google docs tutoriel "soigner ses tic communautaires" (sj151111_vfinale)

Tutoriel sur un outil 2.0 PraTIC collaborative

par Sylvie Jochems, UQAM

SJ et KMO Novembre 2011 1

Google documents

Google documents en action communautaire, pour qui est-ce utile ?

SJ et KMO Novembre 2011 2

• Directeur-trice, coordonnateur-trice

• Les intervenantEs

• Les membres qui

s'impliquent dans l'organisme

• Les alliéEs, partenaires

• etc...

Google documents en action communautaire

Avantages et Utilités Inconvénients

• C'est très très facile à utiliser ! (1)

• Pour accéder à des documents de travail où que nous soyons (bureau, maison, café internet, ...). Plus besoin de s'échanger des documents, on travaille directement en ligne! (1)

• Pour archiver des documents (backup). La dernière version du fichier est toujours accessible à tous (1).

• Pour partager des documents avec des collègues. Pour envoyer des documents sans remplir les boîtes courriels, la vôtre et celles des destinataires

• Pour travailler ensemble! Co-rédiger le rapport annuel, par exemple!

• Il faut une connexion Internet sinon on ne peut pas accéder au fichier

• Encore un site où il faut s'inscrire

• Il arrive parfois mais rarement que l’on ait des problèmes techniques lorsqu’on écrit sur Google documents surtout si vous utilisez le navigateur

SJ et KMO Novembre 2011 3

Google documents en action communautaire

Recommandations

Pour plus de convivialité avec Google, utilisez le navigateur Firefox Mozilla ou Google Chrome

Discutez et décidez collectivement des règles d'accès aux documents Google : qui peut avoir accès? pourquoi? qui peut modifier ces documents?

Pensez à organiser vos documents grâce à différents dossiers (ie “collections”).

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Exercices d'introduction en 4 étapes : 1. Avoir accès à Google documents 2. Créer, nommer, importer et exporter un document 3. Collaborer : partager et co-écrire ! 4. Classer les documents dans vos collections

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On commence?!

Avoir accès à Google documents

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1ère étape

Avoir son compte Google

Pour avoir accès à Google documents, il faut ouvrir un compte Google.

Vous pouvez vous inscrire avec une adresse Gmail

Ou n’importe quelle autre adresse courriel.

Par exemple: j’utilise mon courriel professionnel uqam.ca

SJ et KMO Novembre 2011 7

Pour les besoins de cet

exercice, utilisez le courriel

inscrit dans la liste que nous

vous distribuons à l’instant!

Comment s'inscrire ?

SJ et KMO Novembre 2011 8

1. Se rendre sur le site http://docs.google.com/ et s'inscrire -> « Create a new Google Account » 2. Cliquez sur le lien de confirmation que vous avez reçu dans votre messagerie. 3. Retournez sur http://docs.google.com/ et s'il le faut, connectez-vous sur votre nouveau compte.

Pour les besoins de cet

exercice, utilisez le courriel

inscrit dans la liste que nous

vous distribuons à l’instant!

Créer un compte Google

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Configurer en langue française

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2

3 1

4

Créer, nommer, importer et exporter

un document

SJ et KMO Novembre 2011 11

2e étape

Créer un document texte

SJ et KMO Novembre 2011 12

1. En haut à gauche de la fenêtre 2. Cliquez sur "Créer“ 3. Puis, choisissez le type de

document à ouvrir. Ici un “document texte”

Nommer un document

SJ et KMO Novembre 2011 13

Cliquez ci-haut et

donnez un titre à

votre document

Remarquez que ce document texte est très

semblable à votre traitement de texte habituel !

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Importer un fichier de votre ordinateur

SJ et KMO Novembre 2011 15

Pour télécharger un document déjà existant dans votre

ordinateur : 1. Cliquez sur le bouton "importer" 2. Sélectionner les fichiers

3. Choisissez le fichier dans votre ordinateur

Exporter un fichier vers votre ordinateur

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1

2

1. Avec le clic droit de la souris, choisissez un document à

télécharger

2. Avec le clic gauche de la souris, choisissez « Télécharger »

Collaborer : partager et co-écrire !

SJ et KMO Novembre 2011 17

3e étape

Vérifier qu’on me partage des documents!

SJ et KMO Novembre 2011 18

1 2

Partager un document (3/4)

SJ et KMO Novembre 2011 19

1

3 2

1. Avec le clic droit de la souris, choisir un fichier à partager

2. Avec le clic gauche de la souris, choisissez « partager »

3. Et encore « partager »

Partager un document (4/4)

SJ et KMO Novembre 2011 20

4 4. Insérez l’adresse

courriel de la

personne avec qui

vous voulez partager

ce document

Insérer un commentaire

SJ et KMO Novembre 2011 21

1

2 3

Co-écrire un document partagé

La co-écriture est une activité que vous faites

déjà dans les groupes communautaires et de

femmes. Vous êtes plusieurs à rédiger un rapport

d’activités annuel, une de mande de subvention,

etc…

Mais le problème habituel, c’est d’avoir toujours la

dernière version modifiée. Google documents

évite ce problème !

On essaie ensemble ?! …

SJ et KMO Novembre 2011 22

Collaborer par la co-écriture

SJ et KMO Novembre 2011 23

1

2

1. Je remarque qu’il y a

une autre personne

qui a actuellement

ouvert ce même

document

2. Je peux voir qui, où

et ce que cette

personne est en train

d’écrire

Nb: De la même façon, elle

peut voir ce que j’écris

actuellement !

Classer les documents dans vos

collections

4e étape

SJ et KMO Novembre 2011 24

SJ et KMO Novembre 2011

Classer vos documents

dans une collection

Une

collection

est un

« dossier ».

25

Sous-collection non partagée

Sous-collection partagée

Créer une collection

1. Choississez l’option

« créer »

2. Puis une

« collection »

3. Et donnez lui un

titre

Par exemple, ici, j’ai 6 collections:

PhD Sjochems, SAC, Recherches,

etc…

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1

2

Gérer vos collections Attribuez une couleur à

vos collections

1. Avec le clic droit de la

souris, choisissez une

collection

2. Avec le clic gauche de

la souris, choisir

« Modifier la couleur »

3. Puis la couleur que vous

souhaitez!

Ici, c’est « gris souris » pour

ma collection « Autres ».

SJ et KMO Novembre 2011 27

1

2

3

Organiser un document dans une collection

SJ et KMO Novembre 2011 28

1

2

1. Avec le clic droit de la souris,

choisissez le fichier à organiser ie à

classer

2. Avec le clic gauche de la souris,

choisissez « organiser »

Organiser un document dans une collection

SJ et KMO Novembre 2011 29

3

2

1

1. Choisissez une

collection dans laquelle

classer votre document

2. Et peut-être aussi la

sous-collection, au

besoin !

3. Confirmez en cliquant

sur « Appliquer la

modification »

Partager une collection Exemple: la collection nommée « AGIR Outaouais »

SJ et KMO Novembre 2011 30

1

2 3

Vous avez complété les exercices de base sur Google documents!

SJ et KMO Novembre 2011 31

Bravo!

Références

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(1) JOUNEAU, Caroline. Tutoriels "TICE et enseignement", Disponibles en ligne à http://cjouneau1.free.fr/tutoriels.htm

(2) Je vous recommande aussi : La vidéo-capture du projet “Québécoises branchées” du CDEACF http://quebecoisesbranchees.cdeacf.ca/video/google-docs