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cours achat approvisionnementTRANSCRIPT
7/18/2019 Achats
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Achats, approvisionnements & stocks
Contexte actuel
L’évolution de l’offre et de la demande 1945 30 glorieuses
1975 inflation 1990 mondialisation
Les « armes » employées contre la concurrence
1ère « arme » le prix2ème « arme » la qualité3ème « arme » le délai4ème « arme » la sécurité & environnement5ème « arme » le sociétal
Les différents types de flux logistiques Flux logistiques internes
Flux logistiques externesSelon la méthode d’approvisionnement choisie dans le processus, les flux logistiquespeuvent prendre différentes formes. C’est ainsi qu’on distingue :
Les flux poussés
Les flux tirés
Les flux tendus
Les flux synchrones
Pressions extérieures
Concurrentielles Qualité
Sources d’achat à l’internationales
Relations à long terme
Cycle de vie plus court
EDICeci implique pour l'entreprise plusieurs actions :
La maîtrise des coûts
La réduction des coûts
Les délais de livraisons courts et fiables
Une qualité constante et irréprochable Des petites séries de produits personnalisés et fréquemment renouvelés
Une grande adaptabilité face aux évolutions
Les enjeux des achats dans la stratégie d’une entreprise
Qualité de service
La satisfaction du client (client final, distributeur, autre service de l’entreprise cliente) prenddifférentes formes :
Rapidité
Régularité
Respect des délais de livraison
Respect des qualités intrinsèques du produit
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Image d’entreprise
Le respect des horaires de livraison, des rendez-vous
La rareté des ruptures de stock,
Un minimum de livraisons non conformes…
Des contacts humains agréables
Optimisation des couts
Le coût de la main d’œuvre utilisée
Les coûts liés aux bâtiments
Le coût du matériel et de son entretien
Le coût des litiges clients
Quelques définitions
Approvisionnement
Détermination des quantités nécessaires d’un produit et des périodes auxquelles il
convient de les acquérir, notamment par le biais d’une gestion des stocks, de la passation
des commandes et de leur suivi.Achat
Réponse à un besoin exprimé au sein de l’entrepr ise par la recherche et la sélection defournisseurs et la négociation des conditions d’achats et finalement par lacontractualisation.
On définit l’achat par l’acquisition d’un bien ou d’un service en échange du paiement de
son prix.
Les différents types de produits
Les produits de routine : Faible cout et risque limité, ex : Fournitures de bureau
Les produits de levier : Cout élevé et risque limité, ex : Pare-brise de voitures Les produits goulots d’étranglement : Faible cout et risque élevé ex : pièces détachées
des moyens de fabrication
Les produits stratégiques : Cout élevé et risque élevé, ex : Unité centrale informatique
Achats/appros : Qui fait Quoi ?
Achats/appros : Caractéristiques
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Rôle d’un acheteur ?
Rôle d’un approvisionneur ?
Types d'acheteurs
L’acheteur projet
L’acheteur chef de produit
L’acheteur famille ou (marché)
L’acheteur pays
L’acheteur régional
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Compétences à montrer
Le profit
La qualité
Le service
L’image
Organisations des achats dans l’entreprise
Les organisations achats centralisées
Un rattachement peut être alors soit à la direction générale ou une direction administrativeet financière.Une direction achats centralisée gère à la fois :
Les achats de production
Les achats hors production.
Les organisations achats décentralisées
Les achats sont directement rattachés à la direction d’un business unit. Les équipes sont
essentiellement focalisées sur les achats de production.Typologie des Achats
Le processus achat
La demande d’achat La demande d’achat est un document papier ou informatique sur lequel sont regroupés lesarticles à commander pour le réapprovisionnement des magasins.Elle véhicule un ensemble de renseignements sur :
Les articles en général (code, désignation détaillée, quantité, unité,…)
Les fabricants (nom, adresse, …)
Les sources d’approvisionnements possibles
Un bref historique des consommations
Le lieu de livraison (adresse du magasin ou les articles seront rangés
Le nom de l’émetteur de la demande
La date d’émission de la demande
La date de livraison sollicitée
Le numéro de la demande
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Caractéristiques de la demande d’achat
Afin de favoriser son traitement rapide il est recommandé de faire un tri préalable :
Regroupement des articles suivant des critères liés à leurs natures
Regroupement par source d’approvisionnement
Regroupement par destination ou utilisation
La définition du besoin
Cette première étape revient à définir correctement le produit ou le service que l'on veutacheter précise les conditions commerciales et indique les critères que doivent remplir lesfournisseurs pour répondre à l’appel d’offres.Le cahier des charges peut être rédigé soit de façon :
Détaillée (les fournisseurs se contentent d'y répondre point par point.
Soit de façon fonctionnelle (le demandeur fait appel à leur capacité à proposer dessolutions).
L'acheteur doit travailler avec son prescripteur interne afin de mieux définir le besoin
La recherche de fournisseurs
A cette étape du processus achats, deux hypothèses sont possibles :
Les fournisseurs pouvant répondre aux besoins font déjà partie du panel de l'entreprise.
Dans la seconde hypothèse, le besoin a évolué et il faut rechercher de nouveaux
fournisseurs.
Le sourcing
Le sourcing se déroule en trois grandes étapes :
La 1ère, consiste à rechercher des données macroéconomiques.o L'identification d'une zone géographique à explorer,o Par la qualité du produit (ou du service) à partir de la définition d'objectifs
opérationnelso Et enfin, par le produit (ou le service) lui-même.
La 2ème étape est la collecte d'informations.Les fournisseurs potentiels sont contactés et répondent à des demandes d'information
La 3ème étape est la réalisation d'une cartographie à partir de toutes ces informations.
Homologation fournisseur
Une fois les fournisseurs ciblés, il faut les homologuer avant de pouvoir les consulter.Le but de cette homologation est de minimiser :
Les risques financiers,
Les risques de fiabilité technique,
Les capacités logistiques.
L’appel d’offres
L'équipe projetIl convient de déterminer quels collaborateurs auront la responsabilité du lancement.Selon les situations, cette équipe est composée différemment.
Les documents à fourniro Une lettre d'introduction qui présente le contexte et les objectifs visés;o Un accusé réception que doivent retourner les fournisseurs;o Un guide de l'appel qui donne les principes particuliers régissant son déroulement;o Le cahier des charges des produits ou services;o Les termes et conditions de l'établissement d'une relation d'affaires;o Un questionnaire (RFI) afin de recueillir des informations générales sur le fournisseur;
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o Un guide de réponses (standard) qui précise les supports à utiliser, les formulairestypes, les délais de réponse...
o Des annexes, s'il y a lieu.
L’analyse de l’offre
Une fois les réponses des fournisseurs reçues et validées, l'acheteur procède à l'analyse
multicritères des offres reçues pour aboutir à une short-List. L'analyse des offres sedéroule généralement en deux temps :
La 1ère étape de présélection s'effectue sur la base de critères ayant un caractèreéliminatoire.
La 2nde étape consiste à faire est une analyse multicritères des offres restantes, afin defaire un choix final
- Le critère de la qualitéLe premier critère de sélection est la qualité du produit ou du service acheté, à condition,bien entendu, que le cahier des charges soit toujours bien respecté.- Le coût global d'acquisition
Le deuxième critère de sélection est le coût global d'acquisition et les conditionscommerciales.- Le critère du délaiLe troisième aspect est le délai. Il doit être conforme au besoin et maîtrisé.
La comparaison des offres
Les critères pour sélectionner le fournisseur sont de deux ordres.
D’une part le prix
Et d’autre part, celui qui répond le mieux au cahier des charges.
Exercice : Voir Diapo
Analyser les offres : Les 4 dimensions à considérer
La préparation de la négociation
Une négociation se prépare minutieusement.1- Vérifier l’état d’esprit de l’acheteur
Il s’agit de mener à bien une négociation et non un marchandage. Chaque partie doit être gagnante.
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Il s’agira d’aboutir à un équilibre entre les propositions du fournisseur et les désirs del’acheteur.
2- Collecter des informationsIl faut se renseigner sur :
Les produits du fournisseur et leurs caractéristiques précises.
Les renseignements portent aussi sur les fournisseurs eux-mêmes: CA nombre d’employés forces faiblesses Il est intéressant de savoir quelle est la part du CA du fournisseur par produit. etc …
3- Préparer le dossier techniqueOn se donne des objectifs (réalisables) de négociation, il faut déterminer ceux qui sontincontournables de ceux sur lesquels on peut être plus souple.4- Elaboration de l’argumentaire général
L’acheteur doit établir une liste des points forts de son entreprise dans la négociation. Cespoints forts prouvent :
La solidité financière de son entreprise.
La notoriété de l’entreprise
La structure du capital de l’entreprise5- Elaboration de la stratégie de négociationIl est possible d’adopter une stratégie au choix parmi les deux suivantes :
Négociation package (on négocie l’ensemble des points)
Négociation séquentielle (démarche crescendo).6- Elaboration de la fiche de préparation
On reprend sur la fiche : Les clauses à négocier
Les objectifs
Les arguments à développer
Les objectifs incontournables
La séquence de négociation
On gardera un espace pour y noter les résultats
Que se passe-t-il quand la partie adverse refuse de jouer le jeu ?
3 voies sont à suivre dans ce type de situation :
La 1ère concerne à ce que l’on est déjà préparé une solution de rechange (Plan B).
Une 2nde voie consiste à mettre en œuvre la négociation jiu-jitsu. Cette approcheconsiste à se concentrer sur ce que l’adversaire peut faire. Pour pratiquer la négociation jiu-jitsu on dispose de deux armes :
o Les questions et attendre.o Le silence est aussi une arme de négociation
La 3ème voie est celle du recours à la médiation d’un tiers extérieur.
La négociation
Attention !!
L'acheteur doit mener les débats et conduire l’entretien.
L’acheteur doit intervenir en premier
L’acheteur doit conclure et récapituler les accords négociés L’acheteur doit rédiger un compte rendu que les 2 parties signeront.
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La contractualisation
C’est le résultat de la négociation, c'est une étape relativement simple si les autres phases
se sont bien déroulées. C'est un lien juridique entre les deux parties.
Le Contrat
Tout contrat doit contenir un certain nombre d'informations indispensables : Les parties ou contractants doivent être mentionnés en début du document,
Le nom de l'entreprise qui achète,
Celui du fournisseur
Leurs adresses.
L'objet du contrat,
La qualité requise y est aussi précisée,
Le cahier des charges (matières, dimension...).
Le prix,
La quantité,
Les dates de livraison,
Les pénalités de retard,
Les incoterms (modalités de la transaction)
La garantie
Une juridiction doit être choisie pour régler d'éventuels litiges.
Dans le cas d'un contrat long,o La durée doit être préciséeo Les conditions de ruptureo Les conditions de reconduction de contrat.
Types de contrats
Bon de commande régulier (négociation cas par cas)
Contrat à long terme
Marché d’approvisionnement ou commande ouverte (blanket purchase order)
Contrat de partenariat
Partenariat
Pour bien vivre le partenariat il faut répondre à plusieurs points primordiaux :C’est savoir bien exprimer ses attentes (prévision) au départ
C’est avoir une entente équitable aux deux parties.
Identifier les risques et prendre les précautions qui s’imposent (fournisseurunique/relève)
Mesurer régulièrement le degré de satisfaction (s’entendre sur les indicateurs deperformance)
Prévoir quand et comment annuler le contrat. (Défaut durant 2 mois consécutifs)
Avoir un fournisseur de relève.
Les risques du fournisseur unique
Pour qu’il demeure le meilleur, le partenaire est suivi de près et il est évalué chaque moisselon plusieurs critères.Exemple de critères.
Le nombre de retard à la livraison
Le nombre d’équipement défectueux à la livraison
Le nombre de pannes
La qualité du service après-vente
Les prix par rapport à la compétition
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Un bon contrat doit avoir des dents
Si après 2 mois consécutifs le fournisseur ne peut pas satisfaire à l’ensemble des conditions, le contrat peut être alors résilié.
Le fournisseur de relève, déjà désigné, est alors invité à s’exécuter.
Il est entendu que le fournisseur de relève fournit périodiquement, une liste de prix pour
des produits comparables à ceux de notre ex partenaire
Fabriquer, faire faire ou acheter ?
Les raisons qui incitent à fabriquer plutôt qu’à acheter :
Les quantités requises sont trop fortes
L’absence de fournisseurs compétents
On recherche un approvisionnement plus sûr
On veut préserver des secrets technologiques
On souhaite réduire les coûts
On désire éviter l’inactivité des travailleurs et/ou des machines
On souhaite éviter de dépendre d’une source d’approvisionnement unique
Les raisons qui motivent les achats à l’extérieur et/ou la sous-traitance:
L’entreprise ne dispose pas de l’expertise pour produire un article
Réputation du fournisseur
Difficile de revenir sur la décision de fabriquer (syndicats…)
Manque de capacité
L’acquisition comporte en général des frais généraux moins élevé
Volatilité de la technologie
Plus de flexibilité