Le budget prévisionnel

A quoi/à qui sert un budget ?Un budget sert à anticiper les dépenses (coût du matériel ou des locaux par ex) et les « recettes » (les rentrées d’argent) à venir.

Le budget permet également :- d’identifier les besoins financiers nécessitant l’aide de partenaires financiers- de piloter l’activité du projet (permet de faire de choix sur les actions que l’on mène)

Le budget sert :- à l’équipe du projet : pour être sûr d’avoir un projet viable- aux partenaires : pour les assurer de la viabilité du projet et de la rigueur des gestionnaires

Comment fait-on un budget ?

On liste les dépenses et les recettes que l’on prévoit. On suit au fur et à mesure les dépenses et les recettes.

Au fond, le budget est une anticipation de la vie du projet, d’un point de vue financier. C’est la traduction chiffrée de la mise en œuvre du projet.

Plus qu’une collection de chiffres, il est un récapitulatif de toutes les étapes passées et à venir.

Comment fait-on un budget ?Pour faire son premier budget, il suffit de lister les dépenses et les recettes en incluant aussi les besoins ou les aides en nature (matériel, salle, formation, etc.) et les besoins humains (intervention de bénévoles le jour d’un événement). On construit ainsi son budget prévisionnel.

Élaborer un budget n’est pas qu’une affaire d’argent. C’est aussi une manière d’évaluer ses besoins et donc de récapituler chaque étape, d’établir une sorte de « check-list » comme un pilote avant le décollage. Cela évitera par exemple d’oublier de prévoir tout le matériel nécessaire pour tenir un stand et le matériel de nettoyage après un événement.

Comment fait-on un budget ?Le budget prévisionnel est un tableau qui évolue et qui doit être continuellement revu en fonction de l’avancée du projet et des contacts avec les partenaires.

Toutes les dépenses doivent être chiffrées avec précision et justifiées. Pour cela, il faut consulter les tarifs des éventuels fournisseurs, et demander des devis. On peut demander conseil aux professionnels.

Il faut classer les dépenses par ordre d'importance : Lesquelles sont incontournables ? Lesquelles peut-on réduire ? Lesquelles sont facultatives ?

Comment fait-on un budget ?Les recettes doivent être distinguées selon leur provenance : apport personnel, subventions, ventes, etc. Ne pas oublier les apports en nature (prêt d’une salle ou la parution gratuite d’un encart publicitaire dans le journal) et essayer de déterminer leur prix.

Il faut distinguer les recettes qui sont sûres de celles que l’on espère obtenir.

Enfin, il ne vaut mieux pas « mettre tous ses œufs dans le même panier » et rechercher la variété des sources de financement : - apports personnels, - aides publiques, - partenariats,- recettes tirées de l’activité du projet (ventes d’objets, de publications, de nourriture…)

Exemple du budget prévisionnelLe projet : création d’un local d’initiation à l’informatique pour les jeunes du quartier. Le local est géré par des bénévoles à son démarrage, il n’y a donc pas de frais de personnel.

En listant les dépenses et les recettes, il ressort un solde : soit l’argent qui reste en trop, soit l’argent qui manque.

Dans cet exemple, on le voit dans la ligne « Reste à trouver ».

Arnault – Musique pour tous

Voici son budget prévisionnel au début de son projet.

Exemple de jeunes

Changemakers

La trésorerie, qu’est-ce que c’est ?C’est l’argent disponible sur le compte bancaire à un moment donné. Par exemple, si un projet remporte un concours, la bourse ne sera remise qu’après le démarrage de l’association. Il faut attendre cet argent pour commencer à faire des dépenses.

La règle d’or est d’an-ti-ci-per !

Si un problème de trésorerie est anticipé, on peut envisager d’emprunter de l’argent le temps que les « recettes » arrivent.

Il existe un outil simple pour suivre la trésorerie : Le plan de trésorerie Pour chaque mois à venir, il suffit d’écrire les recettes et les dépenses prévues. Ainsi, on sait, mois par mois, si l’argent est disponible pour payer les dépenses.

Exemple

Dans cet exemple, une subvention arrive seulement au mois d’avril. Il faut donc nécessairement attendre ce moment-là pour acheter le gros matériel à 1500€…Par contre, comme les cotisations ont déjà été encaissées en janvier, de l’argent est disponible pour payer des déplacements au mois de mars….

Où trouver de l'aide pour faire son budget ?

Il existe de nombreuses solutions pour trouver des conseils ou du soutien pour faire ton budget. Par exemple :• LES MAISONS DES ASSOCIATIONSSi tu constitues une association, saches que la plupart des départements possèdent une Maison des Associations, ou un point d’appui aux associations.Tu pourras y consulter gratuitement un expert-comptable qui t’assistera au moins au démarrage.• LES CENTRES INFORMATIONS JEUNESSEDans chaque centre régional d’information jeunesse (CRIJ) tu trouveras des classeurs thématiques à consulter, qui t’aideront à réaliser un budget, te donneront des modèles de tableaux, ou te fourniront des adresses utiles. Tu peux aussi y rencontrer des conseillers pour t’orienter de façon générale au tout début de votre projet.

Que faut-il faire pour bien gérer son argent au quotidien dans le cadre d’un

projet ?

Ouvrir un compte bancaire

Qui dit gestion d’argent, dit compte bancaire. Pour toute association, il lui faut son compte propre.

Pour ouvrir un compte bancaire, il suffit de fournir un certain nombre d’informations au banquier. Il faut expliquer la démarche de projet et indiquer les sources de financement, ainsi que le nom des partenaires. Cela facilitera les relations par la suite, notamment en cas de problèmes de trésorerie.

Vigilance, vigilance ! Gérer son budget correctement

Pour éviter toute mauvaise surprise, prendre l’habitude de vérifier soigneusement les relevés de compte que la banque envoie chaque mois. C’est la seule manière de savoir si un chèque émis a été débité ou non, ou si une subvention attendue a été versée, et cela permet de garder un œil vigilant sur la trésorerie.Entre deux relevés, en cas de doute, consulter le relevé de compte en ligne ou s’adresser à la banque.

Bien tenir son budget n’est pas seulement une façon d’avoir les idées claires sur l’aspect financier du projet. C’est aussi une nécessité pour répondre aux obligations légales : les services fiscaux peuvent un jour ou l’autre s’intéresser aux comptes d’association et il faudra pouvoir expliquer d’où vient l’argent. Ne pas oublier non plus les partenaires, qui apprécieront de savoir comment est utilisé leur argent !

La règle d’or, c’est la précision

Noter absolument toutes les dépenses et conserver les justificatifs (demande systématiquement une facture, même pour les petites sommes). Idem pour les recettes, surtout si elles proviennent de la vente au détail. Ainsi, il faudra tenir un cahier de comptes (ou fichier Excel), où il y aura plusieurs colonnes : la date, la nature de l’opération, son montant, la référence de la pièce justificative (numéro de chèque, numéro de facture, etc).

Si vous utilisez une caisse (pour la gestion quotidienne de ton association ou pour un événement), prévoir également un livre de caisse, dédié aux mouvements d’argent liquide.

Prévoir enfin un classeur pour ranger les documents justificatifs (notamment les factures, reçus de cotisations ou de dons), que l’on peut identifier par des numéros pour mieux les retrouver. Conserver aussi les relevés bancaires.

Désigner un trésorierDans le cadre d’une association, le nom du trésorier est écritdans les statuts de l’association. Mais dans tous les cas, il est important d’avoir une personne référente qui centralise toutes les questions d’argent.Le trésorier sera en charge de :

• Tenir le budget au quotidien (archivage des justificatifs, tenu du cahier de comptes et comparaison avec le relevé mensuel de la banque)• Elaborer le « compte de résultats » annuel (il reprend l’ensemble des dépenses et des recettes de l’année)• Prévenir tout problème de trésorerie (payer les factures au bon moment, relancer les personnes pour les rentrées d’argent, etc…)• Signer les chèques pour payer les factures

Malgré tout, le trésorier n’est pas seul pour décider des grosses dépenses, faire face aux imprévus, faire le budget prévisionnel de l’association ou d’un événement. Toute l’équipe doit être présente pour l’aider et donner son avis.