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abesagence bibliographique de l’enseignement supérieur

Le Sudoc et son réseau

14/10/2004

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agence bibliographique de l’enseignement supérieur

Introduction

Le SudocPrésentation : les fonctionnalités aujourd ’hui

L’ABESLe réseau

Une condition indispensable pour une bon fonctionnementComment y entrer ?

Conclusion

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Le Sudoc

Système universitaire de documentation - Sudocun système d ’information

un catalogue collectif intégrant une fonction de fourniture de documents (catalogue Sudoc)un portail (portail Sudoc) en cours de réalisation

un réseau (réseau Sudoc)de producteurs du catalogue (et du portail)d ’utilisateurs du catalogue (et du portail)

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Le Sudoc géré par l ’ABES

L’Agence Bibliographique de l’Enseignement Supérieur

EPA dépendant du MENESR/DES/SDBDCréée il y a 10 ansSiège à Montpellier50 personnes (informaticiens/bibliothécaires surtout)Un directeur nommé par le ministre pour 3 ans renouvelablesUn conseil d’administration

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Le Sudoc géré par l ’ABES

Les missions de l’ABESMise à disposition et gestion d ’outils d ’informatique documentaire pour aider les établissements de l ’enseignement supérieur et de la recherche dans leur politique documentaireAutres missions

Coordonnateur de groupements de commandes et opérateur financierProjet de traitement, diffusion et archivage des thèses électroniques

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Le Sudoc aujourd ’huiUn catalogue collectif

Un outil de consultation en libre accès sur le Webhttp://www.sudoc.abes.fr

permettant l ’identification, la localisation d ’un document, de connaître sa disponibilité pour le Prêt Entre Bibliothèquescontenant tout type de document : livres, revues (cat. National Sudoc-PS (ex CCN-PS), cartes…sur tout supportavec résumés pour les thèsesavec un moteur de recherche puissant et filtres par type de document, langue, date de publication, bibliothèque

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Le Sudoc aujourd ’hui (2)...Un catalogue collectif

accessible aussi via un client Z 3950 également en mode client/serveur pour les professionnels

Un catalogue national pour les revues (Sudoc-PS, ex CCN-PS), plus large que le cadre universitaire, géré par 34 centres régionaux (2057 bibliothèques concernées)

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Le Sudoc aujourd ’hui (3)Le catalogue Sudoc

Reflet de la carte documentaire de l ’enseignement supérieur et de la recherche

une aide pour les chercheursune vitrine internationale de la recherche françaiseUn outil de rationalisation de la politique documentaire

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Quelques chiffres

Nb de notices bibliogr. localisées 5,55 millionssurtout des textes imprimés91,8 % environ de monographies50% des notices de documents français, 21% anglaisNb de localisations 16,15 millions (1re localisation)

1,13 millions de recherches mensuelles sur le catalogue public Web + 656 220 en mode professionnel

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Le Sudoc, c ’est aussiUn répertoire des centres de ressources (près de 3000 centres)

Notice de bibliothèque accessibleà partir d ’une localisation sur le cataloguedirectement : par exemple

Un outil d’accès aux documentsPrêt Entre Bibliothèques (accès contrôlé) Accès aux documents électroniques en texte intégral (URL)

Un outil de production mutualiséeUn outil d ’aide à la décision (statistiques)

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Le Sudoc, outil d ’accès aux documents

Prêt entre bibliothèques (Supeb)directement par l’utilisateur final ou certaines bibliothèques par l ’interface Web à partir d’une identification de document sur le catalogue public (demande seulement)

nécessite d ’avoir un accès fourni par la bibliothèque ou l ’ABESqui valide chaque demande (si demande par utilisateur final)

en mode client/serveur pour les professionnelsdemande et fourniture à distance

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Le Sudoc, outil d ’accès aux documents (2)

Accès aux documents primaires électroniquesDirectement à partir de la notice (si zone 856)

Liens URL sur du texte intégral, des images…Par un portail documentaire en cours de réalisation

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Le Sudoc, outil de production mutualiséeCatalogage partagé, production mutualisée

Catalogage en central et récupération en localBut : diminuer le travail de catalogage pour chacun, une notice créée une seule fois, utilisée par tousCondition : même culture catalographique (normes, format Unimarc, référentiel Rameau)Aide : référentiels communs (fichiers d ’autorité, réservoirs de notices...), guide méthodologique, extracteur de métadonnées

Comment cataloguer dans le Sudoc et récupérer ses notices?

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Comment cataloguer ?

Dans tous les cas dans la base centraleen mode client/serveur : WinIBW

Si la notice bibliographique existelocalisation (ajout ou 1re localisation sur la base ou sur le réservoir interne pour BNF, ISSN)modification de la notice si besoin est, liens aux autorités

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Création d’exemplaires en mode novice

Clé : valeur x par défaut

Valeur affectée par défaut par le système :date du jour

Non obligatoire

Code peb : obligatoirea en acquisitionb consultable sur place u disponible pour le PEB

s PEB soumis à condition

f disponible sous forme de reproduction

g non disponible pour le PEB

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Comment cataloguer ? (2)

Si la notice bibliographique n ’existe pasdérivation à partir des réservoirs externes par une requête Z39.50 (LC gratuit, RLG, CURL, DBD)création originale si besoin est

but : moins de 15%Procédé similaire pour les notices d ’autorité

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Dérivation Z39.50

Baguette magique / Copier

Dérivation Z39.50

Copie de la notice en base de production : la notice doit être corrigée,si nécessaire enrichie puis validée

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Cataloguer dans le Sudoc

Sudoc

RESERVOIRS EXTERNESRESERVOIR

INTERNEnotices non localisées

DERIVATION

LC, RLG, CURL, DBD

PRODUCTIONCREATION OU MODIFICATION

LOCALISATION

BNF, ISSN

base d ’appui : BNF autorités

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Comment récupérer ses notices localement ?

principe :travail sur une notice bibliographique de la base Sudoclocalisée par sa bibliothèque --> déclenchement de l’envoi de la notice au système local (quotidien ou hebdomadaire par FTP)Impossible de créer des notices bibliographiques dans un système local et de les charger dans le Sudoc sauf pour le chargement initial des bases locales

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Alimentation régulière dessystèmes locaux : principes

base Sudoc

Avec WinIBW, le client Sudoc :- ajout d’une première localisation- ou ajout de localisation supplémentaire- ou mise à jour d’une notice déjà localisée- ou création d’une notice avec première localisation

Serveur local SIGBétablissement ‘x’

Transfert régulierpar FTP

Sudoc SIGB

WinIBW

WinIBW

x

localisation xx

noticebibliographique

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Le Sudoc, outil d ’aide à la décision

Mise en place d ’un système de pilotage WebstatsPour les établissements

Statistiques générales sur la base (aide pour la politique documentaire)Statistiques par établissement sur leurs données, le travail accompli

Pour l ’AbesSuivi de la base

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Le Sudoc, un réseauL ’existence d ’un réseau, un préalable à tout travail collectifLe réseau aujourd’hui

131 établissements documentaires d’enseignement supérieur déployés soit plus de 899 bibliothèques, nouvelle vague de déploiement chaque année (2 sous-réseaux : Sudoc-PS/2057 bibl. et PEB, base nationale des thèses)

Organisation, animation, communication, formationcondition pour un travail en commun dans une même base

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Le réseau Sudoc, le réseau Sudoc-PSLe réseau, en terme de bibliothèques, et non de documents décrits

RESEAU SUDOC-PS

RESEAU SUDOCBibliothèques déployées

Bibliothèques non déployées

Pour lesquelles les CR cataloguent les revues uniquementCataloguent tous documents directement dans le Sudoc

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Le travail en réseauConditions pour un travail en commun dans une même base

une culture catalographique communeun format : Unimarc (B, A) (format Pica+ en interne)des normes (AFNOR)des référentiels communs

– fichiers d’autorités matières» Rameau (obligatoire) (liste BNF dans réservoir)» Fmesh (facultatif) (dans base d ’appui)

– fichiers d’autorités auteurs (BNF)

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Pour entrer dans le Sudoc

ConditionEtre une bibliothèque ou un centre de documentation d ’enseignement supérieur et/ou de recherche

Deux casBibliothèque ou centre de documentation rattaché au SIGB d’un SCD

Voir avec le SCD qui forme, accompagne…Sinon…

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Pour entrer dans le Sudoc (2)

Candidature auprès de l’ABESDécision du CA de l ’ABESConvention (droits et devoirs de chacun)Dossier technique de préparation (enquête documentaire, informatique)

Acquisition des pré-requis avant l’entréerègles et normes AFNOR de catalogage, Rameauformat UNIMARC

Réunion de lancement (planning formations, installations…)

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Pour entrer dans le Sudoc (3)

Préalable : la formationPré-requis sous la responsabilité de l ’établissementFormation initiale assurée par l ’ABES (appropriation des outils…) à Montpellier

Catalogueurs (3,5 jours, support de formation, base de tests mise à disposition + un jour pour le module PEB)Formation spécifique coordinateurs (3 jours, gestion du réseau, transferts…)

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Le Sudoc, organisation du réseau

Organisation du réseau1 coordinateur par site

intermédiaire entre l ’Abes et les sitesgère les postes, les relations avec les CRI, les logins, les formations internes…fait remonter à l ’Abes les besoins et problèmes

1 correspondant catalogage autorités/bibliographiquepeut être le coordinateur

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Le Sudoc, organisation du réseau (2)Animation

Groupes de travail techniques en fonction des besoins (catalogage,…) ; groupe de travail coordinateurs/ABES sur les évolutions du systèmeListes de discussion

coordinateurs, catalogueurs, PEBJournées réseau annuellesAssociation des utilisateursFormation continue (formateurs relais, ABES, centres de formation)

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Le Sudoc, organisation du réseau (3)Communication

Site Web, revue électronique pour les établissements déployés (BIM), revue trimestrielle plus large (Arabesques)

Outils d’aideune aide au catalogage

liste de discussion sucatguide méthodologique en ligne (format et cas de catalogage avec exemples, manuel, support de formation)

une aide pour le PEB (SuPEB), pour les coordinateurs…

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Le Sudoc, organisation du réseau (4)Assistance

Guichet web, téléphone et messagerieEnregistrement et suivi des appels. Constitution d’une base de connaissances interrogeable en ligne

http://assistance.abes.fr pour le publichttp://susvp.abes.fr pour les professionnels

Traitement immédiat ou aiguillage vers les experts

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Evolution du Sudoc

Evolution des attentes des utilisateursAccès au document lui-même en texte intégral par la création d’un portail

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Le portail SudocEnrichissement des outils de recherche mis à la disposition du public

structuration de l ’accès à l ’ensemble de la documentation à travers un seul outil , accès multi-bases

• catalogues (passerelle http/Z39.50)• Production scientifique avec ou sans abonnements• thèses électroniques• Fonds numérisés• Sites de référence• Votre établissement

moteur de recherche permettant d’interroger simultanément différentes banques stockées localement ou non (métamoteur)gestion des droits pour chaque type d’accès

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En conclusion

Le SudocUn système richeToujours en évolution