la dfcg dématérialise ses factures !
Post on 21-Jun-2015
269 Views
Preview:
DESCRIPTION
TRANSCRIPT
www.yooz.fr
Dématérialisation et automatisation du traitement des factures :
Pourquoi la DFCG dématérialise-t-elle ses factures fournisseurs ?
Agenda
Introduction de Mme Béatrice LEBOUC, Déléguée Générale de la DFCG
Dématérialisation et automatisation du traitement des factures :Facteurs d’agilité et de productivité pour votre entreprise
Le retour d'expérience utilisateur de la DFCG
Démonstration live d'un processus de traitement de factures dématérialisées avec Yooz
Forum d'échanges et de discussions
Yooz, Activité SaaS d’ITESOFT
Yooz est l’activité SaaS du Groupe
Contexte
La compétitivité des entreprises, confrontées
à une conjoncture économique, sociale et
financière toujours fluctuante, est
étroitement liée à leur capacité d’adaptation
et de réactivité.
Pour faire face à ces défis, les PME ont
besoin de s’appuyer sur des outils leur
donnant plus d’agilité et de productivité.
Agilité et Productivité …
Agilité ?
Dans un contexte mouvant, vous recherchez à optimiser votre capacité à réagir face à des évènements imprévus ?
Productivité ?
La nécessaire optimisation des coûts et des ressources vous amène à rechercher des viviers de gains de productivité dans de nombreux domaines ?
Experts-Comptables / Commissaires aux Comptes
La dématérialisation des factures : Processus fonctionnel
Numérisation des factures, commandes,bons de livraison…
Depuis n’importe quel scannerou multi-fonction
Reconnaissance automatique (full-text) des données & imputations
Affectations automatiques (= modèles d’écritures)
Gestion multi-entité juridiques
Validation des factures Validation du paiement Notification via email
Suivi temps réel de l’activité
Archivage électronique Recherche et consultation
Pilotage du traitementdes factures
Numérisationdes factures
Enregistrementdes factures
Export dans le logicielde comptabilité
Recherche et consultationdes factures dématérialisées
Export des écritures vers votrelogiciel de comptabilité
Validationdes factures
Une connexion Internet suffit pour utiliser Yooz, depuis n’importe où …
Votre application,vos factures numériques
Hébergementinformatique
sécurisé
Numérisation, traitement et validationdes factures
Logicielcomptable
ou ERP
Votre site
Vos sitesdistants
Vos collaborateursen déplacement
Clientutilisateur
Clientutilisateur
Clientutilisateur
Pourquoi la dématérialisation peut-être un levier d’agilité ?
Elle est accessible depuis n'importe quel périphérique connecté à Internet, quels que soient le lieu et l'heure d'utilisation.
Elle est collaborative, permettant à tous les managers autorisés d'accéder à leurs factures, aux fournisseurs de connaitre le statut de leurs factures, à vos experts comptables et CAC de partager vos factures, ...
Elle est à la hauteur de vos exigences de flexibilité : coûts basés sur l'utilisation du service, aucune intervention des équipes IT internes.
Pourquoi la dématérialisation peut-être un levier de productivité ?
Elle optimise la chaîne achat par l’amélioration de la productivité des collaborateurs et la maitrise des délais de traitement
Elle améliore le pilotage de l’activité en temps réel (identification des factures en retard, en litige, en cours de validation, valideurs concernés)
Elle industrialise, fiabilise et fluidifie le processus en environnementmono ou multi-site.
Elle sécurise le traitement des pièces comptables : archivage électronique sécurisé, sauvegardes redondantes
Sur la globalité du processus de traitement, depuis la réception de la facture jusqu’à sa comptabilisation dans l’ERP, les études démontrent :
Etudes Arthur D.Little, BVA et Aberdeen - 2012
Une économie comprise entre 30% et 60%.
Un gain de productivité de 46%.
Yooz Un atout unique : « l’accessibilité »
Aucun coût informatique
Le mode SaaS permet une utilisation du service sans aucun investissement, ni en matériel, ni en ressources informatiques.
Une rapidité de mise en œuvre inégalée
Quelques clics suffisent pour configurer Yooz selon vos règles de gestion, sans aucune compétence informatique. Vous pourrez ainsi dématérialiser vos factures le jour même de votre souscription.
Une solution connectée avec les logiciels comptables du marché
Cegid, CIEL, EBP, INFOR, Microsoft Dynamics, Sage, SAP…
Une offre scanner Plug & Play : la Yooz’Box
Des évolutions gratuites et continues
Une solution toujours adaptée à vos exigences et aux évolutions de votre métier.
Un prix très attractif
Un abonnement mensuel basé sur la consommation du service, à partir de 99€/mois (nombre de sites et d’utilisateurs illimité).
YoozUn atout unique : « l’accessibilité »
La meilleure technologie de reconnaissance des factures embarquée
Yooz intègre la technologie ITESOFT de reconnaissance automatique de factures, internationalement reconnue pour son exceptionnel niveau de performance et de fiabilité.
La technologie de reconnaissance ITESOFT permet de traiter n’importe quelle facture sans paramétrage préalable.
Une offre d’évaluation gratuite
Sans aucun engagement, ni investissement initial, vous pouvez valider gratuitement l’adéquation de Yooz à vos processus.
Aucune formation
La simplicité et l’ergonomie de l’outil permettent à chaque utilisateur de démarrer sans aucune formation préalable.
Une qualité de service irréprochable
Une solution accessible depuis n’importe quel poste de travail,24h/24 et 7j/7.
Sécurité et confidentialité garanties
Protection des données
Authentification avec mot de passe « fort » obligatoire Etanchéité totale des données de chaque client Signature et contrôle de chaque image afin de garantir son intégrité
et son unicité Utilisation du protocole SSL 2048 (Geotrust certificate) Centre d’hébergement certifié ISO27001 et Safe Harbor
Application sécurisée
Gestion de la sécurité auditée par un auditeur externe Architecture interdisant l’injection de code Architecture logicielle permettant la haute disponibilité
Une gamme de services associés
Une assistance Tchat
Gratuite, elle permet de contacter un technicien Yooz à tout moment
Une Hotline
Disponible au 0821 20 9669
Un extranet client gratuit
Il permet de connaître à tout instant l’état des demandes en cours
Une base de connaissance
Elle aide à résoudre les questions sur l’utilisation de Yooz
Des forfaits de formation et assistance
A distance ou sur site
Retour d'expérience utilisateurde la DFCG
Avec Yooz, la DFCG a pu optimiser son processus comptable, et cela en toute sécurité, malgré l’éloignement des valideurs.
Ecoutez Mme Béatrice Lebouc, Déléguée Générale DFCG parler de la dématérialisation de factures
Présentation de l’Association
Association Nationale des Directeurs Financiers et de Contrôle de Gestion, présente à Paris et en régions depuis 1964
3200 membres
Répartis dans tous les secteurs économiques et géographiques Depuis la PME jusqu'aux grands groupes internationaux
17 collaborateurs
Missions
S’unir : être un référent dans la communauté finance gestion Echanger : allier professionnalisme et convivialité Partager : offrir de vrais outils de perfectionnement et d’information
Dématérialiser nos factures : pourquoi ?
Notre organisation étant très décentralisée, nous avons choisi de dématérialiser pour :
Fiabiliser et faciliter le processus de validation entre nos nombreuses antennes régionales
Supprimer les échanges de factures au format papier entre les sites Mieux piloter l’activité de traitement et validation de factures Mettre en place un processus de validation basé sur 3 niveaux de
validation avec une validation des factures à « 4 yeux » Montrer l’exemple auprès de la communauté financière en utilisant des
solutions innovantes améliorant la sécurité et le contrôle interne
En juin 2010 la DFCG choisit Yooz, solution de dématérialisation de factures pour répondre à ces différentes préoccupations.
12 000 factures annuelles sont traitées avec Yooz dans un environnement CEGID.
Bénéfices constatésavec Yooz
Agilité, Mobilité et Collaboration Accessibilité à Yooz identique pour tous les utilisateurs, au siège ou en régions
Validation facilitée pour les valideurs distants (membres du bureau en entreprises)
Suppression des échanges de documents originaux entre les sites
Efficacité et Productivité Réduction de la charge de travail (reconnaissance automatique, suppression photocopies et envois
postaux, relances des valideurs, réponses au fournisseurs…)
Réduction du cycle de validation et respect des délais de paiement fournisseur
Sécurité et Traçabilité Tout document numérisé entre dans un circuit électronique de validation : suppression des pertes de
documents, gestion des retards et des relances
Amélioration du contrôle interne, contrôle à « 4 yeux »
L’historique de toutes les interventions sur les factures est accessible
Transparence du processus de traitement Ouverture de la comptabilité aux opérationnels favorisant prise de conscience des coûts et rigueur de
gestion
Vision temps réel, identification facilitée des factures en retard.
Business Amélioration de la satisfaction des fournisseurs.
Le traitement des factures avec Yooz
Yooz est partenaire…
Un nouveau scanner « Plug & Play » directement connecté à Yooz
Une installation simplissime par l’utilisateur :
Connexion au réseau Internet Pas besoin de PC pour numériser
Une ergonomie ultra-simplifiée :
Un compteur « Nombre de pages » Un bouton « Envoi » qui transfère
automatiquement les factures vers Yooz
Les performances d’un « grand » :
20 pages / minutes Recto-verso Chargeur 20 pages Numérise du ticket de métro au A4
Prix de vente : 349 € HT
top related