guide du producteur hôte 2011

GUIDE DU PRODUCTEUR HÔTE

PORTES OUVERTES SUR LES FERMES

DU QUÉBEC 2011

INFORMATIONS GÉNÉRALES

FAITS SAILLANTS

OBJECTIFS

ACTIVITÉS DE PRESSE

CAMPAGNE PUBLICITAIRE

FINANCEMENT ET PARTENARIAT

L’ORGANISATION DE LA

JOURNÉE SUR LA FERME

EN QUOI ÇA CONSISTE ?

MESSAGES CLÉS

THÉMATIQUE

ACCUEIL ET ANIMATION

CONSEILS PRATICO-PRATIQUES

DÉROULEMENT DE LA VISITE

LES BÉNÉVOLES

PRODUITS OFFERTS GRACIEUSEMENT

HYGIÈNE, SANTÉ ET BIOSÉCURITÉ

L’ORGANISATION DE LA

JOURNÉE SUR LA FERME

SÉCURITÉ

ASSURANCE RESPONSABILITÉ CIVILE

COMPTAGE DES VISITEURS ET DES BÉNÉVOLES

TIRAGE DE PANIERS DE PRODUITS RÉGIONAUX

LES OUTILS DE COMMUNICATION

LES DÉPENSES

À FOURNIR AU COORDONNATEUR RÉGIONAL

DES OUTILS POUR VOUS AIDER

INFORMATIONS GÉNÉRALES

FAITS SAILLANTS

Depuis la première édition, en 2003, plus d’un million de

visiteurs ont eu le plaisir de visiter l’une ou l’autre des 1120

différentes fermes réparties partout en province.

Moyenne : 1000 visiteurs/ferme

97 % des visiteurs sont satisfaits de leur visite, dont 83 %

très satisfaits1

Qu’est-ce qui vous a plu davantage au cours de votre visite 1 ?

Le contact direct avec les agriculteurs : 53 %

La présence des animaux sur les fermes : 51 %

Les dégustations de produits régionaux : 44 %

Les répondants pouvaient faire plus qu’un choix.

1 Résultat du sondage Leger marketing 2010 basé sur 5575 coupons de tirages (marge d’erreur

de plus ou moins 1,3 %) saisis sur l’ensemble des sites de l’événement (les données ont été

pondérées selon le poids réel de chacune des régions).

OBJECTIFS

Permettre des prises de contact directes entre les agriculteurs

et le grand public dans le but de :

Informer, éduquer, promouvoir et valoriser l’agriculture et sa

profession

Protéger et augmenter la crédibilité des agriculteurs afin de

conserver et d’améliorer leurs capacités à défendre leurs intérêts

Faire la promotion de la qualité des produits agricoles québécois

Mettre en valeur les efforts déployés par les agriculteurs pour

réduire leur empreinte environnementale (qualité de l’eau, de

l’air, des sols et du bon voisinage)

ACTIVITÉS DE PRESSE

Activités de presse dans chacune des régions

Activité protocolaire à laquelle seront conviés les médias (la

semaine précédant l’activité)

Communiqué de presse préactivité (la veille de l’activité) et

postactivité (la journée même)

CAMPAGNE PUBLICITAIRE

TÉLÉVISION

Campagne publicitaire sur le réseau TVA à heure de grande écoute,

message 30 secondes

Une commandite météo en direct d’une ferme participante

Nouveau !

Campagne publicitaire sur VrakTV, message de 30 secondes

JOURNAUX

Placement grand format dans 9 quotidiens du Québec

et dans une quarantaine d’hebdos régionaux

CAMPAGNE PUBLICITAIRE

RADIO

Capsules de 10 secondes sur le réseau de Canadian Traffic Network

(CTN), véhiculées aux heures de pointe par les présentateurs de

bulletins de circulation sur les principales stations radios de Montréal

WEB – MÉDIAS SOCIAUX

Campagne internet avec concours photo sur Facebook

CARTONS ET AFFICHES PROMO

Distribués dans les réseaux et dans les succursales Provigo

du Québec quelques jours avant l’événement

FINANCEMENT ET PARTENARIAT

PARTENAIRES FINANCIERS PROVINCIAUX

PARTENAIRES MAJEURS

Provigo

Banque Nationale

MAPAQ en attente de confirmation

TVA

Autres partenaires à confirmer

PARTENAIRES AMIS

Agropur

FINANCEMENT ET PARTENARIAT

PARTENAIRES LOCAUX

L’activité Portes ouvertes offre également une opportunité de

visibilité pour des partenaires locaux.

La sollicitation de partenaires, sous forme de produits et de services

ou pour du positionnement, est permise et laissée à votre discrétion.

Cependant, le principe d’exclusivité doit être respecté pour Provigo,

membre du groupe Loblaw (Provigo, Loblaw et Maxi), TVA et Banque

Nationale du Canada.

L’ORGANISATION DE LA

JOURNÉE SUR LA FERME

EN QUOI ÇA CONSISTE ?

Multiple découvertes

Visites animées de la ferme

Dégustations gratuites de bouchées de produits de la ferme

Durant cette journée, vous êtes les ambassadeurs des

productrices et producteurs agricoles du Québec

Le succès de la journée réside dans la préparation et la planification de l’activité

MESSAGES CLÉS

Les messages clés peuvent être intégrés à votre guise tout au long

de la visite.

VOTRE FERME

Un milieu de vie et de travail pour la famille (rôle de chacun des

membres de la famille)

La très grande majorité des fermes font vivre une à trois familles

au maximum

L’attachement à la ferme familiale et à sa transmission à l’autre

génération

MESSAGES CLÉS

VOTRE PROFESSION

L’amour et la passion de votre métier

La fierté de nourrir notre monde (raison de ce choix de vie),

profession en évolution : formation et connaissances

Les techniques nécessaires

Les conditions de travail et de vie spécifiques, et exigences de la

profession (horaires, météo, etc.)

MESSAGES CLÉS

NOTRE AGRICULTURE

Modèle agricole unique (90 % des fermes appartiennent à des

familles qui y vivent et y travaillent)

Gestion de l’offre et mise en marché collective offrent des

bénéfices tangibles aux consommateurs (prix, régularité, sécurité

alimentaire, qualité)

Importance économique dans les régions

Impact sur plusieurs secteurs d’activités

MESSAGES CLÉS

NOS PRODUITS

Qualité, fraicheur et salubrité

Proximité et variété

Partage de l’intérêt pour une saine alimentation

MESSAGES CLÉS

L’ENVIRONNEMENT

Partage les mêmes préoccupations que l’ensemble de la société

Pratiques agricoles en constante évolution :

l’utilisation rationnelle des pesticides

la gestion contrôlée des fumiers et des odeurs

la conservation des sols en santé

la protection des cours d’eau et des bandes riveraines

Réglementation parmi les plus sévères en Amérique du Nord

Virage vert entrepris il y a plusieurs années

LE BIEN-ÊTRE DES ANIMAUX SUR LES FERMES

MESSAGES CLÉS

LA SOUVERAINETÉ ALIMENTAIRE

C’est d'abord « nourrir notre monde » à même les ressources de

notre territoire agricole et de nos fermes à dimension humaine

Valorise l’équité et la justice sociale tout en mettant l’accent sur

les dimensions nourricières et environnementales de l’agriculture

Constitue une stratégie responsable face à la libéralisation du

commerce agricole, comme l’entend l’OMC

MESSAGES CLÉS

PROTECTION DU TERRITOIRE

L’importance de protéger fermement les territoires agricoles

Les terres cultivables au Québec ne représentent que 2 % du

territoire

Chaque parcelle cédée à la construction d’un projet ne sera plus

jamais cultivée

ACCUEIL ET ANIMATION

ACCUEIL ET ANIMATION

Les heures d’ouverture et de fermeture : de 10 h à 16 h

Prévoir arriver sur la ferme assez tôt

S’assurer de répartir les 20 chandails parmi les différents bénévoles

Deux casquettes servent à identifier les producteurs-hôtes

CONSEILS PRATICO-PRATIQUES

Demeurez disponibles et attentifs aux visiteurs

Établissez un climat d’échange entre les producteurs agricoles et

les visiteurs

Soyez accueillants et chaleureux

Dirigez les visiteurs, ne les laissez pas à eux-mêmes : saluez-les et

invitez-les à aller vers les différentes activités

Stimulez les 5 sens

Soyez vous-mêmes : parlez de votre travail, de votre mode de vie,

de l’histoire de votre ferme

CONSEILS PRATICO-PRATIQUES

Misez sur l’interaction

Adaptez votre discours à la clientèle (enfants, adolescents)

Mettez de l’humour dans vos propos et souriez

Regardez les visiteurs dans les yeux

Vulgarisez

Évitez les confrontations

IMPORTANT

Par respect des visiteurs, demandez à vos voisins d’éviter

de faire de l’épandage les journées précédentes

DÉROULEMENT DE LA VISITE

Accueillez les visiteurs

Offrez du stationnement en quantité suffisante pour le nombre

de personnes attendues

Identifiez les lieux : accueil, stationnement, toilettes, dégustation, …

Installez les affiches et panneaux explicatifs

Signalisation le long des routes :

Assurez-vous qu’elle respecte les règles du ministère des Transports du

Québec (Loi sur la publicité le long des routes, L.R.Q. chapitre P-44,

Éditeur officiel du Québec)

DÉROULEMENT DE LA VISITE

Favorisez les visites par circuit ou en groupes de visiteurs

PAR CIRCUIT

Circuit comprenant plusieurs stations où des bénévoles

expliquent ce qui s’y fait

Trouvez une « logique » à votre circuit : cycle des saisons, de la

terre à l’assiette, ou simplement les lieux physiques

Adaptez les lieux à ce circuit : installez une corde pour limiter

l’accès à certains endroits

Installez des flèches sur les affiches pour la signalisation

DÉROULEMENT DE LA VISITE

Favorisez les visites par circuit ou en groupes de visiteurs

EN GROUPES DE VISITEURS

guidez des groupes de visiteurs de 10 à 12 personnes tout au plus

et commentez le trajet

IMPORTANT

L’activité se déroulera beau temps, mauvais temps. Il faut donc prévoir

des aménagements en cas de pluie (abris, tentes, bâtiments, etc.).

Un petit guide d’animation en agroenvironnement est disponible

en pièce jointe.

LES BÉNÉVOLES

Entre 20 et 30 bénévoles par ferme peuvent être nécessaires

Recrutez à l’avance les bénévoles et affectez-les à des tâches

précises : accueil, stationnement, explications sur la production,

tirages de paniers, machinerie, bâtiments, animations thématiques,

dégustations de produits agricoles

Organisez une rencontre avec les bénévoles avant la journée, si

possible, et une autre le matin même pour donner les dernières

directives

LES BÉNÉVOLES

Partagez les responsabilités selon les forces des bénévoles

(personne souriante à l’accueil, adultes au stationnement, etc.)

Prévoyez des pauses et des rotations

Offrez-leur le lunch ou demandez-leur de l’apporter (si approprié)

ainsi que de quoi se désaltérer

LES BÉNÉVOLES

Des agronomes de l’Ordre des agronomes du Québec (OAQ), des

Clubs-Conseils et du MAPAQ ainsi que des étudiants en agronomie

de l’Université Laval peuvent agir comme bénévoles

Une personne désignée (de préférence autre que les propriétaires)

devrait coordonner les activités durant la journée. Elle s’assure que

tout roule bien et règle les problèmes.

PRODUITS OFFERTS

PRODUITS OFFERTS

DÉGUSTATION

Offrez, à titre gracieux, un, deux ou trois produits de dégustation

(pommes, maïs en épis, fromages, tomates, berlingots de lait,

confitures, etc.) aux visiteurs qui se rendront sur votre ferme

La simplicité est de mise. Ne pas se lancer dans une aventure

gastronomique, mais bien donner un petit goût des produits de chez

nous.

PRODUITS OFFERTS

PERMIS DE VENTE

Si vous offrez des dégustations sans faire de vente, vous n’avez pas

besoin de permis

Si vous faites de la préparation ET de la vente, et si vous détenez des

aliments altérables à la chaleur (froid/chaud) avec ou sans

préparation, vous avez besoin d’un permis

Vous pouvez obtenir un permis annuel qui pourra vous servir durant

toute l’année

Assurez-vous de toujours l’avoir en votre possession dans le kiosque

Le permis de vente est valide seulement si la vente est effectuée à

l’adresse inscrite sur le permis

PRODUITS OFFERTS

PERMIS DE VENTE

Pour obtenir un permis pour une activité spéciale :

Service des permis du Centre québécois d’inspection des aliments

1 800 463 6210

Pour en savoir plus, consultez :

http://www.mapaq.gouv.qc.ca/fr/md/permis/pages/permis.aspx#restaurati

on

http://www.formulaire.gouv.qc.ca/cgi/affiche_doc.cgi?dossier=239&tabl

e=0

HYGIÈNE, SANTÉ ET BIOSÉCURITÉ

Les aliments offerts doivent provenir de sources reconnues,

registres ou pièces justificatives

Il faut s’assurer qu’un évier soit à proximité (15 à 20 pieds) pour

le lavage régulier des mains. Avoir de l’eau chaude, de l’eau froide

et du savon

Il est recommandé de porter des gants, de bien nettoyer les

couteaux et autres ustensiles ainsi que de se couvrir les cheveux

Gardez les aliments périssables au réfrigérateur

HYGIÈNE, SANTÉ ET BIOSÉCURITÉ

Faites attention aux allergies

Assurez à tous les visiteurs l’accès à des toilettes. La location de

toilettes chimiques est fortement encouragée si la situation l’exige.

Elles devraient être situées près de l’aire de lavage des mains.

HYGIÈNE, SANTÉ ET BIOSÉCURITÉ

FIÈVRE Q

Les personnes âgées, les femmes enceintes, les personnes au système

immunitaire déficient ou souffrant de problèmes cardiovasculaires y

sont particulièrement sensibles et devraient être informées des

risques avant la visite proprement dite

Évitez les contacts avec des ruminants ayant mis bas depuis moins

d’un mois et évitez de flatter les jeunes ruminants de moins d’un

mois. Toute mise bas en public doit être évitée

Pour les fermes concernées de production animale, appliquez des

mesures préventives minimales de biosécurité (bain de pieds, bottes

de plastique jetables), et restreindre l’accès à certains locaux

SÉCURITÉ

Soyez prudents. Gardez à l’esprit que les visiteurs n’ont peut-être

jamais mis les pieds sur une ferme : ils ne connaissent pas les dangers

présents

Empêchez l’accès à des endroits dangereux et identifiez-les

Ayez à portée de la main une trousse de premiers soins et les

numéros de téléphones importants; en informez tous les bénévoles

Identifiez, parmi les bénévoles, des responsables de la sécurité.

Déterminez le plus simplement possible les responsabilités de chacun

et le mode de fonctionnement en cas d’urgence

SÉCURITÉ

Prévenez le vol. Assurez-vous de ranger loin des regards vos objets

précieux qui pourraient être faciles à voler

En cas d’incident, prévenez également le coordonnateur de la

fédération régionale

ASSURANCE RESPONSABILITÉ

CIVILE

*S’il y a des changements concernant l’assurance au cours des prochains

mois, l’information vous sera transmise par Dominique Roy

L’UPA contracte une assurance qui couvre toutes les fermes participantes

à l’édition 2011, pour une protection de base de :

cinq millions de dollars (5 000 000 $) en responsabilité civile générale

deux millions de dollars (2 000 000 $) pour la garantie excédentaire

ou « umbrella » (garantie supplémentaire)

pour un total de sept millions de dollars (7 000 000 $)

COUVERTURE DE L’ASSURANCE : 48 HEURES

L’assurance est valide pour toute la fin de semaine, soit à

partir du vendredi, minuit, jusqu’au dimanche, minuit

ASSURANCE RESPONSABILITÉ

CIVILE

Les producteurs hôtes doivent absolument prévenir leur propre

assureur qu’ils tiendront une journée Portes ouvertes sur leur ferme.

L’ASSURANCE COUVRE :

La ferme hôte

Le terrain du voisin utilisé comme stationnement, si l’autorisation

signée par le propriétaire a été acheminée à l’avance à l’UPA

Les dommages matériels et corporels subis sur la ferme

Les balades en tracteur et les balades en voiture tirée par des

chevaux (en informer le coordonnateur régional)

Les intoxications alimentaires

L’utilisation de poêles BBQ, la manipulation du gaz

propane et l’utilisation de plaques chauffantes

ASSURANCE RESPONSABILITÉ

CIVILE

Pour être couverts par l’assurance, les producteurs participants

s’engagent à respecter ce qui suit :

MONTAGE DES CHAPITEAUX

Pour des raisons de sécurité, le montage des chapiteaux doit être

réalisé par une firme compétente et reconnue en la matière. Si cela

s’avère impossible, le travail de montage de chapiteaux, une fois

exécuté, doit absolument être inspecté, validé et approuvé par une

personne compétente en la matière, responsable de ce type d’opération

ASSURANCE RESPONSABILITÉ

CIVILE

Pour être couverts par l’assurance, les producteurs participants

s’engagent à respecter ce qui suit :

ACCÈS AUX ENCLOS D’ANIMAUX

Pour des raisons de sécurité, il est strictement interdit d’emmener

les visiteurs à l’intérieur des enclos où sont gardés les animaux,

que les visiteurs soient à pied, dans des voitures ou dans des charrettes

BALADES À DOS DE CHEVAL EXCLUES DE L’ASSURANCE

Les balades en voitures tirées par des chevaux sont couvertes

par l’assurance de l’UPA, mais les balades à dos de cheval sont

complètement exclues de l’assurance

ASSURANCE RESPONSABILITÉ

CIVILE

Pour être couverts par l’assurance, les producteurs participants

s’engagent à respecter ce qui suit :

STATIONNEMENT À L’EXTÉRIEUR DE LA FERME PARTICIPANTE

Si vous avez recours à des espaces de stationnement situés à l’extérieur

de votre propriété – chez des voisins par exemple – il vous faut obtenir

une autorisation écrite du propriétaire du terrain et assigner un

responsable au stationnement pour toute la durée de l’activité.

Une lettre type d’autorisation vous est proposée

Pour que l’assurance couvre les stationnements prêtés,

vous devez fournir copie des autorisations écrites

avant l’événement à dominiqueroy@upa.qc.ca

ou par télécopieur au : 450 679 4943

ASSURANCE RESPONSABILITÉ

CIVILE

Pour être couverts par l’assurance, les producteurs participants

s’engagent à respecter ce qui suit :

TRANSPORT DES VISITEURS D’UN LIEU À UN AUTRE EN PASSANT

PAR UNE ROUTE, UN RANG OU UN CHEMIN PUBLIC

Vous êtes couverts par l’assurance des Portes ouvertes, édition 2011,

si votre wagon, carriole ou autre voiturette est remorqué par

un tracteur ou un véhicule

Vous n’êtes pas couverts par l’assurance des Portes ouvertes, édition

2011, si votre wagon, carriole ou autre voiturette est tiré par

des chevaux ou autres types d’animaux

COMPTAGE DES VISITEURS ET

DES BÉNÉVOLES

Pour obtenir des statistiques de l’activité et aussi pour permettre

l’émission d’un communiqué de presse national qui sera diffusé en fin

de journée le 11 septembre 2011, votre aide nous est indispensable!

En fin de journée, vers 16 heures, vous devez joindre votre

coordonnateur régional afin de lui confirmer le nombre de visiteurs

que vous aurez reçus et le nombre de bénévoles qui auront collaboré à

la journée Portes ouvertes sur votre ferme

TIRAGE DE PANIERS DE

PRODUITS RÉGIONAUX

Procédez aux tirages de paniers de produits régionaux et prenez

arrangement avec les gagnants pour qu’ils puissent récupérer leur prix

Recueillez tous les billets de tirage des paniers de produits régionaux et

les billets gagnants

Un montant de 100 $ par ferme est offert pour les paniers de produits

régionaux

LES OUTILS DE

COMMUNICATION

MATÉRIEL PAR FERME :

1 grande bannière « Bienvenue » pour l’entrée de la ferme (4’ x 10’)

1 affiche « Accueil »

8 pancartes de signalisation avec flèches autocollantes

1 panneau « Remerciement aux partenaires »

1 panneau Agropur, pour les fermes laitières membres d’Agropur

20 t-shirts pour les bénévoles

2 casquettes exclusivement pour les propriétaires

LES OUTILS DE

COMMUNICATION

MATÉRIEL PAR FERME :

Petit guide pratique d’animation en agroenvironnement

disponible en pièce jointe

Affiches personnalisées (sur demande)

Matériel promotionnel des fédérations spécialisées

Coin tirage de paniers de produits régionaux

• d’une valeur de 100 $ par ferme

• incluant 1 boîte de tirage, 1 panneau et 1300 billets de participation

par ferme

LES OUTILS DE

COMMUNICATION

UTILISATION DU MATÉRIEL

Il est primordial d’utiliser les outils de communication et de les mettre

bien en évidence sur votre ferme

LIVRAISON EN AOÛT 2011

Ces outils seront livrés aux fermes par la fédération régionale au

courant du mois d’août

Le matériel des fédérations spécialisées sera envoyé directement aux

fermes durant l’été

LES OUTILS DE

COMMUNICATION

AFFICHES PERSONNALISÉES

À titre de producteurs hôtes, vous avez la possibilité, sans frais, de vous

faire préparer :

A Une affiche présentant le profil de la ferme

B Une affiche indiquant quelques actions environnementales

implantées sur la ferme

Ces affiches sont préparées par le Service des communications de

l’UPA en collaboration avec votre fédération régionale

Pour information, voir document ci-joint

LES OUTILS DE

COMMUNICATION

AFFICHES PERSONNALISÉES

DATE LIMITE POUR S’INSCRIRE

Afin de participer au projet d’affichage, vous devez vous inscrire

auprès du responsable des Portes ouvertes de votre fédération

régionale d’ici le 17 juin

Les affiches doivent être installées à un endroit stratégique, près de

l’accueil. Elles permettent, d’entrée de jeu, de mettre un visage à la

ferme avant de se préparer à la visite des lieux

Les affiches demeurent la propriété des producteurs

agricoles après l’activité. L’affichage peut ainsi se

poursuivre à longueur d'année

LES DÉPENSES

DÉPENSES COUVERTES PAR L’UPA

(doivent être approuvées par le coordonnateur régional) :

Infrastructures (abris, toilettes, location de tables et de chaises, si

nécessaire, matériel bio-sanitaire)

Produits de dégustation jusqu’à concurrence du montant prévu (les

pièces justificatives doivent être soumises avant le 30 septembre

2011)

Les frais d’entretien et de rénovation ainsi que les salaires des

employés avant et pendant la journée ne sont pas couverts

Nous vous invitons à clarifier tout élément concernant

vos dépenses avec le coordonateur régional

À FOURNIR AU

COORDONNATEUR RÉGIONAL

AU PLUS TARD LE 17 JUIN 2011

Protocole d’entente

Descriptif de la ferme (pour le site web des Portes ouvertes)

Commandes de t-shirts, casquettes et billets de tirage

supplémentaires

Nom de la ferme où se réaliseront des balades en voiture tirée par

des chevaux

Formulaire d’autorisation du propriétaire d’un site voisin utilisé

comme stationnement

Inscription au projet d’affichage

DES OUTILS POUR VOUS AIDER

Liste des responsables des mesures d’urgence et du comptage des

visiteurs (fédérations régionales de l’UPA)

Liste des coordonnateurs régionaux des Portes ouvertes

Liste de répartition des tâches

Disponibles en pièce jointe

BON SUCCÈS À TOUS !