7 février 2012 travail déquipe et réussite: bâtir de bonnes équipes de travail atelier annuel...

7 février 2012

Travail d’équipe et réussite:bâtir de bonnes équipes de travail

Atelier annuel de la

Coalition Bambin

7 février 2012

Objectifs

• Qu’est-ce que le travail en équipe?• Le comprendre• Éléments essentiels

• Pourquoi travailler en équipe?

• Avantages et limites• Communication – outil fondamental

7 février 2012

• Techniques pour bâtir une bonne équipe

• Comprendre votre style et rôle comme leader d’équipe

• Comprendre les membres d’une équipe et les dynamiques

• Pratiquer, discuter et résoudre les problèmes

7 février 2012

Construction d’équipe 101

« Se réunir est un début, rester ensemble est un progrès,

travailler ensemble est la réussite. »

Henry Ford

7 février 2012

Qu’est-ce qu’une équipe?

• Selon le Larousse:– Ensemble de personnes travaillant à une

même tâche au travail ou dans une activité

– En autre mot, quand une personne ne peut pas accomplir une tâche toute seule et que cela prend plusieurs personnes pour coopérer, pour atteindre un but, vous avez besoin d’une équipe.

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Conceptions d’équipes

• La perspective athlétique:– Ici équipe donne la connotation

de gagner ou de perdre. Dans une arène athlétique,gagner est le but ultime.

• Le pouvoir de 2:– Ici équipe implique le partenariat dans un

contexte professionnel ou personnel tel que le mariage.

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Conceptions d’équipes

• Circonstanciel:– Ici équipe veut

simplement dire n’importe quel groupe dans une place en même temps.

– Dans ce contexte, une organisation en général ou un groupe de gestionnaires peut être considéré une équipe.

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Conceptions d’équipes

• Approche communautaire:– Ici équipe représente un groupe d’individus qui

partage, collabore et s’entraide. Ce groupe implique typiquement un plus grand nombre de gens (i.e. 20). Les membres regardent vers leurs paires pour du soutien. Ce type d’équipe mène au vrai succès du travail d’équipe.

7 février 2012

Quand avons-nous besoin

d’une équipe?

7 février 2012

Quand avons-nous besoin

d’une équipe?

• impossible d’atteindre le but seul;

• influer sur le travail d’autres personnes;

• la coordination s’impose;

• réduire le dédoublement des tâches;

• avoir un impact positif sur l’expérience de services;

7 février 2012

Quand avons-nous besoin

d’une équipe?

• les enjeux ressortent de plusieurs disciplines et le consensus est nécessaire pour améliorer les résultats;

• rehausser la qualité;

• favoriser l’intégration des services.

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Construction d’équipe 101

• Gens sont sensibles à l’idée de la réussite d’une équipe de travail

• Difficile à définir

• Certains cyniques

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Construction d’équipe 101

• D’autre part, une équipe performante:– Découvre des solutions auxquelles 1 personne seule

ne pourrait jamais avoir pensé

• La personne tire profit:– de l’expérience – des idées et des connaissances des membres– offre nouveaux points de vue qui encouragent

l’innovation

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Construction d’équipe 101

• Tâche n’est pas facile– Doit choisir avec soin les membres de

l’équipe– Soutenir la réussite– Gérer les tensions internes

• Bâtir un environnement positif qui favorise le triomphe des équipes plutôt que les échecs

7 février 2012

Pourquoi ça fonctionne?

• Les équipes vont effectuer le changement– Souvent les cadres d’une organisation sont

confronter aux défis qui se présentent lorsque des changements sont nécessaires à l’interne.

– Les équipes fournissent une source précieuse de rétroaction.

7 février 2012

Pourquoi ça fonctionne?

• Les équipes sont des sources de résolutions de problèmes naturelles– Un environnement d’équipe ouvre les lignes

de communication– A cause de la nécessité d’une bonne

communication en équipe, les membres font faces aux défis et problèmes tôt dans le processus et sont capables de les résoudre avec une meilleure efficacité et un plus grand succès.

7 février 2012

Pourquoi ça fonctionne?

• Les équipes sont une collectivité des meilleures ressources (atouts) de l’organisation– Chaque membre de l’équipe a un talent– En combinant les membres dans une équipe,

tous ces talents sont rassemblés pour travailler ensemble vers un but commun.

7 février 2012

Fondement de l’équipe

• Critique et détermine la réussite ou l’échec du groupe

• Bases essentielles au fondement de l’équipe– Mission: raison d’être de l’équipe– Mandat: but poursuivi du groupe de travail– Valeurs fondamentales

7 février 2012

Fondement de l’équipe

• Équipe organisée, préparée et soutenue

• Sept (7) éléments essentiels à une équipe forte et dynamique

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Fondement de l’équipe

• Respect– Des idées– De l’expérience– De l’opinions de chacun, qu’on soit

d’accord ou non– Accordez part égale pour parler– Demeurez attentif aux propos des autres

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Fondement de l’équipe

• Respect– Chef d’équipe:

• Essentiel de donner l’exemple• Manifester du respect à l’égard des idées des

autres• Éviter de parler en même temps ou d’interrompre

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Fondement de l’équipe

• La diversité– Meilleurs résultats quand les points de vue

sont différents• Même si ceux-ci peuvent parfois être d’un extrême

à l’autre

– Peut apporter de nouveaux éléments à des problèmes et idées laissés de côté

– Stimuler l’innovation

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Fondement de l’équipe

• Rôles, buts et objectifs clairement définis– But et objectifs du projet/groupe– Rôle de chaque membre de l’équipe– Échéancier

• Membres doivent avoir une idée très claire de leur rôle et des résultats attendus– Communication au départ est CLÉ

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Fondement de l’équipe

• Le contexte– Aucune équipe ne devrait être détachée de

l’organisation et fonctionner comme une entité indépendante

– Pour aider l’équipe à conserver sa motivation et à comprendre la valeur de son travail, il faut expliquer en détail le lien entre le projet, la contribution et l’organisation dans son ensemble.

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Fondement de l’équipe

• Une culture inclusive– Tenez les membres de l’équipe au courant– Demandez leur commentaires– Exprimez votre appréciation à cet égard– Encouragez une atmosphère amicale et respectueuse

Les gens qui se sentent vraiment intégrés à l’équipe seront beaucoup plus motivés à réaliser leurs objectifs.

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Fondement de l’équipe

• Bonnes ressources– Échec garanti si on rassemble :

• Des gens qui manquent d’expérience• Des gens surchargés de travail• Des gens non préparés

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Fondement de l’équipe

• Bonnes ressources– Assurez-vous que l’équipe possède:

• Les outils• Les ressources• Le personnel nécessaire à la réussite

– Offrez:• Formation• Mentorat• Aide supplémentaire

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Fondement de l’équipe

• Formation des équipes– Un trop gros groupe donne à certaines personnes

l’impression d’être moins concernées que d’autres:• règle 80/20

– Leur participation à la réussite de l’équipe sera moindre

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Fondement de l’équipe

• Taille idéale de l’équipe : – varie entre 4 et 10 personnes– favorise un meilleur esprit de camaraderie et une

meilleure responsabilisation personnelle à l’égard des résultats de l’équipe

• Équipes homogènes

– Caractéristiques, capacités ou intérêts communs – Avantages : cohésion, diminution des tensions

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Fondement de l’équipe

• Équipes hétérogènes : • Caractéristiques différentes, capacités inégales ou

intérêts divergents

• Avantages : richesse des expériences, connaissances, habiletés et points de vue; enseignement mutuel; obligation de reconsidérer les idées reçues et les préjugés de chacun.

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Caractéristiques d’une bonne équipe de travail :

Tous les membres…

– Identifient et valorisent l’atteinte de la cible commune;

– Créent et entretiennent des relations interpersonnelles harmonieuses;

– Surmontent les obstacles qui entravent le déroulement des activités.

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Caractéristiques d’une bonne équipe de travail :

Tous les membres…

– S’engagent sur tous les plans;– Ont un contact direct et des échanges avec

leurs pairs; – Ont un sentiment d’appartenance;– Ont une reconnaissance des

représentations d’autrui;– Ont une vision partagée.

7 février 2012

Les avantages du travail en équipe

– Facilite la participation et l’implication de personnes plus timides,

– Favorise la création de liens entre les équipiers,

– Responsabilise chaque membre de l’équipe,

– Développe l’esprit d’initiative et d’autonomie,

– Personnalise les relations entre les membres.

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Les limites du travail en équipe

– Peu efficace si l’autonomie des membres est peu développée;

– La formation des équipes peut engendrer de la frustration;

– Demande la participation de chaque membre;

– Demande une certaine ouverture d’esprit;

– Évaluation sommative plus difficile;

– Peut entraîner des contraintes de lieu et de temps.

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L’organisation du travail

• Rôle du leader– Présider la constitution des équipes

• Nombre de participants et critères de regroupement;

• Forme les équipes lui-même ou les participants les forment.

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L’organisation du travail

• Le rôle du leader :– Objectifs et résultats à atteindre– Conditions de réalisation

• Travail en parallèle• Travail en complémentarité• Travail à la chaîne

– Consignes à respecter – Matériel nécessaire

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L’organisation du travail

• La première rencontre de l’équipe :

– Se présenter, échanger coordonnées et disponibilités

– Comparer les perceptions quant à la cible commune (objectifs et attentes)

– Partager les tâches et les rôles• Animateur • Secrétaire• Scribe• Gestionnaire

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La participation des membres de l’équipe

• Principes pour une participation et une communication optimales :– Participer comme émetteur et comme récepteur

(CC) ______É______R______S______A ______

CC = cible commune

É = émetteur

R = récepteur

S = satellite

A = absent

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La participation des membres de l’équipe

• Principes pour une participation et une communication optimales (suite) :

– Participation positive

– Participer au leadership

– S’adresser au groupe et non à un seul individu

– Faire preuve d’attention envers les autres

– Communiquer ses sentiments et ses impressions

7 février 2012

La participation des membres de l’équipe

• Les réunions de travail :

– Préparer la réunion

– Conduire la réunion

– Clôturer la réunion

7 février 2012

La supervision du travail de l’équipe

• Identifier un superviseur– Repérer les problèmes de démarrage– Observer le déroulement du travail et le

respect des consignes– Aider à dénouer les impasses et à relancer le

travail– Intervenir au besoin en cas de litiges internes– Encourager

7 février 2012

Mener l’équipe à la réussite

• Communication, communication !

– Encouragez la communication ouverte– Favoriser absolument un environnement qui

encourage et recherche le dialogue ouvert et les commentaires constructifs

– Soyez conscients des différentes personnalités

7 février 2012

Menez l’équipe à la réussite

Le passager clandesti

n

7 février 2012

Mener l’équipe à la réussite

• Communication, communication !– Communication positive et honnête où

personne ne craint d’avoir l’air fou ou de faire des erreurs

• Résultat:– Raffermir les liens au sein de l’équipe– Demeurer centrés sur la recherche de

solutions

7 février 2012

Mener l’équipe à la réussite

• Pouvoir de décisions– Avoir le sentiment d’exercer un certain

contrôle sur les décisions.– En ayant des attentes claires, des buts définis

et une connaissance antérieure du contexte, les membres de l’équipe feront des choix éclairés et réfléchis.

7 février 2012

Mener l’équipe à la réussite

• Favoriser l’inclusion– Maintenir un ÉQUILIBRE entre les membres

extravertis de l’équipe et ceux qui sont plus discrets

– Encourager les timides à s’exprimer et empêcher les extravertis de prendre le contrôle

• Outil: demandez les commentaires de chacun et fixez une limite de temps égale pour les réponses

7 février 2012

Mener l’équipe à la réussite

• Favorisez l’inclusion

– Tenir les membres absents au courant– Tous devraient connaître les progrès, les

contretemps et les changements touchant le projet.

7 février 2012

Mener l’équipe à la réussite

• Organiser des activités de groupes– Atelier– Dîner– Activité de financement

• Résultats– Solidifie les liens– La confiance– La compréhension au sein de l’équipe

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Mener l’équipe à la réussite

• Mettre accent sur les forces et minimiser les faiblesses– Renforcer la confiance en l’équipe– Ensuite la confiance en soi de chacun et leur

engagement à l’égard du groupe• Points forts collectifs et individuels

– Si qqn éprouve de la difficulté à suivre le rythme, efforcez-vous ensemble de trouver une solution, un soutien complémentaire, de la formation, du temps, etc.

7 février 2012

Mener l’équipe à la réussite

• Récompenser l’équipe– Une équipe qui célèbre ensemble travaille

ensemble– Mesures d’encouragement collectives aident

à créer une dynamique de travail centrée sur la réussite de l’équipe

– Récompense de groupe encourage chacun à fournir un effort et peut éliminer (ou réduire) l’impact négatif de la concurrence entre individus

7 février 2012

Mener l’équipe à la réussite

• Gérer les interactions– Chef d’équipe doit assurer que les

interactions sont:• Constructives• Empreintes de respect• Contribuent de façon efficace à la réalisation des

objectifs de l’équipe

7 février 2012

Apaiser les tensions

• Réduisez au minimum les conséquences d’un conflit:– Reconnaisser son existence– Obtener de toutes les personnes en cause un

compte rendu détaillé– Essayer de trouver un terrain neutre à la

négociation d’une solution– Créer un plan d’équipe en définissant

clairement ce que doit faire chaque membre de l’équipe afin de régler le problème.

7 février 2012

Apaisez les tensions

• À ne PAS faire:– Personnaliser le conflit– Placer les membres de l’équipe dans une

situation où ils se sentent obligés de prendre parti

– Ignorer le problème en espérant qu’il finira par disparaître

7 février 2012

La dynamique du projet et le piège de l’harmonie

consensuelle en équipe

Source : Midler [1993,]

Degrés de connaissances Degrés de liberté

Temps

7 février 2012

Quelques pièges du travail en équipe

« Les chefs de projet ne fabriquent rien, ils produisent de l’efficacité » (L. Schweitzer).

Source : J.C. Corbel, Management de projet, 2006

7 février 2012

Résolutions de problèmes

Sept étapes concrètes à suivre:

• Définir le but: Une équipe a besoin de savoir sur quoi se concentrer. Vous pouvez établir un but commun tel que «réduire les accidents au travail», mais c’est important de laisser l’équipe le définir et élargir le but.

7 février 2012

Résolutions de problèmes

• Identifier le «quoi» et «pourquoi»:

L’équipe devrait identifier quelles sont les retombées pour l’organisation et l’équipe.

Ceci est souvent accompli en posant la question: Quel est le bénéfice?

Définir des extrants spécifiques qui bâtissent l’enthousiasme, rendent l’objectif plus attrayant.

7 février 2012

Résolutions de problèmes

• Définir les obstacles qui vont empêcher l’équipe d’accomplir ce qu’elle veut faire:

Miser sur les obstacles internes et non l’environnement externe.

Ça devient trop facile de dire ‘qu’on ne peut rien y faire’.

Les facteurs internes peuvent être adressés.

7 février 2012

Résolutions de problèmes

• Planifier les actions ou objectifs:

L’équipe identifie et écrit 4 ou 5 étapes concrètes.

Les actions doivent être identifiables et mesurables et elles peuvent être suivies et surveillées.

7 février 2012

Résolutions de problèmes

• Planifier les actions ou objectifs:

Exemples: – Inacceptable:

« Nous tenterons de mieux desservir notre clientèle » – Acceptable:

« Souhaiter la bienvenue à votre clientèle avec un beau sourire et un bonjour »

– « Nos clients seront accueillis dans l’espace d’une minute après leur arrivée. »

7 février 2012

Résolutions de problèmes

• Formuler des actions concrètes

• Prenez-vous en main immédiatement !– C’est l’étape la plus critique– C’est ce qui différencie une équipe d’une groupe– Les groupes ont beaucoup de rencontres avant de

passez à l’action (s’ils le font) tandis qu’une équipe le fait !

– Assurez-vous que chaque membre de l’équipe se commette à agir concrètement sur des actions spécifiques.

7 février 2012

L’évaluation du travail d’équipe

• Évaluation sommative– Sur la production complétée et le processus

– Plusieurs sources : • La production complétée• Autoévaluation de sa participation et de sa

capacité à travailler en équipe• Évaluation de la participation des pairs• Évaluation de la qualité du travail commun

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L’évaluation du travail d’équipe

• Évaluation formative – Sur le contenu et le processus

– Par le leader• Observation et rétroaction sur l’avancement des travaux

– Par les membres de l’équipe• Suivi du travail accompli à chacune des rencontres• Autoévaluation de sa participation et de sa capacité à

travailler en équipe• Évaluation de la participation des pairs• Évaluation de la qualité du travail commun

7 février 2012

Activités de groupe

• Mettre en pratique le travail d’équipe

• Appliquer ce que nous venons d’apprendre

• Équipes 1 à 7 – Bâtir un pont– Construction d’un objet