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MICROSOFT EXCEL Révision Février 2017 1 Le métier d'Assistante à l'ère du numérique : Votre aide au quotidien Maeva Chelly – Madame Fiche pratique Aide au paramétrage Gestion Congés et Absences Sommaire 1. Introduction ....................................................................................................................................................... 2 2. Sommaire interactif et Guide d’utilisation ............................................................................................. 2 3. Onglet Synthèse............................................................................................................................................... 3 1. Données relatives aux Employés........................................................................................................... 3 2. Paramétrage des différents types de congés................................................................................... 4 3. Gestion des demi-journées de congés payés .................................................................................. 4 4. Astuces ............................................................................................................................................................ 5 4. Onglets correspondants aux douze mois de l'année ........................................................................ 5 5. Le calendrier annuel ....................................................................................................................................... 6 6. Onglets cachés mais indispensables ........................................................................................................ 7 1. Onglet Congés Scolaires .......................................................................................................................... 7 2. Onglet Base de travail ............................................................................................................................... 7 7. Afficher ou masquer les onglets ................................................................................................................ 8 1. Afficher un onglet ....................................................................................................................................... 8 2. Masquer un onglet ..................................................................................................................................... 8

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MICROSOFT EXCEL Révision Février 2017

1 Le métier d'Assistante à l'ère du numérique : Votre aide au quotidien

Maeva Chelly – Madame Fiche pratique

Aide au paramétrage

Gestion Congés et Absences

Sommaire

1. Introduction ....................................................................................................................................................... 2

2. Sommaire interactif et Guide d’utilisation ............................................................................................. 2

3. Onglet Synthèse ............................................................................................................................................... 3

1. Données relatives aux Employés ........................................................................................................... 3

2. Paramétrage des différents types de congés ................................................................................... 4

3. Gestion des demi-journées de congés payés .................................................................................. 4

4. Astuces ............................................................................................................................................................ 5

4. Onglets correspondants aux douze mois de l'année ........................................................................ 5

5. Le calendrier annuel ....................................................................................................................................... 6

6. Onglets cachés mais indispensables ........................................................................................................ 7

1. Onglet Congés Scolaires .......................................................................................................................... 7

2. Onglet Base de travail ............................................................................................................................... 7

7. Afficher ou masquer les onglets ................................................................................................................ 8

1. Afficher un onglet ....................................................................................................................................... 8

2. Masquer un onglet ..................................................................................................................................... 8

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2 Le métier d'Assistante à l'ère du numérique : Votre aide au quotidien

Maeva Chelly – Madame Fiche pratique

1. Introduction

Si dans certaines sociétés, la gestion des congés et des absences est gérée par des logiciels

dédiés ou au sein des Ressources Humaines, le planning des congés reste une mission

importante dans les petites structures.

Le tableau de Gestion Congés et Absences a été développé pour gérer le planning de suivi

des différents types d’absences (congés payés, RTT, exceptionnels, journée de solidarité,

récupération, congés maladie, …) et de répondre spontanément avec efficacité et le plus

simplement possible aux demandes des collaborateurs et des managers.

Le tableau de Gestion des congés et absences ne doit en aucun cas se soustraire aux

systèmes/logiciels utilisés par les Ressources Humaines ; il est un complément d’informations

dédié à la gestion des congés et absences et non pas un outil de validation des demandes des

collaborateurs.

Le tableau est enregistré sous un format .xlsm car il utilise des macros. Il se peut qu’à

l’ouverture du tableau, on vous demande d’activer les macros. Cliquer sur Activer les macros

avant de poursuivre.

Dans ce tableau de Gestion Congés et Absences, vous aurez maintes fois la possibilité de voir

de nombreuses utilisations d’options d’Excel. Vous pourrez, si vous le désirez, consulter les

fiches pratiques dédiées à ces options.

2. Sommaire interactif et Guide d’utilisation

Un sommaire interactif permet en un seul clic

d’accéder à l’onglet désiré

Le Guide d’utilisation intégré directement dans

le tableau. Il s’agit d’un guide simplifié.

Sommaire

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3 Le métier d'Assistante à l'ère du numérique : Votre aide au quotidien

Maeva Chelly – Madame Fiche pratique

3. Onglet Synthèse

Pour gagner du temps et automatiser les tâches à effectuer des boutons ont été créés sur la

base de macros.

Remarque : Pour en savoir plus sur les macros, je vous invite à consulter la fiche pratique

Microsoft Excel - Créer ou supprimer simplement une macro

1. Données relatives aux Employés

Afficher les données Employés

Renseigner les différents champs :

o Nom de l’Employé (remplacer les données

actuelles par vos données)

o Service (par employé s’il s’agit de différents

services)

o Adresse mail

o Téléphone fixe

o Mobile

La cellule R6 sera utilisée uniquement si vous

souhaitez faire un tableau unique de suivi des

congés pour un seul et même service

Masquer les données Employés après utilisation

Sommaire

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4 Le métier d'Assistante à l'ère du numérique : Votre aide au quotidien

Maeva Chelly – Madame Fiche pratique

2. Paramétrage des différents types de congés

Compléter les colonnes R et U avec le nombre de

congés/RTT acquis

Compléter la colonne X correspond au solde de

congés N-1

o Dans certaines sociétés, le reliquat de

Congés N-1 peut être reporté pour être

consommé sur l'année en cours

Compléter la colonne AA qui pourra être mise à

jour ultérieurement. Elle intégrera les jours de

récupération acquis tout au long de l'année

Remarque : Les autres colonnes sont mises à jour automatiquement dès utilisation des onglets

correspondants aux douze mois de l'année

La colonne AE correspond au nombre de jours à

travailler dans l'année. Il sera calculé

automatiquement sur la base de 252 jours par an

Ce nombre est le résultat du

nb de jour ouvrés par an - les jours fériés

Utiliser les boutons Afficher ou Masquer les mois

pour afficher la vue par mois mise à jour

automatiquement

3. Gestion des demi-journées de congés payés

Certaines sociétés autorisent la prise de demi-journée de congés payés d’autres non. Par

défaut le tableau de Gestion des Congés et Absences prévoit la Gestion des demi-journées

de congés payés

Utiliser les boutons pour Activer ou Désactiver la

fonction de gestion des demi-journées de congés

payés

Sommaire

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5 Le métier d'Assistante à l'ère du numérique : Votre aide au quotidien

Maeva Chelly – Madame Fiche pratique

4. Astuces

Utiliser les boutons Insérer ou Supprimer des

lignes sur l’ensemble des onglets en même temps

o Pour ajouter : sélectionner la ligne sous

laquelle vous souhaitez ajouter une ligne et

cliquer sur le bouton

o Pour supprimer : sélectionner la ligne que

vous souhaitez supprimer et cliquer sur le

bouton

Utiliser les boutons Afficher ou Masquer les

colonnes Services sur chaque onglet

correspondant au mois

4. Onglets correspondants aux douze mois de l'année

La colonne A et B sont mises à jour

automatiquement avec le nom et service des

employés

o Par défaut la colonne B est cachée car ces

onglets ont été conçus pour une gestion

d'un seul et même service

A noter que le nom du service renseigné (Service

unique) dans la case R6 de l'onglet Synthèse

s'affichera en cellule GHI2

Utiliser les boutons Afficher ou Masquer la

colonne B (Service par employé)

Sommaire

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6 Le métier d'Assistante à l'ère du numérique : Votre aide au quotidien

Maeva Chelly – Madame Fiche pratique

Utiliser les listes déroulantes pour saisir les codes

des absences dans les colonnes de J à AN

correspondant à vos absences uniquement les

jours ouvrés

Important : Ne rien mettre dans les cellules

correspondantes aux Samedi, Dimanche et Jours fériés

Remarque : Pour en savoir plus sur les listes déroulantes, je vous invite à consulter la fiche

pratique Microsoft Excel - Liste déroulante

Se référer à la légende

Les colonnes C à I sont mises à jour

automatiquement avec le nombre de congés

consommés

Par défaut, quand le total d'employés absents est

supérieur à 5 (critère de sélection), un icone ci-

dessous s'affiche

Pour modifier le critère de sélection

Se rendre sur l’onglet Guide Utilisation

Modifier la valeur désirée dans la case E70

5. Le calendrier annuel

L’onglet caché Calendrier avec les Jours Fériés en

rouge permet d’alimenter automatiquement les

champs des onglets correspondant aux douze

mois de l’année

Utiliser la toupie de l’onglet Sommaire pour

Sélectionner l’année de référence

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7 Le métier d'Assistante à l'ère du numérique : Votre aide au quotidien

Maeva Chelly – Madame Fiche pratique

6. Onglets cachés mais indispensables

1. Onglet Congés Scolaires

L’onglet Congés Scolaires n’est pas

indispensable, il a été conçu à titre informatif

Seules les données correspondantes au

calendrier scolaire 2016-2017 et 2017-2018

Remarque : pour les années ultérieures à ces deux années, il sera nécessaire d’intégrer les nouveaux

calendriers scolaires à prendre sur n’importe quel site sur internet

2. Onglet Base de travail

Cet onglet non modifiable sert de base de travail pour l’ensemble des onglets du tableau

Gestion des Congés et Absences. On y retrouve les informations suivantes :

Les jours de la semaine

Les mois

Contrôle de mois (permettant d’activer certaines

formules du tableau)

L’ensemble des Jours Fériés

La légende correspondante aux différents types

de congés/absences

Sommaire

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Maeva Chelly – Madame Fiche pratique

7. Afficher ou masquer les onglets

1. Afficher un onglet

Dans l’onglet Sommaire

Utiliser les boutons prévus à cet effet

Ou procéder comme suit :

Sur la barre des onglets situés en bas du classeur,

faire un clic droit avec la souris

Cliquer sur Afficher

Sélectionner l’onglet à afficher

Cliquer sur OK

2. Masquer un onglet

Les onglets au préalable masqués seront automatiquement de nouveau masqués à

l’ouverture du fichier.

Si vous souhaitez les masquer pendant l’utilisation du fichier, procéder comme suit :

Sélectionner l’onglet à masquer

Faire un clic droit avec la souris

Cliquer sur Masquer

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