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Guide utilisateur
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Auteur : VISEO Ha05 _ Création d’une demande d'achat
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Guide utilisateur
Objectif et processus concernés :
Ce guide vise à décrire l'ensemble du flux logistiques liés aux demandes d'achat. Les flux financiers ne sont pas décrits dans ce guide car ils font déjà l'objet d'un guide utilisateur au sein du module comptable.
Remarques :
SOMMAIRE
1. Synthèse des processus_________________________________________________________________________________2
2. Etapes du processus____________________________________________________________________________________3
2.1. Consultation des stocks_________________________________________________________________________________3
2.2. Saisie de la demande d'achat____________________________________________________________________________5
2.3. Liste des demandes d'achat_____________________________________________________________________________14
2.4. Voir le statut d’une commande d'achat___________________________________________________________________18
Annexe 1 : Personnaliser sa liste d’articles génériques_____________________________________________________________20
Annexe 2 : Sélectionner des valeurs par défaut___________________________________________________________________22
Annexe 3 : Sauvegarder une variante____________________________________________________________________________24
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1. Synthèse des processus
Hors du système
Identification des besoins (consultation des stocks)
Demande de devis au service Achats si le besoin doit être investi
Transmission à la comptabilité si la DA doit être imputée (demande d’ordre)
Dans le système
ME51N saisie de la demande d'achat
ME5A Liste des demandes d'achat
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2. Etapes du processus
2.1. Consultation des stocks
Menu SAP Logistique > Gestion des articles > Gestion des stocks > Environnement > Stocks >
Code transaction MMBE
Ecran 1 Synthèse des stocks
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Dans le menu, double-cliquez sur la transaction MMBE pour afficher la synthèse des stocks
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Menu SAP Logistique > Gestion des articles > Gestion des stocks > Environnement > Stocks >
Code transaction MMBE
Ecran 2 Synthèse des stocks
Le stock total est égal à la somme des :
Stock à utilisation libre
Stock en contrôle qualité
Stock bloqué
Stock retour
Stock à utilisation restreinte
Stock en transfert
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Vous voyez ici le total des stocks à utilisation libre dans la M100.
Il y a 200 000 pièces qui ont été commandées et qui sont en attente de réception.
Cliquez sur Affichage détaillé si vous voulez le détail des stocks d’une division.
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2.2. Saisie de la demande d'achat
Menu SAP Logistique > Gestion des articles > Achats > Demande d’achat > Crée
Code transaction ME51N
Ecran 1 Création demande d’achat
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Dans le menu, double-cliquez sur la transaction ME51N Créer une demande d'achat
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Menu SAP Logistique > Gestion des articles > Achats > Demande d’achat > Crée
Code transaction ME51N
Ecran 2 Vue générale de la demande d’achats
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Pour accéder aux données du poste de la demande cliquez sur cette icône
Pour accéder aux données d'entête de la demande cliquez sur cette icône
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Menu SAP Logistique > Gestion des articles > Achats > Demande d’achat > Crée
Code transaction ME51N
Ecran 3 « Saisie des données d'entête »
La note d’en tête est à usage interne et correspond à l’ensemble des postes d’articles. Les commentaires spécifiques à une ligne de DA doivent être saisis dans la notice de poste.
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2. Saisir un texte d’en tête explicatif du besoin (à l’attention du valideur ou de l’acheteur).
1. Saisir le type de commande NB
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Ecran 4 Saisie des postes de la demande
Pour personnaliser la liste d’articles proposée par SAP et ne pas voir s’afficher tous les articles mais seulement certains sélectionnés au préalable, reportez vous à l’Annexe 1. En cas de doute sur le numéro d’article à utiliser, contactez la comptabilité ou le service informatique.
Utilisez l’onglet « Textes » de chaque poste pour noter dans le « Texte Poste » des informations importantes pour les acteurs du processus de la DA. Votre valideur vous répondra dans la « Notice Poste »
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Dans le poste de la demande:
1. Renseigner l’article ou le choisir grâce au match code
2. Renseigner la quantité demandée
3. Renseigner la division (lieu de livraison) et éventuellement le magasin.
4. Renseigner éventuellement le demandeur
5. Changer la désignation si c’est un article générique.
En cliquant sur le match code, vous arrivez à un écran de sélection des articles. Dans l’onglet « N°/Désignation d’article », saisissez 9* dans Article si vous voulez sélectionner uniquement les articles génériques
Cliquez sur l’en tête de colonne Article afin de trier les articles.
Vous pouvez également sélectionner les articles par groupe de marchandises en utilisant l’onglet Articles par groupe de marchandises.
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Ecran 5 Saisie des postes de la demande
Pour créer des demandes d’achat sur des articles génériques, il faut impérativement choisir un type d’imputation :
o A : Immobilisation
o F : Ordre d’investissement
o K : Centre de coûts
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Dans l’onglet Imputation, saisir le numéro d’immobilisation, le centre de coûts ou le numéro d'ordre selon le cas.
Pour les articles génériques, choisir un type d’imputation.
Une fois que le type d’imputation est saisi, l’onglet Imputation devient actif
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Ecran 6a Saisie des postes de la demande : imputation de type A (immo)
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Dans le cas d’une immobilisation, il faut choisir l’immobilisation sur laquelle on va imputer
En cliquant sur le match code, la liste des immobilisations s’affiche
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Ecran 6b Saisie des postes de la demande : imputation de type F (ordre d’investissement)
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Pour choisir une imputation sur ordre d’investissement, on choisit l’imputation de type F.
Dans le cas des ordres d’investissement il faut choisir l’ordre
sur lequel on va imputer ; En cliquant sur le match code la liste des ordres s’affiche
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Ecran 6c Saisie des postes de la demande: imputation de type K (centre de coûts)
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Pour choisir une Imputation sur centre de coûts, on choisit l’imputation de type K
Dans le cas des centres de coût il faut choisir le centre sur lequel on va imputer.
En cliquant sur le match code la liste des centres de coût s’affiche.
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Ecran 7 Saisie des postes de la demande : stratégie de lancement
Enregistrer la demande d'achat
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Dans l’onglet Stratégie de Lancement, vérifier que la stratégie est cohérente.
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2.3. Liste des demandes d'achat
Menu SAP Logistique > Gestion des articles > Achats > Demande d’achat > Afficher liste
Code transaction ME5A
Ecran 1 Afficher liste des demandes d’achat
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Dans le menu sélectionner la liste des demandes d'achat à afficher. (ici, ME5A)
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Menu SAP Logistique > Gestion des articles > Achats > Demande d’achat > Afficher liste
Code transaction ME5A
Ecran 2a Saisie des critères de sélection
Par exemple, pour voir toutes les DA refusées, saisir dans “Etat de traitement” le code 08.
Exécuter la transaction
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OU Sélectionner les critères de recherche souhaités (numéro d’article, groupe d'acheteurs, groupes de marchandises, date, division, numéro d’immobilisation, statut de traitement….)
Etendue de liste: sélectionner le type d'affichage souhaité (sélectionnez ALV)
Rappelez une variante préenregistrée (voir modalités d’enregistrement en Annexe 3)
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Menu SAP Logistique > Gestion des articles > Achats > Demande d’achat > Afficher liste
Code transaction ME5A
Ecran 2b Saisie des critères de sélection : voir les DA qui ont été traitées par les achats et commandées
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Saisissez :Etendue de liste : ALVStatut de traitement : B (commande créée)Demandeur
Sélectionnez :les Demandes d’achat affectées, les Demandes d’achat terminées, les DA commandées partiellement.
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Exécuter la transaction
Menu SAP Logistique > Gestion des articles > Achats > Demande d’achat > Afficher liste
Code transaction ME5A
Ecran 3 Lire la liste des DA
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Le numéro de commande d’achat apparaît dans l’avant dernière colonne. Pour obtenir plus de détails, double cliquez sur le numéro de CA.
Ces boutons vous permettent de trier vos résultats par ordre croissant ou décroissant.
Le code de lancement apparaît dans la dernière colonne : X : bloqué Z : DA validée non modifiable
Statut B : commande crééeStatut N : non traité par les achats
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Vous pouvez trier vos résultats par Numéro de DA, par article, par date de livraison, par numéro de commande d’achat, … Sélectionnez la colonne et cliquez sur un des boutons de tri.
Double cliquez sur le numéro de la commande d’achat pour en voir le détail
2.4. Voir le statut d’une commande d'achat
Menu SAP Logistique > Gestion des articles > Achats > commande d’achat > Afficher
Code transaction ME23N
Ecran 4 Voir le statut des commandes d’achat
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Menu SAP Logistique > Gestion des articles > Achats > commande d’achat > Afficher
Code transaction ME23N
Ecran 5 Données de poste : Historique de commande
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Statut de la CA : validée (lancée), envoyée au fournisseur, entièrement livrée, facture fournisseur non saisie.
Le circuit de validation de la CA apparaît en en-tête de la CA, onglet Stratégie de lancement.3 codes de lancement : A : Nouveau lancement si modif.B : Non modifiable lancéC : Modifiable lancé transmis
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L’onglet « historique des commandes » s’affiche après réception de la marchandise.
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Dans le détail du poste, vous voyez, par poste, le ou les numéro(s) de document article de l’entrée de marchandises (sur lequel vous pouvez cliquer pour avoir plus de détail).
Vous voyez également les opérations « Entrée de facture »
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Annexe 1 : Personnaliser sa liste d’articles génériques
Pendant la création de la DA, modifiez votre liste de valeurs personnelles
Menu SAP Logistique > Gestion des articles > Achats > commande d’achat > créer
Code transaction ME51N
Ecran 1 Sélectionner les articles que vous voulez voir apparaître dans votre liste personnelle
Exécuter la transaction
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Sélectionnez l’article que vous souhaitez insérer dans votre liste personnelle, et cliquez sur « Insérer dans liste personnelle »
Répétez l’opération autant de fois qu’il y a d’articles.
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Menu SAP Logistique > Gestion des articles > Achats > commande d’achat > Afficher
Code transaction ME51N
Ecran 2 Si vous cliquez à nouveau sur le match code de l’article dans la DA, SAP vous propose les articles de votre liste personnelle
NB: Cette sélection de valeurs personnelles peut se faire pour tous les écrans de sélection (y compris Centres de coûts, Groupes de marchandises, Division, Domaine d’activité, …
Exécuter la transaction
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Ce bouton vous permet de supprimer des articles de votre liste personnelle.
Ce bouton vous permet d’afficher tous les articles.
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Version 2 Page 23 sur 27
Annexe 2 : Sélectionner des valeurs par défaut
Pendant la création de la DA, sélectionnez les valeurs qui apparaîtront automatiquement.
Menu SAP Logistique > Gestion des articles > Achats > commande d’achat > Créer
Code transaction ME51N
Ecran 1 Création de la commande
Exécuter la transaction
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Dans l’écran de création de DA, cliquez sur « Valeurs par défaut »
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Menu SAP Logistique > Gestion des articles > Achats > commande d’achat > Créer
Code transaction ME51N
Ecran 2
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Cliquez sur autres zones si vous souhaitez entrer des valeurs par défaut dans des champs qui ne sont pas proposés.
Sélectionnez les champs que vous voulez voir apparaître par défaut et faites les glisser dans la zone d’affichage avec la flèche
Cliquez sur Reprendre.
Saisissez les valeurs que vous souhaitez voir apparaître par défaut dans les champs sélectionnés. Cliquez sur « Toujours prédéf. ». Par exemple :DivisionDemandeurGroupe d’acheteurDevise
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Sauvegardez vos valeurs par défaut
Annexe 3 : Sauvegarder une variante
Menu SAP Logistique > Achats > Demandes d’achat > Afficher listes > Généralités
Code transaction ME5A
Ecran 1 Sauvegarder une variante de liste de DA
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Saisissez les critères de sélection que vous souhaitez sauvegarder.
Cliquez sur Saut > Variantes > Sauvegarder comme variante
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Si vous souhaitez accéder automatiquement aux DA non traitées par les achats que vous avez saisies, en excluant les DA refusées, sur une division particulière, saisissez les critères ci-dessus et sauvegardez les comme variantes.
Menu SAP Logistique > Achats > Demandes d’achat > Afficher listes > Généralités
Code transaction ME51
Ecran 2 Sauvegarder une variante de liste de DA
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1. Donnez un nom à votre variante qui vous permettra de la retrouver facilement
2. Cliquez sur « Reprendre l’affectation d’écran » pour garder dans la variante les critères saisis dans l’écran précédent
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Version 2 Page 27 sur 27
Reportez vous à la page 12 pour savoir comment rappeler votre variante.
Enregistrer la variante
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