6 · web viewpréparation des fiches des stocks ; etablissement du listing d’inventaire. 10....

Manuel desprocédures

6. PROCEDURES DE GESTION DES IMMOBILISATIONS

Réf 6 0 0 0. Présentation Version 01

Date 11/05/20230. Sommaire détaillé /33

6 PROCEDURES DE GESTION DES IMMOBILISATIONS6.0 Présentation

6.0.0 Sommaire détaillé

6.0.1 Vue d’ensemble du contrôle interne

6.1 Acquisition, Identification et mise en service

Direction Générale

6.2 Entretien et réparations des véhicules

Direction Générale - Direction Régionale - Stations

6.3 Maintenance des machines Industrielles et du matériel informatique

Direction Générale - Direction Régionale Stations

6.4 Entretien des sites


6.5 Protection


6.6 Désinvestissement

Direction GénéraleDirection RégionaleStations

6.7 Inventaire

Direction GénéraleDirection Régionale - Stations



Réf 6 0 10. Principes généraux Version 01

1. Vue d’ensemble du contrôle interneDate 11/05/2023/33

1. Acquisition, identifications et mise en service des immobilisations

La procédure a pour objet de s’assurer que :

les budgets d’investissements sont établis de manière à permettre un suivi ultérieur

efficace des engagements ;

les investissements réalisés correspondent bien aux besoins de (nom de la structure) et ont

été acquis dans les meilleures conditions de prix ;

les immobilisations nécessaires à l’activité sont correctement appréhendées ;

les immobilisations livrées par les fournisseurs pour une utilisation immédiate doivent

faire l’objet d’une affectation rapide (2 jours);

la confusion entre les dépenses imputées en charges et en immobilisations est évitée grâce

à la mise en place de règles précises régissant l’imputation de dépense en charge ou en

immobilisations.

2. Entretien et de réparation des véhicules

La procédure a pour objet de permettre le suivi préventif et correctif des véhicules de (nom de la structure).

3. Maintenance du matériel (informatique, industriel, agricole, scientifique)

La procédure a pour objet de s’assurer :

de la définition de normes optimales de fonctionnalité du matériel ;

de la mise en œuvre d’un plan d’entretien préventif systématique et conditionnel ;

que le matériel informatique et industriel fait l’objet d’un entretien régulier et qu’il est

protégé contre les vols et la destruction.

4. Entretien des sites

La procédure a pour objet de s’assurer que les différents sites font l’objet d’un entretien régulier.



Réf 6 0 10. Principes généraux Version 01

1. Vue d’ensemble du contrôle interneDate 11/05/2023/33

5. Protection du patrimoine

La procédure a pour objet de s’assurer de la protection du patrimoine contre les risques de vols et de destruction par accident.

6. Désinvestissements

La procédure a pour objet de s’assurer que :

les retraits d’immobilisations du patrimoine de (nom de la structure) ne peuvent être effectués sans l’accord préalable de la Direction Générale ;

les données relatives à ces retraits (produits de cession, identification précise des immobilisations retirées et de leur valeur d’origine) sont rapidement et correctement transmises aux services concernés pour leur traitement administratif et comptable.

7. Inventaire

La procédure a pour objet de donner l’assurance :

que les immobilisations comptabilisées sont identifiées physiquement ;

de l’organisation correcte d’un inventaire des immobilisations, en fin d’année ;

du traitement rapide et correct des résultats de cet inventaire ;

d’une concordance stricte, à la fin de chaque période, entre les soldes de ces fiches d’immobilisations et les soldes comptables.

L’atteinte de ces objectifs devra permettre de minimiser les risques suivants :

perte de maîtrise de l’inventaire des immobilisations et par conséquent de la justification des comptes d’immobilisations ;

fonctionnement défectueux des immobilisations ;

vols et détériorations des immobilisations.



Réf 6 1

1. Acquisitions, identifications et mise en service

Version 01Date 11/05/2023/33

DIRECTION GENERALE

1. Application de la procédureLa procédure s’applique à la mise en service des immobilisations acquises par le de (nom de la structure).

2. Règles de gestion

1. Toutes les immobilisations sont inventoriées et enregistrées dans un registre crée à cet effet ;

2. A la première mise en service d’une immobilisation, sa prise en compte se fait sur une fiche d’identification ;

3. Les modalités de distinction régissant l’imputation des dépenses en charges ou en immobilisation sont les suivantes : les dépenses auront le caractère de :

- charges si elles ont pour effet de maintenir le matériel dépanné dans un état normal jusqu’à la fin de la durée des amortissements ;

- d’immobilisations si elles ont pour effet d’augmenter la valeur d’un actif ou d’augmenter sa durée probable d’utilisation.

4. Les informations à inscrire sur la fiche d’identification sont :- la nature, la désignation de l’immobilisation ;- l’affectation (centre de responsabilité) et la localisation ;- la valeur et la date d’acquisition ;- la source de financement ;- la date d’affectation et de mise en service ;- la durée de vie ;- le taux et la méthode d’amortissement ;- la date de sortie du patrimoine.

5. Chaque immobilisation est identifiée dans un fichier par un numéro d’immatriculation unique. Le numéro d’immatriculation et le nom du de (nom de la structure) sont inscrits sur l’immobilisation ;

6. Le numéro est codifié selon une codification comprenant la famille, le numéro d’ordre et l’affectation ;

7. La décision d’acquisition des immobilisations est du ressort exclusif de la Direction Générale.



Réf 6 1


Version 01Date 11/05/2023/33

DIRECTION GENERALE

3. Etapes de la procédureLa procédure se résume comme suit :

1. Acquisition ;

2. Identification ;

3. Mise en service de l’immobilisation ;

4. Transfert sur d’autres sites.



Réf 6 1


Version 01Date 11/05/2023/33

DIRECTION GENERALE

Intervenants TâchesRéférence

Doc. procédureContrôles

clés

1. Acquisition de l’immobilisation

LE SERVICE APPRO. ET MARCHE

Déclenchée par une demande d’achat, la procédure d’acquisition d’une immobilisation suit la procédure commune d’achat qui se solde par la réception de l’immobilisation.

réceptionne l’immobilisation acquise ;

transmet les caractéristiques de l’immobilisation acquise au Service Patrimoine et Maintenance.

2. Identification de l’immobilisation

LE SERVICE PATRIMOINE ET MAINTENANCE

codifie l’immobilisation ;

renseigne la fiche d’identification de l’immobilisation selon des critères (nature, description, codification, date d’entrée, date de mise en service, localisation, fournisseur et modalités d’amortissement) ;

met à jour le registre des immobilisations ;

archive la fiche d’identification ;

transmet la copie de la fiche d’identification au comptable chargé du suivi des immobilisations.

NB : lorsqu’il s’agit d’un matériel informatique, la codification est faite en collaboration avec la DISI.

3. Mise en service de l’immobilisation

LE SERVICE DEMANDEUR

Dès la réception de l’immobilisation par le SAM Le service demandeur :

renseigne et signe le bon de livraison interne pour décharge;

réceptionne l’immobilisation.

A1



Réf 6 1


Version 01Date 11/05/2023/33

DIRECTION GENERALE



clés

4. Transfert sur d’autres sites

LE CHEF DU SPM

enregistre le lieu d’affectation de l’immobilisation ;

procède à la livraison de l’immobilisation ;

effectue selon une certaine périodicité, le contrôle de la mise à jour des fiches d’immobilisation.



Réf 6 2

2. Entretien et réparation des véhicules Version 01

Date 11/05/2023/33

DIRECTION GENERALE -DIRECTIONS REGIONALES -STATIONS

1. Application de la procédure

La procédure s’applique à tous les véhicules inscrits au registre des immobilisations.


1. Le suivi des véhicules relève de la division garage du service patrimoine et maintenance ;

2. Chaque véhicule est muni d’un carnet de bord permettant de suivre, son utilisation, son entretien et

sa consommation en carburant ;

3. Avant chaque déplacement, le chauffeur ou l’utilisateur du véhicule inscrit sur le carnet de bord les

informations ci après :

- la date et l’heure du déplacement ;

- l’objet du déplacement ;

- la quantité de carburant reçue ;

- le kilométrage de départ.

4. Pendant le déplacement, le chauffeur ou l’utilisateur du véhicule inscrit sur le carnet de bord la

quantité de carburant achetée ;

5. Après chaque déplacement, le chauffeur ou l’utilisateur du véhicule inscrit sur le carnet de bord les

informations ci après :

- la date et l’heure d’arrivée ;

- le kilométrage à l’arrivée.

6. Après chaque déplacement, le SPM effectue un contrôle du véhicule ;

7. Après chaque révision périodique, le service patrimoine et maintenance (SPM) met à jour la

consommation spécifique en carburant du véhicule (Cons/100km) ;

8. Tout entretien sur un véhicule doit être inscrit dans son carnet de bords ;



Réf 6 2


Date 11/05/2023/33


9. A chaque entretien du véhicule (graissage général du châssis, vidange, changement de filtre ;

consommables défectueux, pneumatique, etc.…..), le responsable du garage renseigne le carnet de

suivi des réparations et des visites techniques en y inscrivant :

- la date ;

- le kilométrage ;

- la nature des travaux réalisés ;

- le nom de l’exécutant des travaux effectués.

10. Les Services chargés de l’appui logistique veille au respect des dates de renouvellement, des polices

d’assurance, visites techniques et vignettes ;

11. La procédure d’entretien et de réparations des véhicules se déroule dans les Directions Régionales et

dans les Stations conformément aux étapes de la procédure mise en œuvre à la Direction Générale.

3. Etapes de la procédure

La procédure d’entretien et réparation des véhicules se résume comme suit :

1. Identification de la défaillance ;

2. Prise en charge de la défaillance ;

3. Mise en œuvre des travaux d’entretien ;

4. Contrôles périodiques ;



Réf 6 2


Date 11/05/2023/33




clés

1. Identification de la défaillance

L’UTILISATEUR DU VEHICULE

Dès la constatation de la défaillance, l’utilisateur du véhicule :

renseigne la rubrique observation de son carnet de bord ;

remet le carnet de bord au responsable du garage.

A2

2. Prise en charge de la défaillance

LA MECANICIEN

identifie l’anomalie signalée ;

renseigne le carnet de suivi des réparations et de visites techniques ;

renseigne une demande de travail ;

transmet la demande de travail et le devis quantitatif des réparations au responsable du garage.

A3

A4

3. Mise en œuvre des travaux d’entretien

LE RESPONSABLE DU GARAGE

reçoit et analyse le devis quantitatif des réparations ;

approuve le devis quantitatif et le transmet au chef du SPM pour approbation;

renseigne une demande d’achat pour l’acquisition des pièces nécessaires au dépannage ;

renseigne un bon de sortie du magasin pour la mise à disposition des pièces de rechange ;

transmet les pièces de rechange à l’exécutant des travaux d’entretien ;

réceptionne et contrôle l’exécution et l’achèvement des travaux sur le véhicule ;

renseigne son compte rendu journalier d’activités du ou des garages.

4. Contrôles périodiques



Réf 6 2


Date 11/05/2023/33




clés

LE ESPONSABLE DU GARAGE

Conformément aux principes de suivi périodique édicté dans les règles de gestion, le responsable du garage :

élabore un programme pour l’entrée en garage des véhicules ;

veille à la mise en œuvre des travaux d’entretien ;

établit un rapport mensuel sur la situation technique de chaque véhicule ;

transmet son rapport au responsable du service SPM.



Réf 6 3

3. Maintenance du matériel industriel, informatique et de télécommunication

Version 01

Date 11/05/2023/33


La procédure s’applique à tout le matériel du CNRA.


1. En dehors du matériel informatique et télécommunication, le suivi de tout autre matériel est

confié au service patrimoine et maintenance ;

2. Le suivi du matériel informatique est confié à la DISI ;

3. La maintenance d’un matériel dont les spécifications sont complexes peut faire l’objet d’un

contrat d’entretien avec un prestataire de service ;

4. L’intervention d’un prestataire extérieur dans la maintenance d’un matériel informatique se

fait avec l’accord de la DISI, et dans les tous autres cas du SPM ;

5. L’intervention d’un prestataire extérieur dans la maintenance d’un matériel informatique se

fait avec l’accord de la DISI, et dans tous les autres cas avec l’accord du SPM, du DREG et

DS concerné ;

6. Le prestataire de service sollicité devra faire partie des fournisseurs agrées ;

7. Le procès verbal de réception des travaux doit signaler en particulier tout incident dans

l’exécution des travaux et permettre l’émission d’un certificat de travaux faits ;

8. La procédure de maintenance du matériel informatique se déroule dans les Directions

Régionales conformément aux étapes de la procédure mise en œuvre à la Direction Générale.


La procédure de maintenance du matériel se résume comme suit :

1. Maintenance de matériel industriel

- Détection de la défaillance ;

- Identification de la défaillance ;

- Prise en charge de la défaillance par le SPM (CNRA) ;

- Prise en charge de la défaillance par des prestataires extérieurs ;

- contrôles préventifs périodiques.

2. Maintenance de matériel informatique et télécommunication

Détection de la défaillance et Identification de la défaillance ;



Réf 6 3

3. Maintenance du matériel industriel et informatique

Version 01

Date 11/05/2023/33

DIRECTION GENERALE – DIRECTION REGIONALE

Prise en charge de la défaillance ;

Maintenance par la DISI (CNRA)

Maintenance par des prestataires extérieurs ;

contrôles préventifs périodiques.



Réf 6 3

3. Maintenance du matériel industriel et informatique et de télécommunication

Version 01

Date 11/05/2023/33

DIRECTION GENERALE – DIRECTION REGIONALE



clés


L’UTILISATEUR DU MATERIEL

Dès la constatation de la défaillance, l’utilisateur du matériel :


transmet la demande de travail à la direction des innovations et des systèmes d’informations ;

transfère le matériel défaillant à la DISI.

A4


LE RESPONSABLE EN CHARGE DE LA MAINTENANCE A LA DISI


reçoit et complète la demande de travail en y précisant la nature exacte des travaux envisagés;

reçoit du SAM le devis des pièces de rechange sollicitées ;

renseigne une demande d’achat pour l’acquisition des pièces nécessaires à la maintenance ou pour le paiement des prestataires sollicités.

3. Maintenance par la DISI


reçoit et transmet les pièces de rechange à l’exécutant des travaux ;

réceptionne et contrôle l’exécution et l’achèvement des travaux.

4. Maintenance par les prestataires



Réf 6 3


Version 01

Date 11/05/2023/33

DIRECTION GENERALE



clés


Dès le choix du prestataire :

met à la disposition du prestataire les appareils défaillants ;

délivre un bon de sortie en collaboration avec le chef du SPM (en cas de besoin) ;

supervise les travaux de maintenance ;

reçoit les appareils après la maintenance ;

délivre un certificat de travaux faits pour attester de la bonne exécution ou non des travaux.

5. Contrôles préventifs périodiques


élabore un programme de suivi préventif au cours de l’élaboration du budget de la DISI ;


établit un rapport Trimestriel sur la situation technique du matériel informatique à l’attention du Directeur de la DISI.



Réf 6 3


Version 01

Date 11/05/2023/33

DIRECTION REGIONALE - STATIONS



clés

I. MAINTENANCE DU MATERIEL INDUSTRIEL, SCIENTIFIQUE ET TECHNIQUE





transmet la demande de travail au service chargé de l’appui logistique.

A4


LE CHEF DES SERVICES CHARGE DE L’APPUI LOGISTIQUE


complète la demande de travail en y précisant la nature exacte des travaux envisagés;

transmet la demande de travail et le devis estimatif des travaux au DS ou DL.

3. Gestion administrative des travaux

LE DS OU DL

LE DReg

reçoit et analyse le devis des travaux ;

approuve le devis;

analyse la pertinence d’une sous-traitance des travaux envisagés ;

renseigne une demande d’achat pour l’acquisition des pièces nécessaires à la maintenance.

transmet le dossier au DReg.

reçoit et analyse le dossier ;

approuve le dossier ;

transmet à la DG le dossier en cas de nécessité.



Réf 6 3


Version 01

Date 11/05/2023/33




clés

4. Maintenance par les services du CNRA

LE CHEF DES SERVICES CHARGE DE L’APPUI LOGISTIQUE

a. Mise en œuvre des travaux

renseigne un bon de sortie du magasin pour la mise à disposition des pièces de rechange ;



LE RESPONSABLE DE LA MAINTENANCE

b. Contrôle des travaux par la DG

se déplace sur le site pour la supervision des travaux ;

renseigne son tableau de bords de suivi de la maintenance du matériel ;

transmet son rapport de mission au SPM pour la Mise à jour de la fiche d’identification du matériel lorsque la durée de vie du matériel est modifiée.

5. Maintenance par un prestataire

LE DS, LE DREG OU LE

CHEF DU SPM

a. Sollicitation du prestataire

Dès la réception du dossier de maintenance, le DS, le Dreg ou le Chef du SPM constate sur proposition du Chef de la division maintenance :

l’incapacité des compétences internes à mener à bien ce projet ;

signe la demande d’achat pour la sollicitation du prestataire ;

apporte son avis technique quant au choix définitif du prestataire.



Réf 6 3


Version 01

Date 11/05/2023/33




clés

b. Contrôles des travaux

LE CHEF DU SPM

suit l’exécution des travaux du prestataire ;

délivre un certificat de travaux faits pour attester la réception des travaux.

6. Contrôles Préventifs périodiques

LE CHEF DU SPM

élabore un programme de suivi préventif au cours de l’élaboration du budget du SPM ;

veille à la mise en œuvre des travaux d’entretien ; établit un rapport mensuel sur la situation technique

du matériel.

II. MAINTENANCE DU MATERIEL INFORMATIQUE ET TELECOMMUNICATION

1. Constat de la défaillance




transmet la demande de travail aux responsables de la maintenance de la Station ou de la Dreg ;

transfère le matériel défaillant à la DISI.

A4


LE RESPONSABLE EN CHARGE DE LA MAINTENANCE A LA STATION ET A LA DREG


reçoit et complète la demande de travail en y précisant la nature exacte des travaux envisagés;

renseigne une demande d’achat pour l’acquisition des pièces nécessaires à la maintenance ;

procède à la réparation si possible ;

transfère le dossier à la DISI en cas de nécessité.



Réf 6 3


Version 01

Date 11/05/2023/33




clés

3. Maintenance par la Dreg et Stations

LE RESPONSABLE EN CHARGE DE LA MAINTENANCE A LA DREG ET STATIONS



4. Maintenance par les prestataires


Dès le choix du prestataire :

met à sa disposition du prestataire les appareils défaillants ;

délivre un bon de sortie en collaboration avec le chef du SPM en cas de besoin ;

supervise les travaux de maintenance ;

reçoit les appareils après la maintenance ;

délivre un certificat de travaux faits pour attester de la bonne exécution ou non des travaux.

5. Contrôles préventifs périodiques

LE RESPONSABLE EN CHARGE DE LA MAINTENANCE A LA DREG ET STATIONS

élabore un programme de suivi préventif au cours de l’élaboration du budget de la DISI ;


établit un rapport annuel sur la situation technique du matériel informatique à l’attention du directeur de la DISI.



Réf 6 4

4. Entretien des sites Version 01

Date 11/05/2023/33


La procédure s’applique à tous les sites abritant les organes du CNRA.


1. Le suivi de l’entretien du site de la Direction Générale est confié au service patrimoine et

maintenance ;

2. Le suivi de l’entretien du site des Directions Régionales et des Stations est confié au service

chargé de l’appui logistique ;

3. L’intervention d’un prestataire extérieur dans le cadre de l’entretien des sites se fait sur demande

express des services en charge du patrimoine ;

4. Le prestataire de services sollicité devra faire parti des fournisseurs agrées ;

5. En cas de sollicitation d’un prestataire extérieur, un procès verbal de réception des travaux doit

signaler en particulier tout incident dans l’exécution des travaux et permettre l’émission d’un

certificat des travaux effectués ;

6. La procédure d’entretien des sites se déroule dans les Directions Régionales et dans les Stations

conformément aux étapes de la procédure mise en œuvre à la Direction Générale.


La procédure d’entretien des sites se résume comme suit :

1. Expression du besoin d’intervention ;

2. Prise en charge des travaux ;

3. suivi des travaux d’entretien.



Réf 6 4

4. Entretien des sites Version 01

Date 11/05/2023/33

DIRECTION GENERALE - DIRECTIONS REGIONALES - STATIONS



clés

1. Expression du besoin

LE DEMANDEUR

En cas de besoin d’entretien :

renseigne une demande de travaux ;

transmet la fiche des travaux au SPM, au DS ou au Dreg.

2. Prise en charge des travaux

LE SPM, DS, DL, OU DREG

analyse l’urgence des travaux ;

impute l’exécution des travaux à un collaborateur qui renseigne une demande d’achat ;

reçoit le devis estimatif des travaux ;

passe la commande du matériel.

3. Mise en œuvre des travaux

L’EXECUTANT DES TRAVAUX

réceptionne les articles demandés pour exécution des travaux.

exécute les taches à accomplir ;

sollicite l’opinion du demandeur sur les travaux effectués en lui remettant la demande de travail à compléter ;

transmet la demande de travail au chef du SPM.

4. Suivi des travaux d’entretien

LE CHEF DU SPM

élabore un rapport d’activité rendant compte du niveau d’avancement des travaux de la quinzaine passée et des travaux à réaliser pour la quinzaine à venir.



Réf 6 5

5. Protection Version 01

Date 11/05/2023

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La procédure s’applique à tout le patrimoine du CNRA.


1. La protection du patrimoine peut être assurée par des prestataires extérieurs liés au CNRA par

contrat ;

2. Le règlement des prestataires devra être assujetti à la délivrance d’un certificat de service fait ;

3. Le service du patrimoine et de la maintenance est responsable du suivi des prestataires chargé de

la protection du patrimoine à la Direction Générale ;

4. Les services chargés de l’appui logistique sont responsables du suivi des prestataires chargés de la

protection du patrimoine dans les Directions Régionales et sur les stations;

5. Le suivi des contrats d’assurance des immobilisations est assuré par le chef du SPM ;

6. La procédure de protection des sites se déroule dans les Directions Régionales et dans les Stations

conformément aux étapes de la procédure mise en œuvre à la Direction Générale.


Les étapes de la procédure de protection du patrimoine se résument comme suit :

1. Interdiction d’accès avec un matériel étranger ;

2. Autorisation d’accès avec un matériel étranger ;

3. Autorisation de sortie du matériel étranger ;

4. Contrôle à l’entrée et à la sortie du site ;

5. Protection par les assurances.



Réf 6 5


Date 11/05/2023/33

DIRECTION GENERALE - DIRECTIONS REGIONALES -STATIONS



clés

1. Interdiction d’accès avec un matériel étranger

LE VIGILE

a.Cas d’un visiteur

Lorsqu’un visiteur se présente à la guérite avec du matériel étranger au CNRA pouvant prêter à confusion, le vigile :

identifie le matériel étranger;

conserve le matériel ;

délivre un procès verbal de conservation au visiteur.A6

LE VIGILE

b.Cas d’un agent du CNRA

Lorsqu’un agent du CNRA logé sur le site protégé se présente à la guérite avec du matériel étranger au CNRA pouvant prêter à confusion, le vigile :

identifie le matériel étranger;

autorise l’accès du site avec le matériel répertorié ;

délivre à l’agent concerné une fiche d’autorisation d’accès avec un matériel étranger ;

transmet une copie de la fiche délivrée au SPM pour archivage.

A7

2. Autorisation d’accès avec un matériel étranger

LE VIGILE

Lorsqu’un visiteur ou un agent du CNRA se présente à la guérite avec du matériel étranger au CNRA ne pouvant prêter a confusion, le vigile :

identifie le matériel étranger ;

renseigne la fiche de réception du matériel étranger ;

autorise l’accès du matériel au site ;

transmet la fiche de réception au SPM.

A8



Réf 6 5


Date 11/05/2023/33

DIRECTION GENERALE - DIRECTIONS REGIONALES -STATIONS



clés

3. Autorisation de sortie du matériel étranger

LE CHEF DU SERVICE PATRIMOINE ET MAINTENANCE

contrôle la cohérence entre le matériel sortant et le matériel inscrit sur la fiche de réception ;

délivre un bon de sortie du matériel en 2 exemplaires à remettre aux vigiles à la sortie du matériel.

A9

4. Contrôle à la sortie du site

LE VIGILE

contrôle le bon de sortie autorisant la sortie de tout matériel ;

renseigne la date et l’heure de sortie à la guérite ;

conserve un exemplaire du bon de sortie pour justifier la sortie et transmet le second exemplaire au SPM pour archivage.

5. Protection par des assurances

LE VIGILE veille à la mise à jour de la couverture par des

assurances contre les risques de destruction par accident.



Réf 6 6

6. Désinvestissement Version 01

Date 11/05/2023/33


La procédure s’applique à toutes les immobilisations du CNRA.


1. La commission de désinvestissement comprend :le Directeur Général Adjoint chargé de l’Administration et des

Ressources ;le Directeur Financier et Comptable ;le Chef de l’Unité de Contrôle de Gestion ;le Chef du Service Patrimoine et Maintenance qui fait office de secrétaire.

2. Des critères d’évaluation des offres d’achat préalablement définis, doivent assurer la transparence et l’impartialité des cessions ;

3. La cession se fait par vente aux enchères ;

4. La commission précise dans sa note d’information si la vente aux enchères est restreinte (uniquement à l’attention des employés du CNRA) ou ouverte à toute personne désireuse d’y participer ;

5. Lorsque la vente est restreinte, la commission prend des mesures idoines pour que le matériel ne soit cédé qu’aux véritables destinataires ;

6. La procédure de désinvestissement se déroule aux Stations conformément aux étapes de la

procédure mise en œuvre à la Direction Régionale.


La procédure de désinvestissement se résume comme suit :

1. Transmission de l’état récapitulatif des immobilisations à la Direction Générale ;

2. Approbation du DGA –AR ;

3. Mise en œuvre du désinvestissement ;

4. Cession ;

5. Mise à jour du registre des immobilisations ;

6. Prise en compte à la comptabilité.



Réf 6 6


Date 11/05/2023/33

DIRECTION GENERALE



clés

1. Transmission de l’état récapitulatif des immobilisations à la Direction Générale


reçoit un rapport en fin d’exercice, sur les immobilisations à retirer ou à céder contenant :

le rapport d’inventaire ;

l’état de vétusté du matériel ;

le tableau d’amortissement transmis par la comptabilité ;

établit une synthèse à l’attention de la direction générale comprenant :

une identification du matériel à reformer ;

des propositions estimatives de prix de vente ;

transmet la synthèse au DGA-AR.

2. Approbation du DGA-AR

LE DIRECTEUR GENERAL ADJOINT CHERGE DE L’ADMINITRATION ET DES RESSOURCES

reçoit la note de synthèse ;

approuve le projet de désinvestissement ;

émet une lettre d’information à l’attention de la commission de cession.

3. Mise en œuvre du désinvestissement

LA COMMISSION DE CESSION

définit les modalités de cession que sont la date de la vente aux enchères, le prix minimum de la cession et les modalités de paiement ;

émet une note d’information à l’attention de toute personne intéressée.



Réf 6 6


Date 11/05/2023/33

DIRECTION GENERALE



clés

4. Cession

LA COMMISSION DE CESSION

En séance publique, la commission de cession :

reçoit les propositions d’achat ;

cède l’immobilisation au plus offrant ;

établit un procès verbal de cession ;

transmet la liste des immobilisations cédés et mis au rebus et /ou le PV de cession :

à la comptabilité ;

au service patrimoine et maintenance ;

aux stations et directions régionales dont les immobilisations sont concernées par le désinvestissement.

5. Mise à jour du registre des immobilisations


met à jour les fiches d’identifications concernées par le désinvestissement;

archive les fiches d’identification.

6. Prise en compte à la comptabilité

LE COMPTABLE CHARGE DU SUIVI DES IMMOBILISATIONS

reçoit les informations relatives aux retraitsd’immobilisations du patrimoine ;

effectue les imputations comptables appropriées.



Réf 6 6


Date 11/05/2023/33




clés

7 .Prise en compte de la cession

LE CHEF DU SERVICE CHARGE DE L’APPUI LOGISTIQUE

transmet l’état récapitulatif des immobilisations en charge ;

transmet au SPM une synthèse sur les immobilisations proposées à la cession ;

reçoit le PV de cession pour la mise à jour de son fichier des immobilisations.



Réf 6 7

7. Inventaire Version 01

Date 11/05/2023/33


La procédure s’applique en fin d’exercice et concerne toutes les immobilisations et tous les stocks du CNRA.


1. L’inventaire est effectué dans la dernière quinzaine avant la fin de l’exercice en cours ;

2. L’inventaire porte sur tous les biens meubles, immeubles et les stocks appartenant au CNRA ;

3. Les méthodes à appliquer comprennent le mesurage, le comptage et le pesage physique des biens ;

4. La Direction Financière et Comptable émet à l’attention des directions régionales et des stations, une note contenant les directives de prise d’inventaire :

- la constitution des équipes- rangement préalable des articles- détermination des aires de stockages ;- mise à disposition des documents justifiant les mouvements de stocks ;

5. Les équipes de comptage devront comprendre au moins :

- une personne ayant une connaissance suffisante des articles à compter ;- une personne indépendante de toute opération liée aux stocks et aux

immobilisations ;

6. Au cours de l’inventaire, tous les mouvements de stocks ou d’immobilisation sont arrêtés ou enregistrés dans un registre spécial le cas échéant et communiqué à l’équipe d’inventaire ;

7. Les rapports d’inventaire sont transmis au Directeur Général au plus tard trois (3) mois après l’arrêté des comptes qui, à son tour le transmet à la Direction Comptable et Financière avec ses observations pour exploitation ;

8. La procédure de prise d’inventaire se déroule dans les Stations conformément aux étapes de la procédure mise en œuvre à la Direction Régionale.

3. Etapes de la procédureLa procédure d’inventaire se résume comme suit :

1. Information des intervenants ;

2. Constitution des équipes d’inventaire ;



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3. Préalable à la prise d’inventaire ;

4. Prise d’inventaire ;

5. Suivi des comptages ;

6. Centralisation ;

7. Rangement des articles ;

8. Préparation des fiches des stocks ;

9. Etablissement du listing d’inventaire.

10. Rapport d’inventaire final.



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DIRECTION GENERALE



clés

1. Informations des intervenants

LE DIRECTEUR FINANCIER ET COMPTABLE

Dès la dernière quinzaine avant la fin d’exercice, le DFC :

rédige les directives d’inventaire (notes d’orientation) ;

transmet la note d’orientation aux Services, Directions Régionales et Stations concernés.

2. Constitution des équipes d’inventaire


Dès réception de la note d’orientation, le chef du service patrimoine et maintenance :

effectue la répartition par équipe ;

désigne un responsable par équipe de comptage ;

désigne une équipe pour le rangement des articles et la préparation des aires de comptage ;

édicte le listing des articles à inventorier ;

transmet les listings aux différents chefs d’équipe ;

transmet les instructions d’inventaire à chaque équipe ;

remet une série de feuilles de comptage aux différentes équipes ;

relève sur un imprimé spécial, les feuilles de comptage et les équipes concernées.

3. Préalable à la prise d’inventaire

L’EQUIPE DE COMPTAGE

range les articles ;

établit les fiches d’identification et les dispose sur les articles à inventorier ;

subdivise les tâches de comptage.



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DIRECTION GENERALE



clés

4. Prise d’inventaire


effectue les comptages (mesurage et pesage) ;

identifie les articles déjà comptés par un marquage à l’aide des fiches d’identification.

5. Suivi des comptages


contrôle le retour des feuilles de comptage ;

vérifie sur les aires de stockage que tous les articles portent un marquage de comptage ;

vérifient les justificatifs des écarts constatés.

6. Centralisation


reçoit les rapports d’inventaire des différents chefs de missions;

centralise les informations reçues ;

établit le rapport général d’inventaire à l’attention du Directeur Général.



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DIRECTION REGIONALE -STATIONS



clés

1. Préalable à la prise d’inventaire

LE CHEF DU SERVICE EN CHARGE DE LA LOGISTIQUE

Dès réception de la note d’orientation, le chef des services en charge de la logistique :

organise une réunion d’information sur les instructions d’inventaire ;

désigne les intervenants de la Direction Régionale ou de la Station dans les équipes de comptages ;

reçoit les chefs de mission désignés par la Direction Générale.

2. Prise d’inventaire


la prise d’inventaire se déroule conformément aux instructions d’inventaire en suivant les mêmes étapes qu’à la Direction Générale.

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