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Texte structuré On ne doit pas confondre la structure du texte avec la structure du document. Au module 4, nous verrons comment un document structuré peut intégrer de nombreux éléments comme une page de garde, des chapitres, des encarts, une table des matières, un index, etc.

Ici, il est plutôt question de l’ordre de lecture du texte. En effet, l’écriture – et conséquemment la lecture – est une opération essentiellement linéaire : il y a les premiers mots et les derniers mots et l’opération passe séquentiellement des premiers aux derniers. Bien qu’il y ait des con-ventions différentes dans certaines langues (arabe, chinois…), la plupart des textes des langues occidentales se lisent de gauche à droite sur chaque ligne et de haut en bas sur chaque page. Les colonnes de journal, les colonnes de tabulations et les tableaux modifient à leur manière cette linéarité.

COLONNES DE JOURNAL

L’origine du terme «colonne de journal» remonte aux premières gazettes. À cette époque, comme la surface de pu-blication était limitée, il était impératif d’utiliser de tout petits caractères, ce qui avait pour effet de produire des lignes comprenant beaucoup plus de mots. Or, dans ce cas, quand l’œil ar-rive en bout de ligne, il a de la difficulté à se positionner au début de la ligne sui-vante. D’où l’idée de séparer la page sur la largeur en plusieurs colonnes qui se lisent, un peu à la façon de pages étroites placées côte-à-côte, de haut en bas sur cha-cune des colon-nes et celles-ci de gauche à droite, comme pour ce texte-ci.

Pour disposer tout le texte d’un docu-ment (composé d’une seule section) sur plusieurs colonnes, il suffit d’en préciser le nombre via la commande Mise en page / (Mise en page) / [Colonnes] / «Deux» ou «Trois» au choix ou encore «Autres colonnes». Lors du choix «Deux» ou «Trois», Word réserve un espace de séparation d’environ 1,25 cm (un demi-pouce) entre chacune des co-lonnes, puis en calcule la largeur en fonction de leur nombre et de l’espace disponible entre les marges.

Par ailleurs, le choix «Autres colonnes» ouvre simplement la boîte de dialogue, ce qui permet à l’utilisateur de choisir lui-même le détail des paramètres. Parmi ceux que l’utilisateur peut fixer lui-même, il y a la possibilité de définir des colonnes de largeurs différentes, d’augmenter ou de diminuer la distance de séparation des colonnes et de placer une ligne séparatrice au centre de l’es-pace entre les colonnes.

La situation se corse légèrement lors-qu’il s’agit de disposer, en plus d’une colonne, une portion seulement du do-cument. En effet, la disposition du texte en colonnes relevant de la mise en page (il s’agit d’une fonction de type «Section»), il faudra placer le texte en colonnes dans une section isolée. Ainsi, pour que le texte «régulier» et le texte en colonnes puissent se trouver sur une même page, on devra placer un «Saut de section» de type «continu» juste avant et un autre juste après le texte visé avec la commande Mise en page / (Mise en page) / [Saut de pages] «Sauts de section» / «Con-tinu». La section qui se trouve entre ces deux sauts de section continus pourra alors être mise en page en plu-sieurs colonnes de la même façon qu’un document d’une seule section. À cette différence près que, la zone à dis-poser en colonnes étant bien délimitée, Word créera des colonnes de même longueur. On parle alors de «colonnes équilibrées».

Il est à noter que Word distribue auto-matiquement le texte de façon à ce qu’il remplisse les colonnes en commençant par le haut celle de gauche jusqu’au bas de celle de droite. Mais, l’utilisateur peut au besoin définir lui-même l’endroit où le texte passe d’une colonne à

l’autre en insérant le caractère de con-trôle «Saut de colonne» qui, comme son nom l’indique, fait passer la suite du texte au haut de la colonne suivante.

Comme pour le texte régulier, Word gé-nère un saut de page automatique quand le texte de la dernière colonne d’une page atteint le bas de la page.

Une méthode très efficace pour placer en colonnes une partie d’un texte déjà défini consiste simplement à la sélec-tionner et à utiliser la même commande ([Deux], [Trois]…). Word insère alors lui-même les deux sauts de section continus de part et d’autre de la plage de texte sélectionnée et crée des co-lonnes équilibrées.

Généralement, on saisit d’abord le texte avant de le disposer en colonnes, mais ce n’est bien sûr pas toujours le cas. On peut alors d’abord A) insérer un carac-tère de contrôle indiquant le début d’une nouvelle section. Puis, B) définir la mise en page de cette nouvelle sec-tion en mode colonnes. Ensuite, il suffit de C) taper le texte à la queue leu leu dans l’espace des colonnes ainsi défini et enfin, à la fin du texte, D) définir de nouveau un changement de section «Continu» pour pouvoir ensuite repas-ser au mode régulier «Une» colonne pour éviter que tout le reste du docu-ment ne se retrouve au complet sur plu-sieurs colonnes.

Enfin, signalons que la mise en co-lonnes réduit le nombre de mots dans une ligne et de ce fait, augmente la lar-geur de l’espace excédentaire entre le dernier mot qui entre sur la ligne et la marge de droite. Si le texte est justifié, l’espace entre les mots devient excessif et il est souhaitable alors d’activer la coupure de mot, comme il a été fait dans ce texte (voir la 1re ligne ce para-graphe-ci où l’absence de coupure place-rait un espace excessif entre les mots).

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COLONNES SUR TABULATIONS

Dans le cas des colonnes sur tabulations, le texte défile toujours de gauche à droite, mais les lignes ont elles-mêmes une structure interne commune qui fait correspondre leurs éléments entre eux. On les associe souvent à des colonnes de données où, pour un article donné, existe une liste de valeurs associées dans un ordre précis. On obtient alors une structure à deux dimensions : les lignes pour les différents sujets et les colonnes pour les différentes informa-tions. Si on compare par exemple

Albertine Doutrelepont, F, 41 ans, physiothérapeute, 888-321-3456 Luc Cyr, M, 19 ans, étudiant philo, 777-123-1234

et

Albertine Doutrelepont F 41 ans Physiothérapeute 888-321-3456 Luc Cyr M 19 ans Étudiant philo 777-123-1234

on voit bien que la relation existant entre les informations alignées sur chacune des colonnes est beaucoup plus évidente dans le deuxième cas de figure.

Tout comme pour l’alignement des paragraphes, la disposition des colonnes s’obtient au moyen de marqueurs que l’on place sur la règle mais que l’on nomme «Taquets de tabulation». Chaque taquet définit la position de la colonne et le passage, de la fin d’une colonne vers la colonne suivante, s’obtient au moyen du caractère de tabulation (touche <Tab>). Ainsi, les deux lignes ci-dessus disposées en colonnes comportent sur la règle la suite de taquets aux points 1 cm, 5,75 cm, 7,25 cm, 10 cm et 14,5 cm comme on peut le voir sur l’image de la règle. Quant au texte, il a été saisi dans l’ordre. Par exemple, pour la ligne 2 : «Luc Cyr <Tab> M <Tab> 19 ans <Tab> Étudiant philo <Tab> 777-123-1234», la touche <Tab> amenant le cur-seur au prochain taquet.

Le taquet utilisé pour les deux lignes de données est dit «tabulation gauche » car le texte y est accolé à gauche et se déploie vers la droite. Mais il existe aussi plusieurs autres tabula-

tions dont la «centrée » et la «droite ». Ces deux tabulations sont utilisées entre autres

pour obtenir des en-têtes et des pieds de page contenant à la fois un texte aligné sur la marge de gauche, un sur celle de droite et un troisième au centre, entre les deux autres. Le pied-de-page de ce document est créé sur ce modèle.

La gestion des taquets de tabulation peut s’effectuer directement avec la souris. Il suffit en effet de cliquer sur la règle pour y créer une tabulation ou bien sélectionner une tabulation qui s’y trouve. On peut alors glisser le taquet sur la règle pour le repositionner ou encore le glisser à l’extérieur de la règle (par le haut ou par le bas) pour le supprimer.

Par défaut, le type de tabulation obtenue est la tabulation gauche. Mais à l’intersec-tion des règles verticale et horizontale se trouve un «distributeur de taquets» qui permet de choisir (par un clic de souris) parmi la liste des taquets, celui qui sera ensuite appliqué lors d’un clic sur la règle.

Parmi les autres types de tabulations, on retrouve aussi les tabulations «décimale » et les

«barre ». Bien que peu employées, elles servent à aligner des colonnes de chiffres sur la virgule (ou le point) décimal et aussi à ajouter, à un endroit précis de la règle, une barre verticale comme suit :

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Albertine Doutrelepont F 41 ans Physiothérapeute $41 300 Luc Cyr M 19 ans Étudiant philo $289,50

Dans le cas du taquet décimal, les valeurs sont alignées à droite jusqu’à l’entrée du symbole décimal (virgule ou point), après quoi les caractères suivants sont déployés à droite. Pour ce qui est de la barre verticale, elle est automatiquement insérée dans le texte de la ligne sans autre besoin d’intervenir.

La tabulation est une fonction de type Paragraphe. Il est par conséquent important de ne pas oublier de sélectionner toutes les lignes d’un ensemble disposé en colonnes sur tabulations avant de déplacer un taquet sur la règle, d’en définir un nouveau ou d’en supprimer un.

Tout comme dans le cas des marqueurs de retraits des para-graphes, l’utilisation de la souris est très intuitive mais, aussi, souvent imprécise. Word offre donc la boîte de dialogue «Ta-bulations» que l’on obtient en passant par la boîte de dialogue «Paragraphe». On y trouve la liste des tabulations installées sur la règle, la possibilité de les modifier, d’en ajouter et d’en supprimer. Le bouton [Effacer] permet évidemment de suppri-mer de la liste le taquet situé à la position affichée dans la case de saisie. Le bouton [Définir] permet d’ajouter dans la liste un taquet à l’endroit désigné «Position». Si ce taquet existe déjà, il prend les valeurs des paramètres sélectionnés dans la boîte de dialogue.

La section «Alignement» permet de définir ou de redéfinir le type de tabulation. Quant à la section «Points de suite», elle permet de déterminer si le taquet sélectionné sera ou non précédé de points de suite et, si oui, de quel type de points il s’agira. Ce type de tabulation est utilisé entre autres par les fonctions de références que nous verrons au module 4, comme les index et les tables des matières.

Par exemple :

Composantes du système _________________________________________________________ 9 Le texte ______________________________________________________________________ 9 Les codes _____________________________________________________________________ 9 La mémoire __________________________________________________________________ 10 La souris ____________________________________________________________________ 10

Comme il arrive à l’occasion que l’on désire modifier le contenu ou l’apparence d’une telle table de références, il est important de bien connaître le fonctionnement des tabulations.