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Accélérer, optimiser et tracer ses processus de comptabilité grâce à la
dématérialisation des factures-
Réunion APDC Grand Sud du 5 avril 2011
Cutting through complexity
Agenda
Dématérialisation des factures: panoramaDéfinitions et principePourquoi une telle focalisation sur la démat. factures ?
synthèse du Baromètre APDC 2010 Dématérialisation - Finance
Dématérialisation des factures: qu’en attendre ?Grille d’analyse des bénéfices attendusGains constatés par vos pairs
Retour d’expérienceFrédéric Maillard, Directeur Administratif & Financier
Définitions
Dématérialisation des documentsEnsemble des outils et technologies visant à transformer un document papier en document électronique
LAD (Lecture Automatique des Documents)Application logicielle permettant l’extraction automatique des informations dactylographiées ou manuscrites sur documents papier, PDF, électroniquesLa LAD est couplée à un scanner et utilise des moteurs OCR/ICR de reconnaissance des caractèresLa maturité des technologies autorisent aujourd’hui la LAD sur tout type de document : chèques, factures fournisseurs, formulaires, courriers, commandes, dossiers, etc.
GED (Gestion Électronique de Documents)Plateforme logicielle permettant de stocker, classer, consulter et gérer les copies numériques des documentsApplications: dossiers clients/fournisseurs/salariés électroniques, etc.
WorkflowTechnologie transformant l’échange traditionnel des documents sous forme papier par la voie postale ou par une remise en mains propres, en un échange automatisé au format électroniqueApplications: Workflow de validation des factures, de gestion de dossiers, etc.
ERP
Principe
TRAITEMENTSMETIER
Réseauxinteropérés
Numérisation
Fichiers EDI
Fichiers PDF
Portail
Flux uniquede donnéeset images
CAPTURE
Intégration de la Facture
WORKFLOWAcquisition des
Données Factures Accès Référentiels
Baromètre Dématérialisation - Finance 2010Description
2ème édition du Baromètre Dématérialisation – FinanceEvaluer annuellement l’évolution des pratiques en entreprisesConçu en collaboration avec un collège d’experts (utilisateurs, associations professionnelles et éditeurs)Diffusé aux 3500 membres décideurs Comptabilité – Finance des associations APDC et DFCG
Dédié France
Couvre tous les types de dématérialisation
Plus de 300 répondants représentant 287 sociétésLa plus large étude en France sur le domaine
Fonctions Achats et Finances:De fortes attentes pour optimiser les pratiques
8 répondants sur 10, jugent leur processus achats et comptabilité fournisseurs peu ou moyennement efficace
Comment évaluez-vous l’efficacité de vos processus achats et comptabilité fournisseurs ?
Fonctions Achats et Finances: Les causes d’insatisfaction
Le coût moyen de traitement d’une facture : 17€ pour l’acheteur
Le délai de traitement d’une facture :12 à 21 jours (de la réception à la comptabilisation)
Une gestion des litiges à optimiser
Quelles sont, dans votre organisation, les principales causes de litiges rencontrées dans la validation des factures fournisseurs ?
Un intérêt confirmé pour la dématérialisation du processus Purchase to Pay
Avez-vous un projet de saisie et intégration automatiques des factures fournisseurs ?
*cumul des projets d’automatisation sur les processus achats / factures fournisseurs/paiements
1 entreprise sur 3 signale un projet de dématérialisation* à moins de 12 mois
Modes d’exploitation de la dématérialisation: une préférence maintenue pour le mode internalisé
6 entreprises sur 10 privilégient le mode internalisé
Plus de 85% des organisations mutualisées (CSP) ont mis en oeuvre ou vont mettre en oeuvre la dématérialisation
Si vous envisagez un projet, quel mode d’exploitation privilégiez-vous ?
Votre entreprise dématérialise-t-elle tout ou partie des documents fournisseurs ?
Combiner les outils de dématérialisation:une pratique en voie d’adoption
Les entreprises combinent en moyenne 2 à 3 technologies de dématérialisation
La combinaison est perçue comme un moyen de dématérialiser l’intégralité du flux entrant
Avez-vous déjà mis en place une ou plusieurs solutions d’optimisation du processus de comptabilité fournisseurs ?
Marché de la dématérialisation:des offres matures et complémentaires
Interne Externe
FluxPapier
FluxElectronique
Dématérialisation fiscale
Scan - LADWorkflow - GED
Dématérialisation en mode service
La dématérialisation en mode service
CSP Service multi-canal relation fournisseur
Paramétrage et hébergement des
solutionsService d’hébergement
des applications
Numérisation
Reconnaissance de caractères
Traitement de la facture
Service de traitement multi-canal des factures
Processus factures fournisseurs
Factures fournisseurs
Scan – LAD – GED - Workflow
Contrôle-factureset paiement
Base deconnaissance
Lecture (Full-Text)et vérifications automatiques
Vidéo-codage
Numérisation desfactures papier
Capture des facturesélectroniques et e-mail
Avec et sans commande
Rapprochement factures-commandes, gestion des
litiges, imputation comptable et analytique, validation,
monitoring de l’intégration
Consultation des images et des
données
ERP
Achats et réceptions
Workflow devalidation DA
Envoi auto. PO par email
Validation réceptions
Création auto. PO
dans l’ERP
La dématérialisation fiscale des factures
Donner valeur probante à la facture électronique échangée entre le fournisseur et l’acheteur
Cadre juridique européen commun
Deux modes sont possiblesEDI (fichiers structurés)
Contrôles mentions obligatoiresListes récapitulatives, fichiers des partenaires Création d’un lisible
Signature électroniqueCertificat
Archivage pendant la durée légale et restitution en ligne
ERP
Dématérialisation des factures:Dès l’origine, pensez multi canal + organisation
TRAITEMENTSMETIER
Réseauxinteropérés
Numérisation
Fichiers EDI
Fichiers PDF
Portail
Flux uniquede donnéeset images
CAPTURE
Intégration de la Facture
WORKFLOWAcquisition des
Données Factures Accès Référentiels
Traitements Internalisés
Traitements mixtes Traitements Internalisés
Traitements en mode service Traitements Internalisés
CSP Externe
© 2011 KPMG International Cooperative (“KPMG International”), a Swiss entity. Member firms of the KPMG network of independent firms are affiliated with KPMG International. KPMG International provides no client services. No member firm has any authority to obligate or bind KPMG International or any other member firm third parties, nor does KPMG International have any such authority to obligate or bind any member firm. All rights reserved.
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Enjeux et objectifs de la dématérialisation fiscale
Les finalités de la facture
Quittance (« invitation » au paiement).
Document comptable.
Preuve des engagements.• En matière civile, commerciale ou fiscale.
Elément essentiel du régime de la TVA.• Informations relatives au régime applicable.
• Permet l’exercice du droit à déduction.
• Elément de contrôle pour l’Administration fiscale.
⇒La dématérialisation substitue un échange électronique à la facture au formatpapier tout en conservant les finalités primaires et essentielles de la facture.
⇒Ensemble de règles précises à respecter pour maintenir ces finalités de la facture: régime de la dématérialisation fiscale.
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Enjeux et objectifs de la dématérialisation fiscale
Avantages attendus
Gains de temps :• Emetteur : rapidité de transmission des factures, rapidité du traitement des factures, des
litiges potentiels et de l’émission du titre de paiement, comptabilisation automatique desfactures, diminution du papier à manipuler,…
• Récepteur : identique émetteur.
Gains financiers :• Emetteur : diminution des frais postaux, suppression des frais d’archivage papier,…
• Récepteur : suppression des frais d’archivage papier,…
Gains en matière de sécurité :• Emetteur : diminution des erreurs de saisie, garantie d’authenticité et d’intégrité des factures
transmises, suivi de l’envoi des factures par l’outil de dématérialisation,…
• Récepteur : diminution des erreurs de saisie, garantie d’authenticité et d’intégrité des facturestransmises, suivi de la réception des factures par l’outil de dématérialisation,…
Limites Hétérogénéité des règles au niveau européen et au niveau international.
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Le cadre réglementaire
29 décembre 1990 Article 47 de la loi de finances rectificative relative à la transmission des facturespar voie télématique :• Possibilité, pour les sociétés installées en France, d’échanger leurs factures par voie
électronique en utilisant des outils agréés par l’administration fiscale (système dit del’autorisation préalable).
• Système de l’autorisation préalable remplacé par un système de déclaration d’utilisationpréalable par la loi du 2 juillet 1998 ; notification préalable abandonnée au 1er janvier 2006.
20 décembre 2001 Directive 2001/115/CE du Conseil de l’Union européenne :• Elargissement du dispositif au niveau communautaire.
• Directive visant à simplifier, moderniser et harmoniser les modifications imposées à lafacturation en matière de TVA.
30 décembre 2002 Article 17 de la loi de finances rectificatives pour 2002 qui transpose en droitfrançais la directive 2001/115/CE :• Instauration du dispositif de signature électronique des factures.
• Possibilité d’échanger des factures électronique sur le territoire français ou entre Etatsmembres de l’Union européenne.
28 novembre 2006 Directive 2006/112/CE du Conseil de l’Union européenne :• Neutralité entre les modes de transmission (papier ou électronique) : les obligations et
modalités de facturation (champ de l’obligation de facturation, mentions obligatoires,…)s’appliquent dans les mêmes conditions.
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Les modes de dématérialisation fiscale
Possibilité d’échanger des factures sous 3 modes différents
Facture papier :• Facture émise sous format papier puis numérisée ne constitue pas une facture
dématérialisée et reconnue fiscalement au sens du CGI.
Deux modes de création et d’acheminement des factures dématérialiséesreconnus par le droit fiscal :• Signature électronique : CGI art 289V La création et la transmission par tous moyens
électroniques de factures dont l’intégrité et l’authenticité sont garanties par une signatureélectronique.
• EDI – Electronic Data Interchange : CGI art 289bis La transmission de factures électroniquespar un système d’Echange de Données Informatisées.
Signature électronique ou EDI ?
Système de signature électronique a priori plus simple et plus souple.
Factures sous signature électronique pas nécessairement structurées et nepouvant pas toujours être traitées automatiquement comme les factures EDI.
Internaliser ou externaliser ?
Pour l’internalisation :• Maitrise des processus et des
informations ;
• Gestion des effectifs ;
• Vision moyen terme de l’investissementmatériel ;
• …
Pour l’externalisation :• Démarrage immédiat ;
• Implication allégée des SI ;
• Démarche d’outsourcing de la fonctioncomptable dans sa globalité à moyenterme ;
• …
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Les modes de dématérialisation fiscaleDispositions communes aux deux modes de dématérialisation
Mentions à porter sur les factures
Mentions prévues par les textes :• Nom complet et l’adresse de l’assujetti et de son client ;
• Numéro individuel d’identification attribué à l’assujetti en application de l’article 286 ter du CGI et sous lequel il aeffectué la livraison de biens ou la prestation de services ;
• Numéros d’identification à la taxe sur la valeur ajoutée du vendeur et de l’acquéreur pour les livraisonsdésignées au I de l’article 262 ter du CGI ;
• Numéro d’identification à la taxe sur la valeur ajoutée du prestataire ainsi que celui fourni par le preneur pour lesprestations mentionnées aux 3°, 4° bis, 5° et 6° de l’article 259 A du CGI ;
• Date de délivrance ou d’émission pour les factures transmises par voie électronique ;
• Un numéro unique basé sur une séquence chronologique et continue ;
• Pour chacun des biens livrés ou des services rendus, la quantité, la dénomination précise, le prix unitaire horstaxes et le taux de taxe sur la valeur ajoutée légalement applicable ou, le cas échéant, le bénéfice d’uneexonération ;
• Tous rabais, remises, ristournes ou escomptes acquis et chiffrables lors de l’opération ;
• La date à laquelle est effectuée, ou achevée, la livraison de biens ou la prestation de services ;
• Le montant de la taxe à payer et, par taux d’imposition, le total hors taxe et la taxe correspondante mentionnésdistinctement ;
• …
Acceptation du destinataire
Acceptation préalable du recours à la facturation par voie électronique.• Etablissement recommandé d’une convention matérialisant l’acceptation expresse de la
réception de factures électroniques.
Recours à un prestataire
Possibilité reconnue par le CGI de confier l’établissement des factures à un tiers.• Mandat donné au tiers pour émettre matériellement les factures au nom et pour compte de la
société fournisseur.
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Les modes de dématérialisation fiscaleSignature électronique
Présentation Sous réserve de l’acceptation du signataire, transmission possible de facturespar voie électronique dès lors que l’authenticité de leur origine et l’intégrité deleur contenu sont garanties au moyen d’une signature électronique.• Les factures ainsi transmises tiennent lieu de facture d’origine et ont une valeur fiscale.
• Acceptation du signataire : établissement d’une convention matérialisant l’acceptationexpresse de la réception de factures électroniques signées.
• Signature électronique : donnée sous forme électronique permettant l’authentification dusignataire et de l’origine des factures.
Certificat électronique
Association de la facture électronique à un certificat électronique.• Certificat délivré par un prestataire de services de certification électronique (PSCE), établi par
le signataire et transmis au destinataire de la facture.
• Document électronique certifiant le lien entre l’identité du signataire et les données devérification de sa signature électronique.
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Les modes de dématérialisation fiscaleEchange de données informatisées - EDI
Conditions de forme et de fond
Article 289 bis CGI : les factures transmises par voie électronique qui seprésentent sous la forme d’un message structuré selon une norme convenueentre les parties, permettant une lecture par ordinateur et pouvant être traitéautomatiquement et de manière univoque, constituent des documents tenant lieude factures d’origine.
Outre les mentions obligatoires exigées pour toutes factures, la dématérialisationfiscale implique le respect des obligations suivantes :• Caractère identique des messages émis et reçus ;
• Liste récapitulative séquentielle des factures produite automatiquement par le système detélétransmission ;
• Constitution d’un fichier des partenaires avec lesquels est mis en œuvre la dématérialisationdes factures ;
• Restitution des factures dans leur format original et dans un format clair et précis ;
• Archivage automatique dans le format initial EDI sans modification et altération.
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Archivage et stockage des factures électroniques
Modalités Conservation des factures électroniques (signature électronique ou EDI) dansleur format original.• Cas des factures avec signature électronique : conservation du certificat électronique attaché
aux données de vérification de la signature électronique.
• Cas des factures EDI : conservation de la liste récapitulative et du fichier des partenaires.
• L’impression papier d’une facture électronique ne constitue pas un original.
• Conservation par l’émetteur et le récepteur.
Lieux France ou État ayant signé une convention d’assistance mutuelle en matièrefiscale.• Déclaration du lieu de stockage si hors territoire français.
• Libre choix dès lors que la restitution peut s’exercer facilement à des fins de contrôle.
Délais Délai fiscal :• 3 ans + année en cours dans le format original ;
• Puis 3 ans supplémentaires sur support au choix de l’entreprise.
Délai commercial :• 5 ans (ou 10 ans).
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Particularités des règles du contrôle fiscal des factures électroniques
Rappels liés aux comptabilités informatisées
Conservation obligatoire des données traitées par des procédés informatiquesqui concourent à la constitution d’enregistrements comptables ou à lajustification d’un événement ou d’une situation transcrites dans les livres,registres, documents, pièces et déclarations contrôlées par l’Administration.• Détention de la documentation détaillée, exhaustive et fidèle de la conception, de la
réalisation, de l’exploitation et de la maintenance du système informatique.
• Maintenance pérenne de cette documentation dans le temps.
• Traçabilité du cheminement des données comptables devant pouvoir être vérifié.
Contrôles inopinés pouvant porter sur la conformité du fonctionnement dusystème de télétransmission.
Points d’attention Accès en ligne permettant le téléchargement et l’utilisation des données stockées.
• Accès depuis le siège ou depuis le principal établissement.
• Dans les « meilleurs » délais.
Obligation de restitution en « clair » des informations émises ou reçues, c’est-à-dire selon un format habituellement admis par les usages commerciaux.
Risques et sanctions
En théorie, le non respect des règles en matière de dématérialisation fiscaleentraîne une amende de 15 euros par infraction (par élément non respecté et parfacturé) et peut remettre en cause la déductibilité de la TVA.
Principaux motifs de non-conformité des systèmes de télétransmission relevéspar l’administration : doublement des flux dématérialisés et des flux papiers,absence de mandat auprès du prestataire de services, …
Agenda
Dématérialisation des factures: panoramaDéfinitions et principePourquoi une telle focalisation sur la démat. factures ?
synthèse du Baromètre APDC 2010 Dématérialisation - Finance
Dématérialisation des factures: qu’en attendre ?Grille d’analyse des bénéfices attendusGains constatés par vos pairs
Retour d’expérienceFrédéric Maillard, Directeur Administratif & Financier
100%
17
40%
6,8
Source : moyenne constatée sur les sites ITESOFT en production
Délai moyen de traitement divisé par 5Respect des délais de paiement(en France : conformité LME)Escomptes sauvegardésAccélération des clôtures / reporting(conformité IFRS)Garantie de traçabilité / auditabilité(SOX Compliance)Amélioration relation fournisseursValorisation des ressources humaines
9%
1,6
20%
1,4 9%1,6
6%
0,4 37%
6,2
15%
1 16%
2,7 15%
1 16%
2,7
39%
2,713%
2,2
5%
0,3
Réception Saisie / Intégration Comptable
Validation Litiges Règlement Archivage
Coût en
€uro
Processus global
Automatisation de la saisie, des imputations et des contrôles (LAD)
Mise à disposition et circulation automatique des images (GED)
Consultation instantanée des factures électroniques, indexation
automatisée (Workflow)
Quels gains et bénéfices associésà un tel projet ?
Focus sur quelques retours d’expérience clients
Leader de la distribution spécialisée
125 000 factures / an
Gain de 4 ETP65% d’automatisation (FG + Marchandises)Délai de traitement de 2s. à 1s.
Fournisseurs du Monde entier très occasionnels
180 000 factures / an – 13 000 fournisseurs –70% avec PO / 30% sans PO
Centre de Services Partagés27 sites France rattachés
Leader de l’industrie aluminium et emballage
Productivité de traitement x 3
R.O.I. = 15 moisSOX Compliant
20 000 factures / an – Comptabilité publique
Séparation entre ordonnateur et agent comptable
Opérateur public de transport fluvial
Traçabilité de chaque intervention Réduction du délai de paiement de 45 à 30j imposé par les codes des marchés publics
15 000 factures / an – 4000 fournisseurs
600 circuits de validation et des valideurs répartis sur toute la planète
Réalisation de grands ouvrages de bâtiment et de génie civil dans le monde
Délai de traitement de 4 à 2s.Gains de productivité : 1 ETPDiminution des relances et litiges fournisseurs
Agenda
Dématérialisation des factures: panoramaDéfinitions et principePourquoi une telle focalisation sur la démat. factures ?
synthèse du Baromètre APDC 2010 Dématérialisation - Finance
Dématérialisation des factures: qu’en attendre ?Grille d’analyse des bénéfices attendusGains constatés par vos pairs
Retour d’expérienceFrédéric Maillard, Directeur Administratif & Financier
Réunion de travail APDC – 5 Avril 2011 - Marseille
Comment optimiser la chaîne fournisseurs grâce à la
dématérialisation factures dans un contexte de faibles
volumes?
Intervention de Frédéric Maillard, Directeur Administratif &
Financier
Réunion de travail APDC – 5 Avril 2011 - Marseille
Sommaire
1 Présentation de Alinéa2 Genèse du projet3 Description du projet4 Gains chiffres et bénéfices
constatés5 Enseignements et bonnes
pratiques6 Perspectives du projet
Réunion de travail APDC – 5 Avril 2011 - Marseille
Notre métier :Nous n’avons pas un,
mais plusieurs métiers !
Nous sommes à la fois créateurs et commerçants
Créativité
Distribution
Conseil
Notre concept :20 ans d’expérience et une seule ambition
Notre raison d’être :
« Rendre accessible au
plus grand nombre le
plaisir de décorer sa
maison pour en faire un
lieu de bien-être »
Réunion de travail APDC – 5 Avril 2011 - Marseille
Chiffres clés
Nombre de magasins (en propre)
Surface de vente(en milliers de m2 au 31 décembre)
8099
116
136
163
2006 2007 2008 2009 2010
911
1315
1719
22
2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010
Réunion de travail APDC – 5 Avril 2011 - Marseille
Chiffres clés
Progression du CA TTC
164
220270
340400
427470
2004 2005 2006 2007 2008 2009 20101126
13921598
18421993 2009
2221
2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010Nombre de collaborateurs
*
* Chiffre provisoire
Réunion de travail APDC – 5 Avril 2011 - Marseille
Genèse du projet
Un double challenge à relever• Comment absorber la forte croissance d’activité tout en maîtrisant les effectifs
comptables ?
•Comment garantir la sécurité et la traçabilité d’un processus partagé entre 100+
acteurs?
Une forte implication du Contrôle deGestion•Sponsor du projet
•Initiateur d’une démarche de benchmarking auprès d’utilisateurs
Une réponse qui en découle
•L’industrialisation du métier comptable au travers de la dématérialisation des factures
papier
•… mais uniquement une réponse technologique …
Réunion de travail APDC – 5 Avril 2011 - Marseille
Description du projetLes phases
Maturation interne
-Expression de besoins
-Benchmarking (Kiabi)
-Réorientation des objectifs (1. gains transversaux, 2. gains de productivité)
-Définition du périmètre (les factures siège sur lesquelles le potentiel de gains de productivité est le plus fort)
Choix des acteurs
-En interne: la Direction Comptable + le Contrôle de Gestion
-En externe: le choix d’un éditeur selon les critères suivants:l’envergure internationalele coûtl’ergonomie de l’outilla capacité à externaliser la capture à terme
2007 2008
Mise en œuvre 1
-Périmètre: 10 000 factures de frais généraux reçus au siège
-Organisation choisie: partage de la numérisation entre chaque comptable
Un constat d’échec
-Un manque d’adhésion dans l’équipe comptable
-Un temps de saisie automatisée ressenti comme plus long qu’en manuel
-L’exploitation de la puissance technologique de l’outil en défaut
2009 2010
Remise à plat organisationnelle
-Objectif: rétablissement de la confiance dans l’équipe
-Audit ITESOFT organisation / chaîne et étapes de travail / ergonomie interfaces
-Benchmark avec GO SPORT
Des résultats en 3 mois
-Une organisation concentrée sur un utilisateur leader
-Une capitalisation sur cette réussite
Juin 2010
Réunion de travail APDC – 5 Avril 2011 - Marseille
Description du projetLe processus fonctionnel
LADNUMERISATION DES FACTURES ET
CAPTURE DES DONNEES
WORKFLOWCIRCUIT D’ENRICHISSEMENT ET DE
VALIDATION
Bon à Payer
GEDARCHIVAGE DES FACTURES
COMPTABILITE
SAGE 1000ENREGISTREMENT ET REGLEMENT DES
FACTURES
Réunion de travail APDC – 5 Avril 2011 - Marseille
Gains et bénéfices
Une productivité comptable améliorée•40% des 13 000 factures et avoirs sont automatisés
•Un délai de traitement drastiquement diminué
Des clôtures comptables accélérées etfiabilisées
•Visibilité temps réel sur les provisions (Factures Non Parvenues)
•Qualité des données d’écriture comptable accrue
Une sécurité de processus garantie•100+ valideurs émettent leur Bon à Payer électronique en 1 clic
•Suppression des pertes de factures
•Recherche et consultation électronique des factures instantanée
Une adhésion de l’équipe comptable rétablie
Réunion de travail APDC – 5 Avril 2011 - Marseille
Gains et bénéfices
1. Il s’agit d’un projet métier avant d’être un projet informatique
2. Il faut donner du sens à ce projet: l’adhésion des utilisateurs estindispensable
3. L’adéquation de l’organisation comptable à la dématérialisation est à
étudier en amont
Réunion de travail APDC – 5 Avril 2011 - Marseille
Perspectives
Améliorer le contrôle interne desengagements
•Mise en œuvre d’un Workflow de validation des achats frais généraux
Étendre le champ d’application de ladématérialisation
•Extension aux factures frais généraux magasins
•Extension aux factures marchandises Entrepôts, voire magasins (essentiellement
à but d’archivage et de consultation électroniques)
S’affranchir progressivement du supportpapier
•Expérimentation de la dématérialisation fiscale / EDI