gestion et conservation sécurisée de vos archives par des professionnels la société arcalys
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Gestion et conservation sécurisée Gestion et conservation sécurisée de vos archives de vos archives
par des professionnelspar des professionnels
La société Arcalys La société Arcalys
Pourquoi confier vos archives à un Pourquoi confier vos archives à un professionnel ?professionnel ?
La sécurité physique : La sécurité physique : Conserver vos archives en toute sécurité (incendie, vol, malveillance).Conserver vos archives en toute sécurité (incendie, vol, malveillance).
La disponibilité immédiate :La disponibilité immédiate : Disposer à tout moment d'un accès rapide aux documents recherchés.Disposer à tout moment d'un accès rapide aux documents recherchés. Les économies :Les économies :
Maîtriser votre budget annuel grâce à un forfait garanti par contrat.Maîtriser votre budget annuel grâce à un forfait garanti par contrat.Libérer des espaces coûteux et du temps pour vos collaborateurs.Libérer des espaces coûteux et du temps pour vos collaborateurs.
La sécurité juridique :La sécurité juridique :
Respecter les différents délais légaux de conservation.Respecter les différents délais légaux de conservation.
Analyse des besoins de chaque service
Analyse des besoins de chaque service
Tri, classement et inventaire des archives
Tri, classement et inventaire des archives
Transport des documents sur leur site de conservation
Transport des documents sur leur site de conservation
Conservation anonyme et sécurisée
Conservation anonyme et sécurisée
Consultation des documents à la demande
Consultation des documents à la demande
Destruction des archives périmées
Destruction des archives périmées
ProcessusProcessus
Nos prestationsNos prestations
EEvaluationvaluation
Déplacement sur site pour comprendre les besoins de chaque serviceDéplacement sur site pour comprendre les besoins de chaque service Élaboration dÉlaboration d’’un plan d'archivage, qui consiste à :un plan d'archivage, qui consiste à :
Recenser les familles de documents à traiterRecenser les familles de documents à traiter Apprécier les volumes et les taux annuels de progressionApprécier les volumes et les taux annuels de progression Déterminer les durées de conservation légales et internesDéterminer les durées de conservation légales et internes Évaluer les fréquences de consultations actuelles et futuresÉvaluer les fréquences de consultations actuelles et futures
Détermination des moyens humains et logistiques nécessaires aux opérationsDétermination des moyens humains et logistiques nécessaires aux opérations Établissement dÉtablissement d’’un devisun devis
OOpérations sur sitepérations sur site
Analyse, tri, classement et inventaire des documents selon leur nature et en application du planAnalyse, tri, classement et inventaire des documents selon leur nature et en application du plan dd’’archivage établi.archivage établi. Indexation des documentsIndexation des documents Mise en conteneurs normalisés - Codification anonyme des conteneursMise en conteneurs normalisés - Codification anonyme des conteneurs
Nos prestationsNos prestations TTransfert vers un centre sécuriséransfert vers un centre sécurisé
Enlèvement et transport des conteneurs par nos soins vers un entrepôt répondant aux normes deEnlèvement et transport des conteneurs par nos soins vers un entrepôt répondant aux normes de sécurité contre lsécurité contre l’’intrusion , l'incendie et les inondations.intrusion , l'incendie et les inondations. Remise dRemise d’’un bon dun bon d’’enlèvement.enlèvement. Mise en rayonnage en mode aléatoire garantissant une totale confidentialité.Mise en rayonnage en mode aléatoire garantissant une totale confidentialité. Saisie informatique de la localisation des conteneurs - Contrôle des positionnements.Saisie informatique de la localisation des conteneurs - Contrôle des positionnements.
CConservation et recherchesonservation et recherches
Production dProduction d’’un procès verbal dun procès verbal d’’inventaire papier, Cédérom et/ou électronique.inventaire papier, Cédérom et/ou électronique. Recherches de pièces à la demande après contrôle strict des habilitations. Recherches de pièces à la demande après contrôle strict des habilitations. Mise à disposition des pièces (livrables ou consultables sur place selon votre choix)Mise à disposition des pièces (livrables ou consultables sur place selon votre choix)
Document physique: Délai de 4 à 48 h selon éloignement et urgenceDocument physique: Délai de 4 à 48 h selon éloignement et urgence Document dématérialisé: Délai de 2 h par mail ou par télécopieDocument dématérialisé: Délai de 2 h par mail ou par télécopie
Traçabilité des demandes de consultation et des entrées/sorties de documents.Traçabilité des demandes de consultation et des entrées/sorties de documents.
Nos prestationsNos prestations
DDestructionestruction
Gestion prévisionnelle de la destruction des documents compte tenu des délais légaux de conservation. Gestion prévisionnelle de la destruction des documents compte tenu des délais légaux de conservation. Destruction régulière, confidentielle et sécurisée des archives périmées après validation écrite du client.Destruction régulière, confidentielle et sécurisée des archives périmées après validation écrite du client. Production dProduction d’’un certificat de destruction avec inventaire.un certificat de destruction avec inventaire.
Le coûtLe coût
Avec ARCALYS, vous payez uniquement un forfait annuel pour chaque conteneur entreposé.Avec ARCALYS, vous payez uniquement un forfait annuel pour chaque conteneur entreposé.
Ce forfait comprend la totalité des prestations décrites ci-dessus.Ce forfait comprend la totalité des prestations décrites ci-dessus. Sans exceptions et sans suppléments.Sans exceptions et sans suppléments.
Nous sommes les seuls en mesure de vous proposer cette garantie.Nous sommes les seuls en mesure de vous proposer cette garantie.
ARCALYS S.A.S. au capital de 100 000 € - R.C.S. Créteil B 508 837 010ARCALYS S.A.S. au capital de 100 000 € - R.C.S. Créteil B 508 837 01031, rue de Bar – Longeville en Barrois31, rue de Bar – Longeville en Barrois
B.P. 10141B.P. 1014155003 BAR LE DUC CEDEX55003 BAR LE DUC CEDEX
03 29 70 79 51 - 03 29 70 79 51 - 03 29 79 16 06 03 29 79 16 06 archives@arcalys.comarchives@arcalys.com
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