5 Édition guide de l’exposant - salon du vélo · guide de l’exposant • 5 2. rÈglements...

En collaboration avec

GUIDE DE L’EXPOSANT

5 E ÉDITION

10 AU 12 MARS 2017 Centre des congrès de Québec

GUIDE DE L’EXPOSANT • 1

Cher exposant,

Ce manuel a été préparé à votre intention dans le but de vous aider à planifier votre participation en tant qu’exposant. Nous vous conseillons de le lire attentivement.

La lecture de ce document contribuera à la réussite du Salon et à la qualité de votre installation.

Ce Guide de l’exposant fait partie intégrante de votre contrat. En s’inscrivant au Salon, le participant accepte automatiquement les conditions générales, telles que spécifiées dans le présent manuel.

Il s’engage à les respecter et à les faire respecter par toutes les personnes qui relèvent de sa compétence

Nous sommes très fiers de vous compter parmi nos exposants et n’hésitez pas à communiquer avec nous pour obtenir des informations supplémentaires.

Nous vous remercions de votre participation et ce sera un plaisir de vous accueillir au 5e Salon du vélo de Québec / 2e Salon du triathlon de Québec.

La direction du Salon


COMITÉ ORGANISATEUR Expodium International Inc. Président

Jan P. Dubé Directeur des opérations

Alexandre Daigle Responsable du personnel

Anne Joceline Cyr Responsable de l’accréditation

Claude Lessard Pour nous joindre avant le Salon :

Expodium International Inc. C.P. 24546 Brossard (Québec) J4W 3K9 Téléphone : (514) 931‐3336 Télécopieur : (514) 931‐3336 Pour nous rejoindre pendant le Salon :

Centre des congrès de Québec, Salle 400A Bureau du promoteur Téléphone : (514) 931‐3336 Pour toute information :

[email protected]


TABLE DES MATIÈRES

1. RENSEIGNEMENTS GÉNÉRAUX .................................................................................................................................................... 4 1.1 Dates et heures d'ouverture ................................................................................................................................................................................................. 4 1.2 Accès au Centre des congrès de Québec .............................................................................................................................................................................. 4 1.3 Stationnement ...................................................................................................................................................................................................................... 4 1.4 Hôtel officiel ......................................................................................................................................................................................................................... 4 1.5 Emplacement du stand ......................................................................................................................................................................................................... 4 1.6 Sécurité ................................................................................................................................................................................................................................ 4

2. RÈGLEMENTS GÉNÉRAUX ............................................................................................................................................................. 5 2.1 Assurance responsabilité ...................................................................................................................................................................................................... 5 2.2 Dégagement sécuritaire ....................................................................................................................................................................................................... 5 2.3 Préservation de l'intégrité des lieux ..................................................................................................................................................................................... 5 2.4 Prévention des incendies ...................................................................................................................................................................................................... 5 2.5 Ventes directes au détail ...................................................................................................................................................................................................... 5 2.6 Sollicitation ........................................................................................................................................................................................................................... 5 2.7 Événements spéciaux ........................................................................................................................................................................................................... 6 2.8 Personnel ............................................................................................................................................................................................................................. 6 2.9 Limites sonores ..................................................................................................................................................................................................................... 6 2.10 Loi sur le tabac.................................................................................................................................................................................................................... 6 2.11 Charte de la langue française ............................................................................................................................................................................................. 6 2.12 Animaux ............................................................................................................................................................................................................................. 6 2.13 Ballons et confettis ............................................................................................................................................................................................................. 6 2.14 Véhicules motorisés ........................................................................................................................................................................................................... 6

3. INSCRIPTION ................................................................................................................................................................................ 6 3.1 Laissez‐passer pour les exposants ........................................................................................................................................................................................ 6 3.2 Prix d’entrée ........................................................................................................................................................................................................................ 7

4. AMÉNAGEMENT, DÉCORATION ET SERVICES .............................................................................................................................. 7 4.1 Location de stand et d'équipement ...................................................................................................................................................................................... 7 4.2 Consignes d'aménagement .................................................................................................................................................................................................. 7 4.3 Éclairage ............................................................................................................................................................................................................................... 7 4.4 Services du Centre des congrès de Québec .......................................................................................................................................................................... 7 4.5 Services alimentaires ............................................................................................................................................................................................................ 8 4.6 Internet et matériel informatique ........................................................................................................................................................................................ 8

5. LIVRAISON DES MARCHANDISES auparavant .............................................................................................................................. 8 5.1 Horaire d'entrée ................................................................................................................................................................................................................... 8 5.2 Expédition de marchandises ................................................................................................................................................................................................. 8 5.3 Adresse de livraison .............................................................................................................................................................................................................. 8 5.4 Livraison et sortie de marchandises pendant le Salon .......................................................................................................................................................... 9

6. MONTAGE ET DÉMONTAGE ......................................................................................................................................................... 9 6.1 Montage ............................................................................................................................................................................................................................... 9 6.2 Manutention des marchandises ........................................................................................................................................................................................... 9 6.3 Entreposage des boîtes vides ............................................................................................................................................................................................. 10 6.4 Démontage et sortie ........................................................................................................................................................................................................... 10 6.5 Obligations et restrictions................................................................................................................................................................................................. 11

7. SERVICES .................................................................................................................................................................................... 12 7.1 Décorateur officiel: Location de kiosque, mobilier et main d'oeuvre ................................................................................................................................ 12 7.2 Services logistiques: Accrochage, électricité, entreposage, manutention, plomberie, surveillance et téléphonie ............................................................. 12 7.3 Internet .............................................................................................................................................................................................................................. 12 7.4 Courtiers en douanes,transport et entreposage pré‐événement ....................................................................................................................................... 12 7.5 Courtiers d’assurance ......................................................................................................................................................................................................... 13 7.6 Hébergement ..................................................................................................................................................................................................................... 13

8. FORMULAIRES À RETOURNER .................................................................................................................................................... 14 8.1 FORMULAIRE DE COMMANDE : ACCRÉDITATIONS ............................................................................................................................................................ 14 8.2 FORMULAIRE À RETOURNER : MONTAGE .......................................................................................................................................................................... 15 8.3 FORMULAIRE À RETOURNER: FICHE DE L’EXPOSANT ......................................................................................................................................................... 16 8.4 INFORMATION PROGRAMME D’ASSURANCE OFFERT PAR HUB HKMB .............................................................................................................................. 17 8.5 INFORMATION COURTIER EN DOUANES ET TRANSPORT ................................................................................................................................................... 18

9. AIDE – MÉMOIRE ....................................................................................................................................................................... 19 10. ACCÈS AUX DÉBARCADÈRES ET PROCÉDURE DE SORTIE ......................................................................................................... 20


1. RENSEIGNEMENTS GÉNÉRAUX

1.1 Dates et heures d'ouverture

Montage : Jeudi 9 mars: 8h à 21 h Vendredi 10 mars: 7h à 11 h Exposition : Vendredi 10 mars: 12h à 21 h

Samedi 11 mars: 10h à 17 h Dimanche 12 mars: 10h à 17 h

Démontage : Dimanche 12 mars: 17 h à 21 h

Les exposants auront accès à l’aire d’exposition tous les jours, une heure avant l’heure officielle d'ouverture au grand public.

1.2 Accès au Centre des congrès de Québec

L’adresse du Centre des congrès de Québec est le 1000, boul. René‐Lévesque Est, Québec, QC G1R 5T8. La livraison et la cueillette de matériel sont interdites aux entrées du Centre et doivent s’effectuer par le débarcadère.

1.3 Stationnement

Le Centre des congrès de Québec est situé à proximité de nombreux espaces de stationnement souterrain situés à Place Québec (accessible via la rue Saint‐Joachim), au complexe Marie‐Guyart, à Place Haute‐ville (sous l’hôtel Delta) et finalement au stationnement D’Youville (Place D’Youville).

Il est fortement suggéré d’envisager l’utilisation des transports durables (covoiturage, transports en commun, Parc‐O‐Bus) en raison des activités intenses dans le secteur et de certains travaux de réfection. Pour plus de renseignements, consultez le site Internet du Centre des congrès de Québec.

Veuillez prendre note que le stationnement est interdit en tout temps sur la promenade Desjardins.

1.4 Hôtel officiel

La direction du Salon a sélectionné l’Hôtel Hilton Québec comme hôtel officiel. Vous trouverez les informations à la section 7.6 Hébergement.

1.5 Emplacement du stand

L'emplacement que vous avez réservé par contrat est identifié, suivant la superficie occupée, par un ou plusieurs numéros. Le plus petit numéro est votre «code technique». C'est celui que vous devez utiliser pour tout ce qui concerne votre installation. Dans le but de faciliter aux visiteurs le repérage des exposants, la Direction du Salon produit un «plan public», où votre emplacement porte le même numéro.

1.6 Sécurité

La Direction du Salon se réserve le droit d'intervenir dans tout événement pouvant troubler l'ordre ou menacer la sécurité des visiteurs. De surcroît, le service de sécurité du Centre des congrès assurera une présence constante dans le hall d'exposition et verrouillera les portes de ce dernier durant la période de fermeture.


2. RÈGLEMENTS GÉNÉRAUX

2.1 Assurance responsabilité

En vertu de l'article 10 de votre convention de bail, vous devez avoir, pendant toute la durée du Salon, une assurance de responsabilité générale de deux millions de dollars (2 000 000 $). Ni la direction d’Expodium International Inc., ni la Société du Centre des congrès de Québec ne peuvent être tenus responsables des blessures aux personnes ou aux dommages causés aux produits, stands, outillages, décorations par le feu, les accidents, le vol ou toute autre cause. L’exposant doit s’assurer pour son matériel, son personnel et son stand contre tous ces risques. Vous devez nous faire parvenir le certificat d’assurance émis par votre assureur au bureau d’ Expodium international inc. (par la poste ou par télécopieur au (514) 931‐3336), avant vendredi le 4 mars 2017. Vous pouvez adhérer en ligne sur Internet au programme offert par HKMB HUB : International, le courtier d’assurance officiel du Salon, moyennant certains frais.

https://www.hubinternational.com/en‐CA/programs‐associations/trade‐show‐exhibitors‐insurance/

2.2 Dégagement sécuritaire

Aucun stand ou matériel ne doit obstruer l'accès à un équipement de sécurité : sortie de secours, cabinet d'incendie, déclencheur d'alarme, etc.

2.3 Préservation de l'intégrité des lieux

Conformément aux articles 6 et 7 de votre bail, vous serez tenu responsable des frais occasionnés par vous‐même ou par l’un de vos représentants pour toute détérioration des cloisons, du plancher, des colonnes de l’immeuble ou aux stands et équipements appartenant aux autres exposants.

L’exposant ne peut utiliser ou permettre d’utiliser clou, vis, crochet, ni autre équipement similaire pour accrocher quoi que ce soit sur les murs, colonnes ou planchers. Il est interdit d’utiliser de la peinture sur les planchers ou d’y fixer quoi que ce soit. La remise en état et le remplacement du matériel perdu ou détérioré, comme l'enlèvement du matériel dangereux, seront immédiatement effectués par la Direction du Salon, aux frais du contrevenant.

De plus, les seuls adhésifs permis au Centre des congrès de Québec sont les suivants et peuvent être achetés sur place :

Surfaces murales : Languette de fixation murale 3M, no 7220

Surfaces de plancher: Echo Tape CL‐W6048 Double Face Echo Tape DC‐W188F

Murs de brique : Languette de fixation murale 3M, no 7220

2.4 Prévention des incendies

Le Service des Incendies de la Ville de Québec exige que tous les objets, matériaux et tissus composant votre stand soient ininflammables ou ignifugés. Des inspecteurs peuvent exiger le démantèlement de stands qui seraient jugés non conformes à ces normes. (Voir règlements touchant les incendies en annexe).

2.5 Ventes directes au détail

Il est permis de faire des ventes directes au détail à votre stand. Vous devez émettre une facture en bonne et due forme et remettre une copie de celle‐ci au visiteur qui achète un de vos produits afin que celui‐ci puisse la présenter à sa sortie du Salon comme preuve d’achat.

2.6 Sollicitation

Aucune sollicitation, autre que par les exposants, ne sera tolérée. Prière d’aviser le personnel au bureau du promoteur afin d’expulser toute personne non autorisée à faire de la sollicitation. La distribution de souvenirs, échantillons, matériel publicitaire ainsi que toute sollicitation ne doit se faire qu’à l’intérieur de votre stand.


2.7 Événements spéciaux

Si vous prévoyez organiser un cocktail, une conférence de presse, ou un autre événement, vous devez en informer la direction du Salon qui vous fournira des renseignements utiles. Il est interdit d'organiser des loteries, jeux de hasard, concours ou jeux d'adresse sans avoir obtenu l'autorisation nécessaire auprès de la Direction du Salon et avoir payé les frais exigés par la Régie des alcools, des courses et des jeux. Information disponible à www.racj.gouv.qc.ca

2.8 Personnel

L'exposant est responsable des faits et gestes de ses employés, agents, fournisseurs et entrepreneurs durant leur présence sur les lieux du Salon. L'exposant doit s'assurer de la présence d'au moins une personne responsable dans le stand durant les heures d'ouverture du Salon.

2.9 Limites sonores

La musique et l'information diffusées à l'intérieur du kiosque ne doivent pas dépasser 70 décibels à 1,25 mètre

de la source. Toute amplification à basse fréquence est interdite. Cette règle sera vigoureusement appliquée.

2.10 Loi sur le tabac

Le Centre des congrès de Québec est un immeuble non‐fumeur.

2.11 Charte de la langue française

Voici un rappel concernant l’emploi du français dans l’affichage public et la publicité commerciale. Si une autre langue est employée en même temps, le français doit demeurer prédominant, ce qui signifie que, de manière générale, l’impact visuel du texte français doit être beaucoup plus important.

2.12 Animaux

La présence d’animaux doit faire l’objet d’une approbation des autorités de la Société du Centre des congrès de Québec. Seuls les chiens d’assistance pour handicapés sont autorisés sans restriction.

2.13 Ballons et confettis

L’usage des ballons gonflés à l’hélium doit être pré‐autorisé par la Direction du Salon. Des frais vous seront imputés pour la récupération des ballons au plafond après vos activités. L’utilisation de confettis et de paillettes est interdite.

2.14 Véhicules motorisés

L’exposant doit se conformer aux règles de prévention des incendies. Voir le document « Mesures de sécurité et prévention des incendies » disponible sur www.convention.qc.ca.

3. INSCRIPTION

3.1 Laissez‐passer pour les exposants

Veuillez remplir le formulaire « ACCRÉDITATIONS » en annexe pour votre demande de laissez‐passer. La demande devra être faite par télécopieur au (514) 931‐3336 ou par courriel à [email protected] d’ici le vendredi 3 mars 2017 au plus tard. Dès le début du montage, votre personnel devra obligatoirement présenter un laissez‐passer pour accéder à la salle d'exposition.

Un maximum de 3 laissez‐passer est attribué par espace de 10’ x 10’. Une facture sera émise pour tout laissez‐passer supplémentaire au coût de 10.00 $ chacun (valide pour les 3 jours du salon).


3.2 Prix d’entrée

Tarif régulier : 5.00 $ Membre de la FQSC : 4.00 $ Membre de Triathlon Québec : 4.00 $ Tarif étudiant et âge d’or : 4.00 $ Tarif enfant (0‐14 ans) : gratuit

4. AMÉNAGEMENT, DÉCORATION ET SERVICES

4.1 Location de stand et d'équipement

Pour votre participation au Salon, vous aurez besoin de faire appel à des compagnies de services en aménagement. Le décorateur officiel du Salon est GES spécialiste mondial de l’événement. Vous trouverez en annexe les bons de commande pour leurs services. Nous vous recommandons de commencer dès maintenant vos recherches. Vous serez alors assuré d'avoir exactement ce qu'il vous faut au meilleur prix.

4.2 Consignes d'aménagement

L’exposant peut fournir son propre stand ou le louer du fournisseur officiel.

Un revêtement de sol (tapis, tuiles…) est obligatoire pour des raisons d'esthétique et de confort. Vous pouvez louer un tapis pour la durée de l'exposition à GES, notre fournisseur officiel.

Les divisions ou murs de votre stand peuvent être composés de panneaux rigides ou de rideaux. Les murs de votre stand, ainsi que tout autre équipement, doivent être autoportants et finis des deux côtés. La hauteur réglementaire des murs de votre stand est de huit (8) pieds. Il est permis de mettre des murs de côté couvrant la totalité de votre espace.

Les tentes de style abri sont également acceptées à la condition qu’il y ait un mur (toile) de fond et qu’elles soient ignifugées. Un certificat d’ignifugation peut être exigé sur place par le Centre des congrès de Québec.

4.3 Éclairage

Un éclairage standard est fourni dans l’aire d’exposition. Toutefois, il est fortement suggéré de mettre votre stand en valeur par un éclairage additionnel. L’équipement d’éclairage peut être loué auprès du fournisseur officiel du salon, GES.

4.4 Services du Centre des congrès de Québec

Le Centre des congrès de Québec offre les services suivants: Accrochage, électricité, entreposage, manutention, nettoyage de stand, personnel temporaire, plomberie, surveillance et téléphonie. Tous sont exclusifs à l’exception du nettoyage de stand, du service de surveillance et du personnel temporaire.

Les bons de commande des services pour le Salon du vélo de Québec sont disponibles sur le site Web : http://www.convention.qc.ca/fr/jorganise‐un‐evenement/organisez‐et‐exposez/bons‐de‐commandes‐exposants.

Afin de faciliter le traitement et éviter les erreurs de calcul, les exposants doivent compléter leurs bons directement à l’écran, les imprimer, les signer et les retourner par courriel à [email protected] ou par télécopieur au 418 649‐5266 avant le vendredi 24 FÉVRIER 2017 à 16 h 30. Des frais supplémentaires de 25 % s’appliqueront après cette date.

Sur place, un comptoir de services permettra de répondre aux demandes de dernière minute avec une surcharge de 25 %. Il est possible que certains services ne puissent être rendus.


4.5 Services alimentaires

Le concessionnaire Capital HRS inc. possède l’exclusivité de vente et de distribution de nourriture et de boisson à l’intérieur du Centre des congrès de Québec. Aucune nourriture ou boisson ne peut‐être distribuée, vendue ou donnée sans l’autorisation écrite de la direction du Centre des congrès de Québec ou de Capital HRS.

4.6 Internet et matériel informatique

Le fournisseur exclusif au Centre des congrès de Québec pour tous les services Internet et officiel pour la location de matériel informatique est la compagnie Miro Informatique, dont les bons de commande se trouvent aussi à l'adresse suivante: http://www.convention.qc.ca/fr/jorganise‐un‐evenement/organisez‐et‐exposez/bons‐de‐commandes‐exposants.

Il est à noter que des frais supplémentaires de 25 % s'appliqueront après le 24 février 2017 à 16h30.

5. LIVRAISON DES MARCHANDISES

5.1 Horaire d'entrée

Afin de nous aider à déterminer l’horaire d’entrée des marchandises, veuillez nous retourner par télécopieur ou par courriel le formulaire « MONTAGE » (en annexe). Un horaire d'entrée vous indiquant l'heure à laquelle vous devrez vous présenter à l’aire de déchargement du Centre des congrès vous sera communiqué d'ici le lundi 6 mars 2017.

La direction se réserve le droit de refuser l’accès à l’aire de déchargement à tout véhicule ne respectant pas l’horaire.

5.2 Expédition de marchandises

Aucune marchandise pour le Salon ne sera acceptée au Centre des congrès de Québec avant le mercredi 8 mars 2017. En cas de problème, veuillez communiquer avec la Direction du Salon au (514) 931‐3336. Des frais d’entreposage s’appliqueront pour tout matériel reçu avant cette date.

5.3 Adresse de livraison

Tout matériel doit être expédié, franc de port, à l'adresse suivante : Nom de votre compagnie Numéro de votre kiosque : ______ a/s: nom de la personne responsable 5e Salon du vélo de Québec Centre des congrès de Québec Débarcadère niveau 4 855, rue Jean‐Jacques‐Bertrand Québec (Québec) G1R 5V3

Les camions‐ remorques ne doivent pas excéder 13’ 5’’ de hauteur et 53’ de longueur.

Le stationnement n’est pas permis au débarcadère. Seuls le déchargement et le chargement sont autorisés et tout contrevenant verra son véhicule remorqué.


5.4 Livraison et sortie de marchandises pendant le Salon

La livraison de petites caisses, boîtes ou autres colis à condition qu'elle se fasse manuellement (sans chariot) est permise pendant l'heure précédant l'ouverture du Salon, tous les jours. Vous pouvez utiliser l’aire de déchargement pour une durée limitée. Aucun transport de marchandises n'est permis dans la salle durant les heures d'ouverture du Salon.

Pour votre sécurité, aucune marchandise ou équipement ne pourra sortir de l’aire d’exposition à partir de la journée d’ouverture du Salon, soit du vendredi 10 mars 2017 jusqu'à la fin de celui‐ci le dimanche 12 mars 2017 à 17 h sans que le visiteur présente une facture ou un reçu d’achat ou bien que l’exposant ou un membre de son personnel n’ait au préalable obtenu un BON DE SORTIE au bureau du promoteur, dûment approuvé par la Direction du salon.

6. MONTAGE ET DÉMONTAGE

6.1 Montage

Le montage commencera le jeudi matin 9 mars 2017 à 8 h jusqu’à 21 h le soir et se poursuivra le vendredi matin 10 mars 2017 de 7 h à 11 h. Veuillez prendre note qu’il ne sera pas possible d’utiliser les chariots pour transporter votre matériel le vendredi matin. Tous les stands devront être terminés pour 11 h le vendredi 10 mars 2017. La Direction du Salon et ses collaborateurs seront présents pour vous assister et répondre à vos questions. La Direction du Salon a toute autorité pour l'application des règlements édictés dans ce Guide. Les exposants qui désirent travailler après 21 h le jeudi soir devront en aviser la Direction du Salon au préalable au (514) 931‐3336.

6.2 Manutention des marchandises

À votre arrivée, des chariots à roulettes sans frais seront à votre disposition (le jeudi seulement) pour le transport de vos marchandises de l’aire de déchargement à votre stand. Veuillez prévoir la main d'œuvre nécessaire à vos opérations. Un chariot‐élévateur, opéré exclusivement par le personnel du Centre des congrès de Québec, sera également disponible sur place et ce, aux frais de l'exposant.

Les exposants devront avoir leur propre personnel sur place puisque la Direction du Salon ne pourra, sous aucune considération, assumer la responsabilité du matériel perdu ou endommagé.

Aussi, tout exposant qui expédie son matériel directement au Centre des congrès de Québec et qui n’est pas sur place au débarcadère pour le recevoir comprend que son matériel sera automatiquement manutentionné par le personnel du Centre des congrès de Québec et que des coûts, payables sur place, s’appliqueront.

Bien que des mesures de sécurité soient prévues, ni la Direction du Salon, ni le Centre des congrès de Québec, ni les employés de ceux‐ci ne peuvent assumer de responsabilité pour la perte, le vol ou le dommage causé au matériel d'exposition ou à l'équipement de l'exposant pendant que ce matériel ou cet équipement est aux mains du receveur ou simplement à l'intérieur du Centre des congrès de Québec.


6.3 Entreposage des boîtes vides

Le Centre des congrès de Québec dispose de zones d’entreposage à proximité des salles d’exposition et s’occupe de la gestion de ces espaces. L’entreposage pendant l’événement est obligatoire et doit être confirmé par chaque exposant en complétant le bon de commande approprié, ou auprès du comptoir de service lors du montage de l’exposition. La tarification comprend uniquement l’étiquetage des effets et l’espace d’entreposage. Des frais de manutention s’appliquent pour le déplacement de caisses ou boîtes vides de la salle d’exposition vers la zone d’entreposage et leur retour vers la salle d’exposition, à la fin de l’événement.

Pour des raisons de sécurité, les exposants ne sont pas autorisés à effectuer leur entreposage eux‐mêmes.

Aucune boîte de carton ni caisse de transport vides ne seront tolérée à l’intérieur ou à l’arrière du stand des exposants.

L’exposant a la responsabilité d’identifier clairement tous les contenants. Les boîtes non identifiées seront considérées comme des rebuts.

Il est strictement défendu d’entreposer vos caisses à l’arrière des stands pour des raisons de sécurité et d’accès aux équipements électriques.

6.4 Démontage et sortie

Par respect pour les visiteurs, il est défendu de commencer le démontage de son kiosque ou de sortir des marchandises avant 17 h, le dimanche 12 mars 2017. Les contenants vides seront acheminés de la zone d’entreposage vers les stands par le personnel du Centre des congrès de Québec dès que le fournisseur officiel des services d’exposition, GES, aura complété l’enlèvement des tapis d’allée.

Le démontage doit être terminé au plus tard à 21 heures dimanche soir le 12 mars 2017. Tout exposant qui n’aura pas quitté les lieux dans les délais précités sera passible d’une pénalité de 500. $ par heure. Toute marchandise qui serait encore dans l’aire d’exposition après l'heure limite sera déplacée et entreposée par la Direction du Salon, aux frais des contrevenants. Il est fortement recommandé aux exposants d’emporter les menus articles de valeur au début du démontage et d’assurer la surveillance à leur stand.

Les instructions pour la sortie seront remises à un représentant dans chaque kiosque, le dimanche 12 mars 2017 et sont aussi annexées au présent document.

Aucun matériel ne doit être sorti par l’aire publique du Centre des congrès à moins qu’il puisse être transporté manuellement. Aucun chariot n’est admis dans l’aire publique du Centre des congrès de Québec.


6.5 Obligations et restrictions

Les obligations et restrictions suivantes s’appliquent aux exposants et à la main‐d’œuvre utilisée pendant le montage et le démontage du salon.

Obligations

Recyclage et collecte des matières résiduelles

L’exposant doit utiliser les nombreux équipements mis à sa disposition pour le recyclage (papier, carton, verre, plastique) tant lors du montage / démontage que durant l’exposition. D’autres collectes sélectives peuvent être ajoutées à celles énumérées ci‐dessus.

Les poubelles doivent êtres placées à l’extérieur du stand dans l’allée à chaque soir dès la fermeture de l’exposition. Elles seront vidées par le personnel du Centre des congrès de Québec sans frais. Les poubelles laissées à l’intérieur du stand ne seront pas vidées.

Restrictions

Appareils de cuisson

L’exposant doit se conformer aux règles de prévention des incendies. Voir le document « Mesures de sécurité et prévention des incendies » disponible sur www.convention.qc.ca.

Autocollants Les autocollants, quels qu’ils soient, sont strictement interdits par le Centre.

Consommation d’alcool lors du montage et du démontage

Afin de diminuer les risques d’accident, et à moins d’une entente particulière avec le Centre, aucune boisson alcoolisée n’est tolérée durant les périodes de montage et de démontage.

Enfants Pour des raisons de sécurité, la présence d’enfants au débarcadère et dans la salle d’exposition n’est pas recommandée pendant les périodes de montage et de démontage.

Sécurité Le Centre assure la sécurité générale de l’immeuble sur une base de 24 heures. Ce service n’est toutefois pas responsable des biens et propriétés du client ou de l’événement à l’intérieur des lieux loués. Si vous désirez de la sécurité additionnelle, vous devez en faire la demande par le biais des bons de commande.

Services alimentaires

Le concessionnaire Capital HRS inc. possède l’exclusivité de vente et de distribution de nourriture et de boisson à l’intérieur du Centre. Aucune nourriture ou boisson ne peut‐être distribuée, vendue ou donnée sans l’autorisation écrite de la direction du Centre ou de Capital HRS.

Tabac Le Centre des congrès de Québec offre un environnement sans fumée. Depuis le 31 mai 2006, selon les dispositions de la Loi sur le tabac, il est strictement interdit de fumer à l’intérieur du Centre et dans les débarcadères, sans aucune exception.


7. SERVICES

7.1 Décorateur officiel: Location de kiosque, mobilier et main d'oeuvre

GES SPÉCIALISTE MONDIAL DE L’ÉVÉNEMENT 950, avenue St‐Jean‐Baptiste, Bureau 100 Québec (Québec) G2E 5E9 Tél. : (418) 877‐2727 poste 222 ou S/F : 1‐877‐877‐2744 Fax : (418) 877‐2828 Contact : Louise‐Myriam Dallaire Courriel : [email protected] Voir bons de commande en annexe

7.2 Services logistiques: Accrochage, électricité, entreposage, manutention, nettoyage de stand, personnel temporaire, plomberie, surveillance et téléphonie

CENTRE DES CONGRÈS DE QUÉBEC Téléphone : 418 649‐7711, poste 4066 ou au 1 888 679‐4000 Fax: (418) 649‐5266 Contact : Line Laliberté Courriel: [email protected] http://www.convention.qc.ca/fr/jorganise‐un‐evenement/organisez‐et‐exposez/bons‐de‐commandes exposants.

7.3 Internet

MIRO INFORMATIQUE Tél. : (418) 649‐5219 Fax : (418) 780‐3358 Courriel : [email protected] Bons de commande en ligne au: http://www.convention.qc.ca/fr/jorganise‐un‐evenement/organisez‐et‐exposez/bons‐de‐commandes‐exposants.

7.4 Courtiers en douanes,transport et entreposage pré‐événement

NORTH AMERICAN LOGISTICS SERVICES INC. 205, rue Viger Ouest, bureau 208 Montréal, Québec H2Z 1G2 Tél. : (514) 868‐6650 S/F : (877) 332‐8987 Fax : (514) 868‐6651 Contacts : Fernando Vera ([email protected]) Andres Valdes ([email protected] ) Voir bons de commande en annexe


7.5 Courtiers d’assurance

HUB INTERNATIONAL HKMB 595, Bay Street, Bureau 900 Toronto (Ontario) M5G 2E3 Site Internet : www.hkmb.com/exhibitorprogram Courriel : [email protected] Tél. : 1‐877‐348‐7764 Voir information en annexe et formulaire de commande en ligne à :

https://www.hubinternational.com/en‐CA/programs‐associations/trade‐show‐exhibitors‐insurance/

7.6 Hébergement HILTON QUÉBEC 1100, boulevard René Lévesque Est Québec (Québec) G1R 4P3 Canada Téléphone: 1‐800‐447‐2411 et mentionner code GVELO pour le Salon du vélo de Québec Télécopieur: (418) 647‐6488 Adresse électronique : [email protected]

Tarifs : Vue Centre‐ville et Parlement Simple ou double : 119.00$ + taxes Vue Vieux‐Québec sur le Fleuve Simple ou double : 119.00$ + taxes Étages exécutifs incluant accès au Club exécutif, petit‐déjeuner, canapés, services de bar payant Simple : 169.00$ + taxes Double : 189.00$ + taxes


8. FORMULAIRES À RETOURNER

8.1 FORMULAIRE DE COMMANDE : ACCRÉDITATIONS

Un maximum de 3 laissez‐passer (accréditations) est inclus par espace de 10’ X 10’ (100 pc) pour votre personnel. Vous pouvez demander des laissez‐passer supplémentaires au coût de 10.00 $ chacun valide pour les 3 jours du Salon. Attention : Une facture sera émise pour les laissez‐passer supplémentaires demandés Les laissez‐passer seront disponibles au comptoir des exposants à l’entrée du Salon à partir du jeudi 9 mars 2017. Les laissez‐passer sont la propriété d’Expodium International Inc. et peuvent être repris en tout temps advenant le non‐respect des conditions générales. Les laissez‐passer sont à l’usage exclusif de chaque membre du personnel de l’exposant et ne peuvent, en aucun cas, être prêtés aux visiteurs ou autres participants non‐exposants. Nom de l’exposant : _________________________________ No du stand : _______ Responsable : _________________________________________________________ Téléphone : ( ) Courriel : ________________________________________________ Nous désirons obtenir : _______ laissez‐passer (accréditations) pour le personnel suivant : (Maximum de 3 accréditations par 10’ x 10’ ‐ Inscrire les noms et compagnie) NOMS COMPAGNIE/ MAGASIN 1

2

3

4

5

6

7

8

RETOURNER CE FORMULAIRE AU PLUS TARD LE 3 MARS 2017 PAR TÉLÉCOPIEUR À (514) 931‐3336 PAR COURRIEL À : [email protected]


8.2 FORMULAIRE À RETOURNER : MONTAGE

Nom de l’exposant: _______________________________________________ Nom du responsable : _____________________________________ Téléphone: ( ) ____________________ Courriel: ____________________________ No du stand: __________

S.V.P., RÉPONDRE AUX QUESTIONS SUIVANTES : Quelle journée désirez‐vous monter votre stand ?

Jeudi 9 mars 2017 Vendredi 10 mars 2017* * Aucun chariot à roulettes permis le vendredi

À quelle heure aimeriez‐vous avoir accès à l’aire de déchargement ?___________

Nous n'avons pas besoin d’utiliser le débarcadère du Centre des congrès de Québec N.B. : L'utilisation de chariots à 4 roues est interdite à l'entrée des visiteurs ainsi que dans le hall principal et le foyer 4.

Quel type de véhicule utiliserez‐vous pour le transport de votre matériel ?

Auto / Camionnette / VUS Camion Grosseur du camion (exemple: 16 pieds, 24 pieds): _____________

DESCRIPTION DU MATÉRIEL EXPOSÉ :

Dépliants, brochures

Produits exposés Description :

Autres:

RETOURNER CE FORMULAIRE AU PLUS TARD LE 3 MARS 2017 PAR TÉLÉCOPIEUR À (514) 931‐3336 PAR COURRIEL À : [email protected]


8.3 FORMULAIRE À RETOURNER: FICHE DE L’EXPOSANT

Nom de l'entreprise:

N° Kiosque :

Personne‐ressource:

Téléphone:

Courriel:

Partenaires: Citez le nom des compagnies (marques, partenaires, etc.) que vous représenterez de façon officielle lors du Salon ainsi que le nom de vos co‐exposants. Les noms inscrits apparaîtront sur la liste des exposants et marques représentées au Salon sur le site Internet du Salon et à l’intérieur du Guide des visiteurs.

Quoi de neuf: Énumérez les nouveautés et produits spéciaux que les visiteurs pourront retrouver à votre kiosque

Activités spéciales: Décrivez les activités spéciales que vous présenterez à votre kiosque

RETOURNEZ CE FORMULAIRE AU PLUS TARD LE 24 FÉVRIER 2017 PAR TÉLÉCOPIEUR À (514) 931‐3336 PAR COURRIEL À : [email protected]


8.4 INFORMATION PROGRAMME D’ASSURANCE OFFERT PAR HUB HKMB

FOURNISSEUR OFFICIEL

10-12 MARS 2017 – CENTRE DES CONGRÈS DE QUÉBEC

TRANSPORT, COURTAGE EN DOUANE ET ENTREPOSAGE

EN TANT QUE FOURNISSEUR OFFICIEL, NOUS OFFRONS LES SERVICES SUIVANTS:

- Une équipe spécialisée dans le domaine des expositions, congrès et événements de tout genre.

- Dédouanement de la marchandise.

- Un service de transport de n’importe quel point de départ ou d’arrivée à travers le Canada, les Etats-Unis et tous les continents, incluant 30 jours d’entreposage gratuit (lorsque vous utilisez notre service de transport).

- Personnel d’expérience sur place au montage, durant l’événement et au démontage..

- Préparation de la documentation de transport et/ou de douane pour le retour de

la marchandise.


9. AIDE – MÉMOIRE

DATE LIMITE TÂCHE POUR FAIT 24 février 2017 Location* du stand clés en main GES ____

Location* du tapis – Revêtement de sol obligatoire GES ____

Location* des murs ou des rideaux GES ____

Location* du mobilier GES ____

Location* de l’éclairage GES ____

Commande*de l’électricité CCQ ____

Commande* manutention, entreposage, accrochage CCQ ____

Commande* nettoyage du stand CCQ ____

Commande plomberie, surveillance, téléphonie CCQ ____

Réservation plages de conférence Expodium ____

Fiche de l’exposant Expodium ____

Certificat d’assurance responsabilité à faire parvenir au Salon ou à commander Expodium / Assureur ____ chez HKMB HUB International.

Réservation pour l’hébergement Hôtel Hilton Québec ____

Commande transport du matériel North American Logistics ____

*Rabais très important si commandée à cette date au plus tard


10. ACCÈS AUX DÉBARCADÈRES ET PROCÉDURE DE SORTIE

DÉBARCADÈRE 855, rue Jean‐Jacques‐Bertrand G1R 5V3

DÉBARCADÈRE 875, rue St‐Joachim G1R 5V4

MERCI de votre collaboration

L’exposant se procure un coupon de sortie auprès du préposé du débarcadère.

L’exposant se présente au quai avec son véhicule et remet le coupon au préposé au trafic, qui l’autorise à

entrer au quai pour récupérer son matériel.

Lorsque son matériel est prêt et bien étiqueté, l’exposant avertit un préposé à la manutention qui avise

le responsable du quai.

À la fin des heures prévues pour le démontage du Salon du vélo de Québec 2016 , tout le matériel non récupéré sera automatiquement pris en charge par le transporteur officiel de l’événement North American Logistics Services Inc. dont le représentant est Fernando Vera, au numéro

de téléphone +1 (514) 829‐7183 .

Tous les frais encourus seront facturés à l’exposant.

FERMETURE DE L’EXPOSITION Le décorateur enlève les tapis des allées au besoin.

Distribution du matériel entreposé et emballage par l’exposant

Par l’organisateur

La manutention sera faite par le personnel du Centre des congrès.

Par l’exposant

L’exposant descend lui‐même son matériel au

débarcadère. OU

L’exposant qui a payé ses frais pour le service de manutention avertit un préposé à la manutention et descend avec lui au

débarcadère.

SORTIE DU MATÉRIEL ‐ PRISE EN CHARGE SORTIE DU MATÉRIEL PAR TRANSPORTEUR OFFICIEL

Bacs de recyclage installés à l’entrée de la salle, dans le corridor de service.

Salon du Vélo de Québec / Quebec Bicycle Show

10-12 mars 2017 / March 10-12, 2017

GES QUÉBEC950 AVE ST-JEAN-BAPTISTEBUREAU/SUITE 100QUÉBEC, QCG2E 5E9

Tél./P.: 418-877-2727 Télécopieur/Fax: 418-877-2828E-mail: [email protected]

Centre des congrès de Québec

Salon du Vélo de Québec / Quebec Bicycle Show

10-12 mars 2017 / March 10-12,2017

GES QUÉBEC950 AVE ST-JEAN-BAPTISTEBUREAU/SUITE 100QUÉBEC, QCG2E 5E9

Tél./P.: 418-877-2727 Télécopieur/Fax: 418-877-2828E-mail: [email protected]

Centre des congrès de Québec

Cher exposant,

En vous remerciant,Le service à la clientèle

GES Spécialiste mondial de l'événement950 ave St-Jean-BaptisteQuébec, Québec G2E 5E9Tél.: 418-877-2727Fax.: [email protected]

C'est avec plaisir que GES Spécialiste mondial de l'événement se joint à titre de fournisseur officiel en services d'expositions à l'organisation du

Il est très important de lire attentivement le document suivant. Celui-ci contient des renseignements ainsi que les bonsde commande pour faciliter la préparation de votre exposition. Afin de vous offrir un service des plus efficaces, il estimportant de remplir et de nous retourner les bons de commande avant la date butoir.

En commandant avant la date butoir, vous bénéficiez ainsi d'un escompte appréciable sur tous les meubles etaccessoires. De plus, les commandes passées à l'avance vous évitent des attentes inutiles et vous offrent la possibilité desélectionner des items non-disponibles sur le site. Prendre note que les prix sur le site seront majorés.

Salon du Vélo de Québec

Veuillez prendre note que toutes les commandes à l'avance doivent être acquittées avant le montage de l'événement etque les commandes passées directement sur le site doivent être acquittées au moment de la transaction.

Afin d'éviter certains inconvénients, nous vous demandons de compléter et de nous retourner, avec votre commande, leformulaire intitulé: ''Politique de paiement'' en prenant soin d'y inscrire votre numéro de carte de crédit. Ce numéropourra être utilisé afin de couvrir les frais de commandes supplémentaires effectuées par votre représentant sur le site de l'exposition. Nous acceptons Visa, Master Card, American Express.Pour une assistance ou tous renseignements additionnels, n'hésitez pas à communiquer avec un représentant de notreservice à la clientèle au 418-877-2727 du lundi au vendredi de 8h00 à 12h00 et de 13h00 à 16h30. Notez égalementqu'un représentant de notre service à la clientèle sera sur les lieux lors du montage afin de répondre à vos besoins dedernière minute. Nous vous invitons à consulter l'horaire des bureaux de service dans votre manuel de l'exposant pourconnaître les détails.

mailto:[email protected]

Dear Exhibitor,

Thank you in advance for your valued business. We look forward to serving you and wish you a successful event.

Sincerely,Customer Service Team

GES Global Experience Specialists

Québec, Québec G2E 5E9Tél.: 418-877-2727Fax.: [email protected]

950 ave St-Jean-Baptiste

We realize that exhibiting in a tradeshow can be complicated. If you need assistance with your orders or additionalinformation, please call our offices at 418-877-2727 from Monday to Friday from 8:00 until 12:00am and from 1:00 to4:30pm and ask to speak to a Customer Service Representative (CSR). In addition, our GES Global Experience SpecialistsServicecentre staff will be available throughout the show to assist you.

Quebec Bicycle ShowWe are pleased that GES Global Experience Specialists has been selected as your Official Service Contractor for:

We strive to offer you the best possible service to facilitate a successful show experience. Please review this manualcarefully. It contains information and order forms for each of the many services offered by GES Global ExperienceSpecialists. In order to provide efficient service for you it is most important that you return these forms to us promptly.By placing your orders in advance. You can have a valuable rebate on most decorating items. Advance orders also makefor a smoother, more efficient move-in avoiding unnecessary waits, the possibility of selecting a sold out item andshowsite delivery delays.

To qualify for discount prices, orders must be received in our office on or before the deadline date on the order forms.Please be sure to reference each order form as deadline dates may vary. GES Global Experience Specialists requirespayment in full at the time services are ordered. For your convenience, we require that you provide a credit cardauthorization with your initial order. This may be used to charge labour and material handling services not covered inyour advance order. We accept Visa, Mastercard, American Express. Please note that onsite pricing will include apremium.

mailto:[email protected]

ÉLECTRICITÉ

TAPIS DANS LA SALLE D'EXPOSITION

DATE BUTOIR POUR PRIX ESCOMPTÉS

HORAIRE DU

12:00-21:00

DÉMONTGE

12 mars 201710:00-17:00

10:00-17:00

TRANSPORTEUR (INTL.) & COURTIERS EN DOUANES

North American Logistics Services Inc.205, rue Viger OuestMontréal, QC, H2Z 1G2Tel.: 514 868-6650

Afin de bénéficier des prix escomptés sur la location du mobilier, veuillez retourner vos bons de commande au plus tard le:

24 février 2017

DÉCORATEUR

GES 800, Place Bonaventure, Bureau 1165Montréal, Québec, H5A 1K6Tel.: 514-861-9694

Veuillez lire attentivement cette section du catalogue des exposants pour: l'adresse de livraison au site, toutes informations concernant la manutention, l'entreposage à l'avance, et la manutention de vos expéditions durant la procédure d'installation et le démontage.

INFORMATION SUR LA MANUTENTION ET LE TRANSPORT DE VOTRE MARCHANDISE

HORAIRE DU BUREAU DE SERVICE SUR PLACEHEURES D'INSTALLATION9 mars 2017

HEURES D'OUVERTURE DU SALON

10 mars 201711 mars 2017 12 mars 2017

Salon du Vélo de Québec10-12 mars 2017Centre des Congrès de Québec, 400ADÉCORATION DES STANDS (Chaque espace inclut)

Chaque exposant est responsable de fournir tout ameublement, équipement et/ou prise électrique additionnels pour leur stand.

La salle N'EST PAS recouverte de tapis.

Place Bonaventure: L'électricité doit être commandée auprès de GES Exposervice Standard.

Informations importantes

08:00-21:0007:00-11:0010 mars 2017

9 mars 2017 10:00-18:00

07:00-11:0010 mars 2017

17:00-21:00

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SIGNATURE AUTORISÉE

date : NOM AUTORISÉ - LETTRES MOULÉES SVP

__ __ __ __ - __ __ __ __ - __ __ __ __ - __ __ __ __

$

Salon du Vélo de Québec10-12 mars 2017Centre des Congrès deQuébec, 400ANOM DE COMPAGNIE: NO STAND NOM CONTACT

RUE TÉLÉPHONE COURRIEL

VILLE TÉLÉCOPIEUR NOM ET TÉLÉPHONE DU REPRÉSENTANT SUR LE SITE

Numéro carte de crédit

Date d'expirationCode de sécurité

PROVINCE/ÉTAT CODE POSTAL

En complétant cette commande j'accepte la politique de paiement selon les termes et conditions du contrat avec GES

Autorisation de paiement par carte de crédit informations obligatoires

□ VISA □ Master Card □ AMEX

Nom du détenteur de la carte

Signature du détenteur de la carte

PAIEMENT COMPLET REQUIS

Chèque fait à l'ordre de Clarkson-Conway. Votre chèque doit être reçu 2 semaines avant la date du montage.

Montant du chèque joint à ma commande:

COMPAGNIE # STAND

Paiement des services - GES Spécialiste mondial de l'événement exige le paiementcomplet au moment où les services sont commandés. De plus, lors de votrecommande initiale, nous vous demandons un numéro de carte de créditaccompagné du formulaire d'autorisation afin de l'utiliser pour couvrir les coûtsrelatifs à nos services, mais sans en limiter la portée; entre autre afin de facturerle temps et/ou le poids réel de la main-d'oeuvre et la manutention qui n'auraientpas été couverts lors du paiement initial. Toutes les taxes applicables serontégalement ajoutées et portées à votre compte de carte de crédit.

Prix escomptés - Afin de profiter des meilleurs prix, vos commandes doivent avoirété reçues, accompagnées de votre paiement, le ou avant la date butoir indiquéepour les prix escomptés.Mode de paiement - GES Spécialiste mondial de l'événement accepte les modesde paiement suivants : American Express, Mastercard, Visa, chèque et transfertbancaire. Les bons de commandes d'achat ne sont pas considérés comme unpaiement valable. Des frais de 35.00$ seront facturés pour tout chèque sansprovision ou tout transfert bancaire et ce, afin de couvrir les frais bancairesencourus par GES.

Exemption des taxes - Si vous êtes exempté des taxes au Canada vous devezinclure votre certificat d'exemption de TPS et/ou TVQ à votre commande.

Modification & Annulation - Il est de la responsabilité de l'exposant d'informer lereprésentant de GES Spécialiste mondial de l'événement de tout problème oumodification en ce qui a trait à sa commande. Aucun crédit ou ajustement ne seraémis après la fermeture du salon. Certains items, services ou coût de main-d’œuvre sont sujets à des frais d’annulation de 50% à 100% du coût total selon lestatut de l'installation, du travail effectué, et/ou des coûts et frais de GESSpécialiste mondial de l'événement relié à la préparation et/ou l'installation.Si vous avez des questions concernant notre politique de paiement, nous vousinvitons à communiquer avec nous au 514.861.9694 ou à visiter notre bureau deservices situé sur les lieux de l'exposition.Des frais de retard mensuel jusqu'à 1,5% seront appliqués sur tout solde non payéaprès la fermeture de l'événement ou tout solde provenant d'une carte de créditerronée.Nous utiliserons votre autorisation de paiement par carte de crédit pour réglertous les frais additionnels encourus par vos représentants lors du montage.

Formulaire de paiement

Faite parvenir votre commande par / Please send your order by : Tél./P.: 418-877-2727 Télécopieur/Fax: 418-877-2828

RENSEIGNEMENTS À COMPLÉTER ET À INSCRIRE SUR VOTRE VIREMENT

Nom du Salon: ___________________________________________ Numéro de Kiosque:_________________________

Votre nom de compagnie: _______________________________ Adresse: ___________________________________________________

Montant de la facture: __________________$ Numéro de facture: ________________ Veuillez inclure les frais minimum de transfert + ______35.00$______$

Montant total du transfert: __________________$

Veuillez noter que nos factures sont en dollars canadiens, de préférence, veuillez effectuer vos transferts dans cette devise.

COORDONNÉES BANCAIRES POUR ENVOYER VOTRE VIREMENT

S.V.P. inclure toutes les informations de façon à ce que les fonds soit acheminés correctement à notre banque.

POUR EFFECTUER UN TRANSFERT EN DOLLARS CANADIENS:

Nom de la Banque: CIBC (BANQUE CANADIENNE IMPÉRIALE DE COMMERCE)Adresse de la banque: 1155, boul. René Lévesque Ouest

Montréal, Québec, CanadaH3B 3Z4

Nom du compte: Clarkson-Conway Inc. Numéro de compte: 2408414Numéro de la Succursale: 010 Numéro de transit: 00001Code Swift: CIBCCATT Le numéro de Swift (BIC) est le numéro requis par la banque pour tous les transferts internationaux

Numéro IBAN : N/A au Canada

POUR EFFECTUER UN TRANSFERT EN DOLLARS AMÉRICAINS:

Nom de la Banque: CIBC (BANQUE CANADIENNE IMPÉRIALE DE COMMERCE)Adresse de la banque: 1155, boul. René Lévesque Ouest

Montréal, Québec, CanadaH3B 3Z4

Nom du compte: Clarkson Conway inc. Numéro de compte: 2408414Numéro de la Succursale: 010 Numéro de transit: 00001Banque intermédiaire Américaine: Wells Fargo Bank, N.A., NY, USACode Swift: PNBPUS3NNYCNuméro ABA: 026005092Le numéro de ABA est le numéro de code routing pour les banques américaines et est requis pour tous les transferts à l’intérieur des États-Unis.

Numéro IBAN : N/A au Canada

IMPORTANTS.V.P. VEUILLEZ RETOURNER UNE COPIE DE CE DOCUMENT ACCOMPAGNÉE DE VOTRE CONFIRMATION DE VIREMENT

BANCAIRE ÉMISE PAR VOTRE BANQUE: TÉLÉCOPIEUR 514.392.1577 OU PAR COURRIEL: [email protected]

POUR INFORMATION COMMUNIQUEZ AVEC LE SERVICE À LA CLIENTÈLE

TÉLÉPHONE: 514.861.9694 # 19

Virement bancaire

TARIFS HORAIRES / HOURLY RATES

0595-IRTemps régulier /

Straight Time

Installation / Set-Up

Démontage / Dismantle

$$$$$

95.00 $0595-IO

Temps supplémentaire/ Overtime

0595-IDTemps double /

Double time

Avant 08h00 et entre 16h00 et 18h00 du lundi au vendredi; Entre 08h00 et 16h00 le samedi et dimanche. / Before 8:00AM and between 4:00PM and 6:00PM Weekdays; Between 8:00AM and 4:00PM Saturdays and Sundays

Après 18h00 du lundi au vendredi; Après 16h00 le samedi et dimanche et lors de congés fériés. / After 6:00PM Weekdays; After 4:00PM Saturdays and Sundays and on all holidays.

Veuillez indiquer le plan choisi / Please indicate service

Placez la commande ici / Place order here

Total

NOTES

95.00 $

*Surcharge de 25 % / 25% surcharge (50 $ min.)

TOTAL

Total d'heures / Total hours

R100992197 - TPS 5% GST

1000169915 - TVQ 9.975% QST

Montant / Amount

Tarif / Rate# d'ouvrier / # of labourers Dates / Dates

Heure début / Start Time

Heure fin / End Time

# STAND / BOOTH #

Lundi au vendredi entre 08h00 et 16h00 / Between 8:00AM and 4:00 PM Weekdays 75.00 $

RENSEIGNEMENTS IMPORTANTS ET TARIFS / IMPORTANT INFORMATION AND RATES

COMPAGNIE / COMPANY Salon du Vélo de Québec10-12 mars 2017Centre des Congrès de Québec, 400A

HEURES / TIME PAR OUVRIER / PER MAN

� AGISSEZ SANS LA PRÉSENCE DE L'EXPOSANT / GES SUPERVISED(OK TO PROCEED)GES supervisera tout le travail effectué pour: / GES will supervise labour to:● Déballer et installer le materiel d'exposition avant l'arrivée de l'exposant.

Unpack and install display before exhibitor arrival at showsite.● Démonter et emballer le materiel à la fin du salon.

Dismantle and pack display after show closing.Une surcharge de 25% ($50.00 minimum) du total de la facture de main-d'œuvre sera ajoutée pour ce service additionnel. / A 25% ($50.00 minimum)surcharge will be added to the labour rates above for the professionalsupervision.Veuillez cocher les cases appropriées / Please check off the appropriate boxes: Photos / Photos - Directives ci-incluses - Set-up instructions attached� Dans la caisse / in crate � ci-incluses / attached

� SUPERVISÉE PAR L'EXPOSANT / EXHIBITOR SUPERVISED (DO NOT PROCEED)Le travail est fait sous la supervision de l'exposant. / Exhibitor will supervise.

● L'heure du début des travaux ne peut être garantie que lorsque la main-d'œuvre est réservée pour le début de la journée (à compter de 8h00). / Starting time can only be guaranteed where labourers are requested for the start of the working day, which is 8:00am.

● L'exposant doit se présenter au comptoir de services pour prendre en charge les ouvriers réservés, et après que le travail soit terminée / The exhibitor representative has to check in at the service desk to pick up labourers ordered. The exhibitor representative also has to check labourers out at the service desk upon completion of the work.

GES ne sera pas responsable pour aucune perte ou dommage causé durant l'installation, le déballage, le démontage ou l'emballage du matériel de l'exposant. / GES will not be responsible for any loss or damage arising from the installation, unpacking, dismantling or packing of exhibitor property.

LES POURBOIRES, INCLUANT ARGENT COMPTANT OU HEURES POUR TRAVAIL NON-EFFECTUÉS NE SONT PAS PERMIS PAR GES Spécialiste mondial de l'événement. GES Spécialiste mondial de l'événement demande le plus haut niveau d'intégrité de tous ses employés. GRATUITIES IN ANY FORM, INCLUDING CASH GIFTS, OR LABOUR HOURS FOR WORK NOT ACTUALLY PERFORMED ARE

PROHIBITED BY GES Global Experience Specialists. GES Global Experience Specialists requires the highest standards of integrity from all employees.

Service de main d'oeuvreInstallation & dismantling

Vous devez OBLIGATOIREMENT joindre le formulaire d'autorisation de carte de crédit à ce formulaire. Toutes les commandes sont soumises aux politiques de paiement et aux limites de responsabilités de GES Spécialiste mondial de l'événement stipulées dans ce catalogue de l'exposant.Frais d'annulation: Après le début du montage du salon, toute annulation sera facturée à 100% du coûtoriginal.

The payment & credit card authorization form MUST accompany this form.All orders are governed by the GES Global Experience Specialists Payment Policy and Limits of Liability & Responsibility as specified in this Exhibitor Kit. Cancellation fees: Items cancelled after move-in begins will be charged at 100% of the original price.


Salon du Vélo de Québec 10-12 mars 2017 Centre des Congrès de Québec, 400A

Couleur de tapis / Carpet Colour : Noir / Black Vert / Green Blanc / White Noir / Black Rouge / Red Or / Gold Bourgogne / Burgundy Bleu / Blue Gris / Grey Bleu / Blue Rouge / Red Argent / Silver

Montant / Amount

TPS 5% GST (R100992197)

Total partiel / Sub-Total

TVQ 9.97% QST (1000169915)

TOTAL

COMPAGNIE / COMPANY COURRIEL / EMAIL

SIGNATURE NOM / NAME DATE

Choix de couleurs pour rideaux / Drape colour choices

$

$

$

$

$

Toutes les commandes sont soumises aux politiques de paiement et aux limites de responsabilités de GES CANADA/Clarkson-Conway stipulées dans ce manuel de l'exposant.All orders are governed by the GES CANADA/Clarkson-Conway Payment Policy and Limits of Liability & Responsibility as specified in this Exhibitor Kit.

INDEMNITÉ D’ANNULATION: En tenant compte des coût de materiaux et de main d'oeuvre, toute annulation avant le début du montage sera chargée à 50% du coût original, après l'installation toute annulation sera chargée à 100% du coût original.Cancellation Policy: Due to material and labour costs, order cancelled before move-in begins will be charge 50% of original price. Similarly, order cancelled after move-in begins will be charge 100%

# DE STAND / BOOTH #

Forfait rideau seulement 10pi x 10pi / 10' x 10' drape only special 52.00 $

Forfait rideau 10pix10pi, 1 Table de 6pi(L) x 30po(H) x 24po avec jupe et 2 chaises grises10' x 10' Show Special with 1 Skirted table 6'Lx30''Hx24'' and 2 grey side chairs 103.00 $

Forfait rideau 10pix10pi, 1 comptoir blanc (0651) et 2 tabourets de bar noirs 10' x 10' Show Special with 1 white counter (0651) and 2 black bar stools 129.00 $

Forfait rideau 10pix10pi, 1 Table de 6pi(L) x 30po(H) x 24po avec jupe, 2 chaises grises et tapis10' x 10' Show Special with 1 Skirted table 6'Lx30''Hx24'', 2 grey side chairs and carpet 232.00 $

Forfait rideau 10pix10pi, 1 comptoir blanc (0651), 2 tabourets de bar noirs et tapis 10' x 10' Show Special with 1 white counter (0651), 2 black bar stools and carpet 258.00 $

Veuillez indiquer votre choix / Please Indicate Choice

Description Coût / Cost

Inclut / Includes:● Rideaux de 10pi x 10pi (veuillez sélectionner couleur des choix au bas de ce formulaire) / 10' x 10' drapes (please select colour from choices below)

● Installation et démontage / Installation & Dismantling● Possibilité d'ajouter forfait de mobilier / Possibility of adding furniture package

Forfaits 10pi x 10pi / 10' x 10' specials

Forfait spécial / GEM Show Special

C9-21A

SVP indiquer un 1er et un 2e choix de couleurs pour les rideaux. Si votre 1er choix n'est plus disponible, nous vous fournirons votre 2e choix. We will do our best to guarantee your choice of colours , however depending on the availability of certain couleurs, a second colour choice may be necessary.

FORFAIT SPÉCIAL RIDEAUX PIPE & DRAPE SHOW SPECIAL

AMEUBLEMENTFURNITURE

AmeublementFurniture

AmeublementFurniture

CMPTOIRS, PRÉENTOIRS, DIVERSCOUNTERS, DISPLAYS, MISC ITEMS

Comptoirs, présentoirs, divers

Qté/Qty Code $ EscomptéDiscount $

$ RégulierRegular $

Total

0551 80.00 $ 116.00

0553 89.00 $ 129.00

0541 115.00 $ 167.00

0542 130.00 $ 189.00

0549 26.00 $ 38.00

0550 44.00 $ 64.00

0552 49.00 $ 71.00

0544 75.00 $ 109.00

0545 82.00 $ 119.00

0521 66.00 $ 96.00

0522 66.00 $ 96.00

0523 89.00 $ 129.00

0524 89.00 $ 129.00

0527-A-40 84.00 $ 122.00

0527-A-30 129.00 $ 187.00

0502-A 82.00 $ 119.00

0502-5 93.00 $ 135.00

0503 39.00 $ 57.00

0504 79.00 $ 115.00

0512 39.00 $ 57.00

0514 68.00 $ 87.00

0514-AL 106.00 $ 154.00

0651-06 221.00 $ 320.00

0651-CC-06 315.00 $ 457.00

0650-06 285.00 $ 413.00

$$$$

Chaises / Chairs

Table de 6' de longueur avec jupe 30'' (h)/ Skirted 6' long table with 30'' high skirt

LISTE DE PRIX / PRICE LIST

Description

Tables avec jupes Table / Skirted Tables (recouverte de vinyle blanc / White Vinyl Top)Table de 4' de longueur avec jupe 30'' (h) / Skirted 4' long table with 30'' high skirt

Table blanche 30''x30'' (h) / 30''x30''H Round, White Table

Table noire 30''x30'' (h) / 30''x30''H Round, Black Table

Table de cocktail 43'' (h) / 43''H cocktail table

Table carrée en aluminium 30'' (h) / 30''H Aluminum square table


Table à café noire 18'' (h) / 18''H Round, Black Coffee Table

Table de 4' de longueur avec jupe 42'' (h) / Skirted 4' long table with 42'' high skirt

Table de 6' de longueur avec jupe 42'' (h)/ Skirted 6' long table with 42'' high skirt

Jupe 4e côté (optionnel) / 4th side skirted (optional)

Couleur de jupe/ Skirt color : Noir - Black □ Bleu - Blue □ Vert - Green □ Rouge - Red □ Blanc - White □ Gris -Grey □Tables sans jupes (recouvert de vinyle seulement) / Un-skirted Tables (White Vinyl Top Only)

Table de 4' de longueur et 30'' (h) / 4' long and 30'' high table

Table de 6' de longueur et 30'' (h)/ 6' long and 30'' high table

Table de 4' de longueur et 42'' (h) / 4' long and 42'' high table

Table de 6' de longueur et 42'' (h) / 6' long and 42'' high tableTables

Table à café blanche 18'' (h) / 18''H Round, White Coffee Table

Le noir sera la couleur choisie par défaut si aucun choix n'a été fait. Black will be provided if no other colour choice has been made.

TOTAL

COMPAGNIE / COMPANY STAND \ BOOTH

Montant / Amount

R100992197 - TPS 5% GST

1000169915 - TVQ 9.975% QST

Fauteuil de tissu gris / Grey Arm Chair

Chaise de tissu gris (sans bras) / Grey Side Chair

Fauteuil déco noir / Black Deco Armchair

Fauteuil aluminium / Aluminium Armchair

Tabouret de bar noir (sans dossier) / Black Bar Stool (no back)

Comptoir vitrine 40'' x 20'' x 40''H Showcase counter

Comptoirs / CountersTabouret Alice Noir / Black Alice Stool

Tabouret de tissu gris (avec dos) / Grey Stool (with back)

Comptoir courbé blanc 40'' x 32'' x 40''H White curved counter

Comptoir blanc avec portes 40'' x 20'' x 40''H White counter with doors

MobilierFurniture

Vous devez OBLIGATOIREMENT joindre le formulaire d'autorisation de carte de crédit à ce formulaire. Toutes les commandes sont soumises aux politiques de paiement et aux limites de responsabilités de GES Spécialiste mondial de l'événement stipulées dans ce catalogue de l'exposant.Frais d'annulation: Après le début du montage du salon, toute annulation sera facturée à 100% du coût original.The payment & credit card authorization form MUST accompany this form.All orders are governed by the GES Global Experience Specialists Payment Policy and Limits of Liability & Responsibility as specified in this Exhibitor Kit. Cancellation fees: Items cancelled after move-in begins will be charged at 100% of the original price.


Date butoir pour prix escompté - Deadline date for discount price

Dates pour Prix régulier - Dates for Regular price

24 évrier 2017 February 24 2017

25 février au 8 mars 2017 February 25 to March 8, 2017

Qté/Qty Code $ EscomptéDiscount $


Total

0576 149.00 $ 216.00

0577 269.00 $ 390.00

0579 404.00 $ 586.00

0578 1.49 $ 2.16

0564-B 121.00 $ 175.00

0564-B 242.00 $ 351.00

0564-B 363.00 $ 526.00

0564-B 1.60 $ 2.32

0564-A0 0.47 $ 0.68

0570-AA 251.00 $ 364.00

0570-BA 504.00 $ 731.00

0570-CA 756.00 $ 1096.00

570 3.85 $ 5.58

$$$$

Couleur de tapis / Colour Choice

COMPAGNIE / COMPANY STAND - BOOTH

Description

Tapis standard / Standard Carpet

TOTAL

Forfait tapis 10' x 30' Carpet Package

Montant / Amount

R100992197 - TPS 5% GST

1000169915 - TVQ 9.975% QST

____________' X ____________' = ____________ Pi.Ca/ Sq. Ft.




Sous-tapis 10' x 10' Under Padding

Sous-tapis / Underpadding

*** Avant de commander votre tapis, assurez-vous que la salle n'est pas déjà recouverte de tapis * **Before ordering a carpet, please verify that the room is not already carpeted


Forfait Tapis (Inclut le tapis et le sous-tapis) / Carpet Package (Includes carpet and underpadding)____________' X ____________' = ____________ Pi.Ca/ Sq. Ft.

10' x 30' Tapis standard / Standard Carpet



____________' X ____________' = ____________ Pi.Ca/ Sq. Ft.

____________' X ____________' = ____________ Pi.Ca/ Sq. Ft.

Tapis grandeur spéciale / Custom-Cut Carpet


Custom-cut carpet is required for all booths larger than 30', or for booths configured as an island or peninsula. No Exceptions.

Le tapis de grandeur spéciale est requis, sans exception, pour tout espace plus long que 30' ou pour tout espace en îlot ou en péninsule.


Recouvrement de plastique / Plastic Covering for Protection

Noir/Black

Bleu/Blue

Gris/Grey

Rouge/Red

Vous devez OBLIGATOIREMENT joindre le formulaire d'autorisation de carte de crédit à ce formulaire. Toutes les commandes sont soumises aux politiques de paiement et aux limites de responsabilités de GES Spécialiste mondial de l'événement stipulées dans ce catalogue de l'exposant.Frais d'annulation: Après le début du montage du salon, toute annulation sera facturée à 100% du coût original.The payment & credit card authorization form MUST accompany this form.All orders are governed by the GES Global Experience Specialists Payment Policy and Limits of Liability & Responsibility as specified in this Exhibitor Kit. Cancellation fees: Items cancelled after move-in begins will be charged at 100% of the original price.

TapisCarpet



Dates pour Prix régulier - Dates for Regular price 24 évrier 2017

February 24 201725 février au 8 mars 2017

February 25 to March 8, 2017

Qté/Qty Code$ EscomptéDiscount $


Total

0282 Projecteur ajustable sur tige noire 75 watts / 75 watt Black Arm-Clamp Spotlight 53.00 $ 77.00

0532 45.00 $ 65.00

0532-A 113.00 $ 164.00

0534 14.00 $ 20.00

0534-B 14.00 $ 20.00

0539 58.00 $ 84.00

0606 119.00 $ 173.00

0621 437.00 $ 634.00

0632-A 54.00 $ 78.00

0654-0 Présentoir (ouverte sur 4 côtés) 40'' x 20'' x 80'' H Showcase (open on 4 sides) 599.00 $ 869.00

0661-40H 121.00 $ 175.00

0693-A 113.00 $ 164.00

0694 75.00 $ 109.00

$$$$

# STAND BOOTH #


Chevalet / Tripod Easel


Description

Accessoires divers / General Accessories

Panneau d'affichage 4'x8' / 4'x8' Poster Panel

Support pour sac / Bag holder

Présentoir à littérature / Literature Rack

Corbeille à papier / Wastebasket

COMPAGNIE / COMPANY

Bac de recyclage / Recycling bin

Porte manteaux en chrome / Chrome Garment Rack

Boîte de tirage 20''x20''x40''H Raffle Box

Cube 18'' x 18'' x 40''H cube (plus d'options (couleurs, dimensions) disponibles / More options (colours, size) available)

Présentoir Vitrine 20'' x 20'' x 80''H Showcase

Porte affiche 60''h / 60''H sign holder

Montant / Amount

R100992197 - TPS 5% GST

1000169915 - TVQ 9.975% QST

TOTAL

AccessoiresAccessories

Vous devez OBLIGATOIREMENT joindre le formulaire d'autorisation de carte de crédit à ce formulaire. Toutes les commandes sont soumises aux politiques de paiement et aux limites de responsabilités de GES Spécialiste mondial de l'événement stipulées dans ce catalogue de l'exposant.Frais d'annulation: Après le début du montage du salon, toute annulation sera facturée à 100% du coût original.





24 évrier 2017 February 24 2017

25 février au 8 mars 2017

February 25 to March 8, 2017

Qté/Qty Code$ EscomptéDiscount $


Total

0110 83.00 120.00

0110-A 100.00 145.00

0113 80.00 116.00

0111 46.00 67.00

0112 80.00 116.00

0115

$$$$

Montant / Amount

R100992197 - TPS 5% GST

1000169915 - TVQ 9.975% QST

TOTAL

COMPAGNIE / COMPANY

Arrangement de fleurs fraîchement coupéesFresh cut flower arrangement

Selon votre budget/Based on your budget

Chrysanthème / Chrysanthemums

Azalées / Azaleas


Description


Plantes tropicales vertes / Green tropical plantes (3' - 5' haut/tall)

# STAND BOOTH #

Plantes tropicales vertes / Green tropical plantes (6' - 8' haut/tall)

Fougère / Boston Fern

0110 0114-A 0113 0111 0112

Préparation sur demande, en fonction de vos besoins, des couleurs de votre compagnie et de votre budget!

Communiquez avec nous!

Custom-designed as per your needs, brand colors and budget!

Contact us!

[email protected] 861-9694Idéal pour comptoirs et tables!

Ideal for counters and tables!

Pour tous les concepts!For all designs!

Plantes & fleursPlants & Flowers

Vous devez OBLIGATOIREMENT joindre le formulaire d'autorisation de carte de crédit à ce formulaire. Toutes les commandes sont soumises aux politiques de paiement et aux limites de responsabilités de GES Spécialiste mondial de l'événement stipulées dans ce catalogue de l'exposant.Frais d'annulation: Après le début du montage du salon, toute annulation sera facturée à 100% du coût original.


FFaaiitete ppaarrvveennirir vvototrre e comcommmaanndde pe paarr // PPleleaassee sseenndd you yourr orordderer b by :y :Tél./P.: 418-877-2727 Télécopieur/Fax: 418-877-2828



24 évrier 2017

February 24 2017

25 février au 8 mars 2017February 25 to March 8, 2017

February 24 2017

I. Définitions:Représentant: Les représentants de GES Spécialiste mondial de l'événement,leurs sous-contractants, leurs transporteurs et les représentants de ceux-ci.Client: Exposant ou autre partie faisant appel aux services de GES Spécialistemondial de l'événementTransporteur: Transporteur routier / van line ou transporteur aérien.Expéditeur: Partie qui offre la marchandise au transporteur afin d'effectuer letransport.Biens: Expositions, biens et produits de base de tous types pour lesquels GESSpécialiste mondial de l'événement est demandé pour offrir ses services.Entreposage réfrigéré: Entreposage de la marchandise dans un espaced'entreposage au climat contrôlé.Espace d'entreposage libre d'accès: Entreposage de la marchandise dans unendroit libre-accès pendant la durée de l'exposition.Services: Entreposage, transport, manutention, main d'oeuvre supervisée, maind'oeuvre non-supervisée et autres services reliés.Site d'exposition: Endroit où une exposition a lieu.Main d'oeuvre supervisée : Main d'oeuvre fournie à un client pour installer oudémonter un stand ou un emplacement, et qui est supervisée et/ou dirigée parGES Spécialiste mondial de l'événement.Main d'oeuvre non-supervisée: Main d'oeuvre fournie à un client pour installerou démonter un stand ou un emplacement et, par le choix du client, n'est passupervisée ou dirigée par GES Spécialiste mondial de l'événement . Le clientassume l'entière responsabilité du travail de main d'oeuvre effectué lorsqu'il faitle choix d'une main d'oeuvre non-supervisée.

II. Champ d'application:Ces termes et conditions s'appliquent aux clients, à GES Spécialiste mondial del'événement et leurs représentants respectifs cela incluant mais nonlimitativement les contrats de sous-traitance, les entrepreneurs, les compagniesde montage et de démontage ainsi que toute autre partie ayant un intérêt dansles marchandises. Chaque partie aura les avantages d'être liée par lesdispositions du présent contrat, y compris mais non limitativement aux délais etexclusions de responsabilité.En acceptant les services de GES Spécialiste mondial de l'événement ou de sesreprésentants, le client ou tout autre partie ayant un lien avec la marchandise,accepte les termes et conditions des présentes.

III. Obligations du client:Paiement des services : Le client sera responsable du paiement de tout serviceimpayé rendu par GES Spécialiste mondial de l'événement ou ses représentants.Le client autorise GES Spécialiste mondial de l'événement à porter à son comptede carte de crédit les services rendus à sa demande, après son départ, en plaçantune commande en ligne, par télécopieur, par téléphone ou par l'intermédiaire debons de commande remplis sur le site de l'exposition.Conditions de crédit : Tous les frais seront dûs avant que les services soientrendus à moins qu'une autre entente à cet effet n'ait été prise à l'avance. GESSpécialiste mondial de l'événement a le droit de demander le pré-paiementcomplet ou d'exiger une garantie d'acquitter les frais au moment de la demandede services à GES Spécialiste mondial de l'événement. À défaut de payer dans ledélai demandé, le client devra acquitter en argent comptant, à l'avance, pour lesprochaines demandes de services à GES Spécialiste mondial de l'événement. Siune carte de crédit est fournie à GES Spécialiste mondial de l'événement, GESSpécialiste mondial de l'événement sera alors autorisé à prélever un montant surces cartes ces cartes de crédits tous frais impayés du client , y compris les fraisd'expédition pour le retour. Tous les frais impayés, 30 jours suivant la livraison,feront l'objet de frais d'intérêt mensuel au taux de 1.5% et ce, jusqu'à l'obtentiondu paiement.

IV. Obligations des parties:Indemnisation : Le client envers GES Spécialiste mondial de l'événement : À l'exceptionde la propre négligence de GES Spécialiste mondial de l'événement et/ou de sa faute, leclient devra défendre, garantir et dédommager GES Spécialiste mondial de l'événementde toutes réclamations, poursuites, demandes, responsabilités, coûts et dépenses,incluant les frais d'honoraires d'avocat et les frais judiciaires résultant de toutes blessuresou décès de personnes, dommages à la propriété causés ou survenus à l'occasion detoute éxécution en vertu de ce contrat.Le client accepte d'indemniser et garantit de tenirGES Spécialiste mondial de l'événement en dehors de tout acte de ses agents ou de sesreprésentants, incluant, mais non limitativement les sous-traitants, les entrepreneurs, lescompagnies de montage et de démontage ainsi que tout autre utilisateur de sonemplacement (espace) ou des agents/ représentants exercant des activités sous le nomdu client ou présents sur invitation du client.GES Spécialiste mondial de l'événement envers le client: Dans les cas de négligence ou defaute de la part de GES Spécialiste mondial de l'événement et sous réserves des limitesde responsabilités ci-dessous, GES Spécialiste mondial de l'événement s'engage àdéfendre, protéger et à indemniser ses clients à l'égard de toute réclamation, poursuites,demandes, responsabilités, coûts et dépenses, y compris les honoraires raisonnablesd'avocat et frais de justice, résultant de toute blessure ou mort de personnes ou dedommages à des biens autres que des marchandises. GES Spécialiste mondial del'événement ne sera pas responsable pour les dommages physiques résultant de laprésence du client sur les lieux spécialement identifiés : "Accès interdit aux exposants"durant les jours et les heures où les exposants sont présents sur les lieux de l'exposition,avant le début et après la conclusion de leur emplacement avec le promoteur del'événement.V. Aucune responsabilité pour les dommages indirects. SOUS AUCUNE CIRCONSTANCEUNE PARTIE NE PEUT ÊTRE TENUE RESPONSABLE POUR LES DOMMAGES SPÉCIAUX,ACCESSOIRES, SUBSÉQUENTS OU PUNITIFS, INCLUANT, MAIS NON LIMITATIVEMENT,LA PERTE DE PROFITS OU CEUX À VENIR.

VI. Responsabilité de GES Spécialiste mondial de l'événement pour perte ouendommagement de marchandiseNégligence : GES Spécialiste mondial de l'événement sera responsable, sous réserves deslimitations contenues au présent contrat, en cas de perte ou de dommages causés auxbiens que si cette perte ou ces dommages sont directement causés par la faute ou lanégligence de GES Spécialiste mondial de l'événement.État de la marchandise : GES Spécialiste mondial de l'événement ne sera pasresponsable pour les dommages, la perte ou les délais dans la livraison de marchandises,marchandise emballée non-conformement, bris de verre ou vices cachés. GES Spécialistemondial de l'événement ne peut être tenu responsable pour l'usure normale de lamarchandise ou pour les dommages causés à la marchandise emballée sous filmrétractable. Toutes les marchandises doivent être en mesure de résister à unemanipulation par équipement lourd y compris mais non limitativement à des chariotsélévateurs, des grues ou des chariots. Il est de la responsabilité de l'exposant des'assurer que la marchandise est correctement emballée pour l'expédition et le transportvers le site d'exposition.Réception de marchandises: GES Spécialiste mondial de l'événement ne peut être tenuresponsable pour de la marchandise reçue sans reçu, sans bons de connaissement, ounombres de morceaux sur le reçu ou bond de connaissement. Cette marchandise doitêtre livrée au stand sans la garantie du nombre de morceaux ou d'état de lamarchandise.Force Majeure: GES Spécialiste mondial de l'événement ne sera pas responsable pour laperte ou l'endommagement résultant de cas de force majeure, de conditionsclimatiques, acte ou négligence du client, du fait autonome du bien, du transporteur, oudu propriétaire, d'autorité publique, de conflits de travail, d'un acte terroriste ou d'uneguerre.

Termes & condition du contrat et limites de responsabilité

Entreposage réfrigéré: La marchandise requérant un espace d'entreposage réfrigéré estentreposée aux risques et périls du client. GES Spécialiste mondial de l'événement n'assumeaucune responsabilité quant à l'entreposage réfrigéré.Espace d'entreposage libre d'accès: GES Spécialiste mondial de l'événement ne sera pasresponsable pour la perte ou l'endommagement de la marchandise pendant que celle-ci setrouve à l'espace d'entreposage libre-accès. Les frais d'entreposage sont pour l'utilisation del'espace et ne sont pas gage d'assurance ou de garantie de sécurité.Marchandise non-attendue: GES Spécialiste mondial de l'événement n' assume aucuneresponsabilité pour la perte ou l'endommagement de marchandise non attendue sur le site del'exposition et ce, peu importe le moment de la réception de cette marchandise et ce, jusqu'auchargement de la sortie de la marchandise, comprenant toute la durée de l'exposition, le clientsera responsable de l'assurance de sa propre marchandise pour tous les risques ou pertes.Main d'oeuvre: GES Spécialiste mondial de l'événement n'assume aucune responsabilité pourles pertes, dommages ou blessures corporelles découlant de la supervision du client pendantl'exécution de la main d'oeuvre par GES Spécialiste mondial de l'événement. Moyennant desfrais supplémentaires, si GES Spécialiste mondial de l'événement supervise une maind'oeuvre, GES Spécialiste mondial de l'événement sera uniquement responsable desréclamations dues à la négligence de son superviseur. Si le client choisit une main d'oeuvrenon-supervisée, le client assume alors toute la responsabilité pour les actions ou réclamationdécoulant de tels travaux et devra indemniser GES Spécialiste mondial de l'événement et lepromoteur de l'évènement, incluant les coûts d'une défense, pour toutes réclamationsrésultant de la supervision du client ou l'échec de la supervision de cette main d'oeuvre.Entreposage: GES Spécialiste mondial de l'événement n'est en aucun cas responsable de perteou dommage causé à des caissons de transport ou à leur contenu, lorsque ceux-ci sont dansl'espace d'entreposage. Il est de la responsabilité de chaque client, d'apposer les étiquettesappropriées (disponibles au comptoir de service GES Spécialiste mondial de l'événement) surles boîtes/caissons devant être entreposées. Les dommages résultant d'une négligenceévidente de GES Spécialiste mondial de l'événement, seront sujettes aux limites deresponsabilités tel que décrit précédemment dans le présent document.Transport forcé: GES Spécialiste mondial de l'événement n'est en aucun cas responsable desbiens qui ne sont pas ramassés, par les transporteurs choisis par les clients, à la fin del'exposition. Il est de la responsabilité de chaque client de remplir les documents nécessaire autransport et de s'assurer que leurs biens sont identifiés correctement. Le client comprend qu'ilest locataire d'un espace pour une durée déterminée, il se doit donc de libérer l'espace aumoment convenu à l'avance. Si des biens demeurent sur le plancher d'exposition (oudébarcadère) après le moment convenu, GES Spécialiste mondial de l'événement a le droit deles déplacer afin remettre les lieux à leur condition de départ, tel que stipulé dans le contratentre le propriétaire de la salle et le promoteur. Dans cette éventualité, GES Spécialistemondial de l'événement est autorisé à utiliser la méthode désirée de retour des expéditions auclient et ce, aux frais du client. GES Spécialiste mondial de l'événement se garde le droit dedisposer, sans aucune responsabilité, des biens laissés sans directives, sans étiquettes ou avecdes étiquettes incorrectes.

Dommages causés par négligence: GES Spécialiste mondial de l'événement n'est en aucun casresponsable des dommages / pertes causés par la négligence du client (biens mal emballés,biens sans étiquettes, etc)Emplacements laissés sans surveillance: GES Spécialiste mondial de l'événement n'est enaucun cas responsable des dommages / pertes subis alors que l'emplacement est laissé sanssurveillance et ce, peu importe le moment. Du moment où le matériel est livré audébarcadère, jusqu'au moment où il pris en charge par le transporteur du client, et autremoment, GES Spécialiste mondial de l'événement se dégage de toute responsabilité. Tous lesbons de commande Manutention soumis à GES Spécialiste mondial de l'événement serontrévisés lors de la procédure de retour et seront corrigés en cas de divergences entre lademande et la réalité.Mesures de dédommagement: La responsabilité de GES Spécialiste mondial de l'événementest limitée au moindre coût entre: 1) la valeur dépréciée du bien, 2) le coût de réparation ou 3)la responsabilité limitée. La responsabilité limitée correspond au moindre coût entre 0,30$(trente cents) par livre par morceau, 50,00$ (cinquante dollars) par article ou 1 000$ (milledollars) par envoi.Assurances: GES Spécialiste mondial de l'événement n'est pas une compagnie d'assurances etn'offre ou ne fournit pas d'assurances. Il est de l'obligation de chaque client de s'assurer queleurs biens soient assurés en tout temps. Le vol ou la perte de biens pendant l'entreposage,pendant le transit pour le salon et/ou dans la salle d'exposition est l'unique responsabilité duclient à moins qu'il soit clairement démontré que GES Spécialiste mondial de l'événement aitagit de façon négligente.

Réclamation de perte ou de dommage: Pour qu'une réclamation soit valide, les avis de perte ou dedommage doivent être signalés à GES Spécialiste mondial de l'événement dans les 24 heures del'évènement le plus récent, de la livraison des biens ou de l'incident.Description de la réclamation: Toute réclamation pour perte ou dommage à votre matériel doit êtrefaite par écrit, avec suffisamment de faits pour que nous puissions clairement identifier le matériel.Votre description doit attribuer la responsabilité de la perte ou du dommage de votre bien etégalement faire réclamation d'un montant d'argent ($). Votre réclamation doit être faite dans lesdélais mentionnés ci-haut.Un rapport de dommage, rapport d'inspection, rapport d'incident, un bon de connaissementindiquant une perte, ne constituent pas une réclamation faite en bonne et due forme.Les réclamations pour des biens prétendus perdus, volés ou endommagés sur le site d'expositiondoivent être reçues par écrit, chez GES Spécialiste mondial de l'événement, dans les soixante (60)jours suivants la fin de l'exposition.Les réclamations pour des biens prétendus perdus, volés ouendommagés durant le transport doivent être reçues dans les neuf (9) mois suivant la date delivraison des biens. GES Spécialiste mondial de l'événement travaille avec des sous-traitants pour letransport des biens. Les réclamations pour dommage durant le transport doivent être faitesdirectement au transporteur du client, tel que stipulé sur le bon de commande manutention. En casde différend avec GES Spécialiste mondial de l'événement, le client ne retiendra aucun paiement ousomme dûe à GES Spécialiste mondial de l'événement pour compensation à une perte oudommage. L'exposant s'engage à payer GES Spécialiste mondial de l'événement dès la fin del'exposition pour tous les services contractés et comprend que toute réclamation est considéréecomme une action indépendante. GES Spécialiste mondial de l'événement se réserve le droit d'alleren collection pour tout montant dû après l'exposition, même si des montants sont réclamés pourperte ou dommage.Dépôt de poursuite: Toute action adressée à la cour pour bris ou dommage doit être déposée dansl'année (1 an) suivant le refus de GES Spécialiste mondial de l'événement d'indemniser.

VII. JuridictionCes termes et conditions du présent contrat, sont soumis aux lois en vigueur dans la province deQuébec (Code civil du Québec) et / ou aux lois fédérales.

VIII. Manutention à l'avance / Entreposage temporaire / Entreposage à long termeTous les termes et conditions relatifs à la manutention à l'avance, à l'entreposage temporaire et àl'entreposage à long terme se retrouvent sur une page séparée du présent document (pageintitulée «Accord sur l'entreposage»). Dans l'éventualité d'un désaccord concernant l'entreposage,les règles suivantes s'appliquent, tout en respectant la responsabilité de GES Spécialiste mondial del'événement envers les biens des clients:

La responsabilité de GES Spécialiste mondial de l'événement est limitée à l'exercice de manutentionet entreposage standard, envers les biens des clients. GES Spécialiste mondial de l'événement estresponsable de la perte ou le dommage de biens, uniquement s'il en résulte d'une négligence. Laresponsabilité de GES Spécialiste mondial de l'événement est limitée à soixante cents (0,60$) parlivre ou la valeur réelle de l'article. Dans le cas de perte ou dommage partiel, la responsabilitémaximale sera calculée au prorata en fonction du poids. GES Spécialiste mondial de l'événementn'est pas responsable d'aucun vol ou dommage causé par, mais non limité à, un incendie, vol,vandalisme, humidité, vermine, bris mécanique, changement de température radical, et autressituations hors du contrôle de GES Spécialiste mondial de l'événement. GES Spécialiste mondial del'événement n'est pas responsable du bris, de l'égratignure ou fêlure d'objets de verre ou autrematière fragile. GES Spécialiste mondial de l'événement n'est pas responsable des fonctionsmécaniques des instruments ou appareils, même si ceux-ci sont emballés ou déballés par GESSpécialiste mondial de l'événement. Dans aucun cas, GES Spécialiste mondial de l'événement n'estresponsable pour les dommages spéciaux, accessoires, subséquents ou punitifs, incluant, mais nonlimitativement, la perte de profits ou ceux à venir. Le client défraye les coûts d'entreposage, ou demanutention à l'avance uniquement pour l'usage de l'espace. Il n'y a aucune garantie de sécurité ouinterprétation faite par GES Spécialiste mondial de l'événement quant à la condition du matériel duclient. Le risque de perte demeure donc l'unique responsabilité du client et GES Spécialiste mondialde l'événement recommande au client d'avoir une assurance suffisante pour couvrir les risquesencourus.

NOTE IMPORTANTE: L'EXPÉDITION OU LA LIVRAISON D'UN ENVOI CHEZ GES SPÉCIALISTE MONDIALDE L'ÉVÉNEMENT OU UN DE SES SOUS-CONTRACTANTS PAR UN CLIENT OU UN TRANSPORTEURDOIT ÊTRE INTERPRÉTÉE COMME UNE ACCEPTATION DU CLIENT (OU TIERCE PARTIE) DES TERMESET CONDITIONS DU PRÉSENT CONTRAT.

Termes & condition du contrat et limites de responsabilité

La sécurité est très importante pour toutes les personnes qui travaillent dans la salle d’exposition – surtout la vôtre !

GES Spécialiste mondial de l'événement s'engage à la sécurité dans notre compagnie et à travers les fonctions que nous effectuons. Nous vous demandons de prioriserla sécurité lors de vos activités pendant l’évènement. Si vous êtes témoin d’une action qui représente un danger, veuillez s.v.p. la rapporter à un superviseur de GESSpécialiste mondial de l'événement. En témoignant des actions non-sécuritaires, vous aiderez à rendre l’évènement plus sécuritaire et agréable pour vous et vosconfrères exposants.Veuillez vous référer et respecter la liste des conseils de prévention de pertes que vous trouverez ci-dessous. Ces directives aideront à améliorer la sécurité del’évènement en général et de prévenir des blessures aux exposants, aux employés et à vous. Amusez-vous et faites-le en toute sécurité ! Merci de votre collaboration!

Guide de conseils de prévention de perte pour les exposants sur le site de l’événement.

• Il est strictement interdit de fumer dans le hall d’exposition.• Il est INTERDIT de monter debout sur les chaises, tables ou tout autre mobilier. Veuillez utiliser une échelle ou demander de l’aide auprès du personnel de

GES Spécialiste mondial de l'événement• Seuls les employés autorisés de GES Spécialiste mondial de l'événement ont l’autorisation d’opérer les chariots élévateurs ainsi que les transpalettes.

Demandez de l’aide.• Faites attention aux chariots élévateurs qui circulent dans les allées et sur les débarcadères. Veuillez s.v.p. vous tenir loin de ces appareils, surtout lorsqu’ilstransportent une charge ou une palette.• Ne jamais courir dans le hall d’exposition. S.V.P. veuillez marcher. Attention où vous mettez les pieds dans les allées et restez loin des débarcadères.• Les fils électriques ainsi que les extensions peuvent être dangereux s’ils sont effilochés ou étendus dans une allée. S.V.P. veuillez vérifier l’état des fils. Pour touteassistance ou pour remplacer un fil endommagé, veuillez aviser le responsable des services électriques. Ne pas surcharger les prises électriques.• S.V.P. veuillez garder les sorties de feu dégagées. Si vous êtes témoin d’un feu, veuillez le signaler immédiatement ou actionner l’alarme de feu le plus près.• Si vous renversez quelque chose, ou apercevez un liquide renversé, veuillez le signaler immédiatement.• Gardez votre espace propre. Jetez les débris et disposez votre matériel de façon sécuritaire.• Les allées doivent restées propres et sans débris.• Assurez-vous que vos effets de grandes valeurs sont placés dans un endroit sécuritaire dans le hall d’exposition. Les articles laissés sans supervision dans leskiosques, peuvent être des cibles pour le vol.• Si vous avez des préoccupations ou des questions par rapport à la sécurité, veuillez vous adresser à un représentant de GES Spécialiste mondial de

l'événement.

Safety is very important for everyone working in the exhibit hall - especially you!GES Global Experience Specialists is committed to safety throughout our company and in the work that we do. We request that you make safety a part of your activities duringthe show. If you see something unsafe or that presents a hazard, please bring it to the attention of a GES Global Experience Specialists supervisor. By reporting unsafe orhazardous conditions, you will help make the show safer and more enjoyable for yourself and your fellow exhibitors.Below you will find a list of Loss Prevention Guidelines that we request you follow while at showsite. These Guidelines will enhance the overall safety of the show and help toprevent injuries to you, our employees, and other exhibitors. Enjoy the show safely. Thank you for your cooperation!

Exhibitor loss prevention guidelines at showsite• Smoking is prohibited in the exhibit venue.• Standing on chairs, tables, and other furniture is PROHIBITED. The furniture is not designed to support your standing weight. Please use a ladder or ask GES Global ExperienceSpecialists personnel for assistance.• Forklifts and pallet jacks are to be used by authorized GES Global Experience Specialists personnel only. Please do not operate this equipment. Ask for help.• Be aware of the forklifts moving throughout the aisles and docks. Please stay clear of them, especially when they are carrying a crate or load.• Never run in the exhibit hall. Please walk. Watch your step in the aisles and stay away from the loading docks.• Electrical wires and cords can be hazardous if frayed or stretched over a walkway. Please check all cords for damage. Notify the electrical service company if you need assistancerepairing or removing a damaged cord. Do not overload outlets or plugs.• Please keep fire exits clear. Report any fires immediately or pull the nearest fire alarm.• If you spill something, or notice a spill, clean it up or report it immediately. Please do not walk away from a spill.• Apply good housekeeping. Dispose of any waste properly and keep materials stacked securely.• Keep aisles free and clear of any and all debris.• Protect your valuables while on the show floor. Please keep all expensive or valuable items secured. Unattended items in booths are easy theft targets.

Sécurité d'abord!Safety First!

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SVP Compléter, imprimer, signer et retourner à:

Toronto/Head OfficeTel: 905.951.1612

Montreal/Eastern RegionTel: 514.868.6650

Calgary/Prairie RegionTel: 403.851.1152

Vancouver/Western RegionTel: 778.328.2841

BON DE COMMANDE: Douane & transport

Section 1 - Information sur l’exposant et l’événement

Nous désirons utiliser NALSI pour: (SVP cocher une case) Douane & transport Douane seulement Transport seulement

Nom de l’emplacement: Date de cueillette: Heure: Adresse: Ville: Prov./Etats: Code postal/Zip: Contact: Téléphone: Courriel: US tax #/EIN: Exposant: Nom de l’événement: Date(s): Kiosque #:

Section 2 - Transporteur / information sur l’expéditionNom de votre transporteur NALSI Autres

Section 3 - Modalité de paiement (doit être complété)

Facturer sur: Visa MasterCard American ExpressNom du détenteur: Numéro de compte #: Date d’expiration: CVC #: Signature autorisée: Courriel: J’autorise l’utilisation de la carte de credit pour le paiement relatif à ce bon de commande

OPTION #1 Paiement automatique par carte de credit. Des frais d’adminstration de 5% seront ajoutés à votre facture. OPTION #2 Paiement devrons étre effectués au plus tard 15 jours suivant la date de facturation, si après 45 jours suivant la date de facturation aucun paiement n’a été reçu, la carte de crédit sera utilisée et des frais d’administration de 5% seront appliqués.

Numbre de pièces Dimension (pouces) Poids (LBS)Boites L La H Caissons / caisse de plastique L La H Palette L La H Tapis / autre L La H TOTAL Services additionels: Hayon élévateur Cueillette avec besoins speciaux Accessibilité au 53’? Cueillette: Oui Non Livraison: Oui Non Quai de chargement? Cueillette: Oui Non Livraison: Oui NonBesoin d’assurance additionnelle? Oui Non Valeur:Assurance Cargo (À compléter seulement si vous utilisez NALSI) **Des frais supplémentaire s’appliqueront pour de l’assurance**

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Nom de l’emplacement: Date de livraison: Heure: Adresse: Ville: Prov./Etats: Code postal/Zip: Contact: Téléphone: Courriel: US tax #/EIN: Exposant: Nom de l’événement: Date(s): Kiosque #: Ad

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Les Factures Sont Traitées Électroniquement et Transmises par Courriel

L’adresse de retour est la même que celle de la cuillette si même adresse, seulement compléter date et heure de cueillette Service pour le retour non-requis

Soumission #

FB#

***Applicable seulement si la cueillette s’effectue à un événement***

***Votre nom de compagnie***



***Applicable seulement si le retour se fait à un autre événement***

***Pour assurance seulement***

***Applicable seulement si livraison à un événement***

MESURES DE SÉCURITÉ ET PRÉVENTION DES INCENDIES 1 Centre des congrès de Québec – janvier 2013

MESURES DE SÉCURITÉ ET PRÉVENTION DES INCENDIES La prévention des incendies est soumise à des lois, normes et règlements très stricts. Les règles de prévention des incendies mises en application au Centre des congrès de Québec permettent de limiter les risques inhérents aux congrès et expositions de façon à ce qu’ils soient contrôlés par les systèmes de protection des incendies. Elles doivent être respectées en tout temps.

Toute installation doit être approuvée par le chef de la sécurité et de la prévention du Centre des congrès de Québec.

Lois, normes et règlements

Les exigences mentionnées dans ce document ne sont qu’un bref résumé de la réglementation municipale de la Ville de Québec en matière de prévention des incendies, du Code national du bâtiment 1990, du Code national de prévention des incendies 2005, de la Loi sur la sécurité dans les édifices publics (S3, r4) et toute réglementation s’y rapportant.

Pour toute demande d’information supplémentaire, vous pouvez communiquer avec la Direction de la gestion immobilière et du soutien aux événements (DGI) du Centre des congrès de Québec au 418 644-4000 ou en tout temps avec le service de la sécurité au numéro 418 649-7711 poste 4900.

Approbation des plans de salle

Il est de la responsabilité de l’organisateur de faire approuver tout plan d’aménagement de salle par la DGI du Centre des congrès de Québec, au plus tard dix (10) jours ouvrables avant le début des activités de montage.

Aménagements des salles

Les issues et accès aux issues doivent être libres en tout temps. Les affiches indiquant les sorties doivent être visibles et faciles à identifier. Le matériel incendie doit être visible et accessible. Les espaces prévus comme issue pour le hall d’entrée et les foyers doivent demeurer

dégagés et accessibles. Des allées de circulation d’un minimum de 3 m (10 pieds) de largeur doivent être

conservées en tout temps. Chaque porte d’issue doit être desservie par une allée qui donne accès à au moins une

autre sortie. L’allée doit desservir en n’importe quel point deux directions opposées menant à une porte

d’issue. La distance à parcourir jusqu’à une porte d’issue doit être d’au plus 45 m (150 pieds) en

n’importe quel point.


Lorsque le nombre d’occupants d’une assemblée ou d’un stand fermé dépasse soixante (60) personnes, deux moyens d’évacuation doivent être prévus.

L’entreposage de boîtes, caisses et autres matériaux combustibles doit se faire dans un endroit inaccessible au public. Aucun entreposage ne peut être effectué à l’intérieur du stand, à l’exclusion de l’entreposage du matériel d’exposition ou promotionnel sur une superficie maximale correspondant à 10 % de la superficie totale du stand et sur une hauteur maximale de un mètre.

Aucun entreposage n’est toléré à l’arrière ou entre les stands.

Seuls les prolongateurs électriques (rallonges) munis d’une mise à la terre sont autorisés.

L’utilisation de pièces pyrotechniques exige l’approbation de la DGI du Centre des congrès de Québec et du Service de protection contre l’incendie de la Ville de Québec.

Construction des stands ou décor

Les stands et les décors doivent être de construction incombustible ou ignifugée.

Les stands et les décors en bois sont autorisés seulement s’ils sont construits de bois franc d’un minimum de 7 mm (¼ pouce) d’épaisseur. S’il s’agit de bois en latte celui-ci doit être bouveté. Les panneaux de particules sont interdits.

Il n’est pas nécessaire d’ignifuger la marchandise en démonstration, mais les quantités doivent être limitées à un échantillon par couleur, qualité ou texture.

Les structures avec plafond de plus de 37,16 m2 (100 pi2) incluant les véhicules récréatifs doivent être munies d’avertisseurs de fumée avec audibilité de 90 décibels. Le Centre des congrès de Québec se réserve le droit d’exiger que certaines structures soient protégées par des extincteurs automatiques à eau ou par du personnel qualifié en combat incendie, et ce, aux frais de l’exposant ou de l’organisateur.

Les stands et décors fermés doivent être munis d’un système d’éclairage d’urgence.

Le papier transparent (acétate), les boîtes de papier ondulé, le papier sans joint, le polystyrène, le coroplaste et les arbres résineux naturels, le préfini 1/8 pouce d’épaisseur, la jute, tout papier ou carton, tapis gazon, arbres et fleurs artificielles sont strictement interdits.

Liquides et gaz inflammables

L’utilisation du propane est limitée à un cylindre d’une capacité maximale de 5 livres, par salle.

Lors d’une exposition, l’utilisation du propane est autorisée pour un maximum de 5 % du nombre total des stands.

Tout autre type de liquide ou gaz inflammable doit faire l’objet d’une demande d’approbation auprès de la DGI du Centre des congrès de Québec.

Les contenants neufs n’ayant jamais contenu de tels produits peuvent être exposés.

Lorsqu’ils ne sont pas utilisés, les liquides et gaz inflammables doivent être entreposés dans le local prévu à cette fin, en communiquant avec le Service de la sécurité (sans frais).


Il est interdit de placer les bonbonnes et bouteilles de gaz comprimé dans les issues, à l’extérieur sous les escaliers et à moins d’un mètre d’une issue.

Appareils de cuisson

L’utilisation d’appareils de cuisson doit faire l’objet d’une approbation de la DGI du Centre des congrès de Québec.

Les appareils de cuisson doivent être à une distance de 0,6 m (2 pieds) des visiteurs et de tous matériaux combustibles.

Les appareils doivent être déposés sur une surface incombustible et solidement fixés.

Tout appareil de cuisson doit être homologué par un organisme canadien reconnu.

Un extincteur portatif ayant une capacité d’extinction d’au moins 2A-20B:C doit être prévu près de chaque appareil de cuisson.

Toute surface de cuisson d’une capacité totale d’au plus 8 KW pour un équipement de cuisson fonctionnant à l’électricité, ou d’au plus 14 KW pour un équipement fonctionnant au gaz, doit être pourvue d’une hotte raccordée à un réseau d’évacuation d’air. Sa mise en place doit être conforme à la norme NFPA 96. Réf. : CNPI 1995, article 2.6.1.9.2.

Flamme nue

À l’exception des appareils de cuisson ou d’utilisation de chandelles, toute utilisation de dispositif à flamme nue est interdite.

La démonstration de chandelles allumées est interdite sous une tente, ou dans un stand muni d’un toit.

Dans les seuls cas ou des chandelles sont en démonstration, il est permis d’avoir un maximum de quatre chandelles allumées par stand aux conditions suivantes :

o le pourtour de la flamme doit être protégé par un verre;

o la chandelle doit reposer sur une base incombustible d’une superficie d’au moins 1½ fois la hauteur de la chandelle;

o la chandelle ne doit pas être accessible au public;

o le stand doit faire l’objet d’une surveillance constante;

o un extincteur portatif doit être situé dans le stand.

Véhicules et autres moteurs à combustion

Les bouchons de réservoirs de carburant doivent être verrouillés, à l’exception des réservoirs n’ayant jamais contenu de carburant.

Les réservoirs ne doivent pas contenir plus du quart de leur capacité, à l’exception des véhicules des services d’urgence.

Les accumulateurs doivent être débranchés, à moins d’autorisation de la DGI du Centre des congrès de Québec.


Il est interdit de démarrer un véhicule à combustion.

Les clés des véhicules doivent être conservées au poste de sécurité.

Pancartes et autres objets

L’usage de pancartes à main, pancartes montées sur bâton ou tige, mégaphones ou tout autre objet, qui de par sa nature peut constituer un élément perturbateur ou un danger pour l’intégrité des personnes, des lieux et du bâtiment, est interdit à l’intérieur du Centre des congrès et sur les terrains lui appartenant.

Les cas d’exception seront traités de façon individuelle par la DGI.

Divers

L’utilisation d’un appareil de chauffage à combustible solide, liquide ou gazeux est interdite.

Lorsqu’une garderie est en fonction pendant un événement, il doit y avoir un moniteur par dix enfants et un moniteur par cinq enfants pour les enfants de moins de deux ans. De plus, l’organisateur devra s’assurer de la conformité de cette garderie en vertu de la Réglementation sur les services de garde.

Seuls les gaz inertes sont autorisés pour l’assemblage des structures gonflables.

Les machines à fumée fonctionnant à particules d’huile sont strictement interdites.

La présence d’animaux doit faire l’objet d’une approbation des autorités de la Société du Centre des congrès de Québec. Seuls les chiens d’assistance pour handicapés sont autorisés sans restriction.

Le foin, la paille, les copeaux ou autres matières combustibles similaires, à l’exception de celles qui sont utilisées pour l’alimentation et l’entretien journalier des animaux, sont interdits. L’entreposage doit se faire à l’extérieur ou dans une pièce offrant une résistance au feu d’une heure. Un extincteur de type 2A doit se trouver à proximité.

5 Édition guide de l’exposant - salon du vélo · guide de l’exposant • 5 2. rÈglements...

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