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Marie-Agnes.Gheeraert@dauphine.frSalahddine.Aberkan@dauphine.fr,Lionel.Lenoble@dauphine.fr

ESUP DAY – 3 juillet 2013

E-candidatDématérialisation des dossiers de candidature1

2

Sommaire

2

Le projet Le fonctionnement de l’application Bilan chiffré de la première campagne Audit des candidats Audit des enseignants (jury) Questions

3

La sélection à l’Université Paris Dauphine

Mise en place d’un outil de gestion des sélections

Dématérialisation complète des dossiers de candidature

125 formations, 60 gestionnaires, 160 enseignants-chercheurs

EnseignementsDemande de la Présidence :

2 L1 : 800 étudiants

90 masters 2 : 2 000 étudiants

9 000 étudiants

4

Projet de développement

4

Ressources humaines Un étudiant développeur en Licence 3 MIAGE en

alternance : Salahddine ABERKAN Durée

1 an de développement, 6 mois d’exploitation Techno

JAVA/ JSP Ajout de 4 tables à la base de données

Contrainte : ne pas modifier e-candidat 4 modules pour e-candidat

5

Dossiers électroniques

Module de dépôt

6

Spécifications fonctionnelles

6

Identification par numéro de dossier Les dates d’ouverture et de fermeture par

formation La liste des pièces justificatives demandées Les formations choisies par le candidat (un

dossier complet par formation)

Toutes ces données sont récupérées du paramétrage e-candidat

7

Règles de gestion des fichiers

7

Pouvoir ajouter, modifier, supprimer des fichiers (Voir les fichiers)

Les envoyer par un (ou plusieurs à la fois) Fichiers demandés au format PDF ou XLS

=> abandon de la conversion PDF => Ouverture d’une rubrique « boite à

outils » Taille maximum des fichiers autorisée : 5

Mo

Accueil E-candidat

8

Dépôt pour chaque formation

9

Formulaire de dépôt par type de pièce justificative

10

11

Application E-jury

Module de consultation

12

Droits d’accès aux dossiers des candidats

12

Membres du jury : consultation des dossiers

Président de jury : +saisie des avis Gestionnaire : +envoi des avis

Tous les membres de jury doivent être enregistrés dans e-candidat pour accéder aux dossiers électroniques Identification CAS (et schibboleth)

Interface de consultation

13

Visualisation des pièces justificatives

14

15

Zone de filtres

15

Afficher les dossiers des candidats : Traité ou non traité Provenance du dernier diplôme (Dauphine,

établissement français, établissement étranger,)

16

Choix des colonnes à afficher ou masquer

16

On peut choisir les pièces justificatives que l’on veut consulter

Réduit la taille du tableau et la difficulté de lecture

17

Aide-mémoire

17

Possibilité d’annoter le dossier pour chaque examinateur (attention il ne s’agit pas du résultat final, mais d’observations personnelles)

Saisir l’état de traitement du dossier Saisir une observation

Garantir la confidentialité du courrier

Module de dépôt des lettres de recommandation

18

19

Principe

19

Le candidat fournit l'adresse électronique d'un ou plusieurs référents

le référent reçoit un message qui l'invite à remplir un formulaire en ligne avec ses coordonnées. Il dépose ensuite la lettre de recommandation au format PDF.

Le candidat est averti lorsque la recommandation est déposée

=> à limiter aux formations qui le demandent 5 000 référents sollicités, 3 600 courriers

déposés

En cours de développement

Module de calcul de l’état du dossier20

21

Dès la fermeture

21

Un menu permettra à la gestionnaire de lancer le calcul de l’état du dossier après la fermeture des dépôts Enregistré / non déposé Pièces manquantes parmi les pièces

obligatoires Nécessite de modifier e-candidat

Ajout d’une notion de « pièce obligatoire »

Bilan chiffré de la première campagne22

23

Les candidats

23

19 000 candidats enregistrés 9 000 candidats ayant déposé leur dossier => 50 % de taux de « transformation »

12 500 candidatures avec dossier Une moyenne de 1,5 candidatures par

candidat

=>légère augmentation par rapport à l’année précédente

24

Nombre de fichiers

24

165 000 fichiers 85 Go de données

PAPIERSi on compte trois pages par fichier

500 000 pages

1 000 ramettes de papier

200 cartons de papier

2,5 tonnes de papier !

25

Création de la candidature

25

Tues

day,

Janu

ary

15, 2

013

Wed

nesd

ay, J

anua

ry 2

3, 2

013

Thur

sday

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31,

201

3

Frid

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8, 2

013

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, 201

3

Sund

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24, 2

013

Mon

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Mar

ch 4

, 201

3

Tues

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Mar

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2, 2

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201

3

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8, 2

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Frid

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5, 2

013

Satu

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, Apr

il 13

, 201

3

Sund

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pril

21, 2

013

Mon

day,

Apr

il 29

, 201

30

200400600800

1000

17 500 candidats le 3 mai

Ouverture des candidatures en master 1 et 2

26

Dépôt de fichiers par jour

2615

/01/

2013

22/0

1/20

13

29/0

1/20

13

05/0

2/20

13

12/0

2/20

13

19/0

2/20

13

26/0

2/20

13

05/0

3/20

13

12/0

3/20

13

19/0

3/20

13

26/0

3/20

13

02/0

4/20

13

09/0

4/20

13

16/0

4/20

13

23/0

4/20

13

30/0

4/20

13

07/0

5/20

13

14/0

5/20

13

21/0

5/20

130

5000

10000

15000

20000

25000

30000

163 000 fichiers sur le serveur le 23 mai

Fermeture des candidatures en

master 2

27

Le 24 avril

27

26 000 fichiers en 24h Moyenne de 20 fichiers par minute, avec

un maximum à 23h52 de 125 fichiers

Supervision, tests de charge, rajout de mémoire et de CPU, tuning Tomcat et MySQL Merci aux experts de l’équipe système !

1 000 réponses au questionnaire (50% de taux de réponse)

Audit des candidats28

29

Comment avez-vous numérisé vos pièces justificatives?

29

50%

10%

10%

12%

8%

8%

2% Avec un scanner personnel

La numérisation a été effec-tuée par un ami ou un parent

Au sein de mon étab-lissement universitaire

Dans un magasin de re-prographie

Sur mon lieu de travail ou de stage

En prenant une photo numérique (avec un appareil photo ou un smartphone)

Autre

30

La numérisation a-t-elle été?

30

Gratuite78%

Payante22%

31

Les documents administratifs vous sont-ils délivrés au format électronique ?

31

Non71%

Oui29%

Certificat de scolar-

ité45%

Certains relevés de

notes47%

Autre8%

32

Avez-vous rencontré des problèmes techniques lors du dépôt ?

32

Oui 30%

Non70%

33

Quels sont les avantages du dépôt de votre dossier au format électronique ?

33

Ordre Avantage

1 La constitution et l'envoi du dossier sont plus rapides

2 La constitution et l'envoi du dossier reviennent moins cher

3 La constitution et l'envoi du dossier sont plus simples

4 C'est plus moderne

5 C'est plus écologique

34

Quels sont les inconvénients du dépôt de votre dossier au format électronique ?

34

Ordre Inconvénient

1 Risque de problèmes techniques

2 Cela nécessite de disposer de matériel : ordinateur, réseau, scanner...

35

Quelle est votre impression générale ?

35

Je préfère le dossier

électronique78%

Je préfère le dossier papier

9%

Je n'ai pas de préférence

13%

27 réponses (15% de taux de réponse)

Audit des jurys36

37

Utilisation des outils

37

Nombre Outil

24 Ont consulté en ligne

16 Ont utilisé les filtres

16 Ont téléchargé les CV et les mémoires

13 Ont utilisé le masquage des colonnes

12 Ont utilisé les téléchargement des dossiers complets

12 Ont utilisé les moteur de recherche

11 Ont imprimé (plutôt les CV)

11 Ont saisi les décisions

38

Quels sont, pour vous, les avantages du dossier électronique ?

38

Nombre

Avantage

21 Gain de place pour le stockage des dossiers (cartons dans les couloirs…)

21 Simplification des accès aux dossiers (de partout, pour tous en même temps)

18 Simplification de l'archivage et de la destruction des dossiers

10 Gain en autonomie (plus de dépouillement préalable)

10 Obtention de statistiques rapidement

39

Quels sont, pour vous, les inconvénients du dossier électronique ?

39

Nombre

Inconvénient

18 La lecture à l’écran est difficile

17 Risques de problèmes techniques

14 Cela nous donne plus de travail – Perte de temps

13 Il manque des critères de tri

7 L’obligation d’avoir du matériel : ordinateur, connexion réseau

Votre impression globale

40

Nette améliora-tion du proces-

sus de sélection; 8

De grosses dif-ficultés non ré-

solues8

A fait progresser la sélection mais il reste des amélio-

rations à apporter ; 11

41

Conclusion

41

Globalement, l’expérience est considérée comme une réussite Améliorer l’ergonomie de la consultation

Pour tester : http://candidatures.dauphine.fr/candidatures/

Des questions ?