les aspects légaux de la gestion d’un bureau d’assurances paperless

Les aspects légaux de la

gestion d’un bureau

d’assurances Paperless

Denis GOUZEE : www.legalex-bruxelles.be

Vaste problématique

Gestion interne (thème d’aujourd’hui)

Gestion commerciale

Implique différents « acteurs »

◦ L’Etat dans toutes ses déclinaisons

◦ Les entreprises d’assurances

◦ Les clients

◦ Les tribunaux

◦ …..

Que garder…Que jeter

Obligations légales de conservation

◦ Délai ?

◦ Original ?

◦ Copie ?

Droit de la preuve

Droit de la responsabilité

L’état du Droit

…..Hélas, si ou presque !

Valeur d’un document électronique

Distinction entre :

◦ Créé électroniquement

◦ Copie d’un original

Le document « électronique »

Qu’est-ce qu’un écrit ? Pas de définition

dans le Code Civil

Intervention législative :

◦ « Complète »

◦ …..Ou avortée

Tentative de définition

Un écrit consiste en un langage exprimé par

une suite de signes dotés d’une signification

intelligible, enregistrés sur un support

durable susceptible d’être consulté après sa

création, quel qu’il soit et quelles qu’en

soient les méthodes de transmission

Compléments identique à la notion

classique d’écrit

Signé ou non signé

Preuve ou commencement de preuve

Altérable ou inaltérable

Une occasion manquée :

la Loi du 15.05.2007

Loi fixant un cadre juridique pour certains

prestataires de services de confiance.

Un AR devait déterminer la valeur

juridique reconnue aux données

numérisées, archivées de manière

électronique, horodatées de manière

électronique ainsi que les conditions

d'octroi de cette valeur;

Suite

Un AR devait être pris avant le

1.12.2007….n’a jamais vu le jour

La signature électronique

Peut satisfaire à l'exigence d'une signature,

….un ensemble de données électroniques

pouvant être imputé à une personne

déterminée et établissant le maintien de

l'intégrité du contenu de l'acte( loi du

20.10.2000)

La notification électronique

(2281 CC)

Une notification faite par télégramme, par télex, par télécopie, par

courrier électronique ou par tout autre moyen de communication, qui

se matérialise par un document écrit chez le destinataire, est

également considérée comme une notification écrite.

La notification est également considérée comme écrite si elle ne se

matérialise pas par un document écrit chez le destinataire pour la

seule raison que celui-ci utilise un autre mode de réception.

A défaut de signature électronique, le destinataire peut, sans retard

injustifié, demander au notifiant de lui fournir un exemplaire original

signé, sinon le destinataire ne peut invoquer l'absence de signature.

Pour mémoire

La loi du 11mars 2003 sur certains aspects

juridiques des services de la société de

l'information

Concerne plus particulièrement le

commerce électronique et non la gestion

interne

En conclusion

Diverses législations reconnaissent une

certaine valeur à un document créé

électroniquement

L’archivage ne peut bien évidemment se

faire que de manière électronique

L’archivage électronique de

documents papiers

Obligation de conservation

Droit des sociétés : original

Assemblée, CA, registre….doivent être

conservés en original

5 ans…à dater de la dissolution de la

société

Documents comptables

Les pièces justificatives doivent être conservées, en original ou en copie durant sept ans (anciennement 10) et être classées méthodiquement.

Ce délai est réduit à trois ans pour les pièces qui ne sont pas appelées à faire preuve à l'égard de tiers.

Attention pour certains biens d’investissements (construction d’un immeuble neuf) : 15 ans

Quel type de copie ?

En cas de conservation numérisée, les technologies ou les procédés utilisés doivent garantir l'authenticité de l'origine et l'intégrité du contenu des factures (article 60, § 3, quatrième alinéa, du Code de la TVA).

Les autres documents commerciaux ne sont pas visés par le législateur.

La technique d'un scanning d'images sécurisé au moyen d'une signature électronique avancée ou d'un algorithme de sécurisation décrite dans la circulaire AFER n° 16 du 13 mai 2008 est de nature à respecter les règles d'authenticité et d'intégrité.

Nuance : la compta électronique

L'A.R. du 25 janvier 2005 permet une

comptabilité électronique pour autant

notamment que :

◦ Elle soit inaltérable

◦ Soit tenu à jour les programmes et systèmes

avec lesquels ces fichiers peuvent être lus

pendant la durée minimale de conservation.

Si comptabilité papier, les livres doivent

être conservés en original

Obligations fiscales

Sauf lorsqu’ils sont saisis par la justice, ou

sauf dérogation accordée par

l’administration, les livres et documents de

nature à permettre la détermination du

montant des revenus imposables doivent

être conservés jusqu’à l’expiration de la

cinquième année ou du cinquième exercice

comptable qui suit la période imposable.

Obligations sociales

L'employeur conserve pendant cinq ans (le

registre général du personnel et le registre

spécial du personnel), les registres spéciaux

du personnel, les comptes individuels et

leurs annexes, les contrats d'occupation

d'étudiants, les contrats d'occupation de

travailleurs à domicile et les conventions

d'immersion professionnelles.

Prévention du blanchiment

Obligation de conserver « sur quelque

support d'archivage que ce soit, pendant

cinq ans au moins après la fin de la relation

d'affaires …ou après la réalisation de

l'opération … les données d'identification

du client …ainsi qu'une copie des

documents probants ayant servi à la

vérification de l'identité de ces personnes»

DIV

Faut-il conserver la demande d’immatriculation ?

L'utilisateur de l'application WEBDIV doit disposer du formulaire de demande d'immatriculation complété et signé par le demandeur.

L'utilisateur s'engage à conserver le formulaire de demande original pendant une période de six mois

N’est nécessaire qu’en cas de litige

Bon sens

Tout document pouvant servir à établir :

◦ l’existence d’un droit

◦ L’accomplissement d’une obligation

Prescription

Délai au terme duquel une action ne peut être entamée

Jusqu’au terme de la prescription importance de la conservation

Délais variables :

◦ 30 ans pour les actions réelles (ex : portant sur un droit de propriété)

◦ 10 ans pour les actions personnelles (ex. créances)

◦ De 5 à max 20 ans pour les actions quasi-délictuelles

Droit de la preuve

Rappel des principes

Démontrer en justice que l’on a un droit

ou que l’on a correctement exécuté ses

obligations

Lorsque la loi exige un écrit signé les

autres modes de preuve sont irrecevables

Le défaut de conservation d’un original

ou le mode de conservation d’un

document électronique impose une

analyse de risque

Quels risques ?

Irrecevabilité d’une preuve :

◦ Refus d’une copie

◦ Copie difficilement lisible

◦ Copie soupçonnée d’altération

Procès en responsabilité

Responsabilité du courtier

Destruction d’un original remis par le client

◦ Si destruction avant délai légal : oui

◦ Sinon : Un tiers ou un client ne peut pas réclamer

à l’entreprise des dommages-intérêts pour ne pas

avoir conservé un document au-delà du délai

légal de conservation des pièces.

Prudence : conserver les documents pouvant

servir en justice jusqu’à l’écoulement du

délai de prescription

Valeur probante d’une copie

Ce n’est pas un original

Preuve si non contesté par la partie

adverse

Commencement de preuve par écrit

Importance de la procédure de

numérisation et d’archivage

Eléments pris en considération

les métadonnées du document (nature

contenu historique)

les données de traçabilité (personnes

impliquées dans le traitement,

horodatage de chaque opération…),

les données de signature électronique

les politiques de sécurité, de

numérisation et d’archivage électronique

LégislationPropre au secteur

(loi du 24.12.1996)….voir infra Les copies photographiques, microphotographiques, magnétiques, électroniques ou optiques des documents détenus par les entreprises d’assurances font foi comme les originaux, dont elles sont présumées, sauf preuve contraire, être une copie fidèle lorsqu'elles ont été établies par ou sous son contrôle.

Le Roi peut fixer les conditions et les modalités de l'établissement de ces copies.

Les reproductions qui en sont délivrées doivent être certifiées conformes par un agent délégué à cette fin et revêtues du sceau de la société.

ET DEMAIN ?

Prise de conscience de Feprabel

Projet de loi pour étendre au courtier la

loi de 1996

Négociation d’un protocole d’accord

avec ASSURALIA :

◦ Accord sectoriel anticipant la Loi

◦ Ne lie pas la clientèle

Grandes lignes du projet

Que le NON-VIE

Ne concerne pas les documents transmis en original à la Cie

Doivent être conservés en original : ◦ Le constat d’accident

◦ La citation

◦ Les actes authentiques

◦ Les documents médicaux

◦ Les frais médicaux

◦ Les accidents à l’étranger ou avec une personne visant à l’étranger