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MARCHE PUBLIC DE SERVICES :
DEFINITION DE LA POLITIQUE EVENEMENTIELLE DE LA HAUTE MAURIENNE VANOISE
ET DE SES PLANS D’ACTION
2ème partie Mission Stratégie Evénementielle
Recommandations événements
Objectif de notre réunion
• A partir des constats validés, proposer une stratégie événementielle applicable au niveau du territoire
ODJ de notre réunion • 1 – Rapport d’audit
• 2 – Recommandations opérationnelles
• 3 – Recommandations stratégiques
En complément de la réunion, par mail, remise des éléments d’analyse de détail sur le périmètre de recommandation opérationnelle
RAPPORT D’AUDIT Problématiques stratégie
événementielle / politique / territoriale
1 Les 3 impératifs pour votre stratégie événementielle • L’événement et l’ADN du territoire doivent
être en cohérence
• L’événement doit être au service du positionnement du territoire – Importance d’un positionnement clair & simple
• L’événement doit répondre à des objectifs / enjeux précis fixés en amont – Importance de la mesure des retombées et du
suivi
1.1 Evénement VS Positionnement Evénements Humain Environnement Prix Enfants
Grand Air X X X X
Marathon Bessans X X X
Escalade sur glace X X X
Tralenta Bloc Party X X X
LGO I X X
Astronomie X X I
Accordéon X X
Tango X X
Festi Music I X
EDF Cenis Tour X
Biathlon X
Printemps à VC
1.1 Evénement VS Positionnement Evénements Convivialité
Nature (Environnement + mode de vie)
Accessibilité (Prix + Enfants) Orientation /
Cible
Grand Air XX XX XXX Familles
Escalade sur glace XX XXX X Pratiquants
LGO X XXX XX Familles
Tralenta Bloc Party XX XXX X Pratiquants
Marathon Bessans X XXX X Pratiquants
Accordéon XXX - XX Familles
Tango XX - X Pratiquants
Festi Music X - XX Familles
EDF Cenis Tour - XXX - Pratiquants
Astronomie X X X Pratiquants
Biathlon ? XX ? Pratiquants
Printemps à VC X - - Familles
Point principal = accessibilité (pratiquant VS familles)
SPORT CULTURE
1.2 Agenda : importance de la régularité et de la cohérence
DECEMBRE JANVIER FEVRIER MARS AVRIL
Constat : Logique économique « de remplissage » Pas d’événement de début de saison ?
SPORT CULTURE
1.2 Agenda : importance de la régularité et de la cohérence
JUIN JUILLET AOUT SEPTEMBRE
Constat : Logique d’animations concentrée du 15/07 au 15/08 Désaisonnaliser ? logique économique et de notoriété
1.3 Des enjeux de l’événement…
L’Evénement Au service d’une
stratégie territoriale
Enjeux économiques Retombées économiques Directes & indirectes Retombées touristiques
Enjeux sociaux Evenement fédérateur Quête de sens Convivialité / proximité Echange / partage
Enjeux territoriaux Valorisation du territoire Augmentation des flux touristiques Renforcement de l’identité territoriale Image et notoriété
Equitable
Vivable
Viable
Source : Atout France 2011 - Guide pour la mise en tourisme des événement
1.3 … aux objectifs !
EVENEMENT
Crée de la valeur ajoutée
> Economique
Crée du lien > Sociale, sociétale
Renforce, repositionne
> Identité territoriale
Développe, renouvelle > Image & notoriété
Valorise > Patrimoine, environnement
Structure > Animation commerciale
…
Source : Atout France 2011 - Guide pour la mise en tourisme des événement
• Mesure de l’impact & retombées = objectifs fixés en amont de chaque événement
– Capitaliser sur les points positifs
– Améliorer ce qui doit l’être
1.3 Vos événements sont pertinents, il faut les mettre en cohérence et en dynamique • En affinant leur objectifs spécifiques (économique /
notoriété / fédération) • En faisant partager la vision gagnant / gagnant à
l’échelle du territoire et pas des plateaux ou villages • En systématisant une communication par l’OTI , pour le
territoire • En les articulant clairement avec l’offre d’animation pour
plus de lisibilité du positionnement pour le grand public
RECOMMANDATIONS OPERATIONNELLES
2.1 Les grands axes d’amélioration pour chaque événement
EVENEMENTS RECOMMANDATIONS PRIORITAIRES FESTIVAL D'ASTRONOMIE Stopper l'événement
LA GRANDE ODYSSÉE Se mettre dans une posture d'exploitation Enrichir l'animation + communication
LE MARATHON DE BESSANS Travailler l'accessibilité
LE FESTIVAL NATIONAL D'ACCORDÉON
Etudier les possibilités de développement du Festival
FESTIVAL DE TANGO Travailler l'accessibilité Travailler la singularité
FESTI' MUSICS Revoir complètement le modèle économique Travailler les enjeux socio-économiques de l'événement
C'EST L'PRINTEMPS À VAL CENIS
Définir un positionnement et objectif de l’événement
Capitaliser sur le lien Laurent Gerra + convivialité
RENCONTRES D'ESCALADE SUR GLACE
Investir en communication pour travailler la notoriété Ancrer l'escalade dans l'ADN du territoire
EDF CENIS TOUR S'investir dans l'organisation Travailler la singularité (via l’accessibilité)
FESTIVAL GRAND AIR Définir un positionnement et objectif de l’événement
TRALENTA BLOC PARTY Travailler l'accessibilité Ancrer la pratique de l'escalade dans l'ADN du territoire
2.2 Boite à outils
• Un panel d’outils opérationnels à appliquer à l’ensemble de vos événements pour en améliorer la gestion et l’impact – Process : modèle budget, workplan – Visibilité : éléments à remettre aux
organisateurs pour optimiser la visibilité du territoire
– Surpression, visibilité OTI sur événements : tentes, villages, signalétique de territoire etc…
2.2 Boite à outils : Budget RECETTES DEPENSES
Billetterie / Inscriptions Participation OTI Valorisation logistique et apports en industrie Valorisation des moyens humain
Autres recettes Locations d’espaces Buvette Recettes de diffusion…
Programmation (cachet, technique, frais de vie…) Invités - guests Animations & activités
Subventions publiques Production / Logistique
Partenariats Sponsors Echanges marchandises valorisés
Communication
Participation OTI Financière Logistique
Charges fiscales & assimilées (Sacem…)
Autres dépenses (bénévoles…)
2.2 Boîte à outils : Workplan > Phase de Conception PROJET IDEE
• 1/ Diagnostic (enjeu, opportunités, faisabilité, points critiques, marché, concurrence…)
• 2/ Besoins • 3/ Définition des
objectifs • 4/ Ciblage des
publics • 5/ Identification des
besoins financiers • 6/ Etude de faisabilité • 7/ Validation de la
cohérence / positionnement du territoire
• 8/ Appel à idées / brief créatif
MONTAGE & CONCEPTION
• 1/ Emetteur / Collectivité
• 2/ Définition du cahier des charges
• 3/ Choix de l’organisation : en régie ou avec une agence / prestataire externe
• 4/ Définition des modes de financement et partenariats
• 5/ Travail à la mise en œuvre du projet
• 6/ Intégration de la dimension durable
MOBILISATION DES ACTEURS
• 1/ Identification des parties prenantes
• 2/ Structuration du partenariat local
• 3/ Formalisation du partenariat
• 4/ Comité d’organisation
• 5/ Définition des engagements de chacun
Source : Atout France 2011 - Guide pour la mise en tourisme des événement
2.2 Boîte à outils : Workplan > Phase d’organisation et de terrain PRE PRODUCTION
• L’événement • Organisation
générale • Sécurité • Démarches
administratives • Assurances…
• Au service de l’événement
• Actions de marketing et communication
• Promotion avec les outils adaptés
• Création de produits touristiques et packagés
• Mise en place de la commercialisation
• Mise en place du bilan Carbone
PRODUCTION
• Organisations • Technique • Logistique • Artistique
• Coordination des équipes et prestataires
• Mobilisation des services municipaux, préfecture, professionnels du tourisme…
• Communication ciblée en fonction des publics
• Mise en place du système d’analyse des retombées
• Bilan Carbone
JOUR-J L’EVENEMENT
• Gestion technique et logistique de l’événement
• Accueil des publics • Coordination des
intervenants de l’événement
• Coordination sécurité • Accueil des médias • Communication sur
l’événement(RP, presse…)
• Observations et enquêtes
• Bilan Carbone
Source : Atout France 2011 - Guide pour la mise en tourisme des événement
2.2 Boîte à outils : Workplan > Phase de suivi
SUIVI
• Débriefing • Bilans • Action pour N+1 • Poursuite de l’événement sur
Internet & réseaux sociaux • Actions marketing ciblées
• Evaluation • Enquêtes post-événement • Analyse des retombées par
rapport aux objectifs fixés • Calcul impact • Bilan Carbone et
compensation
Source : Atout France 2011 - Guide pour la mise en tourisme des événement
2.2 Boite à outils : charte graphique
Utilisation du logo HMV en tant qu’organisateur
Utilisation du logo HMV en tant que partenaire
Emplacement dédié aux logos partenaires dont le logo HMV
Emplacement dédié aux logos des villages et partenaires
Mise en avant du logo HMV : plusieurs endroits préconisés dans la zone de lecture la plus impactante d’une affiche. Il est important de systématiser au maximum l’emplacement du logo.
Blocs logos dédié
• Eléments graphiques à remettre aux organisateurs pour optimiser la visibilité du territoire
2.2 Boite à outils : mesures & évaluation > L’intérêt de mesurer les retombées
• Valoriser les effets réels de l’événement • Justifier des investissements importants (logique
ROI) • Répondre à des enjeux territoriaux et d’attractivité
touristique • Evaluer l’efficacité de l’événementiel comparé aux
autres formes de communication • Entrer dans une logique de progrès
L’évaluation est ainsi utilisée comme un outil de pilotage
2.2 Boite à outils : mesures & évaluation > Une méthode simple • Transformer les objectifs en indicateurs de
performance – Moyens / exposition / résultats & performance
• Les outils pour conduire l’évaluation – Etude quantitative : comptage – Etude qualitative : entretiens, enquêtes, sondage
• Mise en œuvre de l’évaluation – Sous-traitance : ai-je les moyens financiers ? – Interne : ai-je les ressources humaines nécessaires ?
Source : Atout France 2011 - Guide pour la mise en tourisme des événement
2.2 Boite à outils : mesures & évaluation > Les enjeux à mesurer • Economiques
– Impact primaire – Impact secondaire
• Sociales – Mesure de l’expérience subjective des participants
(satisfaction / motivations / interactions)
• Communication – Medias : mesure & analyse des retombées médiatiques – Image : quelle image, quels messages souhaite t’on faire
passer au travers de l’événement • Outil existant : méthode d’évaluation Occurrence - Anaé
RECOMMANDATIONS STRATEGIQUES
3.1 Un OTI qui doit assumer de multiples rôles • Quel rôle pour l’OTI pour chaque
événement ?
• Comment l’OTI peut se mettre en posture de mettre en œuvre ces recommandations ?
SPORT CULTURE
3.1 Vers une meilleure « maitrise » des événements
Maitrisé Soutien
Des événements moins maitrisés l’hiver
Des événements mieux maitrisés l’été
Rôle et fonctions de l’OTI
Subventions
Faire créer / exploiter
Faire faire
Accueillir
Capitaliser / enrichir
Expliquer à ses acteurs
(socio-pros…)
Soutien logistique
OTI
Quel rôle pour l’OTI aujourd’hui & demain ?
SUBVENTIONNER FAIRE CRÉER / EXPLOITER
FAIRE FAIRE ACCUEILLIR CAPITALISER / ENRICHIR
FEDERER / INFORMER SES
ACTEURS
SOUTENIR (LOGISTIQUE /
HUMAIN)
LA GRANDE ODYSSÉE A D A D
LE MARATHON DE BESSANS A A D
LE FESTIVAL D'ACCORDÉON A D FESTIVAL DE
TANGO A A D FESTI' MUSICS A A D
C'EST L'PRINTEMPS À
VAL CENIS A A D RENCONTRES
D'ESCALADE SUR GLACE A A D
EDF CENIS TOUR A D A D FESTIVAL GRAND
AIR A D TRALENTA BLOC
PARTY A A D "BIATHLON" A
A = rôle aujourd’hui D = rôle à avoir demain
De la création de nouveaux événements • Pourquoi ?
– Quel objectif ? • Création valeur ajoutée (éco) et lien social
– Quelle place sur le calendrier ? • Hiver : début de saison • Ete : début + fin de saison
• Qui ? – OTI créateur et opérateur autonome ?
• Apprendre à « faire faire » – OTI avec un opérateur extérieur ?
• Comment ? – Comment répond-il au positionnement ?
• Lacunes sur l’accessibilité & convivialité – Sport ou culture ?
De la création de nouveaux événements : des pistes à creuser • Ambition nationale / stratégique
– Attirer un partenaire de 1er ordre par exemple : • Redbull afin de rendre accessible la diffusion d’une
pratique caisse à savon, 4 Elements… • Renault avec un Zoé Trophy : rallye pour enfants
en voitures électriques • Ministère et Europe avec un Salon Européen de la
Montagne Durable prospective Montagne 2040
De la création de nouveaux événements : des pistes à creuser • Ambition régionale / tactique
• Festival ou semaine du nordique autour du Marathon de Bessans
• Fédérer les « 15 Août » pour un événement fédérateur au Mont Cenis, en lien avec l’Italie
• « Les Déval’ades »: un événement de fédération, test de la posture de l’OTI sur la maîtrise animation acteurs socio-pro / offre touristique puis gestion de la montée en puissance et évolution des objectifs
Quel rendu aux autres acteurs du territoire (élus, socio-pros) • La réflexion sur ce rendu est stratégique à
deux niveaux : – De nombreux événements sont des initiatives
locales qu’il convient d’informer – L’essentiel de l’effort en première instance est un
effort de rationalisation sur l’existant
• Enjeu de ce rendu : – l’accompagnement par l’OTI doit être perçu
comme une valorisation et non pas une dépossession de l’événement
Dernière étape • Vous
– Amendez / validez les choix d’arrêt et d’évolution de périmètre de chaque événement
– Étudiez en détail les recommandations événement par événement et arbitrez les choix de positionnement et d’organisation
– Statuez sur la reprise de parole auprès des socio-pro
• Nous – Enrichissons notre recommandation de vos retours – Creusons les points sortis aujourd’hui – Avançons sur la boîte à idée d’un événement
complémentaire
Merci de votre participation !
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