guide notation oca ict 2010

.../... Direction gnrale de larmement

Direction des ressources humaines 5bis avenue de la Porte de Svres 75509 Paris Cedex 15

Tlphone : 01.45.52.57 79 - Tlcopie : 01.45.52.63 27

DIRECTION GENERALE DE LARMEMENT

DIRECTION DES RESSOURCES HUMAINES

Sous direction de la gestion statutaire et de la rglementation

Paris, le 12 mars 2010 N 10-076461

GUIDE DE NOTATION DES OFFICIERS DES CORPS DE LARMEMENT ET

DES INGENIEURS CADRES TECHNICO-COMMERCIAUX

Rfrences : a) Code de la dfense, art. L. 4135-1 & R. 4135-1 et suivants relatifs la notation des militaires

b) Code de la dfense, art. R. 4125-1 et suivants relatifs au recours administratif pralable c) Arrt du 29 aot 2005 relatif la notation des militaires en cas de dtachement ou de

mutation en cas de dtachement ou de mutation d) Procdure S-HUM n 212 relative lentretien individuel annuel e) Circulaire relative la notation des officiers des corps de larmement f) Circulaire relative la notation des ingnieurs et cadres ICT g) Circulaire relative la notation des Techniciens ICT

P. jointes : 3 annexes

La notation des officiers des corps de larmement (OCA) est dcrite par la circulaire DGA/DRH de rfrence e). La notation est une valuation par lautorit hirarchique des qualits morales, intellectuelles et professionnelles du militaire, de son aptitude physique, de sa manire de servir pendant une priode dtermine et de son aptitude tenir dans limmdiat et ultrieurement des emplois de niveau plus lev. (in article R 4135-1 du code de la dfense) La notation des ingnieurs cadres technico-commerciaux (IC-ICT et T-ICT) est dcrite par la circulaire DGA/DRH de rfrence f) et g).

Le modle de FIE est commun aux OCA et aux ICT-I. Pour les ICT-T, un autre modle a t conu.

Le prsent guide, principalement destin aux notateurs et aux entits RH, a pour objet dapporter un certain nombre de prcisions complmentaires de nature permettre le bon fonctionnement de lensemble du dispositif, gage de son efficacit en termes dquit de traitement des officiers et des ICT nots. Ces deux populations sont dsormais traites de la mme manire, mais toujours videmment de manire spare.

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SOMMAIRE 1 - ORGANISATION DE LA FICHE INDIVIDUELLE D'VALUATION.................................................. 2

1.1 - Page 1 ................................................................................................................................................... 2 1.2 - Page 2 ................................................................................................................................................... 2 1.3 - Page 3 ................................................................................................................................................... 2

2 - COMMENTAIRES RELATIFS A LA PAGE 1......................................................................................... 2 3 - COMMENTAIRES RELATIFS A LA PAGE 2......................................................................................... 3

3.1 - La grille daptitudes ............................................................................................................................. 3 3.2 - Lapprciation littrale dtaille........................................................................................................... 3 3.3 - La signature du premier notateur ......................................................................................................... 3 3.4 - Lentretien de notation et le premier margement ............................................................................... 3 3.5 - Remarques............................................................................................................................................ 3

4 - COMMENTAIRES RELATIFS A LA PAGE 3......................................................................................... 4 4.1 - Le complment dapprciation littrale................................................................................................ 4 4.2 - Le niveau de valeur dfinitif............................................................................................................. 4 4.3 - La signature du second notateur........................................................................................................... 4

5 - COMMUNICATION DE LA FIE DFINITIVE ....................................................................................... 4 6 - CAS PARTICULIER DES PERSONNELS SANS ACCES A TOTEM.................................................... 4 ANNEXE 1 COMMENTAIRES SUR LES RUBRIQUES DE LA PAGE 1 DE LA FIE............................... 6 ANNEXE 2 LA GRILLE DAPTITUDES ...................................................................................................... 8 Activit, Dynamisme : Aptitude en termes dnergie, de vitalit et defficacit investir sur poste occup. . 9 ANNEXE 3 RECOMMANDATIONS POUR LENTRETIEN DE NOTATION ........................................ 11

A3.1 - But de la notation ............................................................................................................................ 11 A3.2 - Ce quil faut viter........................................................................................................................... 11 A3.3 - Ce quil est bon de faire .................................................................................................................. 11 A3.4 - En rsum........................................................................................................................................ 12

PROPOSITION DE QUESTIONNAIRE....................................................................................................... 14

1 - ORGANISATION DE LA FICHE INDIVIDUELLE D'VALUATION

Le support de la notation est la FIE. Seul est autoris le modle dfini et diffus par la DRH. La notation 2010 seffectuera par voie informatique, la FIE sinscrivant dans le cadre de la mise en uvre de li-EIA, sauf cas particulier (cf. 6).

1.1 - Page 1 La page 1 regroupe : - les informations relatives la situation personnelle de l'intress (tat civil, situation administrative, etc.) ; - son cursus professionnel, cest--dire la succession des postes tenus jusquau poste actuel, lintitul de ce dernier tant complt (si elle a t valide) par la cotation dudit poste.

1.2 - Page 2 La page 2, ventuellement complte par une (des) fiche(s) intercalaire(s), recueille les apprciations portes par le premier notateur. Cette apprciation littrale est complte par une grille de 10 aptitudes, values sur une chelle de 0 4 (cf. annexe 2).

1.3 - Page 3 La page 3 recueille les apprciations portes par le second notateur, notamment sur les postes susceptibles dtre tenus court ou moyen terme, souhaits ou proposs par le not (un des 3 postes devra obligatoirement se situer en rgion parisienne). Enfin, le niveau de valeur dfinitif y est inscrit.

2 - COMMENTAIRES RELATIFS A LA PAGE 1 Ces commentaires font l'objet de l'annexe 1.

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3 - COMMENTAIRES RELATIFS A LA PAGE 2

3.1 - La grille daptitudes

3.1.1 Concernant les officiers et les IC-ICT, cette grille comporte 10 critres quil sagit dvaluer, un par un, sur 5 niveaux, relativement au poste tenu : - le niveau 1 traduit la comprhension des enjeux et problmes lis au savoir - le niveau 2 traduit la ralisation dactes simples lis au savoir - le niveau 3 implique la ralisation dactes complexes lis au savoir - le niveau 4 indique laptitude modifier la manire de raliser tous les actes lis au savoir - le niveau 0 indique que laptitude na pas pu tre apprcie au cours de la priode de rfrence. Ce niveau ne doit tre utilis quavec parcimonie.

3.1.1 Concernant les T-ICT, la grille comporte 12 critres quil sagit dvaluer, un par un, sur 6 niveaux, relativement au poste tenu : - le niveau EX = excellent - le niveau TB = trs bon - le niveau B = bon - le niveau NO = normal - le niveau ME = mdiocre - le niveau IN = insuffisant

Lannexe 2 fournit des lments complmentaires relatifs la signification des aptitudes retenues.

3.2 - Lapprciation littrale dtaille Il sagit dun lment essentiel de lvaluation de lofficier ou de lICT not, et cette apprciation doit tre rdige avec un soin tout particulier. Il est rappel quil sagit de mettre l'accent d'une part sur les rsultats obtenus par rapport aux objectifs fixs au titre de l'anne coule, pondrs le cas chant par leur niveau de difficult et par les vnements extrieurs ayant eu une incidence sur ces rsultats, d'autre part sur le comportement de lofficier ou de lICT not ainsi que sur les services qu'il a rendus pendant la priode de rfrence.

3.3 - La signature du premier notateur Il est impratif que le nom et la fonction du notateur soient clairement indiqus au-dessus de sa signature.

3.4 - Lentretien de notation et le premier margement Le premier notateur doit recevoir lofficier ou lICT not en entretien de notation. Il est rappel que la finalit principale de cet entretien est dtablir un dialogue constructif et aussi objectif que possible entre le notateur et le not. On se reportera utilement cet gard lannexe 3 : conseils pour lentretien de notation. A la fin de lentretien, le not marge la FIE au bas de la page 2.

3.5 - Remarques Les paragraphes ci-dessus sappliquent intgralement pour remplir chaque fiche intercalaire.

Le notateur doit assurer une cohrence dune part entre les diffrentes parties de la FIE, dautre part entre lensemble de ses apprciations et le positionnement objectif du not par rapport ses collgues. Il devra en particulier sabstenir de se montrer systmatiquement dithyrambique, tant dans la grille daptitudes que dans lapprciation littrale dtaille.

Il est rappel ce propos quil est demand que chacun des premiers notateurs soit lui-mme not, immdiatement aprs cet exercice, en prenant en compte la qualit de son travail de notation : il sagit en effet dun critre intervenant de faon importante pour valuer sa capacit occuper des postes de haut niveau.

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4 - COMMENTAIRES RELATIFS A LA PAGE 3.

4.1 - Le complment dapprciation littrale La rdaction de ce complment dapprciation sappuie sur lexpression, par le not au cours de son EIA, de souhaits ou de propositions de mobilit. Le personnel doit alors exprimer 3 vux, dont lun se situe en rgion parisienne. Il sagit pour le second notateur, non pas de chercher qualifier le potentiel attribu par ailleurs au not, mais de se limiter faire apparatre des types de postes quil est susceptible, ou non, de tenir court ou moyen terme. Le second notateur donne son avis sur les 3 vux exprims en choisissant dans un menu droulant parmi les propositions suivantes :

- apte immdiatement - apte moyen terme - apte sous rserve de progression - pas souhaitable - sans avis

4.2 - Le niveau de valeur dfinitif Il est rappel que les contraintes suivantes sont imposes en ce qui concerne les niveaux de valeur attribus lensemble des officiers ou ICT relevant de lautorit du second notateur : Chaque proposition dattribution du niveau A+ doit faire lobjet dun rapport justificatif circonstanci. A titre indicatif, le nombre de propositions de niveau A+ ne devrait jamais excder 5 % du nombre des officiers ou ICT nots. Le nombre de niveaux A+ + A ne doit pas dpasser 25 % du nombre des officiers et ICT nots. Le nombre de niveaux A+ + A + B ne doit pas dpasser 75 % du nombre des officiers et ICT nots.

Il est vivement conseill au second notateur de procder lharmonisation des niveaux de valeur en prsence de lensemble des premiers notateurs.

Les niveaux de valeur dfinitifs ne pourront tre inscrits sur la FIE quaprs examen par la DRH et le Collge des inspecteurs qui, dans un souci dquit et de cohrence et aprs analyse des avis mis par les directions centrales : valideront ou non les propositions dattribution du niveau A+ ; examineront avec un soin particulier la situation des officiers ou ICT rcemment muts ou en instance de mutation, ainsi que celle des officiers ou ICT appartenant aux petites entits ; vrifieront les contraintes de rpartition et accorderont, le cas chant, les drogations juges pertinentes.

4.3 - La signature du second notateur Il est impratif que le nom et la fonction du notateur soient clairement indiqus au-dessus de sa signature.

5 - COMMUNICATION DE LA FIE DFINITIVE Il est demand que, dans toute la mesure du possible, la communication finale de la FIE dment complte soit effectue par le second notateur. Cette communication est atteste par le second margement de lofficier ou ICT not, au bas de la page 3. La rglementation prvoit que lofficier ou lICT se voie remettre une copie intgrale de sa FIE. Il dispose galement dun espace pour faire connatre par crit, le cas chant, ses observations, dans les 8 jours francs suivant la tenue de son entretien.

6 - CAS PARTICULIER DES PERSONNELS SANS ACCES A TOTEM

Les prcisions qui suivent sont apportes pour tenir compte de la mise en place de li-EIA, dont les lments seront disponibles via Totem.

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En effet, pour les officiers et ICT qui nont pas accs Totem, leur FIE ne peut donc pas tre remplie par la voie lectronique comme les autres personnels : il sagit des personnels HDSE ou en service dtach, certains personnels en poste ltranger et les personnels SMCO mis pour emploi SIMMAD/SIMMT/SSF.

Pour eux, une procdure particulire sera mise en uvre : un fichier au format Excel leur sera envoy par messagerie. Ce fichier ne contiendra que la FIE. Dans le cas o ces personnels nauraient pas daccs internet, la FIE leur sera envoye par voie postale.

Le circuit est le suivant : - Envoi du fichier par courrier ou courriel ladresse de lemployeur : lofficier ou ICT vrifie, et

modifie le cas chant, les donnes inscrites en page 1, et indique en page 3 ses desiderata de mobilit lemplacement ddi.

- Le 1er notateur, qui est lemployeur de lofficier ou de lICT, remplit la page 2 qui lui est rserve (en demandant les autres avis qui lui sembleront ncessaires), fait signer lofficier ou lICT, avant de renvoyer ces lments la DRH (DRH/SAR pour les personnels HDSE ET SD ; DRH/SDGS/BCG pour les autres).

- Pour la notation de dernier ressort : o pour les personnels HDSE, lInspection est le second notateur : linspecteur comptent

remplit la page 3 de la FIE, puis retourne celle-ci la DRH/SAR qui la renvoie lemployeur pour margement du niveau de valeur dfinitif.

o pour les personnels SMCO mis pour emploi SIMMAD/SIMMT/SSF, le second notateur est le directeur du SMCO.

o pour les personnels non HDSE en poste ltranger, le dernier notateur est le directeur (ou DUM) dont ils dpendent. La DRH/SDGS/BCG renvoie la FIE lemployeur pour margement du niveau de valeur dfinitif.

Ce paragraphe nest en aucun cas drogatoire aux dispositions des circulaires de rfrences e), f) et g), notamment pour les aspects calendaires des travaux.

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ANNEXE 1 COMMENTAIRES SUR LES RUBRIQUES DE LA PAGE 1 DE LA FIE

Premier ensemble Premier bandeau

Y figurent :

- Le numro Alliance du not - Pour lofficier : le corps et le grade au 31 dcembre de lanne coule, sous lune des formes suivantes :

IGA - ICA - IPA - IA IGETA - IC1ETA - IC2ETA - IPETA - I1ETA - I2ETA - I3ETA OGCTAA - OC1CTAA - OC2CTAA - OPCTAA - OCTAA

ventuellement suivie de la mention (TA) si lofficier not est inscrit au tableau davancement ;

- Pour lingnieur ou cadre ICT : le corps et la position au 31 dcembre de lanne coule, sous lune des formes suivantes :

ICT I ICT II ICT IIIA ICT IIIB ICT IIIB Sup ICT IIIC

- Pour le technicien ICT : le corps et la position au 31 dcembre de lanne coule, sous lune des formes suivantes :

ICT Groupe I / Coefficient 255 ICT Groupe I / Coefficient 270 ICT Groupe I / Coefficient 285 ICT Groupe II / Coefficient 305 ICT Groupe II / Coefficient 335 ICT Groupe II / Coefficient 365 ICT Groupe II / Coefficient 395

- Le nom patronymique ; - Le nom et le prnom usuels ; - La date de naissance.

Ce premier bandeau figure lidentique en haut des pages 2 et 3 de la FIE ainsi que, le cas chant, sur les fiches intercalaires.

Deuxime bandeau

Y figurent : - Laffectation organique au 1er janvier 2010, sous la forme : DGA/Direction - La situation de famille : clibataire / mari(e) / pacs(e) / veuf(ve) / spar(e) / divorc(e) / concubinage - Les informations relatives aux enfants

Exemple : F92 - M94 Troisime bandeau

Y figurent : - La date dentre au service de lEtat ;

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- la prise de rang dans le corps (Officier) / position (ICT) ; - Lorigine et le mode de recrutement dans le corps (Officier) / position (ICT) :

Exemples : P86 - TIT94 - EXP97 - CSP02 - CRS92 - CS103 - CIN91 CEX01 Il sagit de linformation mentionne dans lannuaire des officiers des corps de larmement la rubrique origine ; - La date de prise de rang dans le grade (Officier) / position (ICT): date servant de rfrence pour le dcompte de lanciennet de grade (le cas chant, elle sera suivie entre parenthses de la date relle daccs au grade si celle-ci est diffrente).

Deuxime ensemble : Premier bandeau

- A gauche : les diplmes, civils ou militaires, dtenus - Au centre : les brevets dtenus, le cas chant ((brevets techniques, pilote des corps techniques, parachutiste militaire, etc.) ; - A droite : indication du nombre de mutations avec changement de rsidence (ACR), avec prcision du dernier mouvement impliquant changement de rsidence.

Second bandeau - A gauche : les formations institues de longue dure :

- CHEAr = Centre des hautes tudes de l'armement - EMS2 = enseignement militaire suprieur du deuxime degr - CHEM/IHEDN = Centre des hautes tudes militaires / Institut des hautes

tudes de dfense nationale - CID = Collge interarmes de dfense - SERA = Session europenne des responsables d'armement - STEGE = Stage d'entranement la gestion des entreprises - Cadr.conf. = Stage cadres confirms

- A droite : les dcorations dtenues : - Lgion dhonneur : le grade le plus lev obtenu (CHLH, OFLH ou

COLH respectivement chevalier, officier ou commandeur), puis le millsime de lanne de prise de rang,

- Ordre national du mrite : le grade le plus lev obtenu (CHME, OFME ou COME), puis le millsime de lanne de prise de rang,

- Autres : inscrire AERO (mdaille de laronautique), CHMM, OFMM ou COMM (mrite maritime), CHPA, OFPA, COPA (palmes acadmiques), puis dans chaque cas le millsime de lanne de prise de rang.

Troisime ensemble : Cursus professionnel

Il sagit de lhistorique des diffrentes tapes de la carrire, tant au sein de la DGA qu lextrieur, en veillant ce que les emplois tenus soient dcrits avec une prcision suffisante.

Il est dusage de dcrire ces diffrentes tapes en partant de la plus rcente.

La cotation du poste dtenu sera inscrite dans la mesure o elle aura fait lobjet dune validation conformment la procdure en vigueur.

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ANNEXE 2 LA GRILLE DAPTITUDES

I/ Concernant les officiers et les IC-ICT, cette grille comporte 10 critres :

Innovation : gnre des ides cratrices et des approches innovantes pour aborder les situations et les difficults. Est inventif et ouvert de nouvelles ides. Met en uvre de nouvelles alternatives et approches pour amliorer lexistant. Prise de dcision en situation complexe : est capable de choisir de manire rapide et approprie, entre plusieurs alternatives en fonction dune analyse pertinente et de son exprience. Anticipe les effets des dcisions et prvoit comment grer le risque. Stratgie/conceptualisation : est capable de choisir de manire rapide et approprie, entre plusieurs alternatives en fonction dune analyse pertinente et de son exprience. Anticipe les effets des dcisions et prvoit comment grer le risque. Animation et motivation dquipe : fdre autour de lui, valorise lesprit dquipe, mobilise autour des objectifs et oriente son quipe vers le rsultat. Dmontre une capacit darbitrage en cas de conflit et recherche lquit. Leadership : entrane son quipe vers des rsultats optimaux et fdre les diffrentes parties prenantes autour de lui. Ngociation : apprhende efficacement les intrts et alternatives pour atteindre des rsultats communs partags en tenant compte des priorits de la DGA. Sens du rsultat : fait des propositions et rsout les problmes en simpliquant et en faisant preuve dinitiative. Montre de lnergie et de la persvrance pour raliser le travail. Sens du client : identifie, comprend et donne la priorit aux besoins du client (externe, interne, quipe). Anticipe et fournit des solutions avec disponibilit et amabilit, tout en garantissant les intrts de la DGA. Sens de lEtat : respecte et met en uvre les valeurs de ltat franais et de son ministre de la dfense. Rsistance au stress : assume ses activits avec calme et sang-froid. Parvient dominer les situations complexes en prservant le calme de ses quipes.

Ces aptitudes sont values sur la FIE selon une graduation allant de 1 4, ces niveaux tant attribus en fonction du jugement du notateur de 1er ressort. Lattribution de 0 peut ntre effectue que trs rarement, cela signifiant que laptitude na pas pu tre value au cours de la priode de rfrence.

Comptence Facteurs de fragilit / russite

0 Comptence non dtecte

1 Sensibilisation 2 Application 3 Matrise 4 Expertise

IInnnnoovvaattiioonn

largit son spectre de comptences, ne se limite pas lexistant

propose de nouvelles mthodes ou faons de procder pour aborder les situations

identifie et met en application de nouvelles mthodes pour accrotre la performance

gnre des ides innovantes pour amliorer les systmes ou les processus existants au niveau DGA

PPrriissee ddee ddcciissiioonn eenn ssiittuuaattiioonn ccoommpplleexxee

value les risques et les bnfices entre diffrentes alternatives avant de prendre une dcision

implique les personnes comptentes dans le processus de dcision ( son niveau)

fait preuve de mthode dans la prise de dcision: consulte les personnes concernes, confronte les avis et concrtise la dcision

prend les dcisions appropries aux circonstances, dans les dlais requis; sait les expliquer et favoriser ladhsion

CCaappaacciitt ccoonncceeppttuuaalliisseerr

eett vviissiioonn ssttrraattggiiqquuee

utilise son exprience personnelle bon escient lorsquil aborde de nouvelles problmatiques plus globales

utilise des modles et des concepts comprhensibles pour donner du sens et expliquer des situations complexes

tablit des priorits claires et comprhensibles moyen ou long terme, concentre ses efforts vers des actions qui apportent une valeur ajoute significative

s'assure que la vision (ou le concept) et les valeurs sont comprises, mises en uvre et renforces dans son quipe et au sein de la DGA

CCaappaacciitt ss''eennttoouurreerr,,

prend soin de son quipe, dfend ses intrts; obtient

sait gnrer de lenthousiasme; dcline et

rcompense les russites du groupe et sanctionne les

fait progresser son quipe au plan

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aanniimmeerr eett mmoottiivveerr uunnee

qquuiippee

lengagement de lquipe sur des objectifs collectifs

partage ses objectifs avec ses collaborateurs

checs; transmet ses comptences; responsabilise ses collaborateurs et leur laisse des marges de manuvre suffisantes

individuel et collectif en favorisant la diversit et la complmentarit des comptences

LLeeaaddeerrsshhiipp

instaure priodiquement un dialogue ouvert et constructif avec ses quipes

conoit lquipe dans sa globalit et dveloppe, par son action et son comportement, le sentiment dappartenance lquipe et lorientation vers les rsultats

tient compte des points forts et des points faibles de chacun dans la rpartition des rles et dans les objectifs; explique, coute et vrifie que chacun a bien compris le sens des actions

est dot dun fort pouvoir dinfluence et sengage personnellement dans les actions

CCaappaacciitt nnggoocciieerr

sait prsenter les intrts de la DGA de faon convaincante et si ncessaire avec persvrance tout en restant lcoute de lautre partie; sait identifier systmatiquement les points daccord et de dsaccord

identifie plusieurs solutions et les explore avec lautre partie pour atteindre une relation quilibre

fait face, avec calme et recul, aux objections multiples et dmontre des positions difficiles avec tact et diplomatie

obtient des concessions sans porter prjudice la relation; sait conclure systmatiquement avec succs pour les diffrentes parties prenantes dans les dlais

SSeennss dduu cclliieenntt

cherche priodiquement des informations sur les besoins sous-jacents des clients concerns par son primtre dactivits

organise priodiquement des rencontres avec ses clients; reste professionnel et lcoute au contact des clients; sait restituer formellement son besoin

prend des mesures pour rpondre rapidement et efficacement aux problmes rencontrs par les clients

anticipe les besoins des clients et adapte les prestations rendues pour les satisfaire

SSeennss dduu rrssuullttaatt

travaille avec persvrance pour atteindre les objectifs qui lui sont fixs

travaille avec persvrance pour dpasser les objectifs fixs en dpit des obstacles ou des incertitudes

envisage et sait proposer les alternatives aux actions entreprises en pesant les cots, risques et bnfices pour lentreprise

amliore la performance de la DGA en se fixant des objectifs levs pour lui et pour les autres

RRssiissttaannccee aauu ssttrreessss

prend du recul par rapport la pression ambiante, donne limage de quelquun de calme, sexprime posment

garde son sang-froid en toute circonstance y compris dans les situations de stress, mne terme les tches inities, fait preuve de patience

aide ses quipes garder calme et srnit, fait preuve dune grande qualit dcoute, sait grer simultanment de multiples dossiers

sait canaliser le stress et le convertir en travail productif, sait grer lesprit de comptition

SSeennss ddee llEEttaatt

respecte les valeurs de ltat et de la Dfense

adhre aux valeurs promues par le Ministre de la Dfense et la DGA

met en uvre ces diffrentes valeurs dans son comportement et ses propos

communique ces valeurs ses collaborateurs, encourage leur mise en uvre et dsapprouve ceux qui ne les respectent pas

I/ Concernant les T-ICT, cette grille comporte 12 critres :

Activit, Dynamisme : Aptitude en termes dnergie, de vitalit et defficacit investir sur poste occup. Efficacit : Capacit optimiser et raliser dans les temps impartis le travail demand du poste occup. Conscience professionnelle : Aptitude saisir limportance et les enjeux du poste tenu au sein dune quipe et dune entit. Esprit dinitiative : Qualit de celui qui sait prendre les dcisions ncessaires en fonction des situations et des objectifs et qui agi spontanment. Got des responsabilits : Aptitude prononce prendre au charge des actions et dcisions sans en rfrer au pralable une autorit suprieure. Sens de lorganisation : Capacit planifier le travail et dgager les priorits. Connaissances professionnelles : Capacit situer son travail dans la chane administrative. Aptitude apprhender lenvironnement dune action ou dune dcision..

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Jugement : Facult de raisonner et de se construire une opinion juste et saine dans un environnement familier. Esprit dquipe : Esprit de solidarit qui anime les membres dun mme groupe. Qualit dexpression crite : Capacit ltablissement de textes crits, correctement construits et rdiges. Qualit dexpression orale : Capacit sexprimer clairement et avec prcision et transmettre fidlement les informations. Capacit sadapter son interlocuteur ou auditoire. Aptitude former et encadrer : Aptitude communiquer linformation et dlguer. Aptitude instaurer (ou maintenir) la cohsion du groupe, orienter et motiver les personnels encadrs, leur fixer des objectifs ralistes.

Ces aptitudes sont values sur la FIE selon une graduation allant de EX IN, ces niveaux tant attribus en fonction du jugement du notateur de 1er ressort.

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ANNEXE 3 RECOMMANDATIONS POUR LENTRETIEN DE NOTATION

A3.1 - But de la notation La notation fournit les lments ncessaires lorientation des carrires, la slection pour lavancement et pour laccs certaines formations, et enfin lattribution des dcorations. Elle doit tre loccasion dun entretien ouvert entre notateur et not, dont le but est dclairer le not sur la faon dont est perue sa manire de servir, et de fournir au notateur des lments qui lui avaient peut-tre chapp jusque-l. Pour que cet entretien atteigne vritablement ces objectifs, il importe quil soit men en appliquant certains principes et en vitant certains cueils, notamment les malentendus entre notateur et not. Tel est lobjet des prsentes recommandations.

A3.2 - Ce quil faut viter Improviser lentretien, sous prtexte que le temps presse, en convoquant lintress sans pravis. Une telle manire de faire lempche de rflchir son action et de prparer ses commentaires. Faire lire au not la FIE entirement rdige : le not aurait alors le sentiment dprimant que les jeux sont faits, que ses explications ventuelles ne pourront pas tre prises en compte, et que lentretien va se rduire une formalit dsagrable. En outre, le notateur de bonne foi pourrait regretter de navoir plus la possibilit de modifier la graduation des aptitudes ou de ne pas pouvoir annuler, nuancer, redresser la rdaction crite sil dcouvre quil a fait une erreur de jugement. Les informations recueillies au cours du dialogue peuvent en effet souvent amener le notateur un jugement un peu diffrent de celui quil avait formul. Laisser sans commentaires une graduation daptitude extrme par rapport aux autres (en bien ou en mal). Il est en effet intressant de prciser les caractristiques, et surtout les points singuliers, du profil dun individu ; il est bon, si on le peut, dindiquer des exemples concrets sur lesquels est fonde lapprciation du critre en question. Donner au not, en guise dexplications, des paroles vagues et lnifiantes destines faire passer la pilule. Par exemple on na rien vous reprocher, mais (et la phrase reste en suspens, car on est incapable de dire ce que, en fait, on a reprocher). Ou encore : Vous manquez parfois dinitiative sans dire sur quoi on fonde cette apprciation. Le not, surtout sil na pas rflchi lui-mme, faute de pravis, son action, a le sentiment dtre jug arbitrairement : il nosera pas, en gnral, demander des explications plus concrtes ; sil le fait il pensera que de toute faon cest trop tard, la FIE tant dj rdige, ou quil se fera mal voir, car il constatera le plus souvent que le notateur est embarrass pour lui rpondre. Autre cueil, compte tenu du fait quil arrive (encore trop souvent) que la notation crite soit dithyrambique, rdige par omission, en ne signalant que ce qui est trs bon, et en passant sous silence tout ce qui est seulement moyen ou moins bon : si le notateur ne mentionne pas, au moins verbalement, les points relativement dficients, le not sestimera heureux davoir su dissimuler ses points faibles, et gardera lillusion davoir t trs apprci, jusquau jour o il dcouvrira sa note chiffre en croyant tre victime dune injustice si elle nest pas en accord avec les apprciations logieuses quon lui a fait lire.

A3.3 - Ce quil est bon de faire Un entretien vraiment fcond instaure ou dveloppe un climat de confiance ; il responsabilise, il explicite et permet de traiter des conflits latents, il rpond une aspiration du not, il amliore lobjectivit de la notation, il permet de conseiller le not pour quil puisse samliorer ou trouver un poste mieux adapt son profil. Lentretien doit donc tre un vritable dialogue, au lieu de se rduire aux commentaires faits par le notateur sur une rdaction fige. Voici donc quelques conseils pratiques : Lentretien doit tre soigneusement prpar du ct du notateur : il faut tre capable dindiquer sur quels faits concrets on fonde telle ou telle apprciation. Si les faits ne sont pas contests, lapprciation sera reue

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comme juste et objective ; sils sont contests ou au moins nuancs par le not, le dialogue permettra de serrer de plus prs lobjectivit, et le jugement port sera ventuellement rvis ou nuanc. Pour pouvoir se rfrer de la sorte aux faits objectifs, il faut sorganiser pour garder en mmoire, au fur et mesure quils se produisent, les incidents de parcours, les occasions manques, les erreurs de jugement, les retards, mais aussi les heureuses initiatives, les russites, etc. En les rappelant au not, un dialogue constructif sinstaure, et parfois le notateur constate quil navait pas toute linformation utile et il est amen inflchir ses apprciations. Pour cela, il faut videmment que la notation crite nait pas t entirement rdige, au moins sur les quelques points dlicats. Lentretien doit tre soigneusement prpar du ct du not : il est bon de se prparer lentretien, en faisant une analyse sans complaisance de son action, de ses difficults, de ses russites. Un questionnaire-guide peut ly aider. On en trouvera un ci-joint en appendice. Le notateur devra donc inviter le not rflchir son parcours depuis un an, en lui remettant le questionnaire. Cela suppose que lon donne au not un pravis de quelques jours, en prenant rendez-vous avec lui. Au cours de lentretien, il est bon de commencer par laisser la parole au not, qui fera ses commentaires sur les sujets voqus dans le questionnaire-guide. Sil a du mal rpondre certaines questions ouvertes (par exemple citer des initiatives), on peut ly aider en formulant autrement les questions, (par exemple : De quoi tes-vous fier cette anne ? ). Au cours de cette premire partie de lentretien, un dialogue utile sinstaure, et le not prend conscience lui-mme des points forts et des points faibles de son comportement et de ses rsultats. On peut alors aborder la seconde phase de lentretien, qui consistera, de la part du notateur, voquer les incidents de parcours de lanne coule, et couter les explications du not : il faut tout dabord sassurer que les faits ne sont pas contests, avant den tirer la conclusion sous forme de jugement. Sils sont contests, le dialogue doit permettre de se mettre daccord sur la ralit ; lapprciation en rsultant peut videmment tre lgrement diffrente de celle quon aurait formule avant le dialogue. Ensuite, et seulement ce moment, il faut montrer la FIE dont la rdaction aura t bauche mais ni fige ni complte. Cela veut dire quil faut tre prt modifier la graduation des aptitudes, au moins certaines qui prtent discussion, et quon aura eu soin de nindiquer quau crayon lger. Il faut aussi tre prt complter la rdaction en nuanant, le cas chant, ce quon a dj crit, et en rdigeant ce quon aura volontairement laiss en blanc jusque l. Cela peut se faire en prsence du not, qui signera ensuite la FIE aprs lentretien ds quelle aura t dfinitivement rdige.

A3.4 - En rsum Le notateur doit : Sorganiser pour le recueil et la mise en mmoire des faits concrets, tout au long de lanne, au fur et mesure quils se produisent ; Rdiger partiellement la FIE en se limitant aux certitudes et sans complaisance, en rservant graduations daptitudes au crayon, pour les critres les plus importants ou ceux pour lesquels on hsite ; Rdiger chaque rubrique seulement aux deux tiers environ, de faon laisser la place pour complter pendant ou aprs lentretien ; Donner un pravis de quelques jours au not en prenant rendez-vous pour lentretien, et en lui remettant le questionnaire-guide ; Inviter le not rflchir avant lentretien son action de lanne coule, en essayant dappuyer les rponses au questionnaire sur des faits concrets (par exemple les initiatives, le pourquoi, le comment, les rsultats esprs et les rsultats rels) ; Rserver un crneau de dure suffisante (de lordre de 45 60 minutes en gnral, plus pour les cas quon sattend trouver difficiles, de faon ne pas tre tent dcourter lentretien) ; Mener lentretien de faon que le not puisse sexprimer librement avant de lui montrer ce quon a crit, et suivre pour cela la mthode propose ci-dessus ; lessentiel est que les apprciations crites ne soient pas totalement fixes avant lentretien, et quelles soient fondes sur des faits concrets incontests, et non sur des malentendus ou des ides prconues.

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Comme on le voit, tout cela nest facile ni pour lun ni pour lautre, et cela ncessite du temps et un effort dorganisation. Mais une notation plus juste, mieux comprise et mieux accepte nest-elle pas un objectif qui mrite quon lui consacre un peu de peine et de temps ?

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PROPOSITION DE QUESTIONNAIRE

GUIDE prparatoire lentretien de notation

Quels points positifs ou rsultats obtenus souhaitez-vous faire ressortir de votre activit professionnelle au cours de lanne coule ?

En particulier, pouvez-vous citer des initiatives que vous avez prises au cours de la priode considre, en en expliquant les tenants et aboutissants ?

Avez-vous eu des difficults dordre personnel (soucis familiaux, de sant, etc.) qui auraient pu avoir des consquences sur votre activit ?

Estimez-vous que les membres de votre quipe sont bien adapts aux tches qui vous sont confies (nombre, spcialit professionnelle, conscience au travail, etc.) ? Avez-vous rencontr des difficults dans vos relations avec vos collaborateurs ?

Estimez-vous que les moyens matriels dont vous disposez sont bien adapts aux tches qui vous sont confies ?

Avez-vous des suggestions formuler en matire damlioration de lorganisation ou du fonctionnement du service ?

Dautres rflexions vous viennent-elles lesprit, dont vous souhaiteriez faire tat ?