compte rendu revue direction n41.pdf

Compte‐renduderevuededirection

Réunionn:41 Date:Vendredi20décembre2013 Lieu:AIP‐PRIMECALorraine–Salle311Présents:MmeCatherineGIGOUT,MmeGéraldineTHOMASSIN,M.Jean‐YvesBRON,M.EricCOLLOT,M.OlivierMASSCHELEIN,M.OlivierNARTZ,M.BrunoSALZEMANNExcusé:

1. Processusdedirection

a. Constatdel'auditL'auditinterneULdulundi2décembrearelevé4pointsfortssurceprocessus(Cf.Rapportd'audit).L'auditinterneréaliséparlesétudiantsduMasterISCarelevé2pointssensibles,2pistesdeprogrèset7pointsfortssurceprocessus(Cf.Rapportd'audit).PS1:Aprèsuneanalyseadéquatedesréclamationsdenon‐conformitérelevées,unefiched’actionestétablieafindegarantirlatraçabilitéetd’éviterl’apparitiondenouvellesnon‐conformitésidentiques.Toutefois,desretardsimportantsontétéconstatéssurquelquesactionspréventivesquiontatteintquasimentunan,àsavoirl’actionpréventivequidatedu25/03/2013,intitulée:Réaliserunpland’évolutiondel’infrastructuresystème(serveurs,réseaux).Leretardn'estpasde1anmaisde2mois,ladatedefinestle26/10/2013.Desréflexionssontmenéesauniveaudel’UL,ilfautenattendrelesconclusions.Cetteactionestencoursderéalisationetsuivierégulièrementlorsdesréunionsdeservice.PS2:Lamiseàjourdesdocumentsd’évaluationdesrisquesetdangersSSTEdatede2010.Cequin’estpasconformeauxtextesdesprocédures«IdentifieretévaluerlesexigencesSSTEapplicables:"EvaluerlesrisquesetimpactsSSTE".LesdocumentsexistaientmaispasenregistréssousAdvitium.LesversionsàjourdesdocumentssontmaintenantenregistréessousAdvitium.Voirpoursimplifierleworkflowd'approbationlorsdelamiseenplacedelanouvelleversiond'Advitium.

PP3:Leretoursurlasatisfactiondesfournisseursdel’AIPL(Fournisseurs,Domaines,Sociétésdedestruction)n’estpasmesuré.

FAQ‐1111:RevoirWorkflowapprobationdedocument

Lepeuderelationquenousavonsavecnosfournisseursnenécessitepaslamiseenplacedecetteanalyse.PP4:Lasecrétaireperddutempsenregardantpériodiquementsidesinformationsconcernantlesfactures(notammentleurstatutbloqué/nonrapproché/rapproché),pourassurerlesuividelafacturation.C’esteneffetunélémentdesimplification.Demanderauxservicesfinancierss'ilestpossibled'avoirsimplementdesrapportssurlestatutdesfactures.

b. RésultatsdesautoévaluationsSansobjet.

c. Suividesréclamations/suggestions(FRS)etdesActionsQSE(FAQ) Sansobjet,pastraitélorsdecetterevue.

d. Modificationdesobjectifsqualitéet/oudelapolitiquequalitéL'engagementdelaDirectionestreconduitpour2014.Lechampdecertificationestmodifiépourprendreencomptenotrenouvelleactivitésuiteàl'intégrationd'unepartiedesactivitésdel'exCML.L'écouteclient2014estmodifiéepourprendreencompted'unepartlesexigencesdeslaboratoiresliésànosnouvellesactivitéssuiteàl'intégrationduCMLetd'autrepartlesexigencesdel'UniversitédeLorraineenmatièred'équilibredebudgetpourfin2015surlesactivitésCML.Jean‐Yvesprésentelapolitique2014,lesobjectifssontdéclinésdesobjectifsdel'UniversitédeLorraineetsontrattachésànosprocessus.

e. Suividesaccidents/incidentsSansobjet.

f. Suividesplannings Planningmanagement

Cettefoisci,encorenousn'avonsqu'uneseuleréuniondeserviceetuneseuleréuniondeprojetannuléesdepuisladernièreRD.

PlanningformationTouteslesformations(7)sontréalisées.

g. Lesindicateurs IndicateurssurlePCSDirigerleservice

Lesobjectifs2013deceprocessussontglobalementatteints.Lebudget2013estrespectertantendépensequandrecette.Notrepropositiondebudgetpour2014estvalidéeparl'UL.Seull'objectif"Favoriserletravaildegroupeetlepartagedecompétences"n'estpasatteint.Cetobjectifestreconduiten2014.

FAQ‐1112:RapportSifacfactures

IndicateurssurlePCSManagerleSystèmeQSE.Avectroisréunionsdeservicenonréaliséescetteannée,nousn'avonspasatteintnotreobjectifde95%deréalisation.Cetobjectifestreconduitpour2014.Noussommescetteannéedanslesmêmespourcentagesderéalisationàdatedenosactionsquel'anpassé.Ilfautrenforcerlesuividecesactions.Letauxdesatisfactiondenosclientsresteélevéetl'objectiffixéà95%l'anpasséestatteint.

2. Processusderéalisation

a. Constatdel'auditL'auditinterneULdulundi2décembrearelevé1pointfort,3pistesdeprogrèset1pointsensiblesurceprocessus(Cf.Rapportd'audit).PS1:Lagestionmétrologiquedesinstrumentsn’assurepaslatraçabilitéausystèmeinternationald’unitéSI.Lesétalonsutiliséspourcontrôlerlesappareilsàmainontétéétalonnésen2005.Ladateduprochainétalonnagen’estpasmentionnée.Lapériodicitéestinsuffisammentdéfiniepourcesétalons.L’identificationdesétalonsestbienréalisée.Néanmoins,ilfautcorrigerunepetiteerreurdetranscriptiondunumérodel’alésomètreN0121386sursaboîtederangement.Undocument,accessibleàtous,inventorielesdifférentsappareilsetmentionneplusieursinformations(n°d’identification,datedudernierétalonnage,IT,…..).Cependantilestimpossible,àtraverscedocument,dedéterminerlavaliditéd’étalonnagedesinstruments.L'étiquettedel'alésomètreN0121386doitêtrecorrigée.Danslarefontedelaprocéduredecontrôlemétrologique,ilfautdéfinirleséchéancesd'étalonnage(Cf.projetQSE1416encours).

PP1:L'indicateurmisenplaceapermisdequantifierletempseffectifpassésurlesprojetsetdéfinirdespériodesfavorablesoudéfavorables.L'intégrationdecettedonnéedansl'élaborationduplanningdesnouveauxprojetspermettrademieuxestimerladatedefindeprojet.L'aspectpluscollectifdesprojets(responsableespaceprojetetchefdeprojet,équipedeprojet,…)demanderaitàs'interrogersurlapertinenced'intégrerlanotionde"plandecharge".Cedernierdonneraitlapossibilitédedéplacerdansletempsdesressourcesafindelimiterlesretardsdedélai.Nousallonsdansunpremiertempsmettreenplacelesnouvellesmodalitésdegestiondenosprojets.Selonlesrésultatsobtenus,nousenvisageronsounondesévolutions.PP2:Avantdesolderleprojet,unevalidationfinaledoitêtreréalisée.Celle‐cinedoitpass’apparenteràuncontrôle(comparaisondesdonnéesd’entréeaveclesdonnéesdesortie).Elledoitintégrerl’avisdel’ensembledesusagersmêmesiles

FAQ‐1113:EtiquettealésomètreN0121386

objectifsdeceux‐cisontdiversetvariésetsedérouleràposterioridelamiseenœuvre,delamiseenservice.CeciestprévudanslecadredelarefontedenotreSMI.Modifierleprocessusconception‐développementpourqu'ilreprésentelesnouvellesmodalitésdegestiondenosprojets,enparticulierlesphasesdevalidationetclôture.

PP3:Uninventaireetuneidentificationdeséquipements,àvocationpédagogiqued’unepartetdeséquipementsdemesured’autrepartpermettraientunemeilleuregestionmétrologiquedesmoyensdemesureenadéquationauxexigencesdelanorme.Mettreenplaceunétiquetagepourdifférencierleséquipementsdemesure.Intégrercenouveaufonctionnementdanslarefontedelaprocéduredecontrôlemétrologique.

L'auditinterneréaliséparlesétudiantsduMasterISCarelevé1NCMin,4pointssensibles,4pistesdeprogrèset6pointsfortssurceprocessus(Cf.Rapportd'audit).NCMin1:Lorsdel’audit,lasecrétaireaconfirménepasutiliserlaprocédureFacturationprésentesurlesitedel’AIPL,carcelle‐cin’estpasàjour.Eneffet,laprocédureabienétémodifiéedanslogicielMEGAmaisn'estpaspubliéesousAdvitium.Lanouvelleversiondoitêtrepubliée.

PS3:leWFAprêterdumatériel/logicielneprévoitpasunetachedenon‐retourdumatériel/logicielprêté.Cecin’estpassuffisammentclairdansnotresystème.Mettreenplaceunerelanceautomatiquesilematérieln'estpasrenduàdate.CettemodificationduworkflowestàintégrerdanslarefontedenotreSMQ.

PS4:Lesrevuesréaliséesenprésenceduclientsonttranscritesparlasuitedansdescomptesrendus.Lescomptesrendussontensuitepartagéspoureffectuerlavérification.Unefoislesretourseffectués,lecompterenduest,lecaséchéant,modifiépourcollerauxremarques,lefaitestquecesmodificationsn’apparaissentpasetonnevoitpaslesdatesdevérificationetvalidation.Latraçabilitédesversionsesteneffetsouhaitable.UtiliserlagestiondeversionsousQuickPlacepourtracerlesmodificationssurlescomptesrendusderevue.

FAQ‐1114:MettreàjourPCSconception‐développement‐1

FAQ‐1115:MettreàjourPRDfacturation

FAQ‐1116:MettreàjourWorkFlowdeprêt

FAQ‐1117:MettreàjourPCSconception‐développement‐2

PS5:Onconstatequelorsqu’ilyaunemaintenancecorrectivepourréagirauxdifférentsproblèmesinformatiques,aucuncahierdesantén'estfaitpourchaqueaction(lesinterventionsnesontpasenregistrées)alorsquedanslacartographie,ilestpréciséqu'ensortieduprocessus<<réagiràunproblèmeinformatique>>ilyaunworkflow<<Cahierdesanté>>.C’esteneffetuneerreurdetranscriptiondanslaprocédure.Modifierlaprocéduremaintenirpourqu'ellesoitenaccordavecnospratiques.Pasd'enregistrementdansuncahierdesantépourlesproblèmesinformatiquemaismodificationsinécessairedesfichiersdeconfiguration.

PS6:Danslalistedestâchesplanifiéespourprévoirlespannes(informatiqueetplateformes),ilyadestâchesquisontenretard,lavérificationetvalidationdechaquetâchen'estpastracéedoncleconceptPDCAn'estpascorrectementsuivi.Lesuividereconfigurationdessallesinformatiquespourl'année2013‐2014n'estpasencoreenregistréalorsquelareconfigurationaétéfaitedepuisJuin2013.Ilfautêtreplusvigilantenréuniondeservicesurlesuividestâchesàréaliser.PP1:L’AIPLmetàdispositionlacartographiedesprocessussursonsitewebetagitenlesrespectant.Seulement,desfautesd’orthographeontétéobservéesparexemplesurlacartographiedesprocessus.Lesitedel’AIPLoffrelapossibilitéd’êtreaffichéenanglaismaisleliennemarchepas.Siunepersonnenedisposantpasd’ADEfaitunedemandederéservationdesalle,ellen’apasdetracedesaréservation.Lesfautesd'orthographeserontcorrigéeslorsdelarefontedenotreSMQ.Iln'existepasdetraductionanglaisesdusiteinternetdel'AIPPRIMECALorraine,ledrapeauanglaisvaêtresupprimé.Suiteàunemiseàjour,leliensurlaversionanglaisedusiteduréseaunationaladisparu.Lelienvaêtrereconfiguré.Lorsdesréservationsdesalle"horsADE",unmaildeconfirmationestenvoyéparlasecrétaire.

PP2:Lorsquel’onvalideuneétapedephasedevied’unprojet,cettedernièredoitêtreenregistrée.Decefaitilyaabsencedeversionsd’enregistrements.CeciestprévuetvaêtreintégrédanslanouvellerefonteduPCSconception–développement.PP5:LaplupartdesappareilsdemesureetétalonssontconservésdanslasalledemesureMMTquiestàunetempératurerégulée.Cependantd’autresappareilssusceptiblesd’êtreutilisésontconservésdansuneautresalledel’AIPL.Lorsde

FAQ‐1118:MettreàjourPRDmaintenir

FAQ‐1119:LienversionanglaisesiteAIPnational

leursutilisations,ilestspécifiéquecesappareilsdoiventêtredéposésdanslelocalMMT12hauparavant.Revoirlaprocéduremétrologique,pourqu'ellesoitconformeànotreusage,danslanouvellerefontedenotreSMQ(cf.projetQSE1416).PP6:Danslaprocéduredeconfigurationd'unposteinformatiqueetd'installationd'unlogiciel,lestestsdepostenesontpasréalisésàchaquefoisetlesrésultatsnesontpasconsignéscommerecommandéparl’organisme.Laprocéduredetestestconsidéréecommelourdeparlesemployés.Lesprocéduresd'installationetdetestnesontpasmisesàjoursystématiquement.Revoirlaprocédureetlesdocumentspourqu'ilssoientenadéquationavecnospratiquesdanslarefontedenotreSMQ(cf.projetQSE1416).

b. EnquêteclientPasdenouvelleenquêteclientdepuisladernièrerevuededirection.

c. Suividesréclamations/suggestions(FRS)etdesActionsQSE(FAQ)

Sansobjet,pastraitélorsdecetterevue.

d. FichedeMiseenŒuvreparticulière–FMOSansobjet,pastraitélorsdecetterevue.

e. MaincouranteSansobjet,pastraitélorsdecetterevue.

f. Suividesplannings Planningmaintenance

Sansobjet,pastraitélorsdecetterevue.

g. Lesindicateurs IndicateurssurlePCSMettreàdispositiondesplateformes

Deuxdesobjectifsfixéssurceprocessusnesontpasatteint:–Organiserdesprésentationsciblés.Après,laprésentationdupôleauconseildelaformation,ilavaitétéenvisagéderéaliserdesréunionsciblées,maisfinalementcecin’estpassimpleàorganiser.L’idéeaétéabandonnée.‐ParticiperauxactionsduchapitreGrand‐Estdel'AFISvis‐à‐visdeslycées.Leprojetestenretardauniveaudel'EducationNational,ilestreportésur2014Unenetteprogressiondutauxd'utilisationdenosressourcesestànotersurcepremiertrimestreparrapportàcettemêmepériodel'anpassé.Lenombredeséancesdégradéesresteinférieuràl'objectif(1%).Unemeilleureanalyseetclassificationdecesséancesdevraitnousapporteruneinformationpluspertinente.Letauxderéalisationàdatedesmisesenœuvreparticulièrerestetoujourstrèssatisfaisant(94,6%).

FAQ‐1120:Revoirl'indicateurséancesdégradées

IndicateurssurlePCSConcevoiretdévelopperdesplateformesLamodificationdenotreréférentielprojetestglobalementterminée,ilfautmaintenantleséprouvéssurnosprojetsfuturs.Letravailengroupesurlespremièresphasesd'ingénierien'estpasencoresatisfaisant,lamiseenplacedelapolitique2014doitpermettrederenforcercettepratique.Lesuividutempsconsacrésurlestroisderniersprojetsmontrequ'ilestdifficiled'yconsacrer60%enpériodefavorable.Ilapparaitplusjustederedescendrecettevaleurà50%.

IndicateurssurlePCSRéaliserdesprestationsàlademande

Lenombredeprestationsestenlégèreaugmentationparrapportàl'anpassésansquecelasoittrèssignificatif.

SuividesconsommationsLabaissesensibledenotreconsommationd'électricitéseconfirmenettement.Lesconsommationsd'eauetd'électricitérestentdanslamoyenne.Lechangementd'opérateurdetéléphonie(UL)divisenotrefacturationpartrois.Lahausseimportantedesimpressionsdoitêtremaitriséeen2014parlamiseenœuvredequotasmieuxciblés.

3. ConclusionLarefontedenotreSystèmedeMangementIntégrépourlerendreplusefficientetintégrerlesnouvellesactivitésduCMLestprimordiale.Cecidemanderal’implicationdetousdèsjanvier2014,desfichesactionsserontmisesenplacedanscesens.L’année2013aétéricheenévènementsetaconforténotreplaceauseindel’UniversitédeLorraine.L’année2014doitmarquernotrepositionnementstratégiquepourlesannéesfutures.

Annexe1–Revuedesprojets

1. BILAN DES PROJETS EN COURS 

  Travail réalisé 

  Travail incomplet : à revoir lors de la prochaine réunion 

  Points à voir lors de la prochaine réunion 

1.1. Ambiflux (Gestionnaire OM, MO ON) % de travail achevé : 100%  

1.1.1. Actions prévues lors de la dernière réunion  

Action prévue  Réalisation 

La documentation n’est pas terminée Terminer la doc d’ici la validation finale 

Travail en cours pour faire une doc avec les bons modèles SYSML 

1.1.2. Points divers 

Constat  Décision 

  2   

1.2. Système Ambiant de Production et de Maintenance (Gestionnaire/MO BS) % de travail achevé : 99%  

1.2.1 Actions prévues lors de la dernière réunion  

Action prévue  Réalisation 

Il n’y a pas eu de retour des EC du domaine de la maintenance  pour  une  version  2  d’Ambimaint. Lors  des  Assises  du  MES,  nous  avons  vu  que certains  éditeurs  (dont Apriso)  se penchent  sur une  modification  des  usages  à  l’intérieur  des usines, dans  les  ateliers.  Ils  cherchent  à mettre en œuvre les nouvelles technologies notamment la  mobilité  au  service  des  opérateurs  de production ou de maintenance mais également pour les managers. Ceci nous conforte dans  le fait qu’il est possible de faire des choses intéressantes dans l’ambiant pour la maintenance. OM  doit  faire  des  propositions  pour  un  projet Ambimaint V2 et voir avec les EC du domaine  Une FAQ a été faite. OM  doit  absolument  contacter  les  EC  du domaine  et  essayer  de  voir  si  une  version  2 d’AMbimaint est souhaitable.   

OM a discuté avec EL et BI et obtenu quelques pistes. Mais  pas  de  réel  cahier  des  charges  ni besoins n’apparaissent. 

1.2.2 Points divers 

Constat  Décision   

  3   

1.3. Projet TUBE (Gestionnaire ON/ MO EC) 

% travail achevé : 95%  

1.3.1 Actions prévues lors de la dernière réunion 

Action prévue  Réalisation La partie pneumatique est terminée. Le réducteur est en place. Il y a encore des défauts qui apparaissent. En phase de fiabilisation. La partie automatisme n’est pas faite. Terminer  les  développements.  Fiabiliser  le fonctionnement.

Essais hier : constat : des progrès  

La commande du 2ème réducteur pose problème (manque de crédits). Faudrait-il que nous le commandions ? Il  n’est  pas  prévu  que  nous  commandions  le 2eme réducteur. 

Commande pas encore passée. En 2014? 

Le travail devait être terminé au 29/11. Ce ne sera pas le cas. Replanifier la fin du projet à la fin de l’année.

La fin de projet est re‐planifiée au 23/12/2013 

1.3.2 Points divers 

Constat  Décision Sur un axe : recherche du chariot à valider Prise du chariot à valider Presque plus de perte de chariot mais à fiabiliser (plutôt modifs à faire sur le rail) Mise en position avec précision demandée OK. Relaché.  Passage du chariot d'un axe à l'autre pas testé.  Manque recherche de chariot  Validation complète sur un tronçon. 

Valider sur un tronçon pour la fin de la semaine ! 

Impossible de planifier la fin de projet Soumettre le problème en RD   

  4   

1.4. Projet PERCCOM (Gestionnaire ON/ MO BS) % travail achevé : 99% 

1.4.1 Actions prévues lors de la dernière réunion 

Action prévue  Réalisation Un premier document d’expression des besoins a été rédigé par ON et BS. Il a été soumis à Eric, OM et JYB pour corrections. Prendre  en  compte  les  corrections  éventuelles émises par les lecteurs. Faire  valider  le  document  d’expression  des besoins  par  le  Master  Perccom  d’ici  la  fin  de semaine  Le  document  d’expression  des  besoins  a  été « quasiment »  validé  par  le  client.  BS  doit modifier  le  document  pour  le  faire  valider  la semaine prochaine. 

Bibi semaine prochaine  

Il  devient  urgent  de  faire  la  revue  finale. Pour  ce  faire,  les  besoins  et  les  exigences doivent être terminés ! Planifier  une  réunion  le  3/12  entre  nous pour  terminer  les  documents  d’expression des  besoins  et  de  spécification  des exigences. 

Une  réunion  +  1  séance  de  travail  ont  été réalisées mais cela ne suffit pas. 

Le projet est réalisé. Clore la tâche de réalisation dans Advitium et lancer l’enquête client. 

1.4.2 Points divers 

Constat  Décision