checkinatwork with checkin@suivo - case cegelec (fr)

BienvenueCase Cegelec

Frederick Scraeyen – Project Manager Suivo

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•Société Belge GEO-ICT

•10+ ans d’expérience en technologie GEO

•475+ clients actifs, 11,760 + véhicules

•70+ employés

•Chiffre d’affaires en 2013 + 13 Mio

•Bureaux à Anvers, Gentbrugge, Hasselt, Wavre

•Parti du groupe Cronos (3,000 employés, 150 entreprises)

Geo Solutions

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• >>G I S

• Conseil

• Analyse

• Développement

• GEO-Data

• GIS-Consultance

• >> M O B I L E• Conseil

• Analyse

• Développement

• Applications pour l’équipe mobile

• >> L B S

• Track & Trace

• Système Management de votre flotte

Geo Solutions - Départements

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Track and Trace Enregistrement du temps Détection de présence

(Checkin@Work)

Plannification et expédition ECO driving Navigation spécifique Rapportage sur mesure Paramètres équipement

spécifique Auto Tacho download Contrôle température Contrôle essence Contrôle maintenance …

Cegelec élimine le risque de sanctions et réduit la charge de travail relative à CheckInAtWork avec

Checkin@Suivo

VINCI Energies BelgiumVINCI Energies donne service aux autorités publiques & clients d’affaires par le développement, l’équipement, l’aide d’opération et l’optimalisation du transport d’energie et de l’infrastructure de communication, les facilités industrielles et les bâtiments.

En Belgique, VINCI Energies emploie presque 2.000 employés & fais ses opérations par 7 marques:

Cegelec se démarque par sa qualité et connaissance en:• Techniques de construction,• Réfrigération industrielle & commerciale,• Infrastructure et• Sécurité incendie

En Belgique, 500 employés mobiles sont divisés entre les 4 sociétés sous le marque Cegelec:

• CEGELEC• CEGELEC REFRIGERATION • CEGELEC INFRA TECHNICS • CEGELEC FIRE SOLUTIONS

Le défi de Cegelec

Dès le 1er avril 2014, la loi commençait à travailler avec un délai de transition de 6 mois jusqu’au 1/10/2014.

Le défi:Trouver une solution simple et digitalisée afin d’assurer l’enregistrement de présence correct en ce qui concerne les sites mobiles et temporaires et ceci dans les 4 sociétés avant le 1/10/2014.

Cegelec avait confiance …

...bien que la solution n’était pas encore là?

- Solution existante: Système Tracking installé dans une partie de la flotte

- Nouvelle solution: solution automatisée = !!! Le besoin d’intégration!!!

- Le prix: la solution devait être en proportion avec les efforts superflus

- Timing: trouver une solution automatisée dans un délai assez court

Le Défi |les utilisateurs

Le Management• Eviter les défis opérationnels & le stress pour les employés• Le besoin d’une solution automatisée immédiate le 1/10

Planification / Administration• Troublé par la possibilité d’un excès de travail manuel• La peur d’un excès de travail inconnu

L’équipe mobile• Obligation d’utiliser le badge• La peur d’erreurs• La peur d’être la cause de la sanction pour la société

Le défi | En chiffres

500 employés & 1-2 enregistrements / jour 500-1.000 enregistrements/ jours =

10.000 - 20.000 enregistrements / mois

Le coût d’un enregistrement manuel: 10.000 - 20.000 enregistrements avec 1 minute / enregistrement manuel Exemple de 20.000 Minutes / mois =

• 20.000 / 60 Min = 333 h / mois• 333h / 8h par jour = 41 jours = 2 FTE’s

Risque d’erreurs: 2% “error margin” (*) = 400 erreurs / mois

• Donne cause à une pénitence (600-3600 EUR/cas)• Cause additional workloads to find error and correct it

* Estimated % based on manual data entry

Solution Cegelec

Suivo Tracking System

& ID Badges

Suivo Time Clock Terminal

& ID Badges

Avantage: Les 2 systèmes soutiennent les différents technologies de badging, ce qui permet de réutiliser les badges déjà existants (e.g. construbadge).

Solution Cegelec

Dans le véhicule

A la borne de chantier

*Solution Mobile aussi possible, e.g. avec Garmin

Timing | Implementation de la Solution

• 01/09 | Commande de 350 Suivo ID badges &

47 Suivo Time Clock Terminals et 40 lecteurs de badge dans les véhicules

• 15/09 | Phase Test de 2 semaines ‘semi-automated’ afin de contrôler l’enregistrement.

• 01/10 | CheckInAtWork fonctionne automatiquement

Indicateurs de succès

• 1 seule solution en toute facilité

• Investissement léger pour avoir une solution à 100% digitalisée

• Intégration avec les systèmes en cours aujourd’hui• Employés administratifs étaient au courant de Suivo• Suivo Tracking System & badges: connus par les ouvriers Les 2 équipes avaient besoin d’un minimum de temps et formation pour le set-up

Compétence de respecter le calendrier de 1/10

• Avantage supplémentaire:

Checkin@Suivo prépare le data nécessaire pour continuer avec un enregistrement automatique du temps dans le futur (data connecté to SAP)

Vos questions.