l’implantation d’un système de gestion documentaire

L’implantation d’un système de gestion

documentaireDidier Labonté, MSI – 2013-10-11

Dans le cadre d’un 6@8 de l’AREDIQ

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Objectifs de la présentation

Discussion concernant la stratégie d'implantation d'un système de gestion documentaireQuoi faire, quoi ne pas faire, quelques exemples…Avec une emphase sur le Document management Avec une emphase sur la gestion des documents

électroniques

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Plan de la présentation

Qu’est-ce qu’un système de gestion documentaire (SGD)?

Approches possibles: Document management vs Records Management

Pourquoi utiliser une méthodologie d'implantation?

Méthodologie d'implantation proposée

Modélisation d’un SGD4

Personnel Formation

Pratiques Encadrement[s]

Architecture documentaire

Technologies

Documents papier

Courriels

Documents électroniques

Intranet

Site Internet

Connaissances tacites

Systèmes d’entreprise

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Approches possibles

Records management vs Document management…Ces deux approches ne sont pas mutuellement

exclusives, mais en fonction du contexte, on doit mettre l’emphase sur l’une ou l’autre.

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Approches possibles – Records Mangement

Document d’archive, enregistrement documents créés, reçus et préservés a titre de preuve

et d'information par une personne physique ou morale dans l'exercice de ses obligations légales ou la conduite de son activité.

Records management Champ de l'organisation et de la gestion en charge d'un

contrôle efficace et systématique de la création, de la réception, de la conservation, de l'utilisation et du sort final des documents, y compris des méthodes de fixation et de préservation de la preuve et de l'information liées a la forme des documents

ISO 15489-1, p.3.

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Approches possibles – Document management

Document management Fait référence a l’utilisation d’un système de gestion

électronique des documents pour la gestion et le stockage de documents. Ce système favorise la

collaboration en permettant leur modification.

Fonctionnalités types Extraction / consignation des documents (« Check-in /

Check-out ») Gestion des versions Traçabilité des actions sur les documents (« audit ») Gestion granulaire des autorisations d’accès

Source: AIIM, What is Document Management (DMS)?

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Pourquoi utiliser une méthodologie d’implantation?

Pour assurer la saine gestion d’un projet de grande ampleur et nécessitant des investissements importants Planification et suivi des livrables Identification des responsabilités Budgétisation Gestion des risques Gestion du changement

Puisque des efforts importants sont requis pour l’implantation et la maintenance du système, par tous les acteurs impliqués!

L’aspect humain du système est le principal facteur de succès ou d’échec de l’implantation!

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Méthodologies d’implantation

Plusieurs méthodologies peuvent être utilisées, il s’agit d’en choisir une! Méthodologie de développement T.I. de votre entreprise ISO 15489-2 / Dirks Manual Rivard & Talbot, Le développement de systèmes

d'information

Méthodologie simplifiée utilisée dans le cadre de cette présentation Analyse préliminaire Conception Implantation Exploitation

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Analyse préliminaire

Objectifs Identifier ce qui ne va pas au niveau documentairePrésenter un portrait de la situation

Comment fonctionne la gestion documentaire dans l’entreprise / l’unité d’affaires (pratiques, acteurs, où sont les documents, comment sont-ils organisés?)

Proposer des solutions (a haut niveau) pour régler les principaux problèmes identifiés

Identifier les bénéfices escomptésProposer une planification des prochaines étapes:

échéanciers, livrables, coûts et efforts requis en fonction des ressources disponibles

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Analyse préliminaire

ÉtapesEntrevues avec les gestionnaires et les ressources

clés dans les unités d’affairesExamen de différents documents clésValidation des constats avec les ressources et les

gestionnaires clés

LivrablesRapport de gestionRapport d’analyse / Diagnostic de la situationCharte de projet et planification

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Conception

Objectifs Concevoir des outils et des façons de faire permettant

de résoudre les problèmes identifiés a l’étape précédente

Étapes Conception itérative d’une architecture documentaire

(Schéma de classification, règles de nommage, profil de métadonnées, matrice de sécurité)

Conception de délais de conservation, le cas échéant… Conception de l’encadrement (guide d’utilisation

identifiant les rôles et responsabilités, la portée de la solution, les règles d’affaires (d’utilisation), etc.)

Conception du matériel de formation

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Conception – Schéma de classification

Principes de développement basés sur ISO 26122 – Information et documentation, analyse du processus des « records ».Mise en place d’un schéma de classification basé sur

l’analyse des processus/activités de l’unité d’affaires ou de l’entreprise. Découle d’une analyse des Mandats – Fonctions – Sous-

fonctions et activités de l’entreprise.

Conception itérative du schéma de classification en relation directe et étroite avec les utilisateurs futurs.

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Conception – Schéma de classification

Choses à éviterBaser la classification sur une typologie

documentaireBaser la classification sur l’organigramme

Ne pas rendre le schéma trop profond (2-3 niveaux a cette étape)

Les utilisateurs doivent s’y reconnaître!

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Conception

MétadonnéesElles sont très intéressantes pour le repérage des

documents, mais elles sont un terrible irritant lors du dépôt de documents dans la solution. Elles doivent donc être utilisées avec parcimonie!

Matrice de sécuritéElle doit être définie suite a des discussions avec les

gestionnaires concernés. Doit ensuite être validée par eux.

Elle doit prendre en compte les enjeux de sécurité et de confidentialités potentiels.

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Conception

LivrablesArchitecture documentaireDélais de conservationEncadrement et guide d’utilisationMatériel de formationMise a jour de la planification – déploiement et

migration

Attention ! Tous les livrables de la phase de conception doivent être

adaptés a l’outil de GED qui sera mis en place

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Implantation

Objectif Mettre en place la solution conçue a l’étape précédente

Étapes Configuration du schéma de classification, du profil de

métadonnées, de la sécurité d’accès, etc. Migration des documents / déploiement de la solution Formation et accompagnement des utilisateurs Gestion du changement Rédaction d’un bilan du projet

Avons-nous fait les bonnes choses? Avons-nous fait les choses de la bonne façon? Y a-t-il adéquation entre la solution et les besoins exprimés au

départ?

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Implantation

LivrablesSolution de GED fonctionnelleBilan de l’implantation

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Exploitation

ObjectifsSoutenir les utilisateurs dans leur utilisation de l’outilAssurer la formation des nouveaux utilisateursAssurer l’évolution et identifier les demandes de

changement de la solution

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Références

ISO 15489-1 – Information et documentation — «Records management» — Partie 1: Principes directeurs.

ISO 15489-2 – Information et documentation — «Records management» — Partie 2: Guide pratique.

“Dirks” (Design and implementation of recordkeeping systems) Manual (Résumé).

ISO 26122 - Information et documentation, analyse du processus des « records ».

Rivard & Talbot, 2001. Le développement de systèmes d'information.

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Matériel supplémentaire

(Pour répondre a deux questions, cela n’a pas été abordé dans la présentation originale)

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Évaluation de la maturité de l’entreprise

Les Generally Accepted Recordkeeping Principles (GARP) développés par l’ARMA permettent de construire un programme de Records Management dans l’entreprise.

Le GARP Maturity Model permet d’évaluer la maturité de l’entreprise et permet de savoir a quoi s’attaquer en premier pour réaliser le maximum de bénéfices en gestion documentaire.