entrant, préparation et suivi des envois
À c
arac
tère
org
anis
atio
nn
el Suivi et approvisionnement des stocks de
fournitures et de consommables de la structure
Contribution au maintien en état de fonctionnement des équipements disponibles
Mise à jour et rangement des dossiers
Enregistrement et sauvegarde de documents, de dossiers numériques
Gestion du courrier électronique
Repérage de la circulation d’informations, de documents au sein de la structure
À c
arac
tère
rela
tio
nn
el
Recueil des consignes de travail
Transmission d’informations au sein de la structure
Restitution au supérieur hiérarchique du travail réalisé, des problèmes rencontrés
Diffusion de documents internes
Accueil de visiteurs, réception d’appels téléphoniques de clients, d’usagers
Portfolio – BEP MSA -Certification EP2 6/51
FORMATION EN MILIEU PROFESSIONNEL N°1
Du 03 février 2014 au 21 février 2014
Nom de l’organisation :
Professeur référent :
IMAGE DE VOTRE CHOIX
Portfolio – BEP MSA -Certification EP2 7/51
Présentation de l’organisation d’accueil
Nom de l’organisation :
Représentée par :
Fonction :
Adresse :
CP et Ville :
Téléphone : Télécopie :
Adresse électronique :
Site Internet :
Forme juridique et capital social (si c’est une entreprise):
Domaine d’activité :
Activité principale :
Effectif :
Gamme(s) de produits fabriqués ou vendus, ou nature de la prestation de service :
Principaux concurrents :
Moyens de communication utilisés par l’entreprise Téléphone Fax-télécopieur Internet Messagerie électronique
Intranet Réseaux sociaux Autre (préciser) :
Portfolio – BEP MSA -Certification EP2 8/51
Organisation interne
En vous aidant de l’organigramme de l’établissement d’accueil, répondez aux questions suivantes :
Quel est le nom du service d’accueil ?
Qui dirige le service ?
Quel est le nom de votre tuteur ?
Quelle est sa fonction ?
Qui est son supérieur hiérarchique ?
Quel est l’effectif du service ?
Quelles sont les personnes qui vous confient les activités (nom et fonction) ?
Cochez les fonctions représentées dans l’organisation :
Administrative
Commerciale
Technique
Comptable
Financière
Sécurité
Portfolio – BEP MSA -Certification EP2 9/51
ORGANIGRAMME DE L’ORGANISATION
Portfolio – BEP MSA -Certification EP2 10/51
LES PARTENAIRES DE L’ORGANISATION
Complétez le schéma ci-dessous en indiquant le nom des partenaires de l’organisation
FOURNISSEURS
PRESTATAIRES DE
SERVICES
BANQUES
ADMINISTRATION
VOTRE ORGANISATION
CLIENTS
Portfolio – BEP MSA -Certification EP2 11/51
LA GESTION DES MODES DE TRAVAIL
L’équipement du poste téléphonique 1. L’entreprise a-t-elle un standard ? Oui Non
2. L’entreprise utilise-t-elle un télécopieur ? Oui Non
Vous êtes-vous servi seul(e) de cet appareil ? Oui Non
L’équipement du poste informatique
3. Windows est-il utilisé ?
Oui Quelle version ? ..........................................................................................................................................
Non Quel est le système utilisé ? .......................................................................................................................
4. Indiquez le nom des logiciels utilisés dans l’entreprise.
TYPE NOM VERSION
Traitement de texte
Tableur
Base de données
Intégré
Autres
L’utilisation d’Internet
5. L’entreprise utilise-t-elle Internet ? Oui Non
Si oui, dans quel(s) cas ? ................................................................................................................................................
........................................................................................................................................................................................
6. L’entreprise dispose-t-elle d’un Intranet ? Oui Non
7. L’entreprise utilise-t-elle les réseaux sociaux ? Oui Non
Si oui, lesquels ? ..............................................................................................................................................................
Pour quelles raisons ? .....................................................................................................................................................
........................................................................................................................................................................................
Portfolio – BEP MSA -Certification EP2 12/51
LA GESTION DES INFORMATIONS
L’organisation et la mise à disposition des informations
8. Observez le classement des dossiers clients, usagers, administrés, patients, adhérents :
8.1. Pour les dossiers papier
8.1.1. Quel est le mobilier utilisé ? .................................................................................................................................
8.1.2. Quel est le matériel utilisé ? .................................................................................................................................
8.1.3. Quel est l’ordre de classement adopté? ...............................................................................................................
8.2. Pour les dossiers numériques
8.2.1. L’organisation utilise-t-elle la GED (Gestion électronique des documents) ?
Oui Non
Si oui, quel est le logiciel utilisé ? ....................................................................................................................................
Si oui, avez-vous pu observer l’arborescence du classement ?
Oui Non
8.2.2. L’organisation procède-t-elle à un stockage des données sur un serveur distant ?
Oui Non
Portfolio – BEP MSA -Certification EP2 13/51
LA GESTION DES MODES DE TRAVAIL
La gestion des appels téléphoniques
L’émission d’appels téléphoniques
9. Qui effectue les appels téléphoniques ?
La secrétaire La standardiste Tous les salariés
10. L’entreprise utilise-t-elle une fiche de préparation d’appel ?
Oui Non
La réception d’appels téléphoniques
11. Qui reçoit les appels téléphoniques ?
La secrétaire La standardiste Tous les salariés
12. Quelle est la première phrase d’accueil ?
...............................................................................................................................................................
13. Lors de la prise de notes d’un message, une fiche téléphone est-elle utilisée ?
Oui Non
Portfolio – BEP MSA -Certification EP2 14/51
LA RELATION AVEC LES FOURNISSEURS
1. Recherchez trois types de fournisseurs de votre organisation et complétez le tableau suivant :
NOM FOURNISSEUR TYPE DE FOURNISSEUR BIENS OU SERVICES que
l’on peut acheter chez lui
2. Comment sont tenues les fiches des fournisseurs de votre organisation ?
Manuellement Sur un fichier Dans un logiciel professionnel
3. Recherchez un bon de commande établi par votre organisation et photocopiez-le.
Quel est le fournisseur ? ....................................................................................................................................
Est-ce un fournisseur habituel ? ........................................................................................................................
Pour quel montant l’organisation lui a-t-elle acheté l’an dernier ? ..................................................................
4. Recherchez un bon de livraison ou un bon de réception reçu lors de votre stage et photocopiez-le.
Recherchez la commande et la facture correspondantes et photocopiez-les.
La livraison correspond-elle à la commande ? ..................................................................................................
La facture correspond-elle à la livraison ? .........................................................................................................
S’il y a eu des anomalies, comment ont-elles été traitées ? ..............................................................................
LA RELATION AVEC LES CLIENTS
1. Donnez les précisions suivantes sur l’organisation et sur ses partenaires clients.
Caractéristiques de ses partenaires : ................................................................................................................. ........................................................................................................................................................................................
Leur nombre :..................................................................................................................................................... Mode de gestion du fichier Clients : ..................................................................................................................
........................................................................................................................................................................................
2. Récupérez la fiche d’un client (avec l’accord de votre tuteur, et anonymée si besoin).
3. Recherchez sur votre lieu de formation un devis ou une facture pro forma.
Portfolio – BEP MSA -Certification EP2 15/51
JOURNAL DE BORD
Semaine 1
JOURS Activités effectuées ou observées Matériels utilisés
(machines, outils, imprimés)
Pièces à joindre au rapport
(annexes)
L
M
M
J
V
Portfolio – BEP MSA -Certification EP2 16/51
JOURNAL DE BORD
Semaine 2
JOURS Activités effectuées ou observées Matériels utilisés
(machines, outils, imprimés)
Pièces à joindre au rapport
(annexes)
L
M
M
J
V
Portfolio – BEP MSA -Certification EP2 17/51
JOURNAL DE BORD
Semaine 3
JOURS Activités effectuées ou observées Matériels utilisés
(machines, outils, imprimés)
Pièces à joindre au rapport
(annexes)
L
M
M
J
V
Portfolio – BEP MSA -Certification EP2 18/51
Évaluation de mon comportement pendant la PFMP
Répondez maintenant aux questions suivantes en mettant une croix dans la case qui, d’après vous, correspond à
votre niveau d’aptitude.
Votre comportement Bien Assez
bien Moyen À revoir
Ponctualité
Assiduité
Tenue vestimentaire
Capacité à parler aux autres
Capacité à m’intégrer à une équipe
Capacité à calculer
Capacité à écrire proprement
Capacité à rédiger
Dynamisme
Habileté manuelle
Goût pour les chiffres
Sens de l’organisation
Résistance à l’effort
Capacité à comprendre les instructions
Autonomie
Disponibilité
Goût pour ce métier
Êtes-vous : globalement satisfait(e) de votre stage ?
moyennement satisfait(e) de votre stage ?
déçu(e) par votre stage ?
Portfolio – BEP MSA -Certification EP2 19/51
RÉFÉRENTIEL DES ACTIVITÉS PROFESSIONNELLES
Notez ci-dessous les activités du référentiel que vous avez pu effectuer (avec de l’aide ou seul) ou
observer
Activités et Tâches principales
Compétences correspondantes
Condition de réalisation de
l’activité
Observa-
tion
En
participa-
tion
Seul(e)
L e s a c t i v i t é s a d m i n i s t r a t i v e s à c a r a c t è r e T E C H N I Q U E
Rédaction de messages et de courriers professionnels simples liés à l’activité
courante de la structure Identifier l'objet, les destinataires et le contexte de communication Rédiger le message ou le courrier adapté à la situation de communication
Contrôler la qualité syntaxique, orthographique et grammaticale du message ou courrier rédigé
Saisie et mise en forme de courriers, notes, comptes-rendus Identifier le type de document à réaliser Sélectionner le modèle de document adapté Saisir et mettre en forme avec dextérité Exploiter les fonctionnalités appropriées du logiciel utilisé Contrôler la qualité orthographique et grammaticale du document produit
Mettre en page le document produit
Saisie, réalisation, mise en forme de tableaux et d’états chiffrés Identifier la nature des données à traiter Décrire la logique du traitement à mettre en œuvre Organiser les données dans le tableau Exploiter les fonctionnalités appropriées du logiciel
Appliquer des jeux d'essai et contrôler les résultats
Renseignement de formulaires Analyser le document à renseigner Collecter les données nécessaires Appliquer les instructions et procédures associées au formulaire Contrôler les données reportées
Contrôler l'envoi du formulaire en ligne
Production, contrôle et codification de documents commerciaux Identifier les informations nécessaires Rechercher et extraire les données Compléter ou générer le document à établir Mettre à jour les données (articles, clients, fournisseurs) Contrôler le document commercial Contrôler la concordance entre les documents commerciaux
Appliquer une codification
Traitement du courrier entrant, préparation et suivi des envois Mettre en œuvre une procédure de réception ou d’expédition du courrier Appliquer les tarifs d’affranchissement Contrôler l’acheminement et la réception Mettre en œuvre une procédure de diffusion du courrier
Exploiter un carnet d’adresses et des listes de diffusion
Portfolio – BEP MSA -Certification EP2 20/51
RÉFÉRENTIEL DES ACTIVITÉS PROFESSIONNELLES
Activités et Tâches principales
Compétences correspondantes
Condition de réalisation de
l’activité
Observa-
tion
En
participa-
tion
Seul(e)
L e s a c t i v i t é s a d m i n i s t r a t i v e s à c a r a c t è r e O R G A N I S A T I O N N E L
Suivi et approvisionnement des stocks de fournitures et de consommables Contrôler le niveau des stocks de fournitures et de consommables Mettre en œuvre une procédure de réapprovisionnement Réceptionner et contrôler la livraison
Contribution au maintien en état de fonctionnement des équipements disponibles Veiller au bon fonctionnement des équipements disponibles Solliciter le service de maintenance ou la personne ressource Contrôler la remise en état des équipements Rendre compte
Mise à jour et rangement des dossiers Identifier les pièces, les documents à classer Exploiter un schéma de circulation des documents Appliquer une procédure de classement Vérifier le contenu d’un dossier
Enregistrement et sauvegarde des documents et dossiers numériques Organiser une arborescence des dossiers Identifier et modifier les propriétés d’enregistrement d’un fichier, d’un dossier Trier les fichiers et messages électroniques et les ranger Appliquer une procédure de sauvegarde et de restauration
Gestion du courrier électronique Paramétrer et mettre en œuvre un logiciel de messagerie électronique Émettre et recevoir du courrier Classer et filtrer les messages Gérer le carnet d'adresses et les listes de diffusion Respecter les consignes et procédures de sécurité
Repérage de la circulation d’informations, de documents au sein de la structure Caractériser la place de la structure au sein de l’organisation Repérer les acteurs, les postes de travail concernés Identifier les informations nécessaires Rechercher et extraire les données Contrôler la circulation des documents
Portfolio – BEP MSA -Certification EP2 21/51
Activités et Tâches principales
Compétences correspondantes
Condition de réalisation de
l’activité
Observa-
tion
En
participa-
tion
Seul(e)
L e s a c t i v i t é s a d m i n i s t r a t i v e s à c a r a c t è r e R E L A T I O N N E L
Recueil des consignes de travail Prendre en notes les consignes orales Distinguer les éléments essentiels de la demande Hiérarchiser le travail à faire selon les priorités Reformuler les consignes et vérifier leur interprétation
Transmission des informations au sein de la structure Identifier les destinataires et le contexte de la communication Choisir les moyens de communication adaptés Formuler les informations à transmettre Organiser et actualiser l'information sur les supports d’affichage Vérifier l’efficacité de la communication
Restitution au supérieur hiérarchique du travail réalisé, des problèmes rencontrés Sélectionner les informations et documents à transmettre Choisir le mode de communication adapté Rendre compte
Diffusion de documents internes Identifier le document Identifier le ou les émetteurs Identifier le (les) destinataire(s) et son (leurs) adresse(s) Transmettre le document par le moyen adapté
Accueil des visiteurs, réception d’appels téléphoniques de clients, d’usagers, en
français (ou en langue étrangère) Identifier l’interlocuteur et sa demande Adapter le message d’accueil à l’interlocuteur Prendre en notes un message téléphonique Respecter la charte d’accueil de l’organisation Appliquer une procédure d’accueil
Portfolio – BEP MSA -Certification EP2 22/51
SITUATIONS PROFESSIONNELLES
PFMP N°1
Nous placerons ici les fiches CERISE effectuées pendant cette période.
Pensez à ramener vos productions (documents écrits réalisés) sous forme de fichiers ou de photocopies (après
autorisation de votre tuteur).
Portfolio – BEP MSA -Certification EP2 23/51
BACCALAUREAT PROFESSIONNEL GESTION-ADMINISTRATION
BEP METIERS DES SERVICES ADMINISTRATIFS
COMPTE RENDU D'EVALUATION
PERIODE DE FORMATION EN MILIEU PROFESSIONNEL N°
Lycée/Centre de formation Période n° Nombre de
semaines
Lycée Colbert
13 rue Capitaine Dessemond
13007 MARSEILLE
Tél : 04.91.31.04.52
Du Au
Classe de Seconde Classe de Première Classe de Terminale
Nom et Prénom du stagiaire :
Nom, adresse et cachet de l’organisation d’accueil Nom et prénom du tuteur
Fonction du tuteur
Email du tuteur
Téléphone du tuteur
1. ATTESTATION DE STAGE
Je soussigné(e) : ........................................................................................................................................................
fonction : ...................................................................................................................................................................
atteste que : ..............................................................................................................................................................
a effectué(e) une période de formation en milieu professionnel de ……… semaines au sein de notre organisation
aux dates précitées.
Signature :
Portfolio – BEP MSA -Certification EP2 24/51
2. ÉVALUATION
Nom, prénom stagiaire : Période du au
Colonne de gauche : Indiquer par une croix les items qui semblent le mieux décrire l’activité du stagiaire (choisir entre les 2 ou 3 possibilités qui sont proposées) Colonne de droite : Inscrire ici les précisions éventuelles, les observations ou encore les conseils
Le stagiaire est capable de s’adapter
Le stagiaire s’est approprié le contexte de l’organisation
Le stagiaire n’a pas toujours intégré le contexte de l’organisation
Le stagiaire s’est bien intégré à l’équipe
Le stagiaire a eu des difficultés pour s’intégrer à l’équipe
Le stagiaire a respecté les règles et les codes de l’organisation
Le stagiaire n’a pas respecté les règles et les codes de l’organisation
Le stagiaire est capable de réaliser des tâches simples et de contrôler la qualité de son travail
Les tâches simples ont été comprises et réalisées dans le respect des consignes, règles et procédures
Les tâches simples n’ont pas toujours été comprises et réalisées dans le respect des consignes, règles et procédures
Le stagiaire a contrôlé la qualité de son travail
Le stagiaire n’a pas contrôlé la qualité de son travail
Le stagiaire est capable de réaliser des tâches dans des situations complexes
Les activités liées à des situations complexes ont été réalisées, les choix ont été justifiés
Les activités liées à des situations complexes ont été réalisées en nécessitant d’apporter une aide au stagiaire
Les activités liées à des situations complexes n’ont pu être confiées au stagiaire
Le stagiaire est capable de faire face à des imprévus et de corriger des anomalies
Le stagiaire a été capable de faire face à des imprévus, et de corriger des anomalies en prenant des initiatives adaptées et opportunes
Le stagiaire a été capable de faire face à des imprévus, et de corriger des anomalies en appliquant la procédure et/ou les consignes qui lui ont été données
Portfolio – BEP MSA -Certification EP2 25/51
Le stagiaire est resté déstabilisé par les imprévus et n’a pas su corriger les anomalies
Le stagiaire est capable de travailler efficacement
Le stagiaire a travaillé avec rigueur, organisation. Il a produit les résultats attendus.
Le stagiaire n’a pas toujours été rigoureux ni organisé. Il n’a pas systématiquement produit les résultats attendus.
Le stagiaire a travaillé sans rigueur ni organisation. Les résultats n’ont pas été conformes aux attentes.
Le stagiaire utilise un langage professionnel Le stagiaire a utilisé à bon escient un lexique
professionnel adapté au contexte et aux interlocuteurs
Le langage du stagiaire n’a pas été adapté au contexte professionnel et à ses interlocuteurs
Le stagiaire est capable de rendre compte et d’évaluer ses activités
Le stagiaire a rendu compte de ses activités
Le stagiaire n’a pas rendu compte de ses activités
Le stagiaire a su évaluer ses activités en vue de progresser
Le stagiaire a eu des difficultés pour analyser ses activités mais a cherché à progresser
Le stagiaire n’a pas analysé ses activités et n’a pas montré de volonté de progresser
Identification des points forts du candidat :
Identification des axes de progrès du candidat :
Appréciation générale à l'issue de la période :
Cachet de l’organisation Nom, prénom, et signature de l’évaluateur
Portfolio – BEP MSA -Certification EP2 26/51
ENTREPRISE ou ORGANISME D’ACCUEIL
Nom du tuteur :
NOM DE L’ÉLÈVE
Nom du professeur chargé du suivi :
FICHE DE PONCTUALITÉ ET D’ASSIDUITÉ
Semaine 1 Semaine 2 Semaine 3
Retards
Jour et motif : Jour et motif : Jour et motif :
Absences
Jour et motif : Jour et motif : Jour et motif :
Toute absence donne lieu à un rattrapage systématique.
Indiquer les périodes de rattrapage retenues :
REMARQUES DU TUTEUR :
Nom et signature du tuteur
Nom et signature du professeur chargé du suivi
Lycée Colbert, 13007 Marseille
PÉRIODE DE FORMATION EN MILIEU PROFESSIONNEL
du au
SECONDE BACCALAURÉAT PROFESSIONNEL
GESTION ADMINISTRATION
Année scolaire
2013-2014
Portfolio – BEP MSA -Certification EP2 27/51
ATTITUDES PROFESSIONNELLES
TB B I TI
Faire preuve de curiosité professionnelle et demander des conseils.
Effectuer son travail, en respectant les consignes, sans attendre les ordres.
Respecter les horaires de travail et faire preuve de ponctualité.
Faire preuve de motivation.
Faire preuve de dynamisme, de participation active, de rapidité, de vivacité dans son
travail.
Se présenter et avoir une tenue adaptée au milieu professionnel.
S’intégrer d’une manière active au sein de l’équipe.
Prendre des initiatives simples.
Savoir s’adapter aux remarques formulées.
Faire preuve de discrétion
Faire preuve d’autonomie
Portfolio – BEP MSA -Certification EP2 28/51
CONSEILS DU TUTEUR
NOM :
FONCTION :
Portfolio – BEP MSA -Certification EP2 29/51
FORMATION EN MILIEU PROFESSIONNEL N°2
Du 02 juin 2014 au 27 juin 2014
Nom de l’organisation :
Professeur référent :
IMAGE DE VOTRE CHOIX
Portfolio – BEP MSA -Certification EP2 30/51
Présentation de l’organisation d’accueil
Nom de l’organisation :
Représentée par :
Fonction :
Adresse :
CP et Ville :
Téléphone : Télécopie :
Adresse électronique :
Site Internet :
Forme juridique et capital social (si c’est une entreprise):
Domaine d’activité :
Activité principale :
Effectif :
Gamme(s) de produits fabriqués ou vendus, ou nature de la prestation de service :
Principaux concurrents :
Moyens de communication utilisés par l’entreprise Téléphone Fax-télécopieur Internet Messagerie électronique
Intranet Réseaux sociaux Autre (préciser) :
Portfolio – BEP MSA -Certification EP2 31/51
Organisation interne
En vous aidant de l’organigramme de l’établissement d’accueil, répondez aux questions suivantes :
Quel est le nom du service d’accueil ?
Qui dirige le service ?
Quel est le nom de votre tuteur ?
Quelle est sa fonction ?
Qui est son supérieur hiérarchique ?
Quel est l’effectif du service ?
Quelles sont les personnes qui vous confient les activités (nom et fonction) ?
Cochez les fonctions représentées dans l’organisation :
Administrative
Commerciale
Technique
Comptable
Financière
Sécurité
Portfolio – BEP MSA -Certification EP2 32/51
ORGANIGRAMME DE L’ORGANISATION
Portfolio – BEP MSA -Certification EP2 33/51
LES PARTENAIRES DE L’ORGANISATION
Complétez le schéma ci-dessous en indiquant le nom des partenaires de l’organisation
FOURNISSEURS
PRESTATAIRES DE
SERVICES
BANQUES
ADMINISTRATION
VOTRE ORGANISATION
CLIENTS
Portfolio – BEP MSA -Certification EP2 34/51
LA GESTION DES MODES DE TRAVAIL
L’équipement du poste téléphonique 1. L’entreprise a-t-elle un standard ? Oui Non
2. L’entreprise utilise-t-elle un télécopieur ? Oui Non
Vous êtes-vous servi seul(e) de cet appareil ? Oui Non
L’équipement du poste informatique
3. Windows est-il utilisé ?
Oui Quelle version ? ..........................................................................................................................................
Non Quel est le système utilisé ? .......................................................................................................................
4. Indiquez le nom des logiciels utilisés dans l’entreprise.
TYPE NOM VERSION
Traitement de texte
Tableur
Base de données
Intégré
Autres
L’utilisation d’Internet
5. L’entreprise utilise-t-elle Internet ? Oui Non
Si oui, dans quel(s) cas ? ................................................................................................................................................
........................................................................................................................................................................................
6. L’entreprise dispose-t-elle d’un Intranet ? Oui Non
7. L’entreprise utilise-t-elle les réseaux sociaux ? Oui Non
Si oui, lesquels ? ..............................................................................................................................................................
Pour quelles raisons ? .....................................................................................................................................................
........................................................................................................................................................................................
Portfolio – BEP MSA -Certification EP2 35/51
LA GESTION DES INFORMATIONS
L’organisation et la mise à disposition des informations
8. Observez le classement des dossiers clients, usagers, administrés, patients, adhérents :
8.1. Pour les dossiers papier
8.1.1. Quel est le mobilier utilisé ? .................................................................................................................................
8.1.2. Quel est le matériel utilisé ? .................................................................................................................................
8.1.3. Quel est l’ordre de classement adopté? ...............................................................................................................
8.2. Pour les dossiers numériques
8.2.1. L’organisation utilise-t-elle la GED (Gestion électronique des documents) ?
Oui Non
Si oui, quel est le logiciel utilisé ? ....................................................................................................................................
Si oui, avez-vous pu observer l’arborescence du classement ?
Oui Non
8.2.2. L’organisation procède-t-elle à un stockage des données sur un serveur distant ?
Oui Non
Portfolio – BEP MSA -Certification EP2 36/51
LA GESTION DES MODES DE TRAVAIL
La gestion des appels téléphoniques
L’émission d’appels téléphoniques
9. Qui effectue les appels téléphoniques ?
La secrétaire La standardiste Tous les salariés
10. L’entreprise utilise-t-elle une fiche de préparation d’appel ?
Oui Non
La réception d’appels téléphoniques
11. Qui reçoit les appels téléphoniques ?
La secrétaire La standardiste Tous les salariés
12. Quelle est la première phrase d’accueil ?
...............................................................................................................................................................
13. Lors de la prise de notes d’un message, une fiche téléphone est-elle utilisée ?
Oui Non
Portfolio – BEP MSA -Certification EP2 37/51
LA RELATION AVEC LES FOURNISSEURS
3. Recherchez trois types de fournisseurs de votre organisation et complétez le tableau suivant :
NOM FOURNISSEUR TYPE DE FOURNISSEUR BIENS OU SERVICES que
l’on peut acheter chez lui
4. Comment sont tenues les fiches des fournisseurs de votre organisation ?
Manuellement Sur un fichier Dans un logiciel professionnel
5. Recherchez un bon de commande établi par votre organisation et photocopiez-le.
Quel est le fournisseur ? ....................................................................................................................................
Est-ce un fournisseur habituel ? ........................................................................................................................
Pour quel montant l’organisation lui a-t-elle acheté l’an dernier ? ..................................................................
6. Recherchez un bon de livraison ou un bon de réception reçu lors de votre stage et photocopiez-le.
Recherchez la commande et la facture correspondantes et photocopiez-les.
La livraison correspond-elle à la commande ? ..................................................................................................
La facture correspond-elle à la livraison ? .........................................................................................................
S’il y a eu des anomalies, comment ont-elles été traitées ? ..............................................................................
LA RELATION AVEC LES CLIENTS
4. Donnez les précisions suivantes sur l’organisation et sur ses partenaires clients.
Caractéristiques de ses partenaires : ................................................................................................................. ........................................................................................................................................................................................
Leur nombre :..................................................................................................................................................... Mode de gestion du fichier Clients : ..................................................................................................................
........................................................................................................................................................................................
5. Récupérez la fiche d’un client (avec l’accord de votre tuteur, et anonymée si besoin).
6. Recherchez sur votre lieu de formation un devis ou une facture pro forma.
Portfolio – BEP MSA -Certification EP2 38/51
JOURNAL DE BORD
Semaine 1
JOURS Activités effectuées ou observées Matériels utilisés
(machines, outils, imprimés)
Pièces à joindre au rapport
(annexes)
L
M
M
J
V
Portfolio – BEP MSA -Certification EP2 39/51
JOURNAL DE BORD
Semaine 2
JOURS Activités effectuées ou observées Matériels utilisés
(machines, outils, imprimés)
Pièces à joindre au rapport
(annexes)
L
M
M
J
V
Portfolio – BEP MSA -Certification EP2 40/51
JOURNAL DE BORD
Semaine 3
JOURS Activités effectuées ou observées Matériels utilisés
(machines, outils, imprimés)
Pièces à joindre au rapport
(annexes)
L
M
M
J
V
Portfolio – BEP MSA -Certification EP2 41/51
Évaluation de mon comportement pendant la PFMP
Répondez maintenant aux questions suivantes en mettant une croix dans la case qui, d’après vous, correspond à
votre niveau d’aptitude.
Votre comportement Bien Assez
bien Moyen À revoir
Ponctualité
Assiduité
Tenue vestimentaire
Capacité à parler aux autres
Capacité à m’intégrer à une équipe
Capacité à calculer
Capacité à écrire proprement
Capacité à rédiger
Dynamisme
Habileté manuelle
Goût pour les chiffres
Sens de l’organisation
Résistance à l’effort
Capacité à comprendre les instructions
Autonomie
Disponibilité
Goût pour ce métier
Êtes-vous : globalement satisfait(e) de votre stage ?
moyennement satisfait(e) de votre stage ?
déçu(e) par votre stage ?
Portfolio – BEP MSA -Certification EP2 42/51
RÉFÉRENTIEL DES ACTIVITÉS PROFESSIONNELLES
Notez ci-dessous les activités du référentiel que vous avez pu effectuer (avec de l’aide ou seul) ou
observer
Activités et Tâches principales
Compétences correspondantes
Condition de réalisation de
l’activité
Observa-
tion
En
participa-
tion
Seul(e)
L e s a c t i v i t é s a d m i n i s t r a t i v e s à c a r a c t è r e T E C H N I Q U E
Rédaction de messages et de courriers professionnels simples liés à l’activité
courante de la structure Identifier l'objet, les destinataires et le contexte de communication Rédiger le message ou le courrier adapté à la situation de communication
Contrôler la qualité syntaxique, orthographique et grammaticale du message ou courrier rédigé
Saisie et mise en forme de courriers, notes, comptes-rendus Identifier le type de document à réaliser Sélectionner le modèle de document adapté Saisir et mettre en forme avec dextérité Exploiter les fonctionnalités appropriées du logiciel utilisé Contrôler la qualité orthographique et grammaticale du document produit
Mettre en page le document produit
Saisie, réalisation, mise en forme de tableaux et d’états chiffrés Identifier la nature des données à traiter Décrire la logique du traitement à mettre en œuvre Organiser les données dans le tableau Exploiter les fonctionnalités appropriées du logiciel
Appliquer des jeux d'essai et contrôler les résultats
Renseignement de formulaires Analyser le document à renseigner Collecter les données nécessaires Appliquer les instructions et procédures associées au formulaire Contrôler les données reportées
Contrôler l'envoi du formulaire en ligne
Production, contrôle et codification de documents commerciaux Identifier les informations nécessaires Rechercher et extraire les données Compléter ou générer le document à établir Mettre à jour les données (articles, clients, fournisseurs) Contrôler le document commercial Contrôler la concordance entre les documents commerciaux
Appliquer une codification
Traitement du courrier entrant, préparation et suivi des envois Mettre en œuvre une procédure de réception ou d’expédition du courrier Appliquer les tarifs d’affranchissement Contrôler l’acheminement et la réception Mettre en œuvre une procédure de diffusion du courrier
Exploiter un carnet d’adresses et des listes de diffusion
Portfolio – BEP MSA -Certification EP2 43/51
RÉFÉRENTIEL DES ACTIVITÉS PROFESSIONNELLES
Activités et Tâches principales
Compétences correspondantes
Condition de réalisation de
l’activité
Observa-
tion
En
participa-
tion
Seul(e)
L e s a c t i v i t é s a d m i n i s t r a t i v e s à c a r a c t è r e O R G A N I S A T I O N N E L
Suivi et approvisionnement des stocks de fournitures et de consommables Contrôler le niveau des stocks de fournitures et de consommables Mettre en œuvre une procédure de réapprovisionnement Réceptionner et contrôler la livraison
Contribution au maintien en état de fonctionnement des équipements disponibles Veiller au bon fonctionnement des équipements disponibles Solliciter le service de maintenance ou la personne ressource Contrôler la remise en état des équipements Rendre compte
Mise à jour et rangement des dossiers Identifier les pièces, les documents à classer Exploiter un schéma de circulation des documents Appliquer une procédure de classement Vérifier le contenu d’un dossier
Enregistrement et sauvegarde des documents et dossiers numériques Organiser une arborescence des dossiers Identifier et modifier les propriétés d’enregistrement d’un fichier, d’un dossier Trier les fichiers et messages électroniques et les ranger Appliquer une procédure de sauvegarde et de restauration
Gestion du courrier électronique Paramétrer et mettre en œuvre un logiciel de messagerie électronique Émettre et recevoir du courrier Classer et filtrer les messages Gérer le carnet d'adresses et les listes de diffusion Respecter les consignes et procédures de sécurité
Repérage de la circulation d’informations, de documents au sein de la structure Caractériser la place de la structure au sein de l’organisation Repérer les acteurs, les postes de travail concernés Identifier les informations nécessaires Rechercher et extraire les données Contrôler la circulation des documents
Portfolio – BEP MSA -Certification EP2 44/51
Activités et Tâches principales
Compétences correspondantes
Condition de réalisation de
l’activité
Observa-
tion
En
participa-
tion
Seul(e)
L e s a c t i v i t é s a d m i n i s t r a t i v e s à c a r a c t è r e R E L A T I O N N E L
Recueil des consignes de travail Prendre en notes les consignes orales Distinguer les éléments essentiels de la demande Hiérarchiser le travail à faire selon les priorités Reformuler les consignes et vérifier leur interprétation
Transmission des informations au sein de la structure Identifier les destinataires et le contexte de la communication Choisir les moyens de communication adaptés Formuler les informations à transmettre Organiser et actualiser l'information sur les supports d’affichage Vérifier l’efficacité de la communication
Restitution au supérieur hiérarchique du travail réalisé, des problèmes rencontrés Sélectionner les informations et documents à transmettre Choisir le mode de communication adapté Rendre compte
Diffusion de documents internes Identifier le document Identifier le ou les émetteurs Identifier le (les) destinataire(s) et son (leurs) adresse(s) Transmettre le document par le moyen adapté
Accueil des visiteurs, réception d’appels téléphoniques de clients, d’usagers, en
français (ou en langue étrangère) Identifier l’interlocuteur et sa demande Adapter le message d’accueil à l’interlocuteur Prendre en notes un message téléphonique Respecter la charte d’accueil de l’organisation Appliquer une procédure d’accueil
Portfolio – BEP MSA -Certification EP2 45/51
SITUATIONS PROFESSIONNELLES
PFMP N°2
Nous placerons ici les fiches CERISE effectuées pendant cette période.
Pensez à ramener vos productions (documents écrits réalisés) sous forme de fichiers ou de photocopies (après
autorisation de votre tuteur).
Portfolio – BEP MSA -Certification EP2 46/51
BACCALAUREAT PROFESSIONNEL GESTION-ADMINISTRATION
BEP METIERS DES SERVICES ADMINISTRATIFS
COMPTE RENDU D'EVALUATION
PERIODE DE FORMATION EN MILIEU PROFESSIONNEL N°2
Lycée/Centre de formation Période n° Nombre de
semaines
Lycée Colbert
13 rue Capitaine Dessemond
13007 MARSEILLE
Tél : 04.91.31.04.52
Du Au
Classe de Seconde Classe de Première Classe de Terminale
Nom et Prénom du stagiaire :
Nom, adresse et cachet de l’organisation d’accueil Nom et prénom du tuteur
Fonction du tuteur
Email du tuteur
Téléphone du tuteur
2. ATTESTATION DE STAGE
Je soussigné(e) : ........................................................................................................................................................
fonction : ...................................................................................................................................................................
atteste que : ..............................................................................................................................................................
a effectué(e) une période de formation en milieu professionnel de ……… semaines au sein de notre organisation
aux dates précitées.
Signature :
Portfolio – BEP MSA -Certification EP2 47/51
2. ÉVALUATION
Nom, prénom stagiaire : Période du au
Colonne de gauche : Indiquer par une croix les items qui semblent le mieux décrire l’activité du stagiaire (choisir entre les 2 ou 3 possibilités qui sont proposées) Colonne de droite : Inscrire ici les précisions éventuelles, les observations ou encore les conseils
Le stagiaire est capable de s’adapter
Le stagiaire s’est approprié le contexte de l’organisation
Le stagiaire n’a pas toujours intégré le contexte de l’organisation
Le stagiaire s’est bien intégré à l’équipe
Le stagiaire a eu des difficultés pour s’intégrer à l’équipe
Le stagiaire a respecté les règles et les codes de l’organisation
Le stagiaire n’a pas respecté les règles et les codes de l’organisation
Le stagiaire est capable de réaliser des tâches simples et de contrôler la qualité de son travail
Les tâches simples ont été comprises et réalisées dans le respect des consignes, règles et procédures
Les tâches simples n’ont pas toujours été comprises et réalisées dans le respect des consignes, règles et procédures
Le stagiaire a contrôlé la qualité de son travail
Le stagiaire n’a pas contrôlé la qualité de son travail
Le stagiaire est capable de réaliser des tâches dans des situations complexes
Les activités liées à des situations complexes ont été réalisées, les choix ont été justifiés
Les activités liées à des situations complexes ont été réalisées en nécessitant d’apporter une aide au stagiaire
Les activités liées à des situations complexes n’ont pu être confiées au stagiaire
Le stagiaire est capable de faire face à des imprévus et de corriger des anomalies
Le stagiaire a été capable de faire face à des imprévus, et de corriger des anomalies en prenant des initiatives adaptées et opportunes
Le stagiaire a été capable de faire face à des imprévus, et de corriger des anomalies en appliquant la procédure et/ou les consignes qui lui ont été données
Portfolio – BEP MSA -Certification EP2 48/51
Le stagiaire est resté déstabilisé par les imprévus et n’a pas su corriger les anomalies
Le stagiaire est capable de travailler efficacement
Le stagiaire a travaillé avec rigueur, organisation. Il a produit les résultats attendus.
Le stagiaire n’a pas toujours été rigoureux ni organisé. Il n’a pas systématiquement produit les résultats attendus.
Le stagiaire a travaillé sans rigueur ni organisation. Les résultats n’ont pas été conformes aux attentes.
Le stagiaire utilise un langage professionnel Le stagiaire a utilisé à bon escient un lexique
professionnel adapté au contexte et aux interlocuteurs
Le langage du stagiaire n’a pas été adapté au contexte professionnel et à ses interlocuteurs
Le stagiaire est capable de rendre compte et d’évaluer ses activités
Le stagiaire a rendu compte de ses activités
Le stagiaire n’a pas rendu compte de ses activités
Le stagiaire a su évaluer ses activités en vue de progresser
Le stagiaire a eu des difficultés pour analyser ses activités mais a cherché à progresser
Le stagiaire n’a pas analysé ses activités et n’a pas montré de volonté de progresser
Identification des points forts du candidat :
Identification des axes de progrès du candidat :
Appréciation générale à l'issue de la période :
Cachet de l’organisation Nom, prénom, et signature de l’évaluateur
Portfolio – BEP MSA -Certification EP2 49/51
ENTREPRISE ou ORGANISME D’ACCUEIL
Nom du tuteur :
NOM DE L’ÉLÈVE
Nom du professeur chargé du suivi :
FICHE DE PONCTUALITÉ ET D’ASSIDUITÉ
Semaine 1 Semaine 2 Semaine 3
Retards
Jour et motif : Jour et motif : Jour et motif :
Absences
Jour et motif : Jour et motif : Jour et motif :
Toute absence donne lieu à un rattrapage systématique.
Indiquer les périodes de rattrapage retenues :
REMARQUES DU TUTEUR :
Nom et signature du tuteur
Nom et signature du professeur chargé du suivi
Lycée Colbert, 13007 Marseille
PÉRIODE DE FORMATION EN MILIEU PROFESSIONNEL
du au
SECONDE BACCALAURÉAT PROFESSIONNEL
GESTION ADMINISTRATION
Année scolaire
2013-2014
Portfolio – BEP MSA -Certification EP2 50/51
ATTITUDES PROFESSIONNELLES
TB B I TI
Faire preuve de curiosité professionnelle et demander des conseils.
Effectuer son travail, en respectant les consignes, sans attendre les ordres.
Respecter les horaires de travail et faire preuve de ponctualité.
Faire preuve de motivation.
Faire preuve de dynamisme, de participation active, de rapidité, de vivacité dans son
travail.
Se présenter et avoir une tenue adaptée au milieu professionnel.
S’intégrer d’une manière active au sein de l’équipe.
Prendre des initiatives simples.
Savoir s’adapter aux remarques formulées.
Faire preuve de discrétion
Faire preuve d’autonomie
Portfolio – BEP MSA -Certification EP2 51/51
CONSEILS DU TUTEUR
NOM :
FONCTION :
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