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EXCEL Personnaliser le classeur, formater les cellules et mettre en page

Initiation à un logiciel tableur (EXCEL)

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Personnaliser le classeur, formater les cellules et mettre en page

TABLE DES MATIÈRES

I – PERSONNALISER LE CLASSEUR ........................................................................... 2

1.1 - Afficher / Masquer des lignes, des colonnes et la feuille de calcul ........................................... 2

1.2 - Le masquage d’une feuille ......................................................................................................... 3

1.3- Manipuler et organiser les feuilles .............................................................................................. 9

II - APPLIQUER UN FORMAT D’AFFICHAGE ........................................................ 11

2.1 - Le format de cellule ................................................................................................................. 11

2.2 - Présentation des informations .................................................................................................. 20

III – METTRE EN PAGE UN DOCUMENT ................................................................. 23

3.1 - La zone d’impression ............................................................................................................... 23

3.2 - La mise en page........................................................................................................................ 24


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I – PERSONNALISER LE CLASSEUR

1.1 - Afficher / Masquer des lignes, des colonnes et la feuille de calcul

a) Première méthode

Parfois, vos tableaux contiendront des lignes ou colonnes qu’il ne sera pas utile d’afficher ou

d’imprimer.

Vous pouvez masquer des lignes ou/et des colonnes afin de présenter uniquement dans vos tableaux les

informations utiles à visualiser.

Le masquage des lignes ou des colonnes

1. Sélectionnez les lignes ou colonnes à masquer ;

2. Faites un clic droit sur l’en-tête de la ligne ou colonne à masquer.

Un menu contextuel s’affiche. Cliquez sur la commande "Masquer" ;

3. La ligne ou colonne sélectionnée est masquée.

Masquer plusieurs lignes ou colonnes :

Sélectionnez toutes les lignes ou colonnes à masquer pour les masquer simultanément.

Si vous sélectionnez simultanément une ou plusieurs lignes et colonnes, la commande

"Masquer la sélection" masquera la feuille de calcul entière.


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Afficher des lignes ou colonnes masquées

1. Sélectionnez les lignes ou colonnes placées avant et après la ligne ou colonne à afficher ;

2. Faites un clic droit sur les en-têtes sélectionnés ; un menu contextuel s’affiche.

Cliquez sur la commande "Afficher".

La ou les lignes masquées sont affichées.

1.2 - Le masquage d’une feuille

a) Sélectionnez la ou les feuilles que vous souhaitez masquer ;

b) Puis cliquez sur le sous-menu "Masquer". La ou les feuilles sélectionnées ne s’affichent

plus dans le classeur.

Sélectionner plusieurs feuilles :

- Sélectionnez des feuilles adjacentes. Cliquez sur l’onglet de la première

feuille à sélectionner, appuyez sur la touche Maj et maintenez-la enfoncée,

cliquez sur la dernière feuille à sélectionner puis relâchez le bouton de la souris.

- Sélectionnez des feuilles non adjacentes. Cliquez sur l’onglet de la première

feuille à sélectionner, appuyez sur la touche Ctrl et maintenez-la enfoncée,

cliquez sur les feuilles à sélectionner puis relâchez le bouton de la souris.

Feuille 2 et Feuille 3 sélectionnées


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Afficher des feuilles masquées

1. Faites un clic droit sur l’onglet d’une feuille et cliquez sur le sous-menu "Afficher".

La boîte de dialogue "Afficher" apparaît, elle présente la liste des feuilles masquées du

classeur ;

2. Cliquez sur le nom de la feuille à afficher puis sur OK pour afficher la feuille.

Si vous devez afficher plusieurs feuilles masquées, recommencez pour chacune des

feuilles à afficher.

Sélectionner plusieurs feuilles dans un classeur :

Si plusieurs feuilles sont sélectionnées, quand vous saisissez ou modifiez des informations sur

l’une de ces feuilles, ces informations le sont simultanément et dans les mêmes cellules sur

toutes les feuilles sélectionnées.

Boîte de dialogue

Afficher


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b) Deuxième méthode : Ajouter la commande "Masquer & Afficher"

Il peut s'avérer pratique d'ajouter cette commande afin d'afficher rapidement les lignes, les

colonnes ou la feuille.

1. Sélectionnez le menu "Fichier" puis, choisissez "Options" ;

2. Dans le menu "Options Excel", sélectionnez la "Barre d'outils Accès rapide".

Puis, choisissez "Toutes les commandes" dans la liste déroulante ;


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3. Dans la liste déroulante (ordre alphabétique), choisissez la commande "Masquer & afficher" ;

4. Puis, cliquez sur le bouton "Ajouter".

Validez votre choix en cliquant sur le bouton "OK".


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La commande "Masquer & Afficher" a été ajoutée à la "Barre d'outils Accès rapide"


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c) Troisième méthode : la commande "Masquer & Afficher" du ruban

1. Dans l’onglet "Accueil, sélectionnez "Format" de la section "Cellules" ;

2. Choisissez "Masquer & Afficher" dans la liste déroulante.

Plusieurs options s'offrent à vous :


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1.3- Manipuler et organiser les feuilles

Déplacer une ou plusieurs feuilles

1. Sélectionnez la ou les feuilles que vous souhaitez déplacer ;

2. Déplacer la feuille en maintenant le clic gauche de la souris enfoncé ;

OU

1. Effectuez un clic droit sur la feuille que vous souhaitez déplacer ;

2. Un menu contextuel s’affiche. Choisissez la commande "Déplacer ou copier…" ;

3. Choisissez l’emplacement de destination.

Dans l’exemple ci-dessous, nous avons choisi de placer la Feuille 1 en dernier ;

4. Validez en cliquant sur "OK".

Feuille 2 sélectionnée La Feuille 2 a été placée avant la Feuille 1

Feuille 1 sélectionnée


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Insérer, Supprimer, Renommer, Copier…

Voir § précédent


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II - APPLIQUER UN FORMAT D’AFFICHAGE

Les cellules des feuilles de calcul peuvent contenir différentes informations : texte, prix en euros,

notamment scientifique, etc. Tout dépend en fait de leur format d’affichage, que vous pourrez définir à

partir d’une boîte de dialogue conçue à cet effet.

2.1 - Le format de cellule

1. Cliquez, avec le bouton droit de la souris, sur la cellule dont vous souhaitez définir le

format d’affichage ;

2. Sélectionnez, dans le menu contextuel qui s’affiche, la commande "Format de cellule".

La boîte de dialogue intitulée Format de cellule s’affiche immédiatement.

Plusieurs formats sont à votre disposition dans la liste intitulée Catégorie disponible sous l’onglet

"Nombre".


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a) ) Le format Nombre

Adoptez ce format lorsque vous devez saisir des informations numériques. Vous pourrez ainsi définir

précisément le nombre de décimales, le caractère permettant de séparer les milliers et la façon d’afficher

les chiffres négatifs.

Vous pouvez augmenter ou diminuer le nombre de décimales en cliquant sur les flèches prévues à cet

effet.

1. Cochez ensuite l’option "Utiliser le séparateur de milliers ()" pour insérer un espace entre les

milliers ;

2. Sélectionnez ensuite, sous la section Nombres négatifs, le format d’affichage que vous

souhaitez appliquer aux nombres négatifs.


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b) Le format Monétaire

Adoptez ce format lorsque vous devez saisir les montants en devises. Vous pouvez ainsi définir

précisément le nombre de décimales, le caractère permettant de séparer les milliers, le symbole de la

devise et la façon d’afficher les chiffres négatifs.


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c) ) Le format Comptabilité

Adoptez ce format pour saisir des devises avec des règles plus strictes que celles du format Monétaire.

Les nombres sont alignés à un caractère du bord de la cellule, les valeurs nulles sont remplacées par

un tiret, les nombres négatifs sont affichés en noir et les signes moins sont alignés à gauche.


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d) Le format Date

Adoptez ce format pour saisir des heures ou des durées.

Cela dit, ce format est appliqué automatiquement lorsque vous saisissez une information de type

heure.


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e) Le format Fraction

Adoptez ce format lorsque vous devez saisir des nombres décimaux avec leur partie entière ou avec

leur partie décimale représentée sous forme de fraction.


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f) Le format Pourcentage

Adoptez ce format lorsque vous devez saisir des informations numériques sous forme de

pourcentages.

g) Le format Scientifique

Adoptez ce format lorsque vous devez représenter vos informations numériques sous forme de

notation exponentielle.


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h) Le format Texte

Adoptez ce format lorsque vous devez saisir des informations numériques ou n’importe quel autre

type de données, comme des formules, sous forme de texte.


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i) Le format Spécial

Adoptez ce format si vous avez besoin d’utiliser un format spécifique que vous ne trouvez pas dans

les autres formats. Vous pouvez utiliser ce format pour saisir un code postal, un numéro de Sécurité

Sociale ou des numéros de téléphone en provenance de différents pays.


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2.2 - Présentation des informations

Les formats d’affichage ne sont pas suffisants pour présenter correctement un tableau dans une feuille de

calcul. Il existe effectivement d’autres types de formats pour définir précisément la position des valeurs

dans les cellules.

a) L’alignement

Un alignement par défaut est appliqué en fonction du type de données saisies sans les cellules.

Exemples :

Le texte est automatiquement aligné à gauche

Les dates et les nombres sont alignés à droite

1. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur la cellule ou la plage de cellules dont vous

souhaitez définir le format d’affichage ;

2. Sélectionnez ensuite, dans le menu contextuel qui s’affiche, la commande intitulée "Format de

cellule" ;

3. La boîte de dialogue intitulée Format de cellule s’affiche. Cliquez sur l’onglet "Alignement".

4. Utilisez les options de la liste déroulante "Horizontal".


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b) L’orientation du texte

Dans la section intitulée "Orientation", cliquez sur la zone où le texte apparaît verticalement.

De cette façon, il s’affichera verticalement dans la cellule et non plus horizontalement.

Toutefois, vous pouvez utiliser le cadran (situé à droite dans la section Orientation), pour faire pivoter

votre texte dans le sens de votre choix.


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c) Le contrôle du texte

Vous pouvez également :

Renvoyer à la ligne automatiquement

Ajuster

Fusionner les cellules


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III – METTRE EN PAGE UN DOCUMENT

3.1 - La zone d’impression

Une zone d’impression, dans une feuille de calcul, correspond à une partie de votre document qui sera

imprimée. Par défaut, elle désigne la zone active de la feuille, c’est-à-dire la plage de cellules comprise

entre A1 et la dernière cellule non vide. Cette zone est modifiable.

Pour ajuster la zone d’impression à la zone de votre choix dans la feuille de calcul,

1. Sélectionnez la plage de cellules qui doit devenir la nouvelle zone d’impression dans votre

document ;

2. Cliquez dans l’onglet "Mise en page" et choisissez la commande "ZoneImpr" ;

3. Sélectionner la commande "Définir".

La zone d’impression définie apparaît entourée d’un trait discontinu :


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3.2 - La mise en page

1. Cliquez dans l’onglet "Mise en page" ;

2. Définissez les marges, l’orientation, la taille et réglez l’échelle voulue ;

3. Dans la section "Mise à l’échelle", réglez l’échelle ;

La plupart du temps, nous souhaitons imprimer uniquement le tableau.

Donc, choisissez d'ajuster (en largeur et en hauteur) sur la page.


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4. Dans l’onglet "Marges", définissez les valeurs souhaitées et positionnez votre tableau sur la

page à imprimer.

5. Pour finir, vous pouvez cliquer sur le bouton "Aperçu" afin de visualiser votre impression.

Sinon, cliquez sur le bouton "Imprimer…"

Et maintenant, tous à vos ordis !

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