comptabilité des débiteurs
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Ouverture vers de nouveaux horizonsEn ces temps de mutations constantes, une pensée et une action rapides constituent
les facteurs de succès d’une entreprise novatrice. La base de décisions immédiates rési-
de dans la possibilité de disposer d’informations parfaitement à jour. Sur ce plan, la
Comptabilité des débiteurs apporte une contribution décisive. Par une intégration con-
tinue du département des ventes et de la Comptabilité, la solvabilité et la manière de
payer des clients sont vérifiées au moment même de l’offre ou de la facturation. La
Comptabilité des débiteurs devient de ce fait un instrument de contrôle important
pour le département des ventes.
L’ouverture comme première exigencePour que tout soit clair et par conséquent sous contrôle. La Comptabilité des débi-
teurs ABACUS est dotée d’une interface moderne qui permet l’échange direct des
données avec des programmes d’autres fournisseurs destinés aux secteurs d’activités
les plus divers. Les informations sont ainsi contrôlées dès leur saisie et transmises
directement de la Gestion des commandes à la Comptabilité financière.
Nos développements vous permettent de progresserDepuis 20 ans, ABACUS compte au nombre des premiers fournisseurs suisses de
logiciels de gestion d’entreprise. Cette expérience, de même que notre orientation
constante vers les besoins des utilisateurs, constituent la clé du succès de nos produits
dont l’efficacité et le plaisir d’utilisation s’affirment constamment.
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A B A C U S E S T B E A U C O U P P L U S Q U ’ U N S I M P L E L O G I C I E L
Performant
et éprouvé
Intégration
et souplesse
Les technologies
les plus modernes
Customizing
Installation
et maintenance
Développement
Formation
Hotline
Certification
des logiciels
ABACUS a fait ses preuves en exploitation
quotidienne dans les secteurs les plus divers
et dans plus de 25’000 entreprises. Leurs
possibilités d’application universelles et leurs
performances font des logiciels ABACUS des
instruments de travail adaptés aux entrepri-
ses de toutes tailles. Ils sont recommandés
et exploités par les plus grandes et les plus
réputées des sociétés fiduciaires suisses.
La structure modulaire et la possibilité d’uti-
liser les programmes ABACUS en installation
mono-poste ou en réseaux, permet à tout
moment une extension de leur application.
L’entreprise peut donc adapter les logiciels
ABACUS à ses exigences croissantes.
Seule, la possibilité d’adapter le logiciel aux
besoins des utilisateurs dans de nombreux
domaines garantit son utilisation optimale.
Il suffit d’un clic de souris directement dans
la Gestion des commandes ABACUS ou la
facturation pour ouvrir un Shop Web dans
Internet – e-commerce simple et efficace.
Echanger des transactions dans le format
XML avec les partenaires et réaliser du B2B.
Le développement continu garantit la péren-
nité de l’investissement dans le logiciel et
dans la formation.
ABACUS met à la disposition des utilisateurs
une hotline qui leur assure une assistance
rapide et compétente.
Un programme de formation très vaste per-
met un apprentissage rapide et une mise en
exploitation efficace des logiciels.
Les logiciels de Comptabilité ABACUS sont
contrôlés par la société KPMG quant à leur
respect des normes comptables en vigueur.
Les partenaires distributeurs ABACUS possè-
dent une grande expérience en gestion
d’entreprise ainsi que le savoir-faire techni-
que pour une installation et une maintenan-
ce parfaite de nos logiciels.
Les revendeurs qualifiés reçoivent le statut
de partenaires logo:
Ils suivent des cours obligatoires tous les
ans, ils emploient un nombre minimum de
conseillers ABACUS et ils atteignent un chif-
fre d’affaires minimum par an avec les logi-
ciels ABACUS.
Les partenaires software supportent en plus
toute la palette de produits et proposent
une hotline en permanence.
Partenaires
distributeursABACUS
PROFESSIONAL
SOFT
WARE
PARTNER
ABACUS
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A B A C U S D E B I – PA R T I E I N T É G R A N T E D U C O N T R Ô L E D E G E S T I O N
Une entreprise doit pouvoir garder à tout
moment le contrôle des postes ouverts.
Grâce à une Comptabilité des débiteurs fai-
sant partie intégrante du contrôle de gestion,
la solvabilité d’un client peut en outre être
vérifiée, déjà lors de l’établissement de l’offre
ou de la saisie de la commande.
Points forts
de la Comptabilité des débiteurs
Intégration directe à la vente et à la
Comptabilité financière / analytique.
Grâce à ses interfaces modernes, des pièces
comptables et des fichiers peuvent être
échangés directement avec des systèmes ex-
térieurs (échanges bilatéraux de fichiers).
Trafic automatisé des paiements par BVR,
RD et Débit Direct
Système de rappels avec des formulaires
de rappel à définir librement, frais de rappel
et BVR de rappel.
Gestion simple des données clients grâce
à des paramètres enregistrés par défaut, des
fonctions de copie, etc.
Formes multiples d’édition des postes
ouverts, des relevés de comptes et des listes
d’échéances, selon les critères les plus divers.
Avec AbaVision – l’élément de liaison
entre ABACUS et Excel – les fichiers peuvent
être présentés online à la direction sous
diverses formes graphiques condensées off-
rant une vue d’ensemble parfaite.
Libre choix des genres de documents et de
paiements.
Propositions de comptes et de sections
pour une liaison souple avec la Comptabilité
financière et analytique.
Comptabilisation en différentes monnaies.
Traitement spécial des cours des monnaies
EURO par rapport à toutes les autres mon-
naies sur la base de l’interdiction du cours
cross de l’UE.
Calcul intégré des commissions
Calcul automatique des intérêts moratoires
De grandes quantités de données, par
exemple 500’000 débiteurs ou plus d’un mil-
lion de pièces comptables, peuvent être
traitées en toute sécurité.
Les pages suivantes présentent en détail les
possibilités multiples offertes par le logiciel
de Comptabilité des débiteurs ABACUS. Les
modules de programmes optionnels sont
décrits de manière exhaustives dans la partie
complémentaire figurant en annexe à cette
brochure:
Fiche technique / Configuration du système
Mandants
Divisions
Monnaies étrangères
Extension des genres de documents / versements
Traitement élargi des rappels
Transactions financières électroniques
Commissions
Intérêts moratoires
Interfaces / Business Objects
Générateur de rapports AbaView
ABACUS Tool-Kit
Outils ABACUS
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A B A C U S , L O G I C I E L S I N T É G R É SR É P O N D A N T À C H A Q U E E X I G E N C E
Produits externesSolutions
personnalisées
IntranetInternet
AbaShopE-Commerce
Systèmes de saisied'horaire
Gestion des commandes
Planification etgestion de la production
Comptabilité financière / Compta-
bilité analytique
Comptabilité des débiteurs
Comptabilité descréanciers
Gestion des immobilisations
Archivage
RessourcesHumaines
FacturationContrôle
des débiteurs
Gestion des prestations et
des projets
Comptabilité dessalaires
CofiLight
Gestion des adresses
Electronic Banking
SalaireLight
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D O N N É E S D E B A S E C L I E N T S
Les données de base con-
tiennent toutes les infor-
mations nécessaires à la
gestion et à la compta-
bilisation des valeurs
relatives à ses clients.
Les données de base cli-
ents se distinguent par
les propriétés particuliè-
res suivantes:
Rappels
Des caractéristiques spécifiques aux rappels
destinés à chaque client peuvent être défi-
nies:
Adresse de rappel si elle diffère de celle
du client
Personne de contact correspondant à
l’adresse de rappel
Procédé de rappel pour les clients béné-
ficiant d’un traitement spécial
Secteur émettant le rappel, au cas où
plusieurs employés peuvent émettre des
rappels
Client jamais soumis aux rappels
Simple envoi de relevés de compte
Définition d’un blocage des rappels
A l’aide de ces fonctions auxiliaires, il est
également possible d’envoyer des “notes
personnelles” de rappel à des clients parti-
culiers.
Débiteur collectif
Les débiteurs collectifs permettent une
gestion simple et efficace des clients avec
lesquels une entreprise ne traite qu’une ou
de rares affaires. La saisie des documents
inclut dans ce cas l’ensemble des informati-
ons d’adresse du client. Le même fichier de
base des débiteurs peut alors être utilisé
pour plusieurs clients. Toutes les informa-
tions relatives aux paiements ou aux rappels
demeurent toutefois disponibles.
Limite de crédit
Les limites de crédit peuvent être fixées à
différents niveaux:
Limite de crédit dans la monnaie de base
Limite de crédit pour chaque monnaie
étrangère
Vérification du montant débiteur par
rapport à la limite de crédit
Ces limites de crédit sont vérifiées dans la
Gestion des commandes lors de la saisie de
nouveaux documents. L’utilisateur peut défi-
nir si un dépassement de la limite provoque
un simple avertissement ou le blocage de la
saisie de nouveaux documents.
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D O N N É E S D E B A S E C L I E N T S
Débiteur chiffre d’affaires
Par l’affectation à un client d’un montant
débiteur maximal, les montants dus sont
additionnés au montant débiteur. Pour les
entreprises avec succursales, les postes
ouverts ou les montants dus peuvent être
affectés à la succursale (client) ou au groupe
d’entreprise (montant débiteur total).
Système d’information client (SIC)
Grâce au système d’information client (SIC),
les chiffres caractéristiques les plus impor-
tants tels que les postes ouverts, le chiffre
d’affaires, les réductions compensatoires, la
limite de crédit d’un client ou le nombre de
rappels peuvent être visualisés globalement.
Le SIC propose ainsi à l’utilisateur une ana-
lyse concise et claire du client directement à
l’écran. Ces chiffres peuvent également être
représentés sous forme graphique à l’aide
d’Excel.
Classification
Les clients peuvent être représentés dans
plusieurs classifications à différents niveaux.
Il est donc possible d’établir des listes par
pays, par région ou par groupe de produits.
Notes
Des textes d’accompagnement peuvent être
librement définis pour chaque donnée de
base clients. Pour chacun de ces textes, l’uti-
lisateur peut définir s’il s’agit d’une simple
note interne ou s’il doit figurer sur les docu-
ments émis. On peut ainsi indiquer par
exemple, à la saisie d’un document, que le
client concerné a annoncé sa mise sous con-
cordat et que par conséquent plus aucun
document ne peut être établi en sa faveur.
Fichier de base des adresses
Toutes les adresses sont enregistrées dans
un fichier central des adresses. Lors de l’in-
troduction d’un nouveau client dans le
système, son adresse est comparée aux
adresses existantes, de manière à éviter la
double saisie.
Copie des données de base clients
En copiant une base de clients existante, il
est possible d’ouvrir rapidement et sans
erreur de nouveaux clients. Grâce à cette
fonction de copie, il suffit normalement de
saisir uniquement l’adresse d’un nouveau
client.
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P A R T I C U L A R I T É S D E S D O N N É E S D E B A S E C L I E N T S
Dossiers
Les dossiers sont des classeurs qui contien-
nent différents documents de toute pro-
venance. Il est ainsi possible de classer des
documents Excel, Word, PowerPoint ou des
listes ABACUS par client.
Monnaies étrangères multiples par client
Il est possible d’établir des pièces compta-
bles en différentes monnaies pour un même
client. Comme ce dernier n'est enregistré
qu'une seule fois dans le système, on dis-
pose toujours d'une vue d'ensemble de ses
postes ouverts, tant en monnaie de base
qu'en monnaies étrangères.
Gestion des commandes
En ce qui concerne la gestion des comman-
des, il est possible de définir des informa-
tions pour la facturation avec toutes les con-
ditions de vente dans les données de base
clients. Une facturation individuelle est ainsi
garantie pour chaque client.
Office de versement
Pour l'encaissement automatique des créan-
ces par le système de recouvrement direct
RD des banques ou le service Débit Direct de
Postfinance, il est possible de définir pour
chaque client les chemins de paiement pro-
posés lors de la saisie des pièces.
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D O C U M E N T S C O M P T A B L E S
Genres de document
Les genres de docu-
ment comptable per-
mettent de distinguer
les diverses affaires
commerciales traitées
dans la Comptabilité
des débiteurs ABACUS.
Les genres de docu-
ment suivants sont disponibles:
Facture
Note de crédit
Report
Acompte
Versement final
Pour chaque genre de document, il est de
plus possible de personnaliser la saisie des
données dans chacun des champs. Par
exemple :
Proposition de date pour le document, la
COFI et les rappels
Attribution d’une proposition de compte
Propositions de conditions de paiement,
du procédé et des secteurs de rappel, etc.
Le grand avantage de cette personnalisation
des genres de document, réside dans le gain
de temps et de fiabilité lors de la saisie
manuelle.
Imputation online
Pour chaque document comptable, de nom-
breuses positions réparties sur différents
comptes, sections et / ou commandes peu-
vent être saisies. Les valeurs correspon-
dantes de la Comptabilité financière et ana-
lytique sont mises à jour automatiquement.
Les documents peuvent être comptabilisés
dans la COFI ABACUS de manière indivi-
duelle ou comprimée.
Grâce à cette comptabilisation online, la
tâche d’harmonisation entre la Comptabilité
des débiteurs et la Comptabilité financière
se trouve réduite au minimum.
Comptabilisation automatique
A l’aide d’interfaces modernes (OLE), les
documents peuvent également être passés
directement de la Gestion des commandes à
la Comptabilité des débiteurs ABACUS et à
la Comptabilité financière. Dans ce cas, les
chiffres de la comptabilité des stocks, des
statistiques de vente, des postes ouverts
ainsi que de la Comptabilité financière et
analytique sont mis à jour online. Les inter-
faces et les traitements batch disparaissent
complètement.
Comptabilisation avec TVA
Chaque position d’une facture peut être sai-
sie avec un code de TVA différent. Des pro-
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D O C U M E N T S C O M P T A B L E S
positions de taux de TVA dépendants de la
monnaie peuvent être affectées aux comp-
tes ainsi qu’aux bases d’articles et de clients,
de sorte que les erreurs de saisie sont pra-
tiquement exclues.
Regroupements libres
Six éléments de regroupement au maximum
peuvent être assignés à chaque document
comptable; ils pourront être utilisés pour
établir des statistiques dans les extraits.
Ainsi il est, par exemple, possible d’affecter
les documents à des secteurs de vente
déterminés ou à des groupes d’articles, pour
établir des statistiques de chiffre d’affaires
sur la base de ces critères.
Versement en espèces
En cas de paiement comptant d’un client, ce
paiement est automatiquement enregistré
et le poste ouvert immédiatement équilibré.
De cette manière, le chiffre d’affaires résul-
tant des versements en espèces est lui aussi
inclus dans les statistiques par clients.
Acomptes / décomptes finaux
Lorsque le paiement d’un acompte est conve-
nu avec un client, une demande d’acompte
est établie. Tous les acomptes seront pris en
compte lors de l’établissement du décompte
final. Dans le système, les acomptes et le
décompte final correspondant sont groupés
sous un ”numéro d’affaires” caractéristique.
Corriger / extourner des documents
Tout document peut être modifié, corrigé ou
annulé aussi longtemps qu’il n’a pas été ver-
rouillé manuellement sur le plan comptable,
qu’il n’a pas fait l’objet d’un paiement ou
qu’il n’a pas été incorporé dans un boucle-
ment annuel ou intermédiaire ou dans un
décompte définitif de TVA.
Modifier les conditions de versement
Les conditions de paiements peuvent être
modifiées à tout moment pour chaque fac-
ture. Il est ainsi possible, par exemple, de
passer pour une certaine facture de la con-
dition ”30 jours net” à des conditions stipu-
lant deux paiements partiels avec des délais
différents, avec escompte ou au net.
Après les modifications, les bulletins de ver-
sement correspondants peuvent être immé-
diatement imprimés et envoyés aux clients.
Etablissement du journal
Du point de vue des techniques de révision,
toutes les écritures donnent lieu à l’établis-
sement d’un journal. Cette procédure rend
possible la production de justificatifs ex-
haustifs, triés selon divers critères.
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P A R T I C U L A R I T É S D E S D O C U M E N T S C O M P T A B L E S
Débiteur collectif
Pour des clients dont le contact sera unique
ou rare, il est possible de saisir la facture
dans un client dénommé ‘Débiteur collectif’.
Contrairement à ce qui se fait pour un client
normal, les données d'adresse spécifiques
au client sont introduites lors de la saisie du
document du débiteur collectif et enregist-
rées avec le document.
Notes de crédit internes
Si des versements ont déjà été saisis sur un
document qui doit être remplacé par un
nouveau document, il est possible de faire
virer les versements déjà effectués sur un
document de remplacement (par ex. par la
comptabilisation d’un voyage auquel ces
acomptes seront affectés).
Principe du document
Les documents peuvent être comptabilisés
dans la Comptabilité financière ou analyti-
que de manière individuelle ou comprimée.
Dans les rapports qui peuvent être établis
par les programmes d’extraits standard
ABACUS ou sous Excel avec AbaVision, tous
les chiffres des soldes peuvent être édités
jusqu’au niveau de la pièce comptable (prin-
cipe du document).
Extension des champs de documents
L’extension des champs des documents
comptables permet l’enregistrement de
données supplémentaires telles que la date
de rappel, le secteur de rappel, le chemin de
paiement RD ou Débit Direct, le procédé de
rappel et les conditions de paiement voire,
dans des cas exceptionnels, la modification
de ces données pour chaque document.
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Les postes ouverts peu-
vent être équilibrés auto-
matiquement au moyen
de BVR, RD ou Débit
Direct. Mais les verse-
ments peuvent égale-
ment être enregistrés
manuellement de ma-
nière rationnelle par le
biais de masques de sai-
sie très clairs.
Versements individuels
Le mode versement individuel permet de
saisir tous les genres de versement. Il est
ainsi également possible de comptabiliser,
outre les versements individuels, des cas
spéciaux tels que compensation de notes de
crédit ou reports depuis le compte de verse-
ments anticipés.
Il est possible de saisir un versement indivi-
duel dans n’importe quelle monnaie, égale-
ment dans une autre monnaie que celle de
la facture à compenser.
Versements collectifs
Le versement collectif permet de répartir le
versement d’un client entre différents docu-
ments.
A cet égard, la possibilité de saisir des ver-
sements sans avoir à les affecter immédiate-
ment à des documents particuliers est très
utile. Les compléments d’écriture relatifs à
de tels mouvements pourront être passés à
tout moment lors d’une étape ultérieure.
Versements excédentaires
Les versements excédentaires peuvent être
traités selon deux variantes différentes:
Le versement excédentaire est automa-
tiquement imputé comme un autre ver-
sement. Le document demeure
ouvert pour le montant excédentaire.
Le versement excédentaire est automa-
tiquement imputé et affecté au docu-
ment qui est ainsi réputé acquitté.
Versements par BVR
Les BVR ou BVR+ autorisent une large auto-
matisation du transfert des versements. Les
versements par BVR consécutifs à des rap-
pels groupés peuvent également être traités
sans problème.
Pour le contrôle des versements par BVR,
l’imputation définitive des paiements peut
être précédée d’une simulation.
Versements électroniques
Lorsque le client a signé une autorisation de
débit, il est possible d'imputer directement
sur son compte certains encaissements, tels
que des abonnements ou des taxes de main-
tenance, avec le système de recouvrement
direct RD des banques ou le service des
Débit Direct de Postfinance.
V E R S E M E N T S
17
V E R S E M E N T S
Genres de versement spéciaux
Les transactions suivantes peuvent très
facilement être imputées à l’aide des genres
de versement spéciaux:
Report de versements anticipés
Versements excédentaires
Compensation de notes de crédit
Compensation avec les créanciers
Frais bancaires
Commissions
Comme un schéma d’imputation est affecté
à chaque mode de versement, les comptes
corrects sont automatiquement utilisés pour
le passage des écritures au bilan ou au
compte de résultats.
Ventilation des réductions sur créances
Les réductions sur créances telles que les
escomptes, les rabais ou les pertes sur débi-
teurs sont automatiquement ventilées selon
les codes de TVA utilisés dans la facture, les
sections ou les commandes / projets. Mais
elles peuvent également être affectées à
une section définie à cet effet.
Gains et pertes de change
ABACUS permet de distinguer entre gains
de change réalisés et non réalisés.
Gains et pertes de change non réalisés:
Les postes ouverts en monnaies étrangè-
res peuvent être évalués par date critère
avec un cours indicatif. Les différences de
change sont comptabilisées sur des
comptes de résultats spéciaux pour gains
et pertes de change non réalisés.
Gains et pertes de change réalisés:
Dès qu’un poste ouvert en monnaie
étrangère est liquidé, les gains ou pertes
de change non réalisés sont automa-
tiquement sortis des comptes spéciaux et
les gains ou pertes de change effective-
ment réalisés sont imputés.
Défalcation automatique
des postes ouverts
Tous les postes ouverts, comme par exem-
ple, d'un montant inférieur à 50.-- francs,
peuvent être rassemblés dans une liste et
liquidés automatiquement.
Corriger / extourner des versements
Toutes les données relatives à un versement
peuvent être corrigées ou annulées, aussi
longtemps que les écritures correspon-
dantes n’ont pas été verrouillées manuelle-
ment et qu’un bouclement intermédiaire ou
annuel, voire le décompte TVA définitif,
n’ont pas été établis.
Etablissement du journal
Du point de vue des techniques de révision,
tous les versements donnent lieu à l’établis-
sement d’un journal. Cette procédure rend
possible la production de justificatifs ex-
haustifs, triés selon divers critères.
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P A R T I C U L A R I T É S D E S V E R S E M E N T S
Versements anticipés
Les versements anticipés sont imputés au
moyen d’un genre de versement particulier
et possèdent, comme toutes les autres
opérations, leurs propres numéros de docu-
ment. Les versements anticipés sont enre-
gistrés avec un code TVA de manière à ap-
paraître dans le décompte TVA.
Compléter les versements collectifs
La saisie d’un versement peut être enre-
gistrée comme versement collectif. Seuls le
client et le montant du versement seront
indiqués. Puis le versement collectif sera
réparti sur les documents ouverts.
RD et Débit Direct
Au cas où un client conteste un versement
déjà effectué par RD ou DD, il est possible à
tout moment, bien que le versement soit
déjà imputé, d’annuler l’opération et de
rétablir le poste ouvert correspondant.
Filtre de recherche
Différents critères de recherche permettent
de retrouver facilement les documents lors
de l’enregistrement des versements. Il est
ainsi possible, par exemple, de rechercher les
documents relatifs à des débiteurs collectifs,
d’après l'abréviation de leur nom ou le nu-
méro postal de leur adresse de facturation.
20
Le rappel constant des
échéances compte au
nombre des tâches de
contrôle primordiales
qui permettent d’assu-
rer l’approvisionnement
de l’entreprise en liqui-
dités. Comme ce travail
de rappel constitue éga-
lement une partie très personnalisée des
relations commerciales avec la clientèle, il
doit pouvoir être adapté très spécifique-
ment aux secteurs d’activités et à la person-
nalité des clients.
Les tâches de rappel se distinguent par les
particularités suivantes:
Autant de procédés de rappel que néces-
saire pour le contrôle de leur déroule-
ment
Autant d’étapes que nécessaire pour
chaque procédé de rappel
Rappels séparés par secteurs de rappel
Textes des rappels dans la langue de cor-
respondance du client pour chaque
étape de rappel
Montant minimal donnant lieu à un rappel
Frais de rappel
Relevés de compte, rappels isolés ou
groupés avec BVR
Définition libre par client des intervalles
entre les rappels
Blocage des rappels pour certains clients
ou certains documents
Autant de cycles de rappel que nécessaire
Libre mutation des propositions de rappel
Statistique des rappels
Texte des rappels
Les textes des rappels peuvent être définis
librement pour chaque étape de rappel et
dans chaque langue. Chaque client reçoit
automatiquement ces rappels dans la lan-
gue définie dans ses données de base.
Blocage des rappels
Il est possible de bloquer les rappels, durant
une certaine période, pour certains docu-
ments ou certains clients. Les documents ou
les clients pour lesquels aucun rappel ne
sera émis peuvent être surveillés au moyen
d’une liste particulière.
Frais de rappel
Les frais de rappel peuvent être définis pour
chaque étape de rappel et dans chaque
monnaie. Si le rappel est émis au moyen
d’un BVR, un nouveau numéro de référence
BVR est automatiquement défini et enre-
gistré. Les frais de rappel et la TVA corres-
pondante, ne sont comptabilisés dans la
Comptabilité financière qu’au moment de
leur versement.
Responsables
Pour chaque facture, il est possible de défi-
nir un destinataire responsable, par exemple
un chef de projet. Avant l’envoi des rappels,
R A P P E L S
21
R A P P E L S
il est possible d’émettre une liste séparée
des rappels par responsable, en vue d’un
contrôle.
Relevé de compte
A la place d’un rappel, il est possible d’en-
voyer un extrait de compte au client. Un
extrait de compte contient les documents
échus ainsi que les documents non échus.
Traitements des rappels
De nombreuses propositions de rappels peu-
vent être établies et traitées chaque jour
pour l’ensemble de l’entreprise ou pour cer-
tains de ses secteurs de rappel. Chaque pro-
position de rappel peut être traitée manu-
ellement, pour en retirer certains documents
ou encore pour visualiser les documents qui
ne doivent pas faire l’objet d’un rappel.
Modifier les niveaux de rappel
Un programme spécial permet de modifier
manuellement la définition des niveaux de
rappel pour chaque document. Si une factu-
re a par erreur donné lieu à un rappel, il est
possible ainsi de rétablir l’ordre correct de
ces niveaux.
Intervalle entre les rappels
L’intervalle entre les rappels fixe le nombre
de jours qui doit s’écouler entre deux rap-
pels successifs adressés au client. On s’as-
sure ainsi qu’un client ne reçoit qu’un rap-
pel au cours d’une période déterminée.
Jours de carence
Les jours de carence permettent de prendre
en compte le temps de traitement des
encaissements. Il est possible de définir les
jours de carence par niveau de rappel.
Adresse de rappel
Lorsque les rappels ne doivent pas être
expédiés au client, il est possible de définir
pour chaque document une adresse de
destination différente.
Secteurs de rappel
Les secteurs de rappels sont utiles lorsque,
chez un mandant, plusieurs unités organisa-
tionnelles sont chargées du traitement des
rappels. Le secteur de rappel peut corre-
spondre, par exemple, à une division (filiale,
succursale) ou à une organisation de vente.
Le rappel se fait alors selon différents sec-
teurs.
Statistique des rappels
Toutes les informations de rappel concer-
nant un document ou un client peuvent être
exploitées. La direction, le personnel res-
ponsable et aussi l’organe de contrôle ob-
tiennent ainsi une vue d’ensemble rapide
sur les activités de rappel de l’entreprise.
22
P A R T I C U L A R I T É S D E S R A P P E L S
Traiter la proposition de rappel
Les propositions de rappel peuvent être
traitées individuellement, par exemple, en
effaçant certains documents pour ce traite-
ment de rappel ou, au contraire, en y faisant
figurer des documents pour lesquels il
n’était pas prévu de rappel au cours de ce
traitement.
Classer les rappels dans des dossiers
Les rappels peuvent être automatiquement
archivés dans le débiteur concerné lors de
l’impression.
Rappels individuels / collectifs
Pour chaque niveau de rappel, on détermine
si l’on établira des rappels individuels ou
collectifs. Les frais de rappels et les BVR
peuvent également être traités dans le cadre
de regroupements de rappels.
Envoyer des rappels par e-mail
Il est possible d’envoyer des rappels directe-
ment par e-mail. Les frais d’envois disparais-
sent.
24
La vue d’ensemble des
postes ouverts venant à
échéance est assurée,
même lorsqu'ils sont
très nombreux, grâce à
des listes définissables
librement.
Ordre de la liste des PO
La liste de PO peut être triée selon les cri-
tères suivants :
Clients
Classification
Sections de frais
Responsables
Secteurs de rappel
Genres de document
Divisions
Affaires
Présentation de la liste des PO
L'utilisateur peut librement personnaliser la
liste des PO grâce à différents éléments de
mise en page. Il peut ainsi n’imprimer que
les données qui sont importantes pour le
contrôle des postes ouverts.
Liste des soldes des PO
Cette liste présente les postes ouverts par
client ou par entreprise. Elle offre l'avantage
de fournir instantanément, quelque soit le
nombre de pièces comptables enregistrées,
une liste détaillée ou consolidée des postes
ouverts selon tous les critères de regrou-
pement: projets, sections, responsables,
monnaies étrangères, etc.
Liste détaillée des PO
La liste détaillée des PO fournit toutes les
informations relatives à un poste ouvert,
comme les versements déjà effectués, les
passages en compte, etc.
Liste des échéances
La liste des échéances apporte une vue
d’ensemble idéale sur les factures émises.
Elle a la même fonction que la liste des PO.
Un rapport hebdomadaire sur le passé et l’a-
venir est en plus possible. La liste des
échéances fournit la base d’une planificati-
on complète des liquidités.
Récapitulations
Bien entendu, des récapitulations de tous
les éléments de regroupement sont affi-
chées dans toutes les listes standard, ce qui
permet une visualisation rapide des chiffres
les plus importants tout en réduisant au
minimum la consommation de papier.
Relevés de comptes internes
Les relevés de comptes sont établis selon un
classement par dates COFI, dates ou
numéros des factures, en combinaison avec
de multiples possibilités de présentation.
E X T R A I T S
25
E X T R A I T S
Relevés de comptes externes
Les relevés de comptes externes, sous forme
de lettres de confirmation de soldes, peu-
vent être envoyés directement aux clients.
Décompte de TVA
Le décompte TVA peut être établi pour la
Comptabilité des débiteurs seule ou de
manière centralisée pour tous les program-
mes liés à la Comptabilité financière. Pour le
contrôle de la TVA, une liste permet la véri-
fication des codes et des comptes de TVA
utilisés ainsi que des valeurs de TVA cal-
culées et comptabilisées.
Extraits à l’aide d’Excel
Grâce à AbaVision, les données de la
Comptabilité des débiteurs peuvent être
exploitées directement dans Excel. Il est
ainsi possible d’extraire des soldes, consoli-
dés ou individuellement, tels que chiffre
d’affaires, postes ouverts, etc. Ces chiffres
peuvent également être représentés sous
forme graphique au moyen des fonctions
habituelles d’Excel.
Il est naturellement possible d'importer le
résultat dans Microsoft Word afin d'appor-
ter, par exemple, des commentaires ou des
corrections.
Listes des clients
Les listes de clients prédéfinies contiennent
toutes les informations essentielles relatives
aux clients, tels que le chiffre d’affaires, les
limites de crédit, le numéro de téléphone,
etc.
Listes personnalisées
Cette fonction permet à l'utilisateur de per-
sonnaliser lui-même ses listes. Il peut non
seulement définir le contenu et le format
des colonnes, mais également l'ordre de tri
des lignes.
Modèles
Les modèles de listes offrent une aide effi-
cace pour assurer une présentation uniforme
des rapports. Dans chaque programme
d’impression, les listes peuvent être mémo-
risées avec leurs éléments de présentation
pour servir de modèles.
Tous les modèles d’un mandant peuvent
être copiés dans d’autres mandants de la
Comptabilités des débiteurs.
Formats d’édition
Les extraits peuvent être enregistrés dans
différents formats:
- PDF (Portable Document Format)
- HTML (Hypertext Markup Language)
- RT F (Rich Text Format)
- ASCII (American Standard Code for Infor-
mation Interchange)
- ADF (ABACUS Document Format)
26
P A R T I C U L A R I T É S D E S E X T R A I T S
Listes rétroactives des PO et échéances
Toutes les listes des PO et des échéances
peuvent être établies de manière rétro-
active, mais également future, sur la base
d’une date déterminée. Elles peuvent pré-
senter au choix toutes les pièces comp-
tables, les PO par client seulement ou le
total général.
Quatre intervalles d’échéance
définissables librement
Pour la liste des échéances, quatre inter-
valles sont à disposition. Le système effectue
une recherche dans toutes les factures et
leur affecte des échéances sur la base des
conditions de versement effectives ou sur la
base des habitudes de versement antérieu-
res du client.
Système d’information clients
La présentation claire des chiffres d’affaires
mensuels et annuels est un instrument de
gestion important. Dans le SIC, il est ainsi
possible, par exemple, de présenter graphi-
quement une comparaison des chiffres d’af-
faires avec le client de votre choix.
AbaVision – une image vaut mieux
qu’un long discours
AbaVision offre des possibilités illimitées de
représenter dans Excel, sous forme con-
densée ou graphique, les données des dif-
férents programmes ABACUS. L'association
d'Excel et d'AbaVision forme une solution
de Management Information System (MIS)
complète et intégrée.
28
Comptabilisation COFI
Les documents comp-
tables et les versements
sont imputés directe-
ment dans la Comptabi-
lité financière ABACUS
avec les possibilités de
regroupement suivan-
tes:
Regroupement mensuel
Regroupement quotidien
Aucun regroupement
Dans les entreprises traitant une multitude
de documents, les factures ou les verse-
ments sont virés dans les comptes du bilan
ou du compte de résultat sous forme com-
primée, afin d'éviter la génération d'une
masse d'écritures nuisible pour la trans-
parence des journaux et des extraits de
compte. Dans ce but, l'utilisateur dispose
des fonctions suivantes:
Afficher les détails dans les relevés de
comptes
Bien que les pièces ou les versements soient
imputés sous forme comprimée dans la
COFI, les mouvements de la Comptabilité
des débiteurs peuvent être visualisés de
manière détaillée dans les relevés de comp-
tes ou les décomptes par sections / centres
de frais.
Regroupement au niveau des comptes
Pour certains comptes comme les pertes sur
débiteurs, les versements anticipés ou les
frais de rappels, les mouvements provenant
de la Comptabilité des débiteurs peuvent
être imputés individuellement. On peut par
conséquent voir immédiatement quel client
a déclenché une écriture sur le compte cor-
respondant de la Comptabilité financière.
Imputation indirecte
Les données comptables peuvent être trans-
mises par fichier ASCII, de la Comptabilité
des débiteurs à une Comptabilité financière
ABACUS ou à un programme tiers.
Conditions de versement
Deux types différents de conditions de ver-
sement sont mis à disposition pour la sur-
veillance automatique des délais de verse-
ment net ou avec escompte.
Conditions de versement standard
La condition de versement standard conti-
ent le délai de versement net ainsi que trois
tables d’escomptes avec différents pourcen-
tages et délais de versement en jours.
Versements partiels
La condition de versement partiel contient
jusqu’à 99 niveaux. Pour chaque condition
de versement partiel, il est possible d’in-
diquer le délai de versement net, la part en
pourcent du versement partiel ainsi qu’un
escompte avec un délais de versement en
jour et en pourcentage.
D É F I N I T I O N S / P R O G R A M M E S S Y S T È M E
29
D É F I N I T I O N S / P R O G R A M M E S S Y S T È M E
Plages numériques
Les numéros de clients ou de pièces comp-
tables peuvent être attribués manuellement
ou automatiquement. De plus, des plages
numériques spéciales peuvent être réservées
pour l’interface ou le traitement interactif. Il
est ainsi possible de voir immédiatement si
une pièce comptable a été saisie manuelle-
ment ou si elle a été lue par l’interface.
Propositions de compte
La table d’imputation associée aux proposi-
tions de comptes est destinée à l’imputation
automatique des factures et des réductions
de versements, par exemple sur le compte
collectif des débiteurs ou sur le compte des
escomptes et rabais. A l’intérieur de la
même proposition de comptes, plusieurs
comptes différents peuvent être définis par
monnaie ou division.
TVA
Les paramètres relatifs à la TVA, tels que la
méthode de décompte convenue ou perçue,
la périodicité de ces décomptes et la table
des codes TVA sont gérés de manière cen-
tralisée. Le décompte TVA et sa vérification
peuvent également être établis à un niveau
centralisé pour la Comptabilités financière,
débiteurs et créanciers, ou de manière
décentralisée dans la seule Comptabilité des
débiteurs, selon les prescriptions du droit
suisse. Sa présentation correspond à la for-
mule de décompte de l’Administration
fédérale des contributions (AFC).
Taux TVA
Pour chaque code TVA, il est possible de
définir le taux de TVA en fonction de la
date. Ainsi, il est possible de continuer à uti-
liser les codes de TVA existants même lors-
qu’il y a des changements du taux de TVA.
En raison de la date d'imputation, le taux de
TVA correct est proposé automatiquement.
Pour les prestations facturées et reportées
dans le temps, il est possible de modifier le
taux TVA proposé.
Périodes comptables
Les programmes de bouclement annuel per-
mettent de libérer le nombre désiré d’exer-
cices à imputer. Il est donc possible de
procéder à des bouclements mensuels ou
annuels pour les périodes définies, de
manière à ce qu’aucune opération ne soit
plus possible pour ces périodes.
Autorisation d’accès
Pour chaque utilisateur, il est possible de
définir les rubriques des menus et les man-
dants de la Comptabilité des débiteurs aux-
quels l’accès est autorisé.
30
P A R T I C U L A R I T É S D E S D É F I N I T I O N S / P R O G R A M M E S S Y S T È M E
Programmes de mise à jour
Depuis les premières versions, ABACUS offre
une mise à jour automatique des données
de base et des données de mouvement,
ainsi que des rapports individuels sur les ver-
sions les plus récentes. Cette procédure
garantit une protection maximale des inve-
stissements consentis pour la formation du
personnel et l’adaptation des logiciels.
Sauvegarde des données
Grâce au programme de sauvegarde inté-
gré, des copies de sécurité de l’ensemble
des données peuvent être aisément réa-
lisées, puis réintroduites dans le système. Un
mécanisme de compression condense les
fichiers à un huitième de leur taille effective.
Système de protection par mots de passe
La gestion des utilisateurs permet une adap-
tation aux structures hiérarchiques de l’entre-
prise. Grâce à ce modèle multi-niveaux, des
structures complexes peuvent ainsi être
reproduites, de manière à autoriser ou à in-
terdire efficacement l’accès à des données
précises.
Contrôle de la TVA
A l’aide de la liste de contrôle de la TVA, il
est possible de vérifier rapidement et pré-
cisément que les codes de TVA corrects ont
été utilisés sur les différents postes du bilan
ou du compte de résultats.
F ICH
ETEC
HN
IQU
E
F I C H E T E C H N I Q U E / C O N F I G U R A T I O N S Y S T È M E
Mandants
Nombre maximum 9’999 mandants
Numéro de mandant 4 caractères numériques
Désignation du mandant 30 caractères alphanumériques
Données de base clients
Numéro de client 11 caractères numériques
Numéro de l’adresse 10 caractères numériques
Abréviation 16 caractères alphanumériques
ID du client / match code 16 caractères alphanumériques
Nom du client 30 caractères alphanumériques
Comptes / sections
Comptes 11 caractères numériques
Charges par nature 11 caractères numériques
Sections / centre de frais 11 caractères numériques
Documents comptables
Numéro du document 10 caractères numériques
Nombre de caractères 9’999 par document
Affaire commerciale 8 caractères numériques
Division 6 caractères numériques
Remarques 30 caractères alphanumériques
Référence de la pièce 27 caractères alphanumériques
Texte de la position 30 caractères alphanumériques
Solde en monnaie de base 999’999’999’999.99 (12/2 caractères)
Solde en monnaie étrangère 999’999’999’999.99 (12/2 caractères)
Cours de la monnaie étrangère 9999.99999999 (4/8 caractères)
Données de base générales
Numéro de l’entreprise 4 caractères numériques
Conditions de versements 6 caractères numériques
Secteur de rappel 6 caractères numériques
Regroupement de sections 8 caractères numériques
Regroupement de pièces 10 caractères numériques
Regroupement de pièces 10 caractères alphanumériques
Genres de document 4 caractères alphanumériques
Genres de versement 4 caractères alphanumériques
Genres de rappel 4 caractères alphanumériques
Procédé de rappel 4 caractères alphanumériques
Classification 9’999
Propositions de comptes 12 caractères
Exercices comptables
Imputation du nombre désiré d’exercices
Enregistrement du journal pour le nombre désiré d’exercices
Enregistrement des soldes pour le nombre désiré d’exercices
Conditions système (minimum requis)
Installation utilisateur individuel (PC) Pentium III
256 MB mémoire vive
Système d’exploitation supporté Microsoft Windows 2000 Pro (SP 4),
Windows XP Pro (SP1) / XP Home (SP1)
Installation réseau (serveur) Pentium IV
512 MB mémoire vive
Carte réseau 100 MB (switch)
Système d’exploitation supporté Microsoft Windows 2000 Server (SP 4),
Windows Server 2003,
Windows Server 2003 Small Business Server
Microsoft Windows Terminal Server 2000 / 2003
Citrix MetaFrame XP 1.0 (FR 3)
SuSE Linux v7.x, avec Samba v2.2.8a
Novell Netware 5.1
(services ABACUS exclus, comme par ex. AbaPilot,
AbaSearch, etc.)
Exigences générales Adobe Acrobat Reader 6.0 SP2
Résolution de l’écran 1024 x 768
Microsoft Internet Explorer 6.0 SP1
Lecteur CD-ROM
ABACUS Research SA se réserve le droit de modifier les conditions système et la taille des données pour
les nouvelles versions de ses programmes.
MA
ND
AN
TS
O P T I O N D E B I : M A N D A N T S
La version de base de la
Comptabilité des débi-
teurs supporte deux
mandants (entreprises).
L’option “Mandants”
permet de gérer jusqu’à
9'999 mandants.
Chaque utilisateur peut
facilement définir lui-
même de nouveaux mandants. A l’aide des fonc-
tions standardisées de copie, les données de base
et de mouvement existantes peuvent être reprises
pour les nouveaux mandants.
Reprise des données de base
Lors de l’ouverture d’une nouvelle Comptabilité
des débiteurs, les données de base suivantes d’un
mandant existant peuvent être reprises:
Conditions de versements
Propositions de comptes
Genres de documents et de versements
Genres et procédés de rappels
Données de base clients
Données des mouvements
Cette fonction de copie est destinée aux entrepri-
ses comptant plusieurs filiales décentralisées qui
gèrent elles-mêmes une Comptabilité des débi-
teurs. Lors de l’ouverture de la Comptabilité des
débiteurs de chaque filiale, on peut choisir un
mandant modèle dont on reprend sélectivement
l’ensemble des données de base. On évite ainsi de
devoir paramétrer individuellement chaque filiale.
Passage d’un mandant à l’autre
Tous les mandants sont présentés dans une liste
triée par numéros ou par noms. L’utilisateur peut
rechercher rapidement un mandant selon ces
deux critères, ce qui est très appréciable lorsque
de nombreux mandants sont activés.
Le passage d’un mandant à un autre s’effectue
simplement et rapidement après un contrôle du
droit d’accès.
Sécurité des transactions
La version Client / Serveur du logiciel augmente la
sécurité des transactions grâce à l’intégration des
procédures “Roll-Back”. Ceci est particulièrement
utile en présence de grands volumes de données,
car en cas de coupures de courant, les reconstitu-
tions peuvent prendre beaucoup de temps.
Le fichier d’un mandant existant peut à tout
moment être converti du format ABACUS au for-
mat client / serveur.
DIV
I S ION
S
O P T I O N D E B I : D I V I S I O N S
L’option ”Divisions” per-
met de reproduire dans
le logiciel ABACUS des
structures organisation-
nelles complexes respec-
tant les prescriptions
légales. Par exemple, le
bilan, le compte de
résultats ainsi que le dé-
compte TVA sont établis
au niveau de la division.
La division peut être définie comme une entité de
bilan autonome. ABACUS permet dans ce cas de
distinguer entre les divisions internes et externes:
Divisions internes
Les divisions internes représentent des entités
indépendantes au niveau du bilan (filiales, entre-
prises secondaires), pour lesquelles un bilan et un
compte de résultats séparés doivent être établis.
Divisions externes
Les divisions externes sont des entreprises pour
lesquelles la comptabilité n’est pas tenue à l’in-
térieur du mandant. Elles appartiennent cepen-
dant à la structure organisationnelle (groupe),
pour laquelle les flux intercompany doivent être
définis.
Chaque division interne peut gérer des échanges
avec un nombre quelconque de divisions externes
ou avec d’autres divisions internes. Ces échanges
internes au groupe sont représentés sous forme
d’une liste détaillée, qui sert de base à la consoli-
dation au niveau supérieur direct du groupe.
Succursales ou entreprises secondaires
Les sociétés possédant des succursales ou des ent-
reprises secondaires peuvent définir une division
pour chacune de ces entités et établir ainsi un
bilan et un compte de résultat par division. Bien
entendu, un bilan ou un compte de résultats peut
également être établis au niveau du mandant, ce
qui correspond pratiquement à une consolidation
automatique.
Comptabilité analytique
L’analytique peut être effectuée de manière
centralisée sur plusieurs entités légalement indé-
pendantes, c’est-à-dire des divisions, ce qui rend
possible une surveillance globale des sections et
des commandes.
Clients et fournisseurs
Les adresses des clients et des fournisseurs sont
gérées de manière centralisée. Les listes de PO et
d’échéances, de même que les listes de chiffre
d’affaires peuvent être établies séparément pour
chaque division ou pour chaque mandant, ce qui
donne une meilleure vision des relations avec les
clients et les fournisseurs.
Transaction financière
L’ensemble du transfert des versements pour les
versements par BVR dans la Comptabilité des débi-
teurs, de la planification des versements dans la
Comptabilité des créanciers et des versements des
salaires, peut être traité de manière centralisée.
Cette méthode permet une planification claire des
liquidités et contribue à réduire les frais du trans-
fert des versements
Données de base centralisées
Le mandant reste le niveau supérieur dans la hiér-
archie. Les données de base existantes à ce niveau
sont valables pour toutes les divisions. La mainte-
nance centralisée de ces données garantit une uni-
formité des informations.
Exemples de données de base gérées de manière
centralisée:
Exercices comptables
Monnaie de base pour la comptabilité
Table des devises étrangères
Table des cours
Codes de TVA
Méthode TVA (convenue / reçue)
Plan comptable et plan des sections
Données de base des employés, clients, four-
nisseurs
Banques des employés, clients, fournisseurs
Données nationales pour la Comptabilité des
salaires
Données de base des composants salaires
Table des salaires (allocations familiales,
impôts à la source)
Bases des immobilisations
Bases des adresses
Conditions de versement
Rappels
Planification des versements
Protection par mots de passe
etc.
Imputation avec divisions
Dans un jeu d’écritures, la même division doit
toujours être utilisée au débit et au crédit pour
assurer la concordance des extraits au niveau du
bilan et du compte de résultats.
Les plans comptables et de sections sont gérés de
manière centralisée. Un compte ou une section
peut toutefois être attribué de façon fixe à une
division afin que les écritures comptabilisées lui
soient directement affectées.
Comptabilité des débiteurs
Une division est affectée à chaque facture émise.
Cette division sera toujours reprise lors de l'en-
caissement de la facture.
Comptabilité des créanciers
Une division doit être indiquée dans l'en-tête de
la facture en plus des différentes divisions qui
peuvent être utilisées pour comptabiliser les frais.
Lors du paiement de la facture, la division men-
tionnée dans son en-tête sera toujours utilisée
pour sa comptabilisation.
Affiliation
Cette situation est également prise en compte
dans la structure en divisions. Lorsque plusieurs
Comptabilités indépendantes sont tenues pour
des divisions au sein d’un mandant, il est possible
de définir s’il y a affiliation pour chacune de ces
divisions. Ceci exerce une incidence d’une part
sur le décompte TVA et d’autre part sur le code
TVA proposé lors de la saisie des écritures.
Extraits
Les extraits suivants peuvent être établis séparé-
ment par division ou globalement par mandant:
Listes des postes ouverts
Listes des échéances
Journaux
Extraits de comptes
Listes des chiffres d’affaires
L’option „Monnaies ét-
rangères“ permet la sai-
sie de clients et de
documents dans dif-
férentes monnaies.
Tables des devises étrangères
Dans la table des monnaies étrangères centralisée
pour toutes les applications ABACUS sont définies
plus de 150 monnaies étrangères selon leur code
ISO.
Table des cours
La table des cours contient les cours d’imputation
et de valorisation liés à la date du jour pour tou-
tes les monnaies actives. Si le système gère plu-
sieurs mandants, la table des cours peut être
définie pour chacun d’eux ou de manière centra-
lisée pour tous les mandants.
En plus des cours globaux d’imputation et de
valorisation, il est également possible de définir
des cours de valorisation spécifiques aux secteurs
des actifs, des passifs, du compte de résultats, des
débiteurs et des créanciers.
Données de base clients
Un client peut être tenu en plusieurs devises.
Dans ce cas, il est possible d’éviter les saisies mul-
tiples pour les clients travaillant dans plusieurs
monnaies. Les chiffres d’affaires sont définis dans
chacune de ces monnaies ainsi que de manière
globale dans la monnaie de base. Pour chaque
monnaie, l’utilisateur peut définir un risque de
change (limite de crédit).
Imputation en monnaies étrangères
Lors de l’imputation en monnaies étrangères, les
montants sont affichés dans ces monnaies ainsi
que dans la monnaie de base. Le montant en mon-
naie de base est automatiquement déterminé sur
la base du montant en monnaie étrangère. Les
versements peuvent être enregistrés dans n’impor-
te quelle monnaie étrangère. Il est ainsi possible
pour une facture libellée en livres anglaises de
comptabiliser le versement en dollars ou en Euro.
Gains et pertes de change
ABACUS permet de distinguer entre gains de
change réalisés et non réalisés.
Gains et pertes de change non réalisés
Les postes ouverts en monnaies étrangères peu-
vent être évalués par date critère avec un cours
indicatif. Les différences de change sont compta-
bilisées sur des comptes de résultats spéciaux
pour gains et pertes de change non réalisés.
Gains et pertes de change réalisés
Dès qu’un poste ouvert en monnaie étrangère est
liquidé, les gains ou pertes de change non réalisés
sont automatiquement sortis des comptes spé-
ciaux et les gains ou pertes de change effective-
ment réalisés sont imputés.
Extraits
Les journaux, relevés de comptes, listes des postes
ouverts ou des échéances peuvent être imprimés
en monnaie de base ou en monnaies étrangères.
MO
NN
AIES
ÉTRAN
GÈRES
O P T I O N D E B I : M O N N A I E S É T R A N G È R E S
O P T I O N D E B I : I N T E R F A C E S
Les interfaces permet-
tent la lecture de fi-
chiers de base clients,
de documents et de ver-
sements.
Pour l’exportation des
données vers des systè-
mes tiers, le générateur
de rapports AbaView
constitue un outil idéal
avec ses fichiers d’exportation définissables libre-
ment.
Mode de fonctionnement de l’interface ASCII
Les données ASCII en provenance du programme
tiers sont écrites dans un fichier qui répond aux
exigences de l’interface ASCII ABACUS. Ensuite,
ce fichier ASCII est introduit dans la Comptabilité
des débiteurs.
Tous les contrôles de plausibilité sont exécutés
automatiquement par le système au moment du
transfert. Toutes les opérations qui ne peuvent
pas être effectuées correctement sont écrites dans
un protocole, avec indication de l’erreur détectée.
Interface ASCII I (documents)
L’interface ASCII I permet la lecture de toutes les
pièces comptables (factures, notes de crédit, re-
ports, versements, acomptes et décomptes finaux).
Interface ASCII II (base clients)
L’interface ASCII II permet la reprise de nouveaux
clients, les mutations ou la suppression des
données relatives à un client, en provenance d’un
système tiers.
Interface ASCII III (versements)
L’interface ASCII III permet la reprise des informa-
tions de versements provenant d’un système tiers.
Mode de fonctionnement de l’interface OLE
L’interface OLE relie directement les programmes
tiers aux programmes ABACUS. Les traitements
des interfaces ne sont donc plus nécessaires. Les
factures, versements et données de base clients
sont transmis online aux deux programmes. Grâce
au traitement direct des données introduites dans
le programme tiers, celles-ci peuvent être con-
trôlées dès leur saisie. On évite ainsi des erreurs
de saisie telles que l’utilisation d’un compte ou
d’une section.
La Comptabilité des débiteurs ABACUS constitue
ainsi, pour les programmes tiers également, un
instrument clé pour le controlling des ventes.
Afin que l’interface OLE puisse être employée, il
faut que les programmes tiers soient de véritables
applications Windows 32 bits.
INTERFA
CES
Business Object – Données de base clients
Permet l'échange automatique des données de
base clients. Les mutations ou les nouvelles ent-
rées peuvent être saisies soit dans un programme
tiers, soit dans la Comptabilité des débiteurs ABA-
CUS.
Business Object – Documents
Dès que des documents sont établis, ils sont auto-
matiquement transférés dans la Comptabilité des
débiteurs et financière ABACUS. Les données sont
échangées online, sans interfaces, afin que le trai-
tement en Comptabilité financière et analytique
soit toujours basé sur des chiffres actualisés.
Business Object – Versements
Permet de transmettre directement les avis de pai-
ements à une application tierce, afin que les
informations sur les postes ouverts ou les paie-
ments encaissés soient immédiatement mises à la
disposition de la vente.
Descriptions des interfaces
Pour les clients ou les entreprises partenaires
d’ABACUS, la description de la dernière version
des interfaces est disponible sur Internet à l’a-
dresse http://www.abacus.ch
O P T I O N D E B I : E N C A I S S E M E N T S É L E C T R O N I Q U E S
Cette option permet
d'effectuer le recouvre-
ment automatique des
créances au moyen des
systèmes suivants :
RD (recouvrement di-
rect des banques)
Débit Direct de Post-
finance (DD)
Paiement de postes
ouverts négatifs
RD et Débit Direct
Lorsqu'une facture peut être encaissée par recou-
vrement direct RD ou Débit Direct, elle est saisie
avec un chemin de paiement qui indique sur quel
compte bancaire ou postal il faut effectuer le
prélèvement. Pour déclencher ces prélèvements
automatiques, on génère un ordre de recouvre-
ment avec lequel les versements sont auto-
matiquement imputés et transmis sous forme
électronique à la banque.
Si une banque extourne un prélèvement qui ne
peut pas être effectué, le versement correspon-
dant peut être extourné à tout moment dans la
Comptabilité des débiteurs.
Les avis de paiement de la Poste seront à nouveau
importés avec les charges effectives pour qu’au-
cune extourne d’ordres de versement non réalisés
ne soit nécessaire.
ENC
AISSEM
ENTS
ÉLECTRO
NIQ
UES
O P T I O N D E B I : C O M M I S S I O N S
Les commissions peu-
vent être calculées auto-
matiquement grâce à
l’option ‘Représentants‘.
Groupe de
représentants
Le groupe de représen-
tants permet d'attribuer
globalement le taux de commission selon la ma-
trice de commissions. On peut ainsi fixer un taux
pour l'ensemble d'un groupe au lieu de devoir le
fixer séparément pour chaque représentant.
Groupes d’articles
Les groupes d’articles sont des données accessi-
bles. Lorsque la Gestion des commandes est uti-
lisée, il est possible d’attribuer les groupes d’ar-
ticles à chaque article.
Dans la Gestion des commandes, le calcul de la
commission se fait au niveau de l’article. Sans la
GECO, le calcul se fait uniquement au niveau du
groupe d’articles.
Représentants
Le représentant est la base pour la répartition des
commissions déterminées pour une ou plusieurs
(max.10) personnes bénéficiaires. Un représen-
tant peut être rattaché à un groupe d’articles. Un
représentant contient soit un ou plusieurs grou-
pe(s) de bénéficiaires de commissions. Dans ce
cas, le bénéficiaire de la commission n’est pas visi-
ble lors de la saisie. Cela permet ainsi d’assurer la
confidentialité.
Versement
La commission se présente sous la forme d’une
liste. Il est possible de définir la monnaie des com-
missions indépendamment de la monnaie du
document. Il est possible de définir le versement
indépendamment de la monnaie du document.
Rythme de décompte
La périodicité pour le calcul des commissions peut
être définie librement.
Attribution d'un montant saisi
Pour la saisie de documents, le montant de la
commission peut être indiqué comme suit:
Aucune saisie manuelle des montants:
Le montant de la commission, qui est calculé
automatiquement, ne peut pas être modifié.
Montant indiqué manuellement:
Le montant de la commission, qui est calculé
automatiquement, peut être modifié.
Montant minimal:
Si le montant de la commission, qui est calculé
automatiquement, est inférieur au montant mini-
mal, ce dernier est alors proposé.
Montant maximal:
Si le montant de la commission, qui est calculé
automatiquement, est supérieur au montant
maximal, ce dernier est alors proposé.
Montant fixe:
Au montant de la commission calculé automa-
tiquement s’ajoute un montant fixe.
Méthode de calcul
La méthode de calcul des commissions peut être
effectuée selon la méthode des prestations con-
venues (lors de l’émission de la facture) ou selon
la méthode de prestations reçues (paiement).
CO
MM
ISS ION
S
Genre d’imputation COFI
Les variantes suivantes sont disponibles:
1. Pas d’imputation
2. Imputation nette:
Le montant du document est réduit aux com-
missions dues.
3. Imputation brute avec un compte et des sec-
tions de la Comptabilité analytique fixes:
La commission est toujours comptabilisée
comme un montant négatif sur un compte et
des sections fixes, ceci indépendamment du
compte mentionné sur le document compta-
ble.
4. Comptabilisation brute avec correction des cré-
dits:
La commission sera imputée en tant que mon-
tant négatif sur un compte fixe. Les sections
de la Comptabilité analytique seront reprises
du document comptable.
5. Comptabilisation brute avec correction sur la
partie crédit :
La commission sera imputée en tant que mon-
tant négatif. Les comptes / sections seront
repris du document comptable.
6. Comptabilisation brute avec correction sur la
partie débit :
La commission sera imputée avec un montant
positif sur un compte et des sections fixes, ceci
indépendamment du compte mentionné dans
le document comptable.
Risque de ducroire (seulement avec la
méthode de la prestation convenue)
Les diminutions de gains (escompte, rabais, perte)
peuvent être supportées par l’entreprise ou par le
bénéficiaire de la commission.
Définition de clés
Le calcul de la commission peut s’effectuer au
niveau du groupe de clients / client, du groupe
d'articles / article, du groupe de prestations / pre-
station ou du groupe de représentants / représen-
tant.
O P T I O N D E B I : I N T E R E T S M O R A T O I R E S
Cette option permet de
calculer un intérêt mo-
ratoire par document.
Les éléments suivants
sont déterminants pour
la bonification des inté-
rêts de documents:
Pour chaque docu-
ment liquidé, un intérêt
moratoire est calculé en
fonction des conditions de versement et des ver-
sements enregistrés.
En option, il est également possible de tenir
compte des notes de crédit ou des factures com-
portant un montant négatif.
L’intérêt moratoire à prendre en compte peut
être défini pour chaque monnaie dans une table
des intérêts.
L’intérêt moratoire calculé peut être sélec-
tionné manuellement pour chaque document.
Calcul de l’intérêt moratoire
La différence entre la date d’échéance du docu-
ment et l’entrée du versement produit le nombre
de jours de retard. L’intérêt moratoire est calculé
en fonction de la date de versement, sur la base
des postes ouverts. Bien entendu, les conditions
de paiement partiel comme les fluctuations
d’intérêt sont intégralement prises en compte.
Lors de l’établissement du traitement de l’intérêt
moratoire, les paramètres suivants peuvent être
définis:
Prendre en considération les jours de carence
Prendre en considération les notes de crédit
Prendre en considération les montants négatifs
des documents
Autoriser les intérêts négatifs
Prendre en considération les jours de carence sig-
nifie que les jours effectifs de retard sont réduits
aux jours de carence. Un intérêt négatif peut être
calculé pour les documents qui ont été payés
avant la date d’échéance. Le taux d’intérêt est le
même que celui pour les documents payés après
la date d’échéance.
Procédé de bonification des intérêts
En principe, le procédé d’une bonification des
intérêts est identique au procédé des rappels:
Création du traitement de bonification des
intérêts
La date du traitement de bonification des intérêts
détermine jusqu’à quelle date limite les docu-
ments doivent être pris en compte. Une date de
traitement pour la bonification des intérêts au
31.12 signifie que tous les documents liquidés
avec une date COFI inférieure au 31.12. et qui
n’ont pas encore été pris en compte dans un trai-
tement antérieur, seront pris en compte dans ce
traitement.
Traiter la proposition de bonification des
intérêts
Après avoir identifié les documents sur lesquels
des intérêts sont à rapporter, chaque poste est
présenté dans une liste. Chaque poste peut être
encore une fois contrôlé et bloqué ou libéré pour
la bonification des intérêts.
Liste des intérêts moratoires
Cette liste présente les documents par client avec
les informations nécessaires pour le calcul de la
bonification des intérêts. Cette liste peut être
envoyée au client avec la facture pour les intérêts
moratoires.
Taux des intérêts moratoires
Il est possible de définir le taux des intérêts mora-
toires à la date d’échéance et par monnaie.
INTERETS MORATOIRES
O P T I O N D E B I : T R A I T E M E N T E L A R G I D E S R A P P E L S
Les fonctions suivantes
ne peuvent être utilisées
que par le biais de l’op-
tion ”Traitement élargi
des rappels” :
Rappels avec BVR
Cette fonction permet
l’établissement des rap-
pels avec BVR, tant indi-
viduels que collectifs.
Secteurs de rappel
Les secteurs de rappel sont utilisés, si au sein de
l’entreprise plusieurs personnes ou organes sont
responsables des rappels.
Le secteur de rappel peut correspondre, par
exemple, à une section, une voie de distribution,
une organisation de vente ou une division. Le
contrôle des rappels est alors effectué séparé-
ment, par secteur de rappel.
L’attribution des secteurs de rappel est effectuée
dans la base clients afin qu’ils puissent être pro-
posés lors de la saisie de documents.
Les listes suivantes peuvent être éditées dans
l’ordre des secteurs de rappel:
Liste des postes ouverts
Liste des échéances
Journaux de documents
Listes des rappels
Journal des versements
Extraits de comptes
Listes des chiffres d’affaires
Listes des clients
Exemple de secteurs de rappel multiples:
La comptabilité d'une entreprise de construction,
de sa gravière et de sa cimenterie est organisée en
trois divisions. Grâce aux secteurs de rappel, il est
possible d'établir les rappels de chaque division
sur des formulaires différents et portant leur
adresse respective.
Plusieurs procédés de rappel
Dans la version de base de la Comptabilité des
débiteurs ABACUS, le procédé de rappel peut être
défini librement.
Il est nécessaire de disposer de plusieurs procédés
de rappel si les étapes de rappel successives impli-
quent différents montants minimaux donnant lieu
à un rappel, différents frais de rappel, intérêts ou
textes de rappel.
Exemple de plusieurs procédés de rappel:
Aucune taxe de rappel n’est calculée pour les
clients occasionnels, car ces taxes sont très diffici-
les à recouvrir. Pour les clients attitrés par contre,
on calcule des taxes de rappel qui sont constam-
ment actualisées jusqu’à ce que le poste ouvert du
client soit compensé.
TRA
I TEMEN
T E LAR
GI D
ES RA
PPELS
O P T I O N D E B I : E X T E N S I O N D E S G E N R E S D E D O C U M E N T S / V E R S E M E N T S
Dans la version de base
de la Comptabilité des
débiteurs ABACUS, un
seul genre de document
peut être saisi par type
de document comptable
(facture, note de crédit,
rapport, etc.). Si vous
désirez disposer de plu-
sieurs genres de documents par type, il vous faut
activer l’option ‘Genre documents et versements
élargis’.
Constitution d’un document comptable
Un document est composé d'une en-tête de
document et d'au moins une position de docu-
ment.
Dans l'en-tête de document, on retrouve les infor-
mations qui sont valables pour l'ensemble du
document, comme la date du document, la mon-
naie, le numéro du document, etc.
Dans la position du document, on trouve en pre-
mier lieu les données pour la comptabilisation de
cette position, comme le compte, la section de
frais, le code TVA, le montant, etc. Vous pouvez
saisir jusqu'à 9999 positions pour chaque docu-
ment.
Champs obligatoires d’un document
La saisie efficace de documents dépend princi-
palement des propositions utilisables pour la sai-
sie des "champs obligatoires" d'un document:
Champs concernés :
Numéro de document
Date du document DEBI
Date COFI
Proposition de compte
Monnaie
Exemple de règles de saisie de champs obliga-
toires : La définition libre des genres de docu-
ments permet de fixer des règles de saisie pour
chaque champ de données. On peut ainsi régler la
saisie des différentes dates comme suit :
Date du document DEBI:
La date du dernier document doit toujours être
proposée.
Date du document COFI:
La date proposée est celle choisie pour le docu-
ment COFI.
Date de rappel:
La date de rappel proposée doit toujours être la
date du document DEBI plus 5 jours.
Champs facultatifs
Lors de la comptabilisation, les "champs faculta-
tifs" suivants sont pris ou non en compte selon
l'organisation de l'entreprise et l'importance de la
Comptabilité des débiteurs et, en conséquence,
réglés sur le genre de document:
Procédé de rappel
Secteur de rappel
Division
Conditions de versement
Groupes de sections de frais
Responsable
N° BVR
Regroupements libres
Affaires
Voies de débit
Champs de saisie en-tête document
Champs de saisie position de document
EXTENSION GENRES DE DOCUMENTS / VERSEM
ENTS
Vous pouvez effectuer la saisie de ces "champs
facultatifs" manuellement ou automatiquement.
Les éléments de définition suivants sont disponi-
bles sur le genre de document pour la saisie des
"champs facultatifs":
Proposition du / de
client, entrée possible
client, entrée obligatoire
client, aucune entrée
l’entreprise, entrée possible
l’entreprise, entrée obligatoire
l’entreprise, aucune entrée
genre de document, entrée possible
genre de document, entrée obligatoire
genre de document, aucune entrée
Exemple de plusieurs genres de document
par type de document
Une entreprise produit des articles en plastique et
des aménagements de cuisine. Pour chaque sec-
teur de produit, des conditions de versements,
des regroupements libres et des procédés de rap-
pel différents sont utilisés. Pour que les proposi-
tions correctes soient présentées lors de la saisie
des documents pour chacun de ces secteurs, deux
genres de documents pour le type ”facture” ont
dû être définis.
Responsables
L’option ”extension des genres de documents et
de versements” permet également la gestion des
responsables.
Exemple de gestion des responsables:
L’entreprise comprend trois secteurs de produc-
tion différents, dirigés par trois chefs de secteur.
Pour que les journaux, relevés de compte, listes
de PO, etc. puissent être établis pour chacun
d'eux, chaque document porte le nom de la per-
sonne concernée (responsable).
Le responsable peut en principe être associé à la
base client en guise de proposition, la proposition
pouvant là aussi être exceptionnellement modi-
fiée lors de la saisie des documents.
O P T I O N D E B I : G É N É R A T E U R D E R A P P O R T S A B A V I E W
La solution pour pra-
tiquement tous les ex-
traits s’appelle AbaView.
AbaView est un généra-
teur de RAPPORTS qui
répond à presque toutes
les exigences et qui
offre des fonctions va-
riées pour les débutants,
les personnes avancées
et les professionnels. AbaView n’a pas seulement
été conçu pour répondre aux exigences de la
Comptabilité des débiteurs mais également pour
permettre d’éditer les extraits de toutes les appli-
cations ABACUS et même des programmes tiers.
Base de données
Dans la Comptabilité des débiteurs, il est possible
de lier les différentes bases de données pour les
extraits:
En-tête des documents
Positions des documents
Versements
Données de base clients
Base des adresses
etc.
Clé d’accès personnalisée
AbaView peut utiliser les clés des index de fichiers
ABACUS ou générer des index temporaires lors-
que c’est nécessaire.
Liens
Les liens définis entre les fichiers ABACUS peu-
vent être traités. Des menus permettent d’établir
de nouveaux liens ou de supprimer ceux qui exis-
tent déjà. Il est donc possible de présenter des
données en provenance de différents program-
mes ABACUS dans un même rapport. De même,
des liens entre les tables issues de différentes
bases de données peuvent être créés. Des tables
ABACUS peuvent être ainsi établies sans conversi-
on préalable des données.
Sélection des données
Les données à extraire peuvent être sélectionnées
selon des critères définissables librement. Il est
possible d’associer plusieurs critères à l’aide
d’opérateurs logiques comme „ET” et „OU”.
Pour augmenter la convivialité d’utilisation des
rapports, l’utilisateur peut créer des masques de
saisie personnalisés pendant la définition du rap-
port. L’utilisateur choisit un extrait depuis l’envi-
ronnement ABACUS habituel, sélectionne les
données souhaitées et obtient le document désiré
sans se préoccuper du fonctionnement d’AbaView.
Fonctions de présentation
En plus d’éléments de présentation tels que les
illustrations, le tramage, les titres de colonnes à
choix et les fonctions d’encadrement automa-
tique, différents éléments de mise en page peu-
vent être utilisés:
En-tête et pied de pages de rapports
Titres de colonnes et totalisations aux niveaux
désirés
Positions de détail
Eléments de texte définis par l’utilisateur pou-
vant être reliés les uns aux autres par des con-
ditions définissables librement
Contrôle des sauts de pages et des pages
orphelines.
De très simples traductions de tous les textes
constants des rapports dans différentes langues,
sans avoir à établir différents rapports. Selon le
paramétrage, il est même possible d’éditer cha-
que page d’un rapport dans une autre langue.
GÉN
ÉRATEUR D
E RAPPO
RTS ABA
VI EW
La présentation peut également être adaptée avec
les fonctions suivantes:
Polices de caractères TrueType et polices d’im-
primantes
Attributs de police (différentes tailles, gras, ita-
lique, etc.)
Champs de direction (à gauche, à droite,
centré)
Effacer / insérer / déplacer des champs
Agrandir / réduire la taille des champs
Définitions d’expressions
Changement des noms de champs
Lignes libres pour titres et totaux
Champs somme au choix, où la position hori-
zontale peut être reliée avec le champ d’origine
Titres des colonnes inscrits automatiquement
dans plusieurs langues
Utilisation de variables système telles que
numéros de pages, date, etc.
Des champs RTF et autres champs de données
de base de plusieurs lignes peuvent être simple-
ment introduits.
Définition des rapports
Pendant la définition du rapport, le résultat actu-
el du rapport apparaît continuellement dans la
fenêtre d’aperçu, sans interrompre ou empêcher
le travail en cours. L’utilisateur n’est donc pas
obligé d’imprimer des tests et gagne du temps
dans le travail de présentation du rapport.
Formats de fichiers supportés
Les formats de fichiers suivants peuvent être
traités et combinés les uns aux autres :
Dataflex
Pervasive.SQL (autrefois Btrieve)
ODBC
ADO – ActivX Data Objects
BDE – Borland Database Engine
ABACUS Business Objects
ASCII (diverses variations)
Lotus 1-2-3
DBase
Paradox
DIF
SYLK
Formats de sortie supportés
Les données peuvent être sorties dans les formats
suivants :
Imprimante
Fichier d’impression
ADF – ABACUS Document Format
HTML – HyperText Markup Language
DHTML – Dynamic HTML
RTF – Rich Text Format
WMF – Windows Meta File
XML – Extensible Markup Language
ASCII / ANSI (diverses variations)
Excel 4
Lettre en série Word
Lettre en série WinWord
Lettre en série WordPerfect
Lettre en série WordStar
Via ODBC, ADO ou BDE, il est possible d’accéder
à toutes les bases de données habituelles et à
d’autres sources de données. Il est en particulier
possible d’accéder online à MS Access, MS SQL-
Server, Oracle, Informix, Sybase, dBase et
Paradox.
A B A C U S T O O L - K I T
ABACUS Tool Kit est le système de base des appli-
cations ABACUS. Pour compléter la convivialité et
l’efficacité des programmes, ABACUS Tool Kit
vous permet de bénéficier des technologies les
plus modernes:
ABACUS Explorer: Système de menus ABACUS
ABACUS Explorer gère
le menu principal qui
permet un passage faci-
le et rapide d’une appli-
cation ABACUS à l’autre
(ou à un programme
tiers) ainsi que le mo-
dule de gestion des uti-
lisateurs. Ce tableau de
bord des logiciels ABA-
CUS intègre également
d’autres fonctions importantes:
Internet Explorer
L’intégration harmonieuse de Microsoft Internet
Explorer dans le menu principal ABACUS permet
un accès direct au World Wide Web.
La fonction Internet Mail est également intégrée
à ABACUS Explorer, si bien que des messages
électroniques (rappels, relevés de compte, etc.)
peuvent être envoyés directement à partir des
applications ABACUS.
Gestion des dossiers
Cette fonction permet de stocker automatique-
ment tous les extraits ABACUS, les documents
Word, Excel, etc. Si l’on dispose des droits d’accès
nécessaires, il est ensuite très facile de retrouver,
consulter et présenter ces documents.
AbaVision
AbaVision est un complément intégrant entière-
ment les logiciels ABACUS et Microsoft Excel. En
s’appuyant sur les Business Objects d’ABACUS
(ABO), Excel devient un véritable Management
Informations System (MIS) avec un accès online
aux transactions et écritures comptables.
La transmission fastidieuse des informations d’un
logiciel financier vers Microsoft Office et vice
versa fait partie du passé. Grâce à cette nouvelle
intégration bidirectionnelle (deux voies de com-
munication), on peut, par exemple, établir son
budget soit sous Excel, soit sous ABACUS. Les
données seront toujours mises à jour automa-
tiquement.
Utilisation pratique d’AbaVision:
Possibilité de réaliser un Management Infor-
mations System (MIS) avantageux et souple
avec Excel et ABACUS.
Nouvelles possibilités de préparation, d’affich-
age et d’échange de données et d’informati-
ons.
Suppression des redondances entre Excel et
ABACUS par la mise à jour automatique des
feuilles de calcul Excel. Les sources d’erreurs
survenant à la saisie ou à la transmission sont
ainsi évitées.
Accès online aux données ABACUS.
ABA
CU
S TOO
L -KI T
Archivage
Cette fonction (module payant) permet d’archiver
automatiquement tous les extraits ABACUS, les
documents Word, Excel, etc. Si l’on dispose des
droits d’accès nécessaires, il est ensuite très facile
de retrouver et de consulter ces documents grâce
à AbaShow.
AbaSmart: Menus à la carte
Avec AbaSmart, les logiciels ABACUS peu-
vent être adaptés aux procédures de tra-
vail individuelles et aux besoins de leurs
utilisateurs, ce qui autorise des méthodes
de travail efficaces. Avec AbaSmart, la
convivialité atteint de nouvelles dimen-
sions.
Menus personnalisés
L’utilisateur peut utiliser AbaSmart pour
créer ses propres menus, avec les fonc-
tions qu’il utilise dans les menus de toutes
les applications ABACUS. Il peut ainsi
adapter son environnement de travail à
ses besoins, ainsi qu’à la complexité des différen-
tes tâches qui lui incombent.
- Nombre illimité de menus
- Nombre illimité de rubriques (programmes) par
menu
- Ordre des rubriques aux choix
- Nom des rubriques au choix
- Mot de passe par menu AbaSmart
- Menus adaptés à l’utilisateur et à ses procédu-
res de travail
Un menu utilisateur peut contenir des program-
mes provenant de toutes les applications ABA-
CUS, ce qui permet un meilleur support et une
meilleure représentation des procédures intégrées
de travail.
Grâce au procédé “Drag & Drop”, la création de
menus AbaSmart est un jeu d’enfant. Les menus
de l’utilisateur sont ensuite enregistrés et sont dès
lors à sa disposition. Ils peuvent en outre être
copiés et transmis à d’autres utilisateurs
AbaSmart.
Autostart: enchaînement automatique
Plusieurs positions de menus AbaSmart peuvent
être automatiquement lancées et successivement
exécutées. Il est ainsi possible d’automatiser des
procédures complètes indiquant plusieurs applica-
tions, sans que l’utilisateur ait à lancer manuelle-
ment les programmes correspondants.
Processus préliminaire
La sélection obligatoire pour préparer les données
(ex.: pour quelle période ou pour quelle division
doit être créé l’extrait) peut être définie dans le
processus préliminaire. Il est également possible
de préciser le format d’édition (ADF, RTF HTM,
PDF, CSV et XLS).
A B A C U S T O O L S
Archivage
En plus de la gestion de
dossier qui fait partie de
l’ABACUS Tool-Kit, le
module Archivage ABA-
CUS offre un classement
électronique complet
des états et documents
créés avec les différents
programmes ABACUS
ou encore avec des programmes externes.
Directement intégré dans le logiciel ABACUS
L’archivage ABACUS est entièrement intégré dans
les programmes ABACUS. Lors de l’impression
d’un rapport, une copie électronique du docu-
ment peut automatiquement être sauvegardée
dans les archives correspondantes. Des décomp-
tes de TVA définitifs, des bilans, etc. sont ainsi
directement archivés, indépendamment de l’utili-
sateur qui a sorti l’extrait. Simplicité et sécurité –
l’intégrité des données est donc garantie.
Archivage depuis les programmes Office
L’intégration de l’archivage ABACUS dans les pro-
grammes Microsoft Office offre la possibilité
d’enregistrer des documents Word, des tables
Excel et des présentations PowerPoint directe-
ment depuis l’environnement Office dans les
archives ABACUS.
Scanner et archiver des documents originaux
Le module en option AbaScan permet de digitali-
ser tous les documents dont les originaux sont sur
papier, tels que bons de livraison, factures de
fournisseur, esquisses d’atelier, etc. Les docu-
ments ainsi digitalisés peuvent alors être enre-
gistrés dans les archives concernées. Ces docu-
ments sont également dotés automatiquement
d’une indexation texte plein permettant une
recherche rapide au moyen du moteur de re-
cherche AbaSearch.
Outil code barre
L’option “Outil code barre“ offre la possibilité
d’imprimer une étiquette code barre pour chaque
document. Cette étiquette est apposée sur le
document original et grâce aux informations con-
tenues sur cette étiquette, le document sera enre-
gistré dans la bonne archive ou le bon dossier (p.
ex. : les fournisseurs).
Complet et invariable
Tous les extraits, documents et données enregi-
strés dans les archives ne peuvent pas être modi-
fiés. Vous ne pouvez plus les supprimer ou les
modifier de façon sélective.
Codage et droits d’accès
Les données sont codées lors de l’enregistrement
et l’accès aux données est réglé de façon à ce que
seules les personnes autorisées puissent consulter
les informations et que personne ne puisse sup-
primer des données des archives.
La sécurité est assurée, à la fois, par un mot de
passe pour chaque archive et par les droits
d’accès de la gestion des utilisateurs.
Recherche confortable d’informations
Grâce à ce système de recherche performant,
vous pouvez retrouver rapidement le document
voulu parmi des milliers de données. Ce système
vous offre:
- une recherche selon des fragments de mots
- une combinaison de différents éléments de texte
OU
T I LS ABA
CU
S
AbaPilot :
Système de navigation et de recherche
Avec AbaPilot, l’utilisa-
teur ABACUS dispose
d’un accès rapide et di-
rect à toutes les données
et informations enre-
gistrées dans le logiciel
ABACUS.
La saisie d’un terme de
recherche provoque l’af-
fichage de tous les enre-
gistrements correspondants y compris toutes les
informations, données et documents (Word,
Excel, documents scannés).
Un clic de la souris affiche toutes les informations
détaillées. En plus, le système permet même de
démarrer directement l’application ABACUS
appropriée qui offre la possibilité de modifier les
données.
Pour pouvoir utiliser AbaPilot, vous devez avoir
une licence pour le moteur de recherche
AbaSearch et l’installer.
Rapport Scanning
Le module AbaForm ABACUS
Rapport Scanning digitalise
des rapports de travail écrits
à la main et les données sont
traitées automatiquement.
L’intégration complète du
module de Rapport Scanning
dans le logiciel ABACUS per-
met de l’utiliser comme
module de saisie pour la
Comptabilité des salaires,
AbaProject avec les décomp-
tes de prestations / projets, la Gestion des adres-
ses et la Gestion des commandes.
Les avantages principaux: gagner du temps au
moyen de l’automatisation et éviter des erreurs
lors de la saisie manuelle. Les données de base
des applications en aval, telle qu’AbaProject par
exemple, sont disponibles online et effectuent des
contrôles directs de plausibilité qui sont actifs lors
de la saisie de données avec AbaForm.
AbaForm peut également être utilisé avec des
solutions métier comme SORBA.
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