ACADEMIE DE DIJON

Le Budget

outil de pilotage

FORMATION DES PERSONNELS DE DIRECTION

Jeudi 15 Octobre : 9h00 Accueil

Les principes budgétaires

Mise en œuvre d’un Budget d’EPLE-Préparation-Notification des subventions par la collectivité territoriale et par l’état-Construction-Les différentes sections (Fonctionnement – Investissement)-Les chapitres (notion de ressources affectées)-Le Service à Comptabilité distincte-légalisation (Commission permanente - Conseil d’administration - Autorités de contrôle)

12h30 : Repas

14H00 : Etude de casconstruction d’un budget pour le service général et les services spéciaux

Synthèse

Vendredi 16 octobre : 8 h 30 Accueil

Présentation du Lycée des métiers

Politique budgétaire d’un établissement, communication et pilotage

L’Exécution d’un budget : Les recettes et les dépenses

Les modifications du budget : information ou vote du CA

Le contrôle interne

12h30 : Repas

13h30 : Etude de cas : Construire un budget autour des thèmes :Voyages Paye

Synthèse et bilan

Les lois et décrets de la décentralisation

La loi du 22 juillet 1983 relative à la répartition des compétence entre les collectivités territoriales et l ’Etat dote ces collectivités d ’un certain nombre de compétences à l ’égard des établissements scolaires. La région et le département se voient confier :

• la planification scolaire• la construction, l ’équipement et le fonctionnement des EPLE• Certaines activités des EPLE (Conseil d ’Administration, contrôle des actes administratifs, activités éducatives complémentaires).

La Région a la charge des lycées, le Département a la charge des collèges.

Cadre juridique – les textes

Les lois et décrets de la décentralisation

La loi du 25 janvier 1985création des EPLE : Etablissements Publics Locaux d ’Enseignement l ’EPLE est une personne morale de droit public •La personnalité morale s ’exerce par l ’intermédiaire du Conseil d ’Administration et du Chef d ’Etablissement•Il dispose de l ’autonomie budgétaire et financière

Cadre juridique – les textes

Le décret 85 - 924 du 30 août 1985

La loi du 13 août 2004

- Il définit le rôle et les compétences de chacun des organes décisionnels et de chacune des instances délibératives ou consultatives de l ’établissement

- Il précise les règles de gestion administrative et financière de l ’EPLE

-Transfert de compétences aux collectivités en matière de Service Annexe d ’Hébergement

Application

Circulaire 88 - 079 du 28 mars 1988 portant sur l ’organisation économique et financière

des E.P.L.E. (modifié, complété..)

Définition de l ’E.P.L.E. dans le second degréLe Lycée - Le Collège

Personne morale de droit publicPersonne morale de droit public

• Personnalité morale qui s ’exerce par l ’intermédiaire du Conseil d ’Administration et du Chef d ’Etablissement (les décisions prises sont des actes d ’autorité administratives et susceptibles de recours)

• peut ester en justice, acquérir des biens, contracter, recevoir des dons et legs,• sa responsabilité pénale peut être mise en cause• doit respecter le code des marchés publics

PRINCIPES BUDGETAIRES :

le principe d’annualité le principe d’unité le principe d’universalité le principe de spécialité le principe de sincérité

PRINCIPES BUDGETAIRES :

Le principe d’annualité :

Le budget de l ’EPLE doit être voté chaque année.L’exercice budgétaire coïncide avec l’année civile.Il retrace les recettes et les dépenses qui s’y rattachent.Une période d’inventaire permet de clôturer l’exercice.Suivant le principe de continuité des exercices, le report de crédits non consommés reste possible.

Exceptions au principe de l’annualité

OPERATIONS PLURIANNUELLESOPERATIONS PLURIANNUELLES Contrat de crédit bail, marchés de chauffage) : chaque année concernée, apparaît au budget la part de l ’opération pour la période (1/3 par an du montant d ’un contrat de chauffage passé pour 3 ans).

PROVISIONSPROVISIONSIl s ’agit de prévoir, chaque année, une somme qui, par cumul, permettra de réaliser une opération dont le montant dépasse les possibilités d ’un seul exercice.

DECISIONS MODIFICATIVESDECISIONS MODIFICATIVESPour informationPour vote

PRINCIPES BUDGETAIRES :

Le principe d’unité :

Le budget est retracé dans un document unique.Toutes les charges et tous les produits doivent être retracés dans un document unique.

Pourquoi ?- nécessité de transparence vis à vis des instances délibérantes- faciliter le contrôle des autorités

PRINCIPES BUDGETAIRES :

Le principe d’universalité :

L’ensemble des recettes couvre l ’ensemble des dépensesselon deux règles :- non compensation entre les dépenses et les recettes afin d’en éviter la dissimulation partielle.- non affectation d’une recette à une dépense règle qui connaît cependant quelques dérogations.

* Respect de la nomenclature* Notion de crédit ouvert (crédit limitatif)- une activité dotée ne peut être exercée que dans la limite des crédits inscrits- une activité non dotée ne peut être exercée (d ’où l ’importance de la prévision dans l ’ouverture de crédits)

Incidences :

PRINCIPES BUDGETAIRES : Le principe de spécialité :

Les opérations sont retracées selon une nomenclature budgétaire appropriée.Les crédits sont ouverts de manière détaillée (spécialisés par chapitres avec une évolution par programme depuis la Loi Organique relative aux Lois de Finances).Ils sont rattachés à des objectifs spécifiques de dépense qui ne doivent pas être dénaturés lors de l’exécution.A terme, la nouvelle nomenclature sera fondée sur la destination des crédits en remplacement de la nature des dépenses (enseignement scolaire du second degré, vie de l ’élève, …).

Le principe de spécialité :

Le budget est voté par chapitre : La ventilation à l ’intérieur des chapitres n’est, en principe, qu’indicative

Conséquences du vote par chapitre

- Décisions budgétaires modificatives légères quand elles ne modifient pas les crédits des chapitres(ex : virement à l ’intérieur d ’un chapitre)- Décisions budgétaires modificatives lourdes (vote du CA) quand elles modifient les crédits inscrits pour le chapitre (ex : virement entre chapitres, prélèvement, affectation d ’une ressource nouvelle non affectée)

PRINCIPES BUDGETAIRES :

Le principe de sincérité :

Nouveau principe depuis la LOLF.Il implique l’exhaustivité, la cohérence et l’exactitude des prévisions budgétaires.Son application reste cependant limitée du fait du caractère prévisionnel d’un budget.

Le principe de sincérité :

La règle de l ’équilibretotal des charges = total des produits

Application :Recettes = Dépenses à l ’intérieur de chaque sectionRecettes = Dépenses au sein de chaque service spécial

Aménagements : Quand ‘il n ’est pas possible d’obtenir un équilibre strict, on peut utiliser différentes techniques :Dépenses > recettes. L’équilibre du budget est réalisé par prélèvement sur fonds de réserves. Excédent section fonctionnement ==> section investissement. L ’équilibre du budget est réalisé par virement entre sections

Le budget

DéfinitionDéfinition

•Il est constitué de l ’ensemble des comptes qui décrivent, pour une année civile, toutes les ressources et les charges(ordonnance du 2 janvier 1959)

•Il est l ’acte par lequel sont prévues et autorisées les recettes et les dépenses des organismes publics. (décret du 29 décembre 1962)

.

Le budget

Le budget est un acte de prévision et d ’autorisation. On pourra, à sa lecture, déterminer les orientations de l ’établissement

(notamment matière d ’investissement). La politique est déterminée

par l ’Ordonnateur.

Annexes au budget :Le rapport du Chef d ’EtablissementL ’état prévisionnel de la commande publique (EPCP)

Gestion financière de l ’EPLE

Les principaux intervenantsLes principaux intervenants

• L e Conseil d ’Administration• Le Chef d ’Etablissement• Le Gestionnaire• L ’Agent Comptable

•Le principe de la séparation des ordonnateurs et des comptables

Autonomie budgétaire et financièreAutonomie budgétaire et financière

• Dispose d ’un budget propre, détaché de la collectivité qui l ’a créé

• Soumis à l ’ensemble des règles de la comptabilité publique et au respect des ses grands principes :

principe de la séparation des ordonnateurs et des comptablesprincipe de la comptabilité en partie doubleprincipe de l ’ordonnancement préalable

LA

PREPARATION

Préparation Préparation

Paramètres nécessitant un acte du CONSEIL D’ADMINISTRATION - Tarifs de pension et d’hébergement

- Taux de participation aux charges communes- Conventions et contrats

Rassembler les informations indispensables

Paramètres spécifiques à l ’établissement

Nombre d ’élèves par catégorie - par régime Nombre de commensaux : statistiques des années précédentes adaptées si des éléments nouveaux interviennent Tarifs : demi-pension : prix encadrésinternat et hébergement : prix libres % des produits scolaires affecté aux charges communes (30 à 35 % pour l ’internat, 10 à 25 % pour la demi-pension, 10 à 25 % pour les hébergements le taux de participation des familles aux frais de personnel (fixé annuellement par arrêté ministériel : 22,5 % de longe date).

Comment asseoir ses prévisions ?

L  ’examen de l ’exécution du budget N -1 - les dépenses réalisées, le disponible - les recettes réalisées, les + ou - value - la situation du fonds de roulement

Les spécificités de l ’exercice à venir - Fluctuation du nombre d ’élèves (chap R2, A1 notamment)

- Opérations spécifiques (contrats de matériels en fin de garantie, nouveaux contrats, isolation pouvant diminuer les charges d ’énergie,…)

- Recensement des besoins auprès des différentes catégories d ’usagers et des personnels

LA

NOTIFICATION

LA NOTIFICATION DE LA COLLECTIVITE

LES DOTATIONS :

La dotation globale de fonctionnement.Les dotations spécifiques (Elles traduisent la politique de chaque collectivité) :

- Travaux urgents - Sections spécifiques (Enseignement technique, classe relais, SEGPA, ...) - Acquisition mobilier, matériel, véhicule - Activités sportives (location d ’installation, transport …) - Actions éducatives - Sorties et voyages - Manuels scolaires (Régions pour les lycées)

LA NOTIFICATION DE LA COLLECTIVITE

LES ORIENTATIONS BUDGETAIRES

La convention d’objectifs et de moyensLes recommandations budgétaires pour : - L’hébergement (tarifs, remise d’ordre, paiement,fonds de rémunération du personnel de l’internat, fonds de compensation service d ’hébergement). - La gestion de la restauration (R2 autonome) - L’entretien (nature des opérations à réaliser en priorité) - Les dépenses obligatoires (contrats, opérations à réaliser en priorité) - L’identification des opérations (codes de gestions) - Les logements (valeurs prestations, loyers)

LA NOTIFICATION DE L ’ETAT http://mode.in.ac-dijon.fr/

Programme 0141 Enseignement scolaire du second degré :

COLLEGES

Droit de copie.Maintenance et logiciels pédagogiques.Manuels scolaires.Carnets de correspondance.Projet d ’établissement.Education artistique et culturelle.Stages en entreprises (SEGPA, DP3 et 3ème d ’insertion)Ouverture internationale

LA NOTIFICATION DE L ’ETAT Programme 0141 Enseignement scolaire du second degré :

LYCEES LP et EREA

Droit de copie (2nd degré et post bac).Maintenance et logiciels pédagogiques.Ouvrages pédagogiques (sections professionnelles).Projet d ’établissement.Education artistique et culturelle.Stages en entreprises (2nd degré et post bac)Ouverture internationale dont : - bourses de stages à l ’étranger des élèves de BTS - bourses de mobilité des élèves de section Europro, …pour les 4ème et 3ème technologiques en lycée : - carnets de correspondance - manuels scolaires

LA NOTIFICATION DE L ’ETAT

Programme 0230 Vie de l ’élève :

Fonds de vie lycéenneComité Education Santé Citoyenneté (CESC)Fonds social Collégien et Lycéen.Fonds social restauration.Bourses nationales collège.Bourses nationales et primes lycée.

LA NOTIFICATION DE L ’ETAT

Opérations spécifiques :

TICE.Mission Générale d’Insertion (MGI)Office Franco Allemand Jeunesse.Projet scientifiques ….

LA

CONSTRUCTION

LA CONSTRUCTION :

Estimation des recettes Les dépenses obligatoires Les dépenses souhaitables Les arbitrages Les crédits d ’enseignement

Déterminer les produits

Dotation globalisée de la collectivitéElle doit couvrir les besoins de la section de fonctionnement (service général et parfois partie serv. Spécial ex : J1)

Ressources propres Locations Taxe d ’apprentissage Objets confectionnés Produits annexes Participation autres services Produits financiers

Dotation globalisée de l ’EtatElle doit couvrir des besoins spécifiques identifiés :manuels scolaires, carnets de liaison, droit de copie...

Chapitre 744

Chapitre 741

Prélèvement sur fonds disponibles

Activités éducatives financées sur ressources

spécifiques - chap. A2Manuels scolaires, droit de copie, carnet de liaison, informatique pédagogique, …

(répartition des crédits globalisés)

Dépenses pédagogiques - chap. A1• fournitures pédagogiques dont CDI (ouvrages, abonnements)• entretien du matériel pédagogique• transports scolaires (piscine, petites sorties pédagogiques obligatoires• contrat photocopieur si réservé à la pédagogie• part des accompagnateurs de sorties scolaires facultatives (donc payantes et gérées dans un service spécial)

Déterminer les charges

Viabilisation - chap. B• Electricité - fuel - gaz - eau Chapitre le plus important après celui du S.A.H. Tenir compte des éventuelles modifications de locaux ou de structure• Calcul de base : consommation moyenne des 3 dernières années X coût unitaire actualisé

Entretien - chap. CIl s ’agit de faire face à :• L ’ensemble des contrats du service général • La maintenance des matériel• L ’entretien locatif• L ’acquisition de petit matériel d ’entretien (outils mais pas serpillère !)

• L ’acquisition de matériel et mobilier (du PC à la chaise…) dont le coût < 800 € H.T.)

Charges générales - chap. DEnsemble des charges concernant :• les carburants (tondeuses, véhicules…)• les dépenses administratives (dont documentation administrative)• les produits d ’entretien • les dépenses d ’infirmerie• les frais timbres, téléphone, internet• les réceptions• les honoraires (visites médicales CAE ou encore huissier)

Aides et transferts - chap. FBourses nationales et autres Aides aux élèves - fonds sociauxRemise de principe

SERVICES SPECIAUXIls sont utilisés pour identifier et suivre budgétairement tant en charges qu ’en produit : • un service de l ’établissement • une mission avec financement affecté ou spécifique

Exemples :

chap. J1 - Enseignement technique

chap. L2 ou R2 - Restauration et internat

Il doit décrire l ’ensemble des charges spécifiques à l ’enseignement technique - organisation des stages, fournitures des ateliers, force motrice, maintenance du parc « machines »

Il doit retracer toutes les charges spécifiques à la restauration et à l ’internat : achat de denrées, entretien des locaux et des matériels, charge de personnel, participation aux charges communes, petits matériels...

chap. ZD - Opérations en capital

Tous les achats de matériel d ’une valeur > 800 € H.T.(des opérations pour ordres concernant les stocks ou sorties d ’inventaire)

STRUCTURE

du

BUDGET

LES DIFFERENTES SECTIONS :

Fonctionnement Investissement

LES CHAPITRES

OU PROGRAMMES

Le service général Les services spéciaux

LE SERVICE

A COMPTABLITE DISTINCTE

(SACD)

GRETA Divers

Rapport du Chef d ’établissementRapport du Chef d ’établissement

Retrace les grandes lignes des choix budgétaires pour

l ’année (en fonction des évolutions d ’effectif , des ressources prévues, des contraintes nouvelles, des projets de

l ’établissement…)

L’ E.P.C.P. (ETAT PREVISIONNEL A LA COMMANDE PUBLIQUE)

.En application au décret du 30 août 1985 modifié, la passation d’un marché public, d ’un contrat ou d ’une convention par le Chef d ’Etablissement doit avoir recueilli l ’accord préalable du Conseil d ’Administration. Toutefois, le Chef d ’établissement, personne responsable des marchés (PRM) peut signer, sans autorisation préalable, tout marché respectant l ’une des 3 conditions suivantes

1 - s ’il figure sur l ’EPCP annexé au budgetfigure sur l ’EPCP annexé au budget ou à une DM soumise au vote du C.A.

2 - s ’il est financé par des ressources affectéesfinancé par des ressources affectées qui n ’on pu être inscrites au budget initial et qui font l ’objet d ’une DM

3 - en cas d ’urgenceen cas d ’urgence, s ’il se rattache à des opérations de gestion courante dont les montants sont inférieurs à 5 000 € HT ou 15 000 € HT pour les travaux ou équipements. Le Chef d ’Etablissement devra certifier, sous sa responsabilité, le caractère urgent de la passation du marché et d ’in informer le CA dès la séance suivante.

Son élaboration :

Le Budget est préparé par section, par service et par chapitre.

L ’ensemble des dépenses est évalué de façon sincère et inscrit dans les différents comptes.

Les dépenses sont ensuite réexaminées de façon différente. Chacune d ’entre elles sera déclinée selon une nomenclature propre à l ’établissement.

Pour les fournitures et services : il s ’agit d ’estimer la valeur totale des fournitures et des services considérés comme homogènes soit en raison de leurs caractéristiques propres, soit parce qu ’ils constituent une unité fonctionnelle. Cette notion recouvre la satisfaction d ’un besoin concourant à la réalisation d ’un même projet.

Pour les travaux : il s ’agit de prendre en compte la valeur globale des travaux se rapportant à une opération sur un ou plusieurs ouvrages.

Les dépenses seront retracées par famille selon une classification propre à l ’établissement qui devra pouvoir justifier de ses choix. La classification (subdivisions excessives) ne devra en aucun cas servir à soustraire les marchés aux règles de publicité et de mise en concurrence.

L ’EPCP annexé au budget retracera toutes les intentions de marché classées par catégories homogènes ou par unités fonctionnelles pour les achats de fournitures et de services, par opération pour les travaux, en fonction des procédures d’achat retenues :

Procédure adaptée - Groupement de commandes - Centrale d ’achats - Appel d’offres...

Pièces du Budget à adresser aux autorités de contrôle

dans les 5 jours suivant la séance du C.A :

Le budgetLe budget :

issu de G.F.C

pièce B1 : - Situation estimée des réserves - Prévisions budgétaires - dépenses - Prévisions budgétaires - recettes - Extrait de la délibération du Conseil d ’Administration

pièce B2 : - Développement par chapitre de dépense - S.G.pièce B3 : - Développement par chapitre de recette - S.G.pièce B4 : - Calcul détaillé de

l ’hébergementpièce B5 : Développement par chapitre de dépense - S.S.

pièce B6 : - Développement par chapitre de recette - S.S.

pièce B8 : - Développent par chapitre de dépense - OPERATIONS EN CAPITAL

pièce B9 : - Développent par chapitre de recette - OPERATIONS EN CAPITAL

pièce B14 : - Etat annexe récapitulatif des emplois

L ’E.P.C.P.L ’E.P.C.P.

LA

LEGALISATION

LA LEGALISATION :

Le Conseil d ’Administration Les Autorités de contrôle L’Etat Prévisionnel de la

Commande Publique (EPCP)

L e Conseil d ’Administration

C ’est l ’organe central de l ’établissement, son parlement.

Composé de 24 ou 30 membres selon l ’importance de l ’établissement.

C ’est une assemblée tripartite :

en cours d ’année

mars /avril

• compte financier

• Projet de budget• EPCP

Octobre

• fixation des tarifs• contrats, conventions• sorties pédagogiques et voyages

fin novembre

•décisions modificatives

CALENDRIER THEORIQUE

Approbation - CalendrierApprobation - CalendrierNotification

Préparation – Vote du C.A.

Adoption par

C.A. Non-Adoption par

C.A.

TransmissionAA – RE - CL

Transmission AA – RE - CL

Accord CL § AA

DésaccordCL § AA

Règlement conjoint

Transmission Préfet

Saisine de la CL §AApar le Préfet

Pas d ’accorddans les 2mois

Saisine de la CRC par Préfet

Règlementpar Préfet Transmission Préfet

Transmission Préfet

Règlement conjoint CL et AA

1 mois

Saisine de la CRC

Pas d ’accordentre AA et CL

Le budget est éxécutoire

5 jours 5 jours

30jours

30jours

ETUDE DE CAS 1

Estimation recettes :

Bourses nationales : 16500 € Caisse de solidarité : 60,00 Contribution Formation Continue : 1900 € Contribution groupement de commande : 200 € Contribution SACD : 7 350 € Dégradations manuels scolaires : 350 € Dotation globalisée Etat prg 141  : 13 620 € Dotation globalisée Etat prg 230 : 4 600 €

Estimation recettes :

Location gymnase associations : 2600 € Location appartement : 1700 € Notification CG fonctionnement : 11 509,26 € Notification CG équipement : 14 996,46 € Notification CG instal. sportives : 25 189,14 € Objets confectionnés : 5 250 € Produits financiers : 4 000 € Remises de principe : 1100 € Reversements téléphone : 300 €

ETUDE DE CAS 2

Pourquoi

UN label délivré pour une durée de 5 ans par le ministère sur proposition du recteur

à l’issue d’une évaluation conduite par le groupe académique Lycée des métiers (GALM) composé des membres

des corps d’inspection et de représentants de la communauté éducative

et du monde professionnel.

Pour Qui

Pour les Equipes Educatives : formation adaptée aux réformes activités participatives avec le

monde professionnel aides participatives des

collectivités territoriales une mobilisation de la

communauté éducative, enseignement général, technologique et professionnel

Pour les Parents et Elèves :- offre de formation adaptée aux besoins du monde du travail- des lieux de vie, des activités culturelles et sportives - suivi pour un accompagnement à l’insertion professionnelle- des stages, des journées portes-ouvertes, mini-stages- accompagnement de la réussite éducative- des projets Européens, des attestations Euro pro

Pour les Entreprises et les Collectivités :un établissement de formation identifié sur des critères de qualités

un centre de ressources de formation initiale, continue et en alternance

des pôles d’excellenceslieu d’échange entre ingénierie de formation, entreprise et

collectivitésvalidation d’acquis professionnels

des partenariats européens

Comment Pour obtenir le label, les établissements doivent

remplir les critères suivant : -Offre de formation construite autour d’un ensemble

cohérent de métiers, -Accueil de publics de statuts différents, -Une gamme de diplômes allant du CAP à

l’enseignement supérieur, -Validation des acquis de l’expérience, -Partenariats avec les collectivités territoriales, les

milieux professionnels et universitaires, -Des actions visant à améliorer l’orientation des

collégiens et les conditions de leur accueil,

-Ouverture européenne ou échanges avec des pays étrangers,

- offre de services d’hébergement, Dispositif d’aide à l’insertion

professionnelle ou des publics sortant de formation,

Le label «  lycée des métiers » est délivré sur décision du recteur de l’académie. Il permet d’identifier des pôles de compétences en matière de formation professionnelle, de certification ou d’accompagnement, d’information ou de services techniques aux entreprises.

La demande de délivrance du label présentée par l’établissement doit comporter l’accord de leur conseil d’administration.

COMMUNICATION et PILOTAGE du BUDJET

Depuis pl. années, les constats convergent mettant en lumière la complexification, l’alourdissement des tâches des PD qui rendent le service plus difficile.Gestion des ressources humaines, répartition du budget, complexité des structures d’établissement, …….

Francois Dubet a utilisé une expression assez humoristique ; il souligne que jusque dans les années soixante –dix, le CE n’était qu’un « notable avec une bonne secrétaire, et rien d’autre ».

Dans toutes les enquêtes qui ont pu être consacrées au métier, le poids de la communication revient toujours comme essentiel.

En 1985, création des EPLE, dans les établissements les Personnel de direction deviennent des personnalités

Morales pour diriger des établissements publics.

Un pari juridique et administratif

- l’état fait confiance à celui qui le dirige,-l’état ne s’occupe pas de tout,

-L’état confie le budget, le projet, le règlement-L’état ne s’occupe pas de tout,

C’est un établissement Public Local d’Enseignement

Mais l’état impose la gratuité, les lois, les objectifs,…

Mais depuis 1985, deux lois d’orientation 1989 et 2005Sur l’autonomie pédagogique et le projet d’établissement

-Évolution des réglementations budgétaires (LOLF)- évolution des processus

-Évolution des outils

En 2004 la décentralisation-Contractualisation des établissement

-Convention avec les collectivités

Il en découle l’effet établissement:-autonomie, responsabilisation et performance

-Autonomie pédagogique-Autonomie budgétaire-Autonomie éducative

-Autonomie avec les collectivités

Par des actes en cohérence avec le projet d’établissement

GERER UN BUDGET EST UN ACTE DE POLITIQUE PUBLIQUE, LE REFLET DU PROJET D’ETABLISSEMENT

Le gestionnaire est membre à part entièreDe l’équipe de direction, il est associé

A la vie éducative, pédagogique, culturelleDe l’établissement.

Il faut débattre avec son gestionnaire.L’un et l’autre construit, évalue, définie

Les limites, mesure les marges de manœuvre

Tous pour un budget

Tout le monde s’accorde aujourd’hui à reconnaître le rôle fondamental que la communication a pris dans nos établissements plus particulièrement pour l’élaboration du budget ou d’un budget

Il s’agit donc pour les chefs d’établissement de développer une

politique de communication

Faire des choix!

Mais de nombreuses questions se posent :

- pourquoi faire ? - en direction de qui ? - comment ? - avec quelles ressources ? - sur quelles valeurs ?

Projet d’établissement

De la rigueur, une pédagogie

- une volonté affichée - un mode de management - des choix politiques forts - rendre lisible les objectifs des

choix de répartition - de fédérer à l’interne - de renvoyer une image forte à

l’extérieur

LES LIMITES

- la transparence - les résistances aux

changements - les habitudes - le désintérêt

Politique de l’établissement

Projet d ’établissementCONSEIL D ’ADMINISTRATION / CHEF D ’ETABLISSEMENT

CHOIX PEDAGOGIQUES

CHOIXBUDGETAIRES

CHOIX EDUCATIFS

Moyenshumains

Moyensfinanciers

Moyensfinanciers

Moyenshumains

Dotation en personnelsDotation en moyens d ’enseignement (DHG)

BUDGET DEL’ETABLISSEMENT

LA PREPARATION :

Les projets culturels :

Projet d ’établissement.Actions spécifiques.

LA PREPARATION :

La concertation :

Equipes pédagogiques disciplinaires.Conseil pédagogique.Documentaliste.Vie scolaire.Equipe administrative.Equipe TOS.

Organisation d’une Concertation disciplinaire: - désignation d’un coordonnateur de discipline - besoins pédagogiques (photocopies,…) - projets(voyages linguistiques, sorties culturelles, …) - Investissements pour la discipline - travaux…., aménagements divers

Information de la préparation Du budget en assemblée générale

Synthèse des besoins avec lesCoordonnateurs de disciplines, la vie scolaire,

Le documentaliste, le chef de travaux

Première approche budgétaire

En réponse aux besoinsLimites possibles

(chef d’établissements, gestionnaire, chef de travaux)

Commission permanente

Relecture du budget globale avant présentation au C.A.

Présentation du budget au conseil d’administration(acte administratif)

Conseil pédagogique:Présentation de la ventilation sur les différentes lignes budgétaires

(projet d’établissement, budget pédagogique, …….)Arbitrage sur les clés de répartition, définition des priorités

-direction-gestionnaire-vie scolaire

-Documentaliste-Coordonnateur

Membres élus

L ’EXECUTION

Le principe de la séparation des

ordonnateurs et des comptables

Décret du 29 décembre 1962 : les opération financières et comptables résultant de l ’exercice du budget de prévisions de recettes et de dépenses

des organismes incombent aux ordonnateurs et aux comptable publics.Les fonctions d ’ordonnateur et de comptable sont incompatibles.

Il s ’agit de garantir une honnête utilisation des deniers publics en dissociant les fonctions de

décideur et de payeur et d ’instaurer des mécanismes de contrôle.

Cas particulier de l ’Agent Comptable-gestionnaire :- en tant que comptable, il agit sous sa propre autorité et en toute indépendance du Chef d ’Etablissement ;- en tant que gestionnaire, il est, dans le domaine de la gestion matérielle et de la comptabilité administrative, sous l ’autorité du Chef d ’Etablissement.Par conséquent il est amené à exécuter le budget et à décrire l ’intégralité des écritures budgétaires, phase administrative et phase comptable.

Le principe de la comptabilité en partie doubleEn comptabilité, toute opération de recette ou de

dépense doit s ’inscrire dans sa cause et dans son effet.

RECETTE=

constatation d ’un produit(droit à recevoir)

augmentation de la trésorerie

DEPENSE=

consécutive à une charge(obligation de payer)

diminution de la trésorerie

Chaque opération va s ’enregistrer en 2 phases

Opération cause effetCompte produit - compte tiers /compte tiers - compte trésorerie Compte charge - compte tiers /compte tiers - compte trésorerie

Le principe de l ’ordonnancement préalable

l ’ordonnateur doit enregistrer le produit ou la charge préalablement au

paiement par l ’agent comptable.

Décisions Modificatives au Budget

Il s’agit de modifications apportées au budget initial en cours

d’exécution. Elles sont adoptées et deviennent

exécutoires dans les mêmes conditions que le budget (mais

exécutoire 15 jours après dernier AR)La DBM va permettre de corriger les prévisions budgétaires et de faire face à des situations

nouvelles en cours d’exercice (nouvelles ressources, nouveaux besoins)

Elles sont classées par niveaux et selon leur influence sur l’équilibre budgétaire,

elle donne lieu ou non au vote du C.A. :

Niveau 1 : DM sans modification du montant du chapitre

Niveau 2 : DM avec modification du montant du chapitre

DM présentées pour information au C.A.

- virement dans un chapitre

- Ressources sur contrats et conventions (conventions de formation continue, contrats aidés,..)- Recettes pour rétablissements de crédits

- Décisions attributives de subventions spécifiques (crédits d ’Etat, Fonds sociaux, subv. Travaux, subv …)- Utilisation de la taxe d ’apprentissage- Constatation produits scolaires- Autres ressources spécifiques (Onilait…)- Mouvements de stocks

Niveau 3 : DM soumise au vote du Conseil d ’Administration

- Virements entre chapitres- Prélèvement sur fonds de roulement- Ressources nouvelles non affectées et non spécifiques (location nouvelle, objets confectionnés, dons, subvention complémentaire de la CL, recettes exceptionnelles)- Ecritures comptables concernant le patrimoine de l ’établissement (sorties d ’inventaire …)

DM soumises au vote du C.A.

Adressée dans les 5 jours qui suivent la tenue du C.A.Exécutoire 15 jours après la date du dernier accusé de

réception des autorités de contrôle (Préfet, Collectivité, Autorité

Académique)

LES DEPENSES

LES RECETTES

QUALITE FINANCIERE EN EPLE

« La société a le droit de demander compte à tout agent public de son administration. »

Art. 15 de la Déclaration des droits de l’homme et du citoyen du 26

août 1789

définition

Le contrôle interne relève d’une démarche qualité : Stratégie de prévention et de maîtrise

des risques Risque : tout évènement qui ne permet

pas d’atteindre l’objectif général de qualité

Objectif : Comptes réguliers et sincères Image fidèle du patrimoine et de la

situation financière

définition

Un ensemble de procédures destinées à faire progresser la qualité et la sécurité des opérations financières

Une démarche qui associe étroitement tous les personnels: de l’ordonnateur au comptable

Un principe d’assurance raisonnable (et non d’assurance absolue)

contexte

La gestion publique est en mutation - LOLF

L’audit des procédures se substitue progressivement au contrôle des actes

Les contrôles par sondages ciblés remplacent les contrôles exhaustifs

La nécessité pour les autorités publiques de s’assurer de la qualité des comptes - Certification

contexte

Un déploiement récent mais rapide dans la sphère publique : Le MEN est engagé dans la démarche Les EPN et les Universités le sont

également Ainsi que le réseau du Trésor Public Sous l’impulsion de la Cour des Comptes

objectifs Un contrôle interne de qualité

permet de : faire avec l’objectif d’établir des

comptes annuels faire sans erreurs ni gaspillage

avec l’objectif de sauvegarder le patrimoine

faire mieux avec l’objectif d’ améliorer les performances

démarche

Ces objectifs sont-ils tous atteints

dans tous les EPLE ?

La qualité administrative et financière est reconnue comme

globalement satisfaisante

démarche

Mais suite aux observations des corps de contrôle, la démarche de contrôle interne vise à : Améliorer la communication mutuelle

entre ordonnateur, comptable et autorités de contrôle

Éviter les enregistrements comptables irréguliers

Réduire les dysfonctionnements

démarche Les zones à risques :

Méconnaissance de la réglementation (marchés publics, voyages scolaires, ateliers, …)

Insuffisance de formalisation des procédures, ou de respect des procédures formalisées

Chèques et numéraire

démarche

Les facteurs de risques :

Confiance parfois excessive accordée aux agents dans la gestion des opérations

Absence de séparation des tâches (et donc l’absence de contrôles mutuels)

Défaut de vérification

démarche La qualité comptable : une attente des

corps de contrôle

Auditeurs des trésoreries générales : l’audit s’appuie sur la description par elle-même de l’entité auditée

Chambres régionales et Cour des Comptes

démarche La qualité comptable concerne près de

8 000 EPLE Donc 8 000 ordonnateurs Et 2 560 comptables publics MEN et

leurs équipesLa maîtrise du risque est l’affaire de tous

les intervenants Donc pas seulement des « financiers » Car le CIC consiste à fiabiliser tout le

processus débouchant sur une prise en charge comptable

A quoi sert ?

Mesurer les risques sur la comptabilité budgétaire et générale par un auto diagnostic Ne pas confondre % de risque élevé et

inefficacité du service Définir un plan d’actions après analyse

des risques Mettre en place les procédures

permettant de maîtriser ces risques

C’est un outil de management et d’anticipation des audits du Trésor public

De quoi se compose-t-il ?

D’un guide méthodologique D’un questionnaire d’auto diagnostic D’exemples d’organigramme

fonctionnel et de plans d’actions De fiches de procédures adaptables

Le questionnaire d’auto diagnostic Tableur à 12 onglets qui correspondent :

aux cycles de l’activité comptable, à des procédures spécifiques aux EPLE à l’organigramme fonctionnel

A l’intérieur de chaque onglet les réponses à une liste d’item (certains pondérés) permettent d’évaluer le risque lié au cycle considéré

Tous les EPLE ne sont pas nécessairement concernés par tous les cycles ni par tous les items d’un cycle. C’est donc un outil qui doit être adapté à chaque situation.

Le périmètre de l’auto diagnostic

COMPTABILITE GENERALE

COMPTABILITE GENERALE

RĖGIERĖGIE

CAISSE- TRESOR- VALEURS

CAISSE- TRESOR- VALEURS

RECOUVREMENTRECOUVREMENT

PATRIMOINEPATRIMOINE

STOCKSSTOCKS

MARCHĖSMARCHĖS

RĖMUNERATIONSRĖMUNERATIONS

AIDES FINANCIÈRE

S

AIDES FINANCIÈRE

SVOYAGES

SCOLAIRES

VOYAGES SCOLAIRES

OBJETS CONFECTIONNĖS

OBJETS CONFECTIONNĖS

Pour quels utilisateurs ?

Ordonnateurs et gestionnaires Comptables

En liaison étroite avec leurs équipes

Un outil personnalisable

Chaque équipe, de l’ordonnateur au comptable, doit :

se l’approprier l’adapter à sa structure et à ses

préoccupations le faire vivre dans la durée

Quelques exemples En comptabilité budgétaire :

les voyages les objets confectionnés les fonds sociaux les marchés les rémunérations …

En comptabilité générale : la caisse les régies le recouvrement …

A l’issue de l’auto diagnostic

Les risques sont hiérarchisésLa cartographie des risques est établie

document de synthèse qui permet d’avoir une vision globale

et consolidée des risques existants

De cette cartographie découlera le plan d’actions

Plan d’actions

Décline l’ensemble des risques attachés à chaque processus

Fixe les actions à mener pour les couvrir Arrête un calendrier de contrôle et un suivi des

contrôles effectués

L’approche par les risques permet de déterminer les actions à entreprendre en fonction de :

Leur gravité (impacts en termes d’enjeux financiers, humains, d’image…)

Leur fréquence

Plan d’actions

Quelles questions se poser pour élaborer le pland’actions :

La correction est-elle urgente ? De quels moyens dispose le service pour mener à bien

cette action ? Les mesures sont-elles pertinentes et de nature à corriger

les risques ? Est-il possible d’envisager des étapes intermédiaires? Quel planning ? Quels agents sont impliquées dans cette action ? Quel suivi de la mise en place du dispositif est à réaliser ?

Fiches de procédures

OBJECTIF : Rationaliser le fonctionnement des services administratifs et financiers des EPLE Valoriser l’existant Formaliser les pratiques Identifier les contrôles courants Permettre une meilleure compréhension par les acteurs de leur rôle dans l’organisation Harmoniser les tâches au sein de l’équipe …

Fiches de procédures

DESCRIPTION

Quel est le fait générateur ? Qui instruit ? Comment ? Quels délais ? Quels contrôles ? Quelles procédures en cas d’erreur ? Quels justificatifs à l’appui ? Quel mode de conservation ? …

Fiches de procédures disponibles sur l’intranet de la DAF …à adapter à votre organisation

Fiches de procédures

En comptabilité générale : (caisse – régie…)

ConclusionOrganiser Documenter Tracer

Fiabiliser Sécuriser Maîtriser

Le dispositif de contrôle interne comptable ne peut se limiter à un ensemble de manuels, de procédures et de documents

Son organisation et sa mise en œuvre reposent sur la sensibilisation et l’implication de tous

La démarche qualité Odicé : outil de diagnostic sur les cycles et l’organigramme ; Recensement des risques par les « signaux »

AGIR

PLANIFIER

Plan d’action : organigramme fonctionnel, mise en place de procédures et de délais

FAIRE

VERIFIER

ETUDE DE CAS 3