intervention cdaf lyon 20 mars 2012
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Dématérialisation de factures fournisseurs
- Retour d’expérience d’un opérateur intervenant pour de grands donneurs d’ordres -
© QWEEBY – 2012 – La technologie Qweeby est protégée par l’APP – Qweeby est une marque déposée
Qweeby conçoit et opère un dispositif de
dématérialisation fiscale de factures utilisé
par des entreprises situées sur toute la
France (et en Espagne)
A partir de factures PDF émises par
l’outil de facturation de l’émetteur
transmises à tous clients dans un
format exploitable (privé ou standard)
Opérationnel pour les flux destinés à
Auchan France (format privé), Carrefour
France et Casino (GS1 XML)
Conçu pour insérer la dématérialisation
dans le process de facturation de
l’émetteur sans modifier l’organisation
et les pratiques (non intrusif)
Issu de trois années de R&D
Qweeby
© QWEEBY – 2012 – La technologie Qweeby est protégée par l’APP – Qweeby est une marque déposée
Côté émetteur Côté récepteur
Fiabilisation du processus de facturation • Réduction des temps de transmission
• Traçabilité et visibilité sur la remise de la facture
• Alertes et relances automatisées
Réduction des frais généraux : • Moins de papier et d’impressions
• Moins d’affranchissement
• Moins d’archives à stocker
Réduction des coûts opérationnels • Moins de manipulations (envoi, classement,
mise sous pli, affranchissement, bourrages…)
Création d’un avantage concurrentiel • Facteur différentiant
• Généralisation aux donneurs d’ordres
Développement durable
Réduction des coûts opérationnels :
• Moins de manipulations en réception
• Pas de ressaisies
• Automatisation des processus de traitement
• Moins de manipulations de classement
• Moins d’archives à conserver
• Accès facilité aux factures (en ligne)
• Suppression de coûts de numérisation / LAD /
RAD
Fiabilisation de la gestion des paiements
• Fiabilisation du circuit de validation des factures
(et réduction du cycle de traitement)
• Fiabilité des données de facturation
Les bénéfices de la dématérialisation
La dématérialisation permet à l’émetteur et au récepteur de réduire leurs coûts et de fiabiliser leurs processus
© QWEEBY – 2012 – La technologie Qweeby est protégée par l’APP – Qweeby est une marque déposée
Art. 289 Bis du CGI
Echange de fichiers
structurés Couramment nommé Facture EDI
Art. 289 V du CGI
Echange de fichiers
non structurés Couramment nommé « PDF Signé »
Authenticité du flux de
facturation électronique
Liste récapitulative des échanges
effectués
Signature électronique
Intégrité du flux de
facturation électronique
Contrôles à la génération du
message
Conservation du flux de
facturation électronique
Archivage à valeur probatoire
(norme Z42-013)
Conservation pérenne sur un
support inaltérable
Accord du client Nécessaire et formalisé par une
convention d’inter-change
Nécessaire et conservation d’une
trace formelle de l’accord
L’émission d’une facture électronique entre dans cadre réglementaire strict applicable aux deux parties (art. 289 et 96F du code général des impôts, BOI du 7 août 2003)
Les textes : article 289 et 96F du Code Général des Impôts (avec les décrets d’application parus au BOI d’août 2003)
Le cadre fiscal applicable aux factures
© QWEEBY – 2012 – La technologie Qweeby est protégée par l’APP – Qweeby est une marque déposée
Pour le récepteur, l’enjeu porte sur le déploiement et la maîtrise des coûts
Fournisseurs
Démat
Native
(fiscale)
Récepteur
EDI
Papier
PDF Signé
PDF Signé avec
flux d’intégration
Web EDI / Portail /
Extranet
Numérisation / LAD / RAD
Intégration directe
Facile car il ne faut rien demander aux fournisseurs Coût totalement supporté par le récepteur (en plus des coûts supportés par l’émetteur)
Plus délicat car suppose l’adhésion des fournisseurs Coût moindre ; supporté surtout par l’émetteur en substitution aux coûts papier
Numériser en réception est une option facile. Il lui est de plus en plus préféré l’émission native de flux dématérialisés, plus intéressants et économiques pour le récepteur
© QWEEBY – 2012 – La technologie Qweeby est protégée par l’APP – Qweeby est une marque déposée
Pour l’émetteur, la véritable difficulté de la dématérialisation est ailleurs
Emetteur
Client 1
Client 2
PDF Signé en FTP
EDI
Papier
PDF Signé en
GS1 XML
Client 3 PDF Signé et
format propriétaire
Client 4
Client …
La dématérialisation fiscale des factures conduit à gérer des demandes clients et une diversité de format / protocoles qui n’existaient pas avec le papier
L’émetteur est conduit à faire face aux attentes et exigences de ses clients…
La complexité pratique qui en découle peut constituer un frein
© QWEEBY – 2012 – La technologie Qweeby est protégée par l’APP – Qweeby est une marque déposée
RetourS d’expérienceS
Côté récepteur
• Privilégier les flux nativement dématérialisés car plus économiques (coût important de la numérisation)
• Oui au PDF signé mais assorti d’un fichier d’intégration technique
• Recours aux flux standard et interopérables, et à des solutions ouvertes (non propriétaires)
• Les fournisseurs éligibles à l’EDI sont déployés et la marge de progression est limitée
• Les Portails / Extranets / WebEDI concernent les petits fournisseurs sans outil de GestCo et/ou de connexion Internet.. Priorité aux dispositifs ouverts et interopérables (webEDI).La numérisation entre dans la zone de turbulences
Côté émetteur
• Générer facilement des flux d’intégration différents à partir de PDF issus de l’outil de facturation en place
• Faciliter la mise en œuvre rapide directement par l’utilisateur
• Permettre un ROI partagé et pas seulement chez le récepteur de la facture
• Insérer l’émission de flux dématérialisés dans l’environnement local sans tout compliquer ni imposer d’actions profondes
• Pouvoir déployer à tous ses clients
• Limiter les contraintes et les coûts annexes (certificats de signature, archivage)
© QWEEBY – 2012 – La technologie Qweeby est protégée par l’APP – Qweeby est une marque déposée
Une différence majeure entre la situation de l’émetteur et celle du récepteur
Les enjeux du projets sont : Le ROI du projet se situe :
Récepteur de factures
Optimiser le processus de traitement des factures entrantes
Sécuriser le respect des délais de paiement
Limiter les coûts de traitement
Contrôles de prix Suppression des erreurs de
paiement Contrôle de la conformité des
factures avec les commandes et livraisons
Respect des validations hiérarchiques
Réduction de tous les coûts liés a processus
Emetteur de factures
Répondre aux demandes de ses clients
Réduire ses coûts d’émission de factures
Fiabiliser et tracer ses envois de factures pour réduire le délai de paiement client moyen
Réduction des coûts d’envoi des factures (papier, manipulations et affranchissement)
Réduction du délai de paiement client
Suppression du papier
© QWEEBY – 2012 – La technologie Qweeby est protégée par l’APP – Qweeby est une marque déposée
Les bénéfices du dispositif Qweeby pour l’émetteur
Gestion fluide et transparente de la cohabitation électronique / papier
Insertion totale dans le processus de facturation en place sans imposer de
changement dans la forme des factures et les pratiques
Modularité complète permettant de démarrer facilement et rapidement, puis
de monter en puissance avec un ROI rapide
Adaptation totale au contexte de l’émetteur
Interopérabilité avec les dispositifs d’archivages probatoire et certificats
Capacité à adresser tous les clients : du grand donneur d’ordre au plus petit
destinataire
Fourniture systématique d’un fichier d’intégration (données de la facture
dans un format exploitable) privé ou standard
Traçabilité et fiabilisation du processus de transmission (suivi, relances,
alertes, notifications…)
Merci de votre attention
www.qweeby.com
SAS au capital de 139 950 € 16 rue Jean-Sébastien Bach – 42000 Saint-Etienne
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