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Formation Instituts et Directions fonctionnelles – v2.41
CNRS – Projet BFC Etablissement
Support de formation
Formation Instituts et Directions fonctionnellesV2.4
Date : 29/09/09
Formation Instituts et Directions fonctionnelles – v2.42
1. Principes d’accès et d’utilisation des restitutions (Rappels)• Types de restitutions
• Modes d’accès et de navigation
• Structure d’une restitution
• Formats de sortie des restitutions
2. Cartographie des restitutions BFC• Budget• Dépenses• Recettes• Opérations (OTP)
3. Suivi des référentiels budgétaires
• Groupes de centres financiers
• Centres financiers
• Programmes CB
• Adresses budgétaires
Sommaire
Formation Instituts et Directions fonctionnelles – v2.43
4. Suivi et analyse de la mise en place du budget
• Disponibles budgétaires par stade
• Détail des mouvements budgétaires
5. Suivi et analyse de la consommation des crédits
• Disponible sur Autorisations d’Engagement en dotation globale
• Situation budgétaire (état budgétaire BW)
6. Suivi et analyse des recettes
• Prévision et exécution des recettes
7. Suivi des frais de mission FMCAC
• Suivi des frais de mission FMCAC
Sommaire
Formation Instituts et Directions fonctionnelles – v2.44
8. Consommation des crédits et détail des justificatifs de dépenses par unité (Historique laboratoire)
• Budget• Reports de crédits
• Réouvertures de crédits sur contrats
• Demandes d’achat
• Commandes d’achat
• Factures d’achat
• Missions
• Liquidations de mission
• Engagements individuels
• Liquidations d’engagements individuels
Sommaire
Formation Instituts et Directions fonctionnelles – v2.45
CNRS – Projet BFC Etablissement
Support de formation
Formation Instituts et Directions fonctionnelles
Principes d’accès et d’utilisation des restitutions (Rappels)
Formation Instituts et Directions fonctionnelles – v2.46
Principes de navigationTypes de restitutions disponibles dans BFC
1. Des listes de détail, accessibles au travers des menus BFC et portant sur les données BFC (actualisées en « temps réel »).
2. Des tableaux de bord, accessibles au travers des menus BFC et portant sur les données BFC (actualisées en « temps réel »).
3. Des tableaux de bord BW, accessibles au travers des menus BFC et portant sur des données BFC du jour J-1 (données BFC de la veille).
4. Des requêtes (ou queries) accessibles au travers de « groupes utilisateurs » et portant sur les données BFC.
Formation Instituts et Directions fonctionnelles – v2.47
Principes de navigation Accès aux listes de détail des pièces
Exemple : accès aux listes de détail de pièces du menu Budget Reporting
Formation Instituts et Directions fonctionnelles – v2.48
Principes de navigationPrincipes de navigation dans les listes de détail de pièces
Un premier écran dit de sélection permet de filtrer les données à interroger
Après avoir défini vos critères de sélection,
lancez l’état via le bouton « Exécuter »
Après avoir défini vos critères de sélection,
lancez l’état via le bouton « Exécuter »
Formation Instituts et Directions fonctionnelles – v2.49
Principes de navigationPrincipes de navigation dans les listes de détail de pièces
Gestion de variantes de sélection pour définir et sauvegarder des filtres usuels.
Sauvegarde des filtres dans une
variante
Sauvegarde des filtres dans une
variante
Accès aux variantes déjà
enregistrés
Accès aux variantes déjà
enregistrés
Formation Instituts et Directions fonctionnelles – v2.410
Principes de navigationPrincipes de navigation dans les listes de détail de pièces
A l’exécution de l’état, le système édite le résultat sous forme de liste.
Possibilité via ce menu de paramétrer les options de mise en forme :- Liste des colonnes- Filtres- Tris et Totalisations
Possibilité via ce menu de paramétrer les options de mise en forme :- Liste des colonnes- Filtres- Tris et Totalisations
Formation Instituts et Directions fonctionnelles – v2.411
Principes de navigationPrincipes de navigation dans les listes de détail de pièces
A l’exécution de l’état, le système édite le résultat sous forme de liste.
Possibilité via ce menu d’imprimer la liste et d’exporter la liste sous Excel.Attention ! Choisir pour l’export Excel : Liste/Exportation/Fichier local puis option Calcul avec tableur
Possibilité via ce menu d’imprimer la liste et d’exporter la liste sous Excel.Attention ! Choisir pour l’export Excel : Liste/Exportation/Fichier local puis option Calcul avec tableur
Formation Instituts et Directions fonctionnelles – v2.412
Principes de navigation Accès aux tableaux de bord
Exemple : accès aux tableaux de bord du menu Budget Reporting
Formation Instituts et Directions fonctionnelles – v2.413
Principes de navigationPrincipes de navigation dans les tableaux de bord
Un premier écran dit de sélection permet de filtrer les données à interroger
Sélection des données via le groupe
Sélection des données via le groupe
Sélection des données via les valeurs individuelles
Sélection des données via les valeurs individuelles
Après saisie des critères de sélection,
lancez l’état via le bouton « Exécuter »
Après saisie des critères de sélection,
lancez l’état via le bouton « Exécuter »
Formation Instituts et Directions fonctionnelles – v2.414
Principes de navigationPrincipes de navigation dans les tableaux de bord
Les groupes permettent d’organiser par exemple les centres financiers en hiérarchies (structures du CNRS) et permettent ainsi d’effectuer des analyses transverses (par DR ou par Institut par exemple).
Au sein d’un groupe, les valeurs peuvent être hiérarchisées. Ces hiérarchies permettent de structurer la présentation des états d’analyse. Chaque groupe représente un niveau de totalisation.
L’analyse d’un tableau de bord à partir d’un groupe permet par ailleurs de sélectionner uniquement les éléments définis dans le groupe.
Formation Instituts et Directions fonctionnelles – v2.415
Principes de navigationPrincipes de navigation dans les tableaux de bord
Exemples de types de groupes disponibles dans BFC :
Groupe de centres financiers : CNRS, Instituts, DR, Unités
Groupe de comptes budgétaires : DEPENSE, RECETTES, NA, NB, NC, R1, R2, R3 et R4
Groupe de domaines fonctionnels : A1, A2-A3, LOLF
Formation Instituts et Directions fonctionnelles – v2.416
Principes de navigationPrincipes de navigation dans les tableaux de bord
A l’exécution de l’état, le système édite le résultat sous forme de tableau.
Zone d’affichage de l’étatZone d’affichage de l’état
Zone de sélection des variations
supplémentaires
Zone de sélection des variations
supplémentaires
Zone de sélection des valeurs possibles pour une variation
Zone de sélection des valeurs possibles pour une variation
Formation Instituts et Directions fonctionnelles – v2.417
Principes de navigationPrincipes de navigation dans les tableaux de bord
Dans l’exemple ci-dessous, le gestionnaire veut afficher le budget sur SE. Il sélectionne la variation « Fonds ». Les valeurs possibles s’affichent. Le gestionnaire clique sur la valeur « 0 » pour obtenir le résultat demandé.
Formation Instituts et Directions fonctionnelles – v2.418
Principes de navigationPrincipes de navigation dans les tableaux de bord
Les tableaux de bord peuvent être imprimés via le menu
Menu/Etat/Imprimer
Et Exportés sous Excel via le menu
Menu/Etat/Exporter et exportés sous Excel via le menu
Sélectionnez les options « Calcul avec tableur » et « Seulement exporter »
Formation Instituts et Directions fonctionnelles – v2.419
Principes de navigationAccès aux requêtes (aux queries)
Accès aux requêtes en cliquant sur « Liste d’états SAP query »
Accès aux requêtes en cliquant sur « Liste d’états SAP query »
Accès à partir du menu RéférentielsAccès à partir du menu Référentiels
Formation Instituts et Directions fonctionnelles – v2.420
Principes de navigationAccès aux requêtes (aux queries)
Le choix du groupe d’utilisateurs s’effectue
en cliquant sur ce bouton
Le choix du groupe d’utilisateurs s’effectue
en cliquant sur ce bouton
Les queries sont accessibles à partir d’un groupe d’utilisateurs.
Formation Instituts et Directions fonctionnelles – v2.421
Principes de navigationPrincipes de navigation dans les queries
Le système propose la liste des queries disponibles.
Sélectionnez une query puis lancez l’état via le
bouton exécuter
Sélectionnez une query puis lancez l’état via le
bouton exécuter
Formation Instituts et Directions fonctionnelles – v2.422
Principes de navigationPrincipes de navigation dans les queries
Un premier écran dit de sélection permet de filtrer les données à interroger.
Après avoir défini vos critères de sélection,
lancez l’état via le bouton « Exécuter »
Après avoir défini vos critères de sélection,
lancez l’état via le bouton « Exécuter »
Formation Instituts et Directions fonctionnelles – v2.423
Principes de navigationPrincipes de navigation dans les queries
Le système édite le résultat sous forme de liste.
Boutons de fonction accessible via la barre de fonctions:• Trier par ordre croissant • Trier par ordre décroissant• Filtrer• Effectuer des totaux et sous-totaux• Imprimer• Exporter puis Fichier local puis option Calcul sur tableur•Ajuster la mise en forme des résultats
Boutons de fonction accessible via la barre de fonctions:• Trier par ordre croissant • Trier par ordre décroissant• Filtrer• Effectuer des totaux et sous-totaux• Imprimer• Exporter puis Fichier local puis option Calcul sur tableur•Ajuster la mise en forme des résultats
Formation Instituts et Directions fonctionnelles – v2.424
CNRS – Projet BFC Etablissement
Support de formation
Formation Instituts et Directions fonctionnelles
Cartographie des restitutions BFC
Formation Instituts et Directions fonctionnelles – v2.425
Cartographie des restitutions BFC
RestitutionsBFC
BUDGET
Suivi et analyse de l’exécution budgétaire
DÉPENSES
OPERATIONS (*)
Suivi des structures
OTP
RECETTESSuivi des
référentiel Clients et Articles
Suivi des Recettes sur commandes
Suivi de la mise en place du budget
Suivi et analyse des Frais
de mission
Suivi et analyse des Marchés et
Achats
Suivi des pré budgets et de
l’exécution financière
Suivi des OIP et opérations en
capital
Indicateurs d’activité
Suivi et analyse des Dépenses de personnel
Suivi des référentiels
Fournisseurs et Agents
Suivi des Recettes sur
contrats
Suivi des référentiels budgétaires
(*) Opérations nécessitant un suivi analytique via les Organigrammes Techniques de Projet (OTP)
Indicateurs
d’activité
Formation Instituts et Directions fonctionnelles – v2.426
CNRS – Projet BFC Etablissement
Support de formation
Formation Instituts et Directions fonctionnelles
Suivi des référentiels budgétaires
Formation Instituts et Directions fonctionnelles – v2.427
Suivi des référentiels budgétairesGroupes de centres financiers
Exercice : Visualisez les groupes de centres financiers suivants :
CNRS0004CNRS2INSTITUTS INEE
Formation Instituts et Directions fonctionnelles – v2.428
Suivi des référentiels budgétairesCentres financiers (1/3)
Exercices : Visualisez les centres financiers rattachés à la DR 0020. Visualisez le centre financier correspondant à l’UMR7217.
Formation Instituts et Directions fonctionnelles – v2.429
Suivi des référentiels budgétairesCentres financiers (2/3)
Utilisation de la requête « Liste des centres financiers » à partir du groupe utilisateur ZBUDGET
Formation Instituts et Directions fonctionnelles – v2.430
Suivi des référentiels budgétairesCentres financiers (3/3)
Exercices :
1. Visualisez les centres financiers rattachés à la DR 0020.
2. Visualisez le centre financier correspondant à l’UMR7217.
3. Comparez les résultats obtenus avec ceux du « Répertoire des Centres financiers »
4. Listez les centres financiers rattachés à votre institut et exportez la liste.
Formation Instituts et Directions fonctionnelles – v2.431
Suivi des référentiels budgétairesProgrammes budgétaires (Programmes CB)
Exercices : Visualisez les programmes CB relatifs aux PIR. Visualisez le programme CB relatif à un contrat de recherche.
Formation Instituts et Directions fonctionnelles – v2.432
Suivi des référentiels budgétairesAdresses budgétaires du plan de structure budgétaire
Exercice : Visualisez et analysez les adresses budgétaires rattachées à l’UMR7217.
Formation Instituts et Directions fonctionnelles – v2.433
CNRS – Projet BFC Etablissement
Support de formation
Formation Instituts et Directions fonctionnelles
Suivi de la mise en place du budget
Formation Instituts et Directions fonctionnelles – v2.434
Suivi de la mise en place du budgetDisponibles budgétaires par stade (Programme budget)
Cet état permet de visualiser par adresse budgétaire le budget disponible à un stade (ou type de budget) considéré.
Formation Instituts et Directions fonctionnelles – v2.435
Suivi de la mise en place du budgetDisponibles budgétaires par stade (Programme budget)
• Budget actuel : Budget disponible sur le stade considéré.• Transferts émetteurs : Crédits émis à partir du stade considéré.• Transferts récepteurs : Crédits reçus sur le stade considéré.
• Budget actuel : Budget disponible sur le stade considéré.• Transferts émetteurs : Crédits émis à partir du stade considéré.• Transferts récepteurs : Crédits reçus sur le stade considéré.
Formation Instituts et Directions fonctionnelles – v2.436
Suivi de la mise en place du budgetDisponibles budgétaires par stade
Exercices :
1. Recherchez les crédits restant à répartir à partir de l’enveloppe « Opérateur » de
votre institut ainsi que les répartitions de crédits déjà effectuées.
2. Recherchez les crédits restant à répartir à partir de l’enveloppe « Agence de
moyens » de votre institut.
3. Recherchez les crédits restant à mettre en place pour l’une de vos unités.
4. Recherchez les crédits restant à mettre en place pour l’ensemble des unités de
votre institut.
Formation Instituts et Directions fonctionnelles – v2.437
Suivi de la mise en place du budgetDétail des pièces de saisie de budget
Cet état permet de visualiser le détail des mouvements budgétaires.
Formation Instituts et Directions fonctionnelles – v2.438
Suivi de la mise en place du budgetRequêtes de suivi des mouvements budgétaires
3 requêtes permettant de suivre et détailler les mouvements budgétaires.
Formation Instituts et Directions fonctionnelles – v2.439
Suivi de la mise en place du budgetRequêtes de suivi des mouvements budgétaires
Requête permettant de suivre les descentes de crédits aux différents stades : AFF, REP, MEP, DEL.
Requête à exécuter avec variante
Requête à exécuter avec variante
Formation Instituts et Directions fonctionnelles – v2.440
Suivi de la mise en place du budgetRequêtes de suivi des mouvements budgétaires
Requête de suivi des descentes de crédits : 4 variantes => Affectations, Répartitions, Mises en place, Délégations.
Formation Instituts et Directions fonctionnelles – v2.441
Suivi de la mise en place du budgetRequêtes de suivi des mouvements budgétaires
Suivi des descentes de crédits : une liste étendue de critères de sélection.
Formation Instituts et Directions fonctionnelles – v2.442
Suivi de la mise en place du budgetRequêtes de suivi des mouvements budgétaires
Requête de suivi des remontées de crédits : 4 variantes => remontées d’Affectations, remontées de Répartitions, remontées de Mises en place, remontées de Délégations.
Formation Instituts et Directions fonctionnelles – v2.443
Suivi de la mise en place du budgetRequêtes de suivi des mouvements budgétaires
Requête de suivi des transferts de crédits aux différents stades : Affectation, Répartition, Mise en place, Délégation.
Formation Instituts et Directions fonctionnelles – v2.444
Suivi de la mise en place du budgetSuivi des mouvements budgétaires
Exercices :
1. Listez les répartitions de crédits reçues par l’une de vos unités.
2. Listez les répartitions de crédits reçues par toutes les unités de votre institut.
3. Listez les mises en place de crédits effectuées pour l’une de vos unités.
Formation Instituts et Directions fonctionnelles – v2.445
CNRS – Projet BFC Etablissement
Support de formation
Formation Instituts et Directions fonctionnelles
Suivi et analyse de la consommation des crédits
Formation Instituts et Directions fonctionnelles – v2.446
Suivi de la consommation des créditsDisponible sur AE mis en place en NB
Comparaison des crédits mis en place et de la consommation budgétaire par centre financier, fonds, domaine fonctionnel et programme CB.
Formation Instituts et Directions fonctionnelles – v2.447
Suivi de la consommation des créditsDisponible sur AE mis en place en NB
• AE mises en place : Autorisations d’engagement mises en place sur NB.• Engagés : Montant des engagements.• Montant disponible : AE Mises en place – Montant des engagements.
• AE mises en place : Autorisations d’engagement mises en place sur NB.• Engagés : Montant des engagements.• Montant disponible : AE Mises en place – Montant des engagements.
Exercice : Affichez le disponible sur AE pour l’ensemble des unités de votre institut.
Formation Instituts et Directions fonctionnelles – v2.448
Suivi de la consommation des créditsSituation budgétaire (état budgétaire BW)
Comparaison du disponible réparti, des crédits mis en place et de la consommation budgétaire (engagé, réalisé).
Situation par DS … et bientôt par Institut !
Situation par DS … et bientôt par Institut !
Formation Instituts et Directions fonctionnelles – v2.449
Suivi de la consommation des créditsSituation budgétaire (état budgétaire BW)
• Dispo Réparti : Crédits disponibles au stade Réparti• AE mises en place : Autorisations d’engagement mises en place.• Engagements : Montant des engagements.• Réalisé : Montant des réalisations.
• Dispo Réparti : Crédits disponibles au stade Réparti• AE mises en place : Autorisations d’engagement mises en place.• Engagements : Montant des engagements.• Réalisé : Montant des réalisations.
Date de chargement des données BFC
Date de chargement des données BFC
Exercices : Affichez et analysez la situation budgétaire de toutes les unités de votre institut. Présentez la situation budgétaire par unité et compte budgétaire.
Formation Instituts et Directions fonctionnelles – v2.450
CNRS – Projet BFC Etablissement
Support de formation
Formation Instituts et Directions fonctionnelles
Suivi et analyse des recettes
Formation Instituts et Directions fonctionnelles – v2.451
Suivi et analyse des recettesExécution des recettes par centre financier
Recettes réalisées par catégorie de recette et par centre financier.
Formation Instituts et Directions fonctionnelles – v2.452
Suivi et analyse des recettesExécution des recettes par centre financier
Recettes réalisées par catégorie de recette et par centre financier.
Exercice : Affichez et analysez les recettes réalisées par toutes les unités de votre institut.
Formation Instituts et Directions fonctionnelles – v2.453
CNRS – Projet BFC Etablissement
Support de formation
Formation Instituts et Directions fonctionnelles
Suivi des FMCAC
Formation Instituts et Directions fonctionnelles – v2.454
Suivi et analyse des FMCACRéférentiel des OTP et EOTP
Codification des codes de suivi des FMCAC
• Définition projet : 9CACCNRS
• EOTP Directions : 9CACxx où xx = no équipe de la direction qui convoque.
=> Consolidation des dépenses par DR
• EOTP DR : 9CACxxnn où nn = no de la délégation régionale.
• Définition projet : 9CACCNRS
• EOTP Directions : 9CACxx où xx = no équipe de la direction qui convoque.
=> Consolidation des dépenses par DR
• EOTP DR : 9CACxxnn où nn = no de la délégation régionale.
Formation Instituts et Directions fonctionnelles – v2.455
Suivi et analyse des FMCACRéférentiel des OTP et EOTP
FMCAC : EOTP Directions
Formation Instituts et Directions fonctionnelles – v2.456
Suivi et analyse des FMCACRéférentiel des OTP et EOTP
EOTP Directions (Niveau 2)
Formation Instituts et Directions fonctionnelles – v2.457
Suivi et analyse des FMCACRéférentiel des OTP et EOTP
FMCAC : EOTP Directions (niveau 2) et Délégations régionales (niveau 3)
Formation Instituts et Directions fonctionnelles – v2.458
Suivi et analyse des FMCACRéférentiel des OTP et EOTP
EOTP Directions (Niveau 2) et Délégations Régionales (Niveau 3)
Formation Instituts et Directions fonctionnelles – v2.459
Suivi et analyse des FMCACSuivi des dépenses sur FMCAC
Exemple : suivi des dépenses sur FMCAC de l’INEE
Formation Instituts et Directions fonctionnelles – v2.460
Suivi et analyse des opérationsSuivi des dépenses sur FMCAC
Engagements : Engagé non réalisé Réel : Réalisé Pré budget : Pré budget
Formation Instituts et Directions fonctionnelles – v2.461
Suivi et analyse des opérationsSuivi des dépenses sur FMCAC
Exercice : Affichez et analysez les dépenses sur FMCAC de votre institut.
Formation Instituts et Directions fonctionnelles – v2.462
CNRS – Projet BFC Etablissement
Support de formation
Formation Instituts et Directions fonctionnelles
Détail des justificatifs de dépenses par unité
Formation Instituts et Directions fonctionnelles – v2.463
Détail du budget et des dépenses d’une unitéListe des requêtes
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