les 10 étapes pour organiser un évènement d'entreprise

Quoi : agence de conseil et services en marketing et communication Qui: une équipe pluridisciplinaire combinant expérience commerciale et publicitaire Pour qui: toute organisation marchande, non-marchande, privée ou publique qui désire professionnaliser sa communication Où: où vous irez

Créateur de message

Mesaoo signifie « message » en esperanto.

Nous créons vos messages.

LES ETAPES POUR REUSSIR UN

EVENEMENT D’ENTREPRISE

Conception Envie Implication Préparation

ETAPE 1 - Identifier la cible (participants) et les objectifs associés à l’événement

ETAPE 2 – Définir une thématique cohérente

Définir un concept événementiel (fil rouge) et identifier les principaux éléments de l’événement

Des

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ETAPE 3 – Définir une structure porteuse

Désigner un comité d’organisation de(s) événement(s)

- Direction générale - Direction commerciale - Responsable de site - Direction Production - Direction marketing

ETAPE 4 – Etudier la faisabilité de l’événement

Information et retour sur les événements précédents Objectif global et objectifs secondaires Thématiques abordées (ressources internes et/ou externe) Date (prise en considération des événements concurrents, des vacances scolaires,

de l’activité de la profession visée, de la saison, des disponibilités internes) Durée Lieux Budget Planning prévisionnel

ETAPE 5 – Création d’un storyboard de(s) événement(s)

Rédaction d’un document réunissant une description de la cible visée, les objectifs associés à l’organisation des événements, le déroulement des événements et l’implication des acteurs internes et externes à l’entreprise.

ETAPE 6 – Rédaction d’un cahier des charges

Etablir la liste des éléments composants l’événement (voir slide 11)

ETAPE 7 – Identification des intervenants internes et/ou externes

- définition des rôles et responsabilités lors de l’événement - identification de sous-traitants et consultation en vue d’établir un budget final.

ETAPE 8 – Promotion de l’événement

Invitation – Promotion interne – Promotion externe – Couverture presse

RESTAURATION • Gestion des pauses • Gestion des déjeuners/dîners • Service reception/traiteur

HEBERGEMENT

REGIE SON/LUMIERE • Enregistrement/video • Retransmission • Mise en scène

TRANSPORT/TRANSFERT

ANIMATIONS

ENCADREMENT • Accueil hôtesse • Service de sécurité • Service de restauration

AMENAGEMENT DES ESPACES • Conception et mise en place

signalétique • Mise en scène florale • Location de mobilier • Gestion du vestiaire • Gestion du secrétariat

Ne pas oublier de penser à…

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