aerow conf sharepoint2013-records management
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Archives et Records Management
avec SharePoint 2013
Guillaume Letarnec
Pascal Jeanson
Sébastien Paulet
Archives et RM SharePoint 2013
Archives et RM
RM dans SharePoint
Record In-place
Records Center et audit
eDiscovery
Pour aller plus loin
ContoWso
Gestion du risque
Gestion des archives
ARCHIVAGE ≠ STOCKAGE
Répondre à des exigences réglementaires
Droit à l’oubli
Conserver tout en laissant de la place pour les informations plus récentes (et donc plus pertinentes)
Donner un niveau de valeur probatoire à des documents électroniques
Seul le juge peut décider de la recevabilité d’un document
loi française
13 mars 2000
Art. 1316-1 du Code civil français « L’écrit sous forme électronique est admis en preuve au même titre que l’écrit sur support papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu’il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité. »
Art. 1316-3 du Code civil français « L’écrit sur support électronique a la même force probante que l’écrit sur support papier. »
+ LCEN (2004), instruction fiscale compta (2006), instruction fiscale copie facture (2007), dématérialisation du bulletin de paie (2009)
Notions d’archive EN/FR
T-1 T0 T1 T2
Documents Records Archives
Archives courantes
Archives interméd.
Archives déf.
E-DiscoveryDestruction
| Patrimoine
Cas d’utilisation
Gestion d’un litige ContratsBrevets
Comptabilité
Copie facture / contrats
Contrôle URSSAF et inspection du travail
Données utilisateurs
Données du personnel
Démarche
AUDIT DES PROCESSUS DOCUMENTAIRES Records Management
REFERENTIEL DE CONSERVATIONChoix des normes à appliquer
LANCEMENT PROJETCdc, spéc, dossier technique, gest. des migrations
CHOIX SAE OU AJOUT BRIQUES TECHNIQUEStype NF 42-013 (hash, signature, etc.)
Les normes
Records Management (ISO 15489 – Mise en œuvre de systèmes d’archivages) Méthodologie - Internationale
MoReq2010 (ISO 15489 - exigences pour l’organisation des archives) Exigences fonctionnelles - UE
Norme NF 42-013 (ISO 14641 – conservation et intégrité) Exigences techniques - FR
OAIS (ISO 14721 - Préservation long terme des documents num) - WW /Aérospatial
Standard SEDA (Spécifique administrations publiques françaises) – FR
Archives et RM SharePoint 2013
Archives et RM
RM dans SharePoint
Record In-place
Records Center et audit
eDiscovery
Pour aller plus loin
Contowso – Les AO
Gestion des appels d’offres de la société
Sous-traitance
Conservation des documents émis et reçus lors
de l’AO conformément à la loi
Record InPlace
Gestion au document
Reste visible
« Gel » des documents
Non modifiables, non supprimables
Rétention à partir de la date de gel
Suppression, versement au Records Center ou workflow
Suspension possible en cas de litige
Fermeture de site
Gestion par site
Accessible uniquement par URL
Non modifiables
Rétention à partir de la date de gel
Suppression ou workflow
Archives et RM SharePoint 2013
Archives et RM
RM dans SharePoint
Record In-place
Records Center et audit
eDiscovery
Pour aller plus loin
ContoWso – Dossiers
techniques et BrevetsTests des Matières premières
Présentations techniques
Dossiers de formulation
Besoin de renforcer sa gestion RM avec une « Salle
d’archive »
Records Center
Features pré-activées (versions, routage, etc.)
Réglages particuliers pour accepter les fortes volumétries
Recréer les types de contenus ou utiliser un hub de
centralisation des types de contenus
Bibliothèques de documents par type
Durées de rétention et sort final
Records Center - Audit
Conforme à la norme ISO 15489
Génération des rapports
Génération du référentiel de conservation
Image du contenu
Règles de gestions attachées à chaque types
Archives et RM SharePoint 2013
Archives et RM
RM dans SharePoint
Record In-place
Records Center et audit
eDiscovery
Pour aller plus loin
ContoWso – Attaque de brevet
Attaque juridique sur un brevet
Discovery Process
Fournir à la partie adverse l’ensemble des pièces relatives au contentieux
Besoin de traçabilité sur les pièces fournies
E-Discovery
Traçabilité via Document ID
Gestion par case
Concerne :
Les contenus SharePoint
Les boites mails Exchange
Toute source de donnée indexée par Fast
Enregistrement In-Place et/ou extraction des documents
Conservation basée sur la requête
E-Discovery architecture
©2012 Microsoft Corporation. All rights reserved.
Archives et RM SharePoint 2013
Archives et RM
RM dans SharePoint
Record In-place
Records Center et audit
eDiscovery
Pour aller plus loin
Limite de SharePoint
Intégration au reste du SI
Contraintes réglementaires
Mise en place d’un SAE
SAE (1)Système d’Archivage Electronique
Collections decontenus
Records Center
SAE
SAE (2)
Pérennité
Intégrité des données
Sécurité
Traçabilité
Exhaustivité des normes
Contraintes NF 42-013
Intégrité via les empreintes des objets archivés
Si nécessaire, signature des empreintes
Génération de journaux quotidiens horodatés
Archivage des journaux quotidiens
Formats fichiers pour assurer la lisibilitéPDF/AODF OOXML
SharePoint et l’archivage
Nécessite un référentiel de conservation avec des correspondance par Type de Contenus et/ou bibliothèques
Compatible avec la méthodologie de Records Management (s’applique aussi dans le contexte français)
Nécessite un SAE si :Contenus gérés hors outils MicrosoftContraintes normatives fortes
Pour aller encore plus loin
Guillaume Letarnec
letarnec@aerow.fr
Pascal Jeanson
jeanson@aerow.fr
Sébastien Paulet
paulet@aerow.fr
Merci
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