gestion des cursus intégrés 1e partie: appels doffres dépôt dune demande evaluation

Gestion des cursus intégrés

1e partie:

Appels d‘offresDépôt d‘une demande Evaluation

Appels d‘offres actuels pour le soutien de cursus intégrés à partir de 2008-09:

Cursus Licence / Bachelor; Cursus Master (postgradués, 120 ECTS); Cursus franco-allemands avec des pays tiers

→ concerne les nouvelles demandes

www.dfh-ufa.org > Etablissements > Appels d‘offres: Etablissements

Appel d‘offres supplémentaire pour l‘extension de coopérations déjà soutenues:

Extension de coopérations binationales à des

coopérations trinationales:

Utilisation du potentiel déjà existantDes frais de fonctionnement supplémentairesDes moyens de financement supplémentaires pour

des rencontres entre étudiantsUne évaluation allégée

Assurance-qualité pour les

cursus déjà soutenus:

Demande de prolongation de soutien:

Rythme d‘évaluation de l‘UFARestructuration de votre cursus,

notamment basculement au système LMD

Période de la publication des appels d‘offres et du dépôt de demande:

2 mai – 31 octobre 2007pour le soutien ou la prolongation du soutien à partir de 2008-09

→ une année entre la date limite pour le dépôt de la demande (31.10.2007)

et le début du soutien (1.9.2008)

Les phases de soutien de l‘UFA:

Phase 1 = Phase préparatoire: 1-2 ans

Phase 2 = Phase probatoire: 3 + 3 ans

Phase 3 = Phase établie: 4 + 4 + 4… ans

Dépôt d‘une demande de soutien:

Nouvelles demandes: Entrée en phase préparatoire ou en phase probatoire

Demandes de prolongation de soutien:Prolongation de soutien en phase probatoire (1, 4) ou en phase établie

Demandeurs de soutien:

Coopérations franco-allemandes entre établissements de l‘enseignement supérieur, le cas échéant, élargie par un établissement d‘un pays tiers

Formulaire à renseigner en francais et en allemand

Les informations de l‘établissement francais doivent surtout concerner les modalités de mise en oeuvre du cursus du côté francais, les informations de l‘établissement allemand, celles du côté allemand.

Demande d‘entrée en phase préparatoire:

Nouveau cursus en voie d‘élaboration qui n‘a pas encore été soutenu par l‘UFA

Premiers renseignements sur le cursus avisé (orientation disciplinaire, profil, diplômes…)

Projet de l‘élaboration du cursus

Demande pour l‘entrée en ou la prolongation du soutien dans la phase probatoire 1:

Cursus intégrés binationaux ou trinationaux qui existent déjà, mais qui n‘ont pas encore été soutenus par l‘UFA ouCursus ayant achevé la phase préparatoire avec succès

Début de l’échange d’étudiants Présentation d’une convention de coopération spécifique au cursus Présentation d’un plan commun des études

Demande de prolongation de soutien en

phase probatoire 4 ou en phase établie:

A partir de la phase probatoire 4, il est possible de ne déposer qu‘une demande de prolongation de soutien.

Un cursus avec des (premières) expériences dans l‘échange d‘étudiants

Présentation des effectifs d‘étudiants et de diplômés

Demande obligatoire de prolongation de soutien:

Suivant le rythme d‘évaluation de l‘UFA

En cas de restructuration de votre cursus, notamment au cas du basculement au système LMD

→ Les responsables de programme des cursus, qui doivent déposer une demande de prolongation, sont informés par email, en mai/juin, par le Secrétariat de l‘UFA, de la nécessité de déposer une

demande.

Demande optionnelle de prolongation de soutien:

Après une année en phase préparatoire

Après une mise en veille (dont la coopération était convenue avec l‘UFA)

Après une évaluation négative dans l‘année précédente

Tous les établissements demandeurs sont priés de bien vouloir signaler leur intention de déposer une demande

jusqu’au

30 juin à

meimberg@dfh-ufa.org

Formulaire de demande de soutien:

Le formulaire de demande de soutien actuel pour les nouvelles demandes ET les demandes de prolongation de soutien peut être

téléchargé sous:

www.dfh-ufa.org > Etablissements > Appels d‘offres: Etablissements

Les formulaires plus anciens ne sont pas valables!

Le dossier de demande comporte:

le formulaire de demande les annexes.

Les documents de la demande sont les „cartes de visite“ du cursus pour les évaluateurs!

La procédure d‘évaluation:

Il s‘agit d‘une procédure en plusieurs étapes: L‘évaluation administrative est menée par le Secrétariat de

l‘UFA. La commission scientifique de l‘UFA ainsi que les évaluateurs

procèdent à l‘évaluation scientifique . L‘UFA se conforme à la décision du conseil d‘université lors

de ses activités.

L‘évaluation administrative comprend actuellement:

1) Le contrôle des documents: le dossier est-il complet?2) Une prise de position du Secrétariat de l‘UFA par cursus

concernant les points suivants: rapports d’activité des justificatifs d’utilisation des

allocations, rapports des étudiants, nombre d’étudiants, données relatives aux diplômés, actions d’information et de publicité relatives aux cursus

intégré impliquant l’UFA et le guide des études en ligne. Les résultats des visites sur sites

L‘évaluation scientifique comprend :

L‘étude de chaque demande par un tandem d‘experts franco-allemand. Les fiches d‘évaluation sont la base de travail;

La production d‘un classement différencié selon les phases de soutien par groupe d‘évaluation (groupe disciplinaire) de la commission scientifique;

La discussion des résultats de chaque groupe d‘évaluation lors de la réunion de la commission scientifique. Le cas échéant, les cas problématiques sont abordés.

La formulation de recommandations par la commission scientifique pour le conseil d‘université

La prise d‘une décision de soutien par le conseil d‘université

Quand un cursus fait-il l‘objet d‘une évaluation?

• Dans le cadre de l‘assurance-qualité interne selon le rythme d‘évaluation de l‘UFA après- 2 ans (phase prép.), 3 ans (phase prob.), 4 ans (phase établie)

• En cas de restructuration de votre cursus, notamment en cas du basculement au système LMD

• Lors d‘une autre demande de soutien après une évaluation négative ou une période de mise en veille (dont la coopération était convenue avec l‘UFA)

La règle d‘or : Ne peut être soutenu que ce qui a été évalué!

Périodes d‘évaluation

Information des établissements

Les établissements sont informés de la décision de soutien lors de la 1ère quinzaine du mois d‘avril, suite à la réunion du conseil d‘université en mars.

L‘avis de soutien concerne la période d‘évaluation en cours.

Résultat positif de l‘évaluation:

Le cursus est soutenu d‘après les directives de financement de l‘UFA en cours de validité (interlocutrice: Maria Leprévost)

L‘UFA fera de la publicité pour le cursus dès sa première année de soutien;Elle partira pour cela des données extraites des documents du dépôt de demande, du questionnaire pour le dépliant et le questionnaire pour le guide des études en ligne

La coopération devra utiliser le logo de l‘UFA Après 2 évaluations positives dans la phase probatoire, les

partenaires de la coopération peuvent passer du statut d‘établissement partenaire au statut d‘établissement membre de l‘UFA (interlocuteur: Simon Martin)

Résultat négatif de l‘évaluation:

Pour garantir le soutien des étudiants déjà inscrits,

le principe du respect des engagements pris

entre en vigueur.

Principe du respect des engagements pris:

Cursus avec une évaluation négativeCursus mis en veilleCursus en voie d‘extinction

Principe du respect des engagements pris de l’UFA:

Les étudiants ayant déjà entamé leur phase de séjour dans le pays partenaire avant l’évaluation négative de leur cursus, voire avant la mise en veille ou l’arrêt de la cooperation, seront soutenus par l’UFA jusqu’à la fin de leur cursus.

Les étudiants inscrits auprès de l’UFA l’année de l’évaluation négative, la mise en veille du cursus ou l’arrêt de la coopération et débutant leur phase de séjour dans le pays partenaire l’année suivante, percevront pour cette année universitaire une aide à la mobilité. Il n’y aura pas d’aide à la préparation linguistique, ni aux frais de fonctionnement.

…Principe du respect des engagements pris de l’UFA (suite):

Les nouvelles inscriptions pour cette année universitaire ne sont pas autorisées par l’UFA.

Pour les cursus n’ayant pas de phase de séjour dans le pays d’origine, seuls les étudiants déjà sélectionnés pour l’année universitaire à venir au moment de l’annonce de l’évaluation négative voire la mise en veille du cursus ou l’arrêt de la coopération pourront être soutenus. Les responsables de programme devront faire parvenir à l’UFA un justificatif de la sélection.

Seuls les étudiants dûment inscrits auprès de l’UFA peuvent bénéficier du principe des engagements pris!

Des plus amples informations sur

le dépôt de demande et l‘évaluation:

sur notre site internet www.dfh-ufa.org sous „Evaluation“:

Calendrier d‘évaluationRythme d‘évaluationGraphique concernant les phases de soutienAvancement des cursus

2ème Partie :

ATTRIBUTION DES ALLOCATIONS

Liste détaillée des étudiants

La liste détaillée des étudiants est le document de base de l’élaboration de la convention d’allocation

d’où l’importance de la justesse des informations transmises

Liste détaillée des étudiants

le formulaire est complété en ligne, et combiné avec l’inscription des étudiants

formulaire accessible à l’aide de votre numéro d’identification et votre mot de passe

Liste détaillée des étudiants

Liste détaillée des étudiants

1er juin : mise en ligne du formulaire dans la rubrique

Etablissements / Infos en ligne

2 octobre : date limite de validation du formulaire complété par le Responsable de programmes

Liste détaillée des étudiants

Le formulaire se présente en deux parties : l’une consacrée aux étudiants, l’autre étant une partie chiffrée

Les informations relatives à l’étudiant (date d’inscription, N° matricule, nom, prénom …) sont complétées automatiquement dès que les étudiants s’inscrivent ou se réinscrivent auprès de l’UFA

Les informations relatives au séjour dans le pays partenaire, la demande d’une aide à la mobilité … sont à compléter par le Responsable de programmes

Liste détaillée des étudiants

Le Responsable de programmes vérifie régulièrement l’état d’avancement des inscriptions de ses étudiants et valide les informations relatives à chaque étudiant (dernière colonne)

Lorsque tous les étudiants se sont inscrits auprès de l’UFA, il peut compléter la partie chiffrée.

Liste détaillée des étudiants

Liste détaillée des étudiants

Lorsque le Responsable de programmes a vérifié que tous ses étudiants se sont bien inscrits et qu’il a complété la partie chiffrée du formulaire, il lui faut valider ce formulaire (touche « validation »)

Pour les programmes n’ayant pas d’étudiant, il suffit de cocher la case « pas d’étudiant » prévue au dessus de la partie « Liste détaillée des étudiants » du formulaire.

Liste détaillée des étudiants

Un e-mail est automatiquement généré vers le secteur Programmes pour nous informer que le programme N°X vient de valider la liste détaillée des étudiants

Lorsque tous les partenaires d’une même coopération auront complété leur formulaire, la convention pourra être établie.

Liste détaillée des étudiants

La date limite de retour du formulaire est fixée au

2 octobre 2007.

Cependant, plus tôt le formulaire sera retourné complété à l’UFA, plus tôt la convention pourra être établie.

Convention d’allocation

peut être établie dès réception de la liste détaillée de tous les partenaires d’une même coopération

est établie sur la base des informations fournies par la Liste détaillée des étudiants

Convention d’allocation

est envoyée au Responsable de programmes pour : signature par la direction de l’établissement et par

lui-mêmecompléter les coordonnées bancaires de

l’établissement ( + RIB)compléter la répartition de la subvention entre les

partenairesCompléter les coordonnées de la personne en

charge du dossier au sein du service comptable de l’établissement

Convention d’allocation

Retour de la convention signée et dûment complétée à l’UFA

Mise en paiement de la subvention

Versement des aides de l’UFA :

Si l’établissement a déjà renvoyé la partie comptable du justificatif de l’utilisation des allocations pour l’année passée, versement de la totalité de la subvention après application de la compensation légale le cas échéant,

Si l’établissement n’a pas encore renvoyé la partie comptable du justificatif de l’utilisation des allocations pour l’année passée, versement des aides à la mobilité dès réception de la

convention versement des aides aux frais de fonctionnement et à la

préparation linguistique après réception du justificatif

Infos en ligne

Grâce à votre numéro d’identification et votre mot de passe, vous pouvez consulter les dates et montants des virements faits par l’UFA sur notre site Internet : www.dfh-ufa.org

3ème Partie :

SOUTIEN FINANCIER DE L´UFA

Détermination du montant

• Règles de financement de l’UFA ► http://www.dfh-ufa.org/ UFA >  Établissements >  Téléchargements : établissements >  Soutien financier

• Montant déterminé en fonction : du type de cursus

(« cursus intégré », «Périodes d´études de durée significative », « cursus trinational ») de l´état d´avancement du cursus

(« phase ») du nombre d´étudiants séjournant dans le pays partenaire de l´évaluation du cursus

(« principe du respect des engagements pris »)

Aides aux frais de fonctionnement

Phase préparatoire : montant forfaitaire Phase probatoire : montant forfaitaire +…….(« 5+5 »)

plafond

Phase établie : montant forfaitaire

= Montant total pour le programme -> doit être réparti entre les établissements partenaires-> répartition à indiquer par les établissements dans la convention d´allocation

Aides à la mobilité Etudiants séjournant dans le pays partenaire/pays tiers et inscrits à l´UFA

Cursus trinationaux : pas d´aide à la mobilité pour les étudiants ressortissant du pays tiers

Détermination annuelle du montant mensuel de l’allocation par le Conseil d’Université en décembre

Année universitaire 2007-2008 : 250,00 € par mois

Plafonnement : L´UFA attribue un montant au maximum 100 aides à la mobilité par programme

(= pour les 2 établissements), par année universitaire et toutes promotions confonduesEt si le programme compte 120 étudiants ?

Critères de soutien pendant les stages- dans le pays partenaire- dans un autre pays francophone/germanophone- dans un autre pays non francophone/germanophone- dans une institution internationale

Cursus négatif :

« principe du respect des engagements pris »

Soutien à la préparation linguistique spécifique

Montant attribué à l´établissement pour financer la préparation linguistique en langue de spécialité des étudiant devant effectuer leur 1er séjour dans le pays partenaire/pays tiers

Détermination annuelle du montant de l’allocation par le Conseil d’université en décembre (Année universitaire 2007-2008 : 300,00 € par étudiant )

Cursus évalués positivement

= Montant total pour le programme

-> à répartir entre les établissements partenaires

Utilisation des allocations En conformité avec les règles de financement de l’UFA

Dispositions de la convention d’allocationDirectives relatives à l’utilisation des allocations

► http://www.dfh-ufa.org/ UFA >  Établissements >  Téléchargements : établissements >  Soutien financier

Transparence et prévisibilité

Respect des principes relatifs à une bonne utilisation des fonds publics

Aides aux frais de fonctionnement Quelles dépenses ?

„gestion économe“ „dépenses éligibles“ :

► http://www.dfh-ufa.org/ UFA >  Établissements >  Téléchargements : établissements >  Soutien financier

Jusqu´à quelle date l´établissement peut-il utiliser les allocations ? Dépenses engagées du 01/09/N au 31/08/N+1 et liquidées jusqu´au 31/10/N+1 Programmes en phase préparatoire : 2 ans maximum

Aides à la mobilité

Virement par l’UFA à l´établissement qui reverse aux étudiants

Délais et procédure de reversement

Respect de la répartition fixée dans la convention d´allocation

Désistement et abandon des études / Remboursement ► http://www.dfh-ufa.org/ UFA >  Établissements >  Téléchargements : établissements >  Soutien financier

Soutien à la préparation linguistique spécifique

Langue de spécialité

Quelle utilisation ?

Exclusivement à l´attention des étudiants allant pour la 1ère fois dans le pays partenaire/pays tiers

Possibilité de versement d´une avance par l’UFA

Contrôle par l’UFA

Justification de l´utilisation des fonds par les établissements

Visites sur site

Sanctions : Remboursement/compensation légale

• non justification de l´utilisation des allocations versées au titre de la/des année(s) universitaire(s) précédente(s),

• non-respect des directives relatives à l´utilisation des allocations attribuées par l´UFA « (inéligibilité des dépenses »),

• non-remboursement des soldes dus au titre des années universitaires précédentes.

Informatisation de la procédure de justification de l´utilisation des allocations

Compléter les informations en ligne (à partir du 31.08.)► http://www.dfh-ufa.org/ UFA >  Établissements >  Infos en ligne

Attention : L´UFA ne procèdera au virement des allocations (aides aux frais de fonctionnement + soutien à la préparation linguistique) attribuées au titre de l´année universitaire 2007-2008 que lorsque l´établissement aura transmis les justifications concernant l´utilisation des allocations attribuées pour l´année 2006-2007.

Simplification du remboursement des soldes

Le montant des allocations (aides aux frais de fonctionnement et du soutien à la préparation linguistique) attribué pour 2007-2008 sera déduit lors de son versement du montant du solde 2006-2007 (et le cas échéant du montant du solde restant 2005-2006).

►Une plus grande efficacité eu égard au difficile suivi du remboursement des soldes pour l´UFA et aux retards des établissements.

Aucun changement pour les aides à la mobilité : virement dès réception de la convention d

´allocation

►Aucune incidence pour les étudiants

►Pas de retard dans la mise en œuvre du cursus

Visites sur site Une exigence de transparence et de bon fonctionnement rappelée par les

commissaires aux comptes de l’UFA

Une opportunité :au-delà d’un simple contrôle comptable, rencontre et discussion avec les représentants des établissements (direction, responsables de programme), les enseignants, les étudiants…

Préparation de la visite : Procédure Rapports étudiants

Déroulement de la visite : Présidence/Direction de l’UFA, Secteur « programmes » et Expert Scientifique Etablissements contrôlés

4ème Partie :

ETUDIANTS

Qui doit s’inscrire à l’UFA ?

Tous les étudiants admis à suivre le cursus intégréÉtudiants en phase de séjour dans le

pays partenaireÉtudiants en phase de séjour dans le

pays d’origineEtudiants en phase de séjour dans le

pays tiers

Quand doit-on s’inscrire pour l’année N / N+1?

du 2 mai N au 30 septembre N

A titre exceptionnel pour les étudiants sélectionnés après le 30 septembre N et intégrant l’UFA dès le 2ème semestre N/N+1, possibilité d’inscription du 15 janvier N+1 au 31 mars N+1

Comment doit-on s’inscrire ?

L’inscription des étudiants se fait exclusivement en ligne

La validation du formulaire vaut acceptation

Inscription en ligne

Le formulaire de réinscription des étudiants et le formulaire de rapport des étudiants sont liés

Un étudiant ayant fait en 2006/2007 tout ou une partie

de la phase de séjour dans le pays partenaire ne peut se réinscrire auprès de l’UFA que s’il a dûment complété le rapport des étudiants correspondant.

Dans le cas contraire, il doit d’abord compléter en ligne le rapport des étudiants, puis retourner sur le formulaire de réinscription.

Carte d’étudiants

Numéro matricule UFA : nécessaire pour la réinscription

symbolise l’appartenance des étudiants à l’UFA

valable pour une année universitaire

Rapport des étudiants

À compléter après chaque période passée dans le pays partenaire

par tous les étudiants ayant perçu une aide à la mobilité de l’UFA pour cette période

Il est partie intégrante de l’évaluation du cursus

Rapport des étudiants

Depuis 2005, liaison entre le rapport des étudiants et le formulaire de réinscription

Rapport des étudiants

Il est à compléter par l’étudiant lui-même en ligne

sur notre site Internet www.dfh-ufa.org

À valider dès qu’il est dûment complété.

Certificat UFA