19 septembre 2008 séminaire départemental una seine et marne vers une convention départementale...

19 septembre 2008

Séminaire départementalUNA Seine et MarneVers une convention départementale de modernisation

CR du séminaire du 19 Septembre 2008

UNA – Séminaire départemental Modernisation Seine et Marne – CR du séminaire du 19 Septembre /

… Après une première réunion

Vous étiez 15 structures adhérentes présentes le 30 mai 2008…

En sortant

• 100% ont apprécié la première journée de travail, mais 47% étaient demandeurs d’informations complémentaires

• 40% d’entre vous n’avaient pas réfléchi au programme de modernisation

• 80% d’entre vous s’estimaient capables de définir leur priorité sur le programme de modernisation après un temps de réflexion 33% souhaitaient des journées thématiques sur les chantiers

47% avaient besoin de soutien dans leur structure


Participants au séminaire du 19/09/08

• M.Camman, UNA Seine et Marne

• Mme Giry-Ségura, UNA Seine et Marne

• M.Pin, UNA Seine et Marne

• Mme Preteux, UNA Seine et Marne

• M.Courtois, ASSAD 77

• M.Souder, ASSAD 77

• Mme Soupin, Domicile Action

• M.Desmaison, Domicile Action

• Mme Lassiège, ASSAD Lizy sur Ourq

• Mme Taupin, Meaux

• Mme Planquette, Rozay en Brie

• M.Dauge, Directeur administratif et financier UNA

• Mme Allainmat, Responsable du pôle modernisation et dynamique du réseau

• Mme Douënel, Consultante

• Mme Barthélémy, Consultante

• Mme Pinson, ASSAD RM

• Mme Bazire, Fontainebleau

• M.Legras, Veneux les Sablons

• Mme Duchene, Veneux les Sablons

• Mme Cellerier, Crecy la Chapelle

• Mme Corchete, Montereau

• Mme Paupadin, Montereau

• M.Amar, Pontault Combault

• Mme Houdan, Villeparisis

• Mme Grosse, SIAD Meaux

• M.Cano, CPAM


Décisions et priorités de travail

Choix des chantiers prioritaires, calendrier


Choix des chantiers prioritaires (1/2)

Structures Pratiques Offre Qualité GPEC

-PRPForm DIR

MUTUAL

GEST &

ORGSI

CCAS Roissy 5 12 10 8

Aidadom 8 5 12 10 4 3

CEF Montereau 5 10 8 1 4 3 12 2

CCAS Pontault C 8 5 3 12 1 10 4 2

CCAS Villeparisis 8 10 3 5 4 12 2

ASSAD 77 8 3 4 5 2 12 10

CCAS Fontainebl 12 8 4 5 10 2 3

ADCSL Veneux 8 12 5 10

SIAD Meaux 10 1 8 5 3 12 4 2

ASSAD Meaux 12 10 8

ASSAD Crécy 4 10 3 2 8 5 12

AAD Centre 77 8 12 10

ASSAD Lizy 12 10 3 5 4 2 8 1

ASSAD RM 3 12 8 10 1 2 4 5

Domicile Action 12 5 4 10 8

Total 86 118 59 88 25 73 87 76

Total pondéré 5,73 7,87 3,93 5,87 1,67 4,87 5,80 5,07

Classement 4 1 7 2 8 6 3 5

1. Diversification de l’offre d’aide, de soins et de services

2. GPEC – Prévention des risques

3. Gestion et organisation des structures

4. Généralisation des bonnes pratiques professionnelles

5. Système d’information

6. Développement des structures de coopération et des opérations de mutualisation

7. Démarche qualité

8. Formation des personnels de direction

Grille de notation

Priorité 1 12 Priorité 3 8 Priorité

5 4 Priorité 7 2

Priorité 2 10 Priorité 4 5 Priorité

6 3 Priorité 8 1


Choix des chantiers prioritaires (2/2)

Le chantier GPEC-PRP• le thème GPEC-PRP relève d’un fort intérêt pour les structures et figure en priorité 2, dans le cadre du

programme de modernisation. Il pourra être financé dans le cadre de la convention CG/CNSA.

Les chantiers prioritaires sont donc : 1. Diversification de l’offre d’aide, de soins et de services

• Ce chantier doit être abordé en traitant simultanément des besoins et du maillage territorial• Il doit pouvoir s’appuyer sur les éléments déjà existants

2. GPEC PRP3. Gestion et organisation des structures4. Généralisation des bonnes pratiques professionnelles5. Système d’information

• Il pourrait être pertinent de se poser la question d’un traitement au niveau régional de ce chantier6. Développement des structures de coopération et des opérations de mutualisation7. Démarche qualité8. Formation des directeurs

Concernant la formation des directeurs• Un recensement des besoins doit être réalisé par les structures adhérentes et l’union départementale.


Principes d’organisation et modalités de travail sur le programme de modernisation (1/2)

Des travaux collectifs• L’ensemble des thèmes relève bien d’une approche collective. Ces chantiers seront donc lancés collectivement,

c’est-à-dire qu’ils seront l’objet de l’engagement de l’Union Départementale vis-à-vis de l’UNA national si toutes les structures adhérentes pour lesquelles il est pertinent de travailler sur ce thème s’engagent dans le chantier à court, moyen ou long terme.

• Si les travaux doivent être abordés collectivement, il convient néanmoins, dans les modalités de mise en œuvre, chaque fois que cela est pertinent de laisser et respecter les phases d’appropriation et déclinaison individuelle

Combien de chantiers lancés parallèlement ? • 1 chantier, ce n’est pas suffisant, 8 chantiers c’est trop. Mais opérer dès à présent une sélection drastique n’est

pas souhaitable : d’une part parce qu’il est nécessaire de mieux révéler la maturité de chacune des structures sur chacun des thèmes et d’autre part parce que les chantiers peuvent être liés les uns aux autres.

• Le principe retenu est le suivant : Le programme est d’emblée aborder sur une vision à 6 ans

l’Union départementale conduira plusieurs chantiers parallèlement (une sélection 4/5 chantiers à conduire pendant la phase d’approfondissement dans une approche tactique de l’opportunité qui est donnée) mais chacun des chantiers sera démarré en premier temps dans une phase « pilote » en rassemblant autour de leur déroulement seulement quelques structures adhérentes ; la généralisation s’étendra dans un second temps (si toute fois, il est possible de déployer ce principe de mise en œuvre autour du thème défini)


Principes d’organisation et modalités de travail sur le programme de modernisation (2/2)

Un fil rouge pour le programme d’action

• Il conviendra d’analyser si le thème Mutualisation peut être vu comme un fil rouge : chacun des thèmes retenus devra intégrer la réflexion de la mutualisation, de l’opportunité de la mise en commun des moyens. Le programme de modernisation est l’occasion de mettre en œuvre une démarche globale de mutualisation, à la fois source d’économie et de construction

Interrelations entre les thèmes

• Il est important de construire un plan d’action s’appuyant sur les liens qui existent entre les différents thèmes Pratiques professionnelles Qualité Gestion / organisation – Systèmes d’information Gestion / organisation – Qualité


Travaux à venir et calendrier

Les travaux à venir• Enrichissement des travaux de la journée

• Par structure, approfondir la réflexion et identifier sur chacun des chantiers prioritaires validés (questionnaire joint en annexe à renvoyer) :

Maturité sur le thème - Travaux déjà réalisés - Conventions existantes

Résultats concrets et mesurables attendus

Efforts évalués pour le déploiement - Appréhension des délais et des difficultés / zones de risques

Questions sur les différents chantiers

• Clarification des conventions existantes – UD et structures adhérentes

Analyse des conventions (cf. page suivante)

Réunion stratégie et tactique à adopter

• Synthèse des questionnements et premiers éléments de construction d’un programme de travail

Chantiers éventuels au niveau régional

Appréciation de la séquence de traitement des chantiers en fonction des critères : « rapidité des résultats » / « importance des résultats »

• Recensement des besoins en formation des directeurs

• Synthèse des retours des associations

• Préparation du 3ème séminaire

Quoi Qui Quand

Envoi synthèse des travaux et questionnaires

UDDébut décembre

Renvoi du questionnaire par les structures

Structures Mi décembre

Réunion Plan d’action

UD & structures

Décembre

Réunion UR ? ? ?

Synthèse des retours des structures

UD Décembre

Préparation 3ème journée

UD et UNA Décembre

Recensement des besoins « Formation des directeurs »

3ème séminaire Tous Janvier


Synthèse des débats

Synthèse des besoins et pistes évoqués

Échanges autour des différents chantiers


Enjeux, besoins & difficultés des structures

MétierProfessionnalisation des intervenants (aides à domiciles et responsables de secteurs), fonction d’évaluation, prévention, qualité des interventions

Offre

Réponse handicap, prévention, favoriser les partenariats, développer les nouvelles activités (garde itinérante, transport, SAMSAH, internet, aide aux aidants, soutien psychologique…), communication auprès des usagers et partenaires, marketing

Gestion et équilibre économique

Mutualisation (par exemple : poste de direction, qualité, responsable SI), télégestion, qualité du SI

RH

Pérennisation des emplois, construire un déroulement de carrière, turn-over, tutorat, mobilité,

Pistes évoquées à partir des difficultés rencontrées :

• La nécessité de poursuivre la modernisation des structures, de mettre en place des actions innovantes prioritairement sur les questions de l’offre et de la professionnalisation

• La nécessité de poursuivre le travail collectif autour de ces questions et mettre ainsi en place des actions pertinentes, adaptées et efficaces

Synthèse des besoins et des pistes évoquées pour les structures


Éléments complémentaires évoqués

La définition du lien social un enjeu à aborder : reste à voir comment le traduire en actions

La place et le rôle des élus un enjeu central, une dimension essentielle à la réussite de la modernisation qui passe notamment

par la formation et l’accueil de nouveaux administrateurs

sur chacun des chantiers, anticiper les modalités de mobilisation des bénévoles (ex : chantier organisation et gestion des outils de pilotage à partager au sein des binômes Président-Directeur)

La communication un enjeu de démonstration de la valeur ajoutée de l’approche associative par rapport aux

structures privées (chantier diversification de l’offre, accessibilité des services)

La focalisation sur les bénéficiaires une ligne conductrice qui doit garantir la cohérence et le sens des actions mises en place

Ex : sur les mutualisations, privilégier l’angle de la continuité du service d’utilité sociale

Un différenciation des enjeux au sein du réseau une nécessaire attention à porter aux petites structures dans la mise en place des chantiers (mise

en commun de ressources, GPEC, diversification)


Enjeux Chantiers du programme de modernisation

Professionnalisation des intervenants (aides à domicile et responsables de secteurs), fonction évaluation et prévention

Généralisation des bonnes pratiques professionnelles

Développement de nouvelles activités (garde itinérante, transport, SAMSAH, Internet, aide aux aidants, soutien psychologique…), réponse handicap, prévention, favoriser les partenariats, communication auprès des usagers et partenaires, marketing

Diversification de l’offre

Dvpt coopérations et mutualisations

Mutualisation, (par exemple : poste de direction, qualité, responsable SI) Formation des personnel de direction

Qualité du système d’information, télégestion Qualité

Gestion et organisation des structures

Pérennisation des emplois, construire un déroulement de carrière, turn-over, tutorat, mobilité

Système d’information

GPEC – Prévention des risques

Des enjeux faisant apparaître l’opportunité des chantiers du programme de modernisation


Synthèse des travaux attendus sur chacun des chantiers et des conditions de succès

Résultats attendus Travaux à réaliser Conditions de succès

• Mettre de la cohérence dans les services que nous proposons, compléter l’offre pour proposer une réponse globale

• Clarifier les choix de public cible et de prestations cibles (dépendance, type de handicap, …). S’assurer de la cohérence entre le projet de la structure et les personnes que l’on prend en charge

• Assurer une meilleure prise en charge des bénéficiaires, avoir une réponse objective aux besoins de nos bénéficiaires et de nos partenaires (mairies, hôpitaux) besoins individuels et collectifs

• Proposer une réponse adaptée aux besoins : Soit, en cohérence avec nos forces et nos savoir-faire ; Soit en adaptant la structure aux besoins identifiés

• Ex :- Aide aux personnes handicapées dans leur fonction parentale- Solutions de mobilité pour les personnes aidées (transport à la demande)

• Sur l’axe développement :Anticiper et identifier de nouveaux besoins.

• Couvrir l’ensemble du territoire• Être réactif par rapport à la concurrence• Être davantage reconnu par nos partenaires et nos

financeurs : innover, être force de proposition

• Étudier les besoins dans une approche raisonnée et ciblée – Mesurer le besoin et analyser l’environnement : Publics, territoires, partenaires, acteurs, …

Utiliser les enquêtes de satisfaction (notamment les réclamations), consolider les demandes individuelles, utiliser l’outil de veille concurrentielle, mener des enquêtes populationnelles, se servir des enquêtes publiques (sur différentes populations), s’appuyer sur des espaces de parole collectifs : réflexion des usagers par rapport à leurs besoins (en particulier les besoins des aidants)

• Evaluer la capacité des structures à se développer

• Étudier les logiques de complémentarité

• S’approprier ce qui existe, mettre en place un système de veille juridique, veille sur les expérimentations

• Prendre en compte les savoirs, les offres de chacun, les partenaires

• Définir les conditions et les pré-requis d’une diversification

• Disposer du temps et des compétences • S’appuyer sur des outils, méthodes, mesurer les

risques, dégager du temps pour mener l’enquête• Assurer l’indépendance de la réflexion sur le

développement en la confiant à une personne dédiée. Assurer la transparence des sources et des arguments

• Mutualiser la veille et l’analyse• Travailler au niveau collectif, un pilotage par l’UD

pour une certaine partie ; savoir aller du département aux structures et vice-versa - S’assurer de l’adéquation entre les besoins collectifs et individuels + ceux de la structure

• Aller vers les coopérations / dans des logiques de territoires et d’optimisation des moyens (Mettre en place une offre de service commune Garde Itinérante deNuit)

• Motiver les équipes, sensibiliser les intervenants : orienter vers les services répondant aux besoins

• Créer les liens nécessaires entre les politiques / les salariés / les bénévoles

• Développer une approche raisonnée : rester ciblé, éviter une dispersion qui pourrait être dommageable à l’équilibre économique

• Mettre en place des schémas évolutifs• Sur le maillage : équilibrer pour que chaque structure

soit gagnante• Faire le lien avec la communication (lisibilité, label,

image de marque) / le sens• Reconnaître la place des partenaires, s’appuyer sur

des partenariats locaux

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• « Ne pas gérer le personnel à la petite semaine »• Pouvoir passer du réactif au proactif : avoir les moyens

d’anticiper le développement• Obtenir une meilleure adéquation des compétences des

personnels par rapport aux besoins actuels et adaptation par rapport aux besoins de développement de services

• Fidéliser le personnel• Faciliter le recrutement (fiche de postes, de rémunérations,

des outils pour recruter), anticiper les recrutements – se créer un vivier

• Construire un plan de formation adapté aux besoins• Avoir une politique de rémunérations (cf. convention

collective) et d’évolutions de carrière : définir des parcours et des carrières. Prendre en compte les conditions de travail, les statuts.

• Valoriser les compétences et les personnels• Davantage impliquer le personnel dans l’activité, évaluation

annuelle, avoir une vision globale et partagée avec le personnel

• Gérer la transmission, le « vieillissement » du personnel• Prévenir la fatigabilité, l’épuisement, améliorer les conditions

de travail et prévenir les risques professionnels (rôle du CHST)

• Gérer le reclassement professionnel• Respecter les droits et obligations, prendre des mesures pour

se protéger (responsabilité employeur)• Réussir la modulation

• Développer des outils (fiches de postes, rémunérations, …)

• Faire des entretiens individuels d’évaluation – dialoguer avec le personnel

• Faire un état des lieux des compétences existantes / compétences nécessaire

• Repenser les fiches de poste et l’organigramme• Etablir un bilan social• Mettre en place un plan de formation• Travailler sur l’intégration des personnels

(tutorat, livret d’accueil)• Pour les CCAS renforcer la relation avec les RH

de la commune pour réussir la GPEC• Lien avec les centres de formation (stages,

présélections, …)• Actions de prévention des risques :

formation, groupe de pilotage sur « document unique », implication du médecin du travail, psychologue et groupes de paroles Informer

• Disposer de temps et d’argent !

• Mettre en commun certains outils • Avoir un Système Informatique adapté

pour l’analyse préalable et le suivi

• S’appuyer sur un réseau de partenaires (ex : formation GRETA, recrutement ANPE)

• Mobiliser les financements existants (AGEFIP)

• Communiquer sur les métiers pour gagner du temps sur le recrutement

• Développer l’attractivité des métiers malgré leur rudesse (formation, valorisation, …) approche collective, convention collective, combat « politique »

• Faire adhérer et partager avec le personnel à la GPEC

• Acquisition de compétences• Avoir du temps pour travailler sur les RH• Adéquation des conventions collectives• Enjeu : Valoriser financièrement les

emplois et les compétences

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• Avoir une organisation qui soit en corrélation avec les besoins des : - bénéficiaires - partenaires : exigence de transparence- Structures : optimisation des moyens

• Etre compétitif face à la concurrence• Se donner une gestion et une organisation qui reflète notre

appartenance à l’économie sociale• Démontrer notre capacité à être de bons gestionnaires vis-à-vis

des bénéficiaires, des salariés et des concurrents un enjeu de crédibilité pour déjouer les a priori sur la mauvaise gestion des associations

• Être cohérent et efficient en termes de coûts• Défendre et justifier le « prix juste»• Avoir une bonne appréciation des moyens nécessaires pour bien

choisir son développement• Gagner en efficacité: bon emploi du temps, outils et socles

communs,• Calculer le prix de revient de la même façon et normaliser les

relations avec les financeurs• Obtenir des financements vers un équilibre des financements,

recherche d’autres modes de financement

• Faire un diagnostic sur la base d’un audit organisationnel préalable, au sein de chaque structure

• Partager des outils sur la structure des coûts : se situer par rapport à des repères « objectifs ». Utiliser les mêmes outils pour avoir les mêmes bases de calcul du prix de revient

• Mettre en œuvre un plan d’action

• Clarifier les rôles de chacun au sein de la structure

• Impliquer les salariés dans la gestion pour optimiser les budgets et les coûts

• Former les directeurs sur la gestion : maîtrise des indicateurs et d’outils de pilotage communs

• Développer des lieux d’échange (ex : réunion des directeurs)

• Associer les administrateurs, les salariés et les usagers à la réflexion sur l’organisation de la structure

• Se concerter dans la gestion de la relation avec les principaux partenaires financiers

• Mettre la priorité avant tout sur l’effort de mutualisation et de coopérations pour avoir des gains et des économies d’échelle; sur les capacités de développement et de diversification des sources de financement

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Bien définir les rôles et les limites de chacun (professionnels, entourage, famille, bénéficiaires) et organiser la transmission des informations entre chaque acteur.

Protéger (prévention des risques) les aides à domicile les bénéficiairesLes administrateurs dans leur responsabilité dans le cadre de leur mandat

Améliorer l’image des métiers Professionnaliser et développer les

compétences Impliquer davantage les salariés dans le

projet associatif

Un travail autour des outils (cahier de liaison,…) et des pratiques

Formation, réunion d’équipe, groupe de parole avec un psychologue et groupe d’analyse des pratiques professionnelles

Echanges : développement de la connaissance de l’autre, des formations/ informations avec le public

Mieux prendre en charge les spécificités des publics accompagnés

Un lien fort avec la GPEC mise en œuvre des programmes de formation nécessaires

Implication de la direction et des administrateurs dans les réflexions : cela concerne tout le monde

Implication du personnel Préoccupation permanente

S’intéresser aux situations complexes comme aux situations classiques

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• Développer nos SI au même rythme et sur les mêmes bases : avoir les mêmes indicateurs et outils de suivi harmoniser les outils

• Pouvoir assurer une meilleure sauvegarde de nos données

• Mettre en place un serveur partagé

• Gagner du temps par une négociation collective avec les fournisseurs, paramétrage des logiciels (ex : sécurisation des paies)

• Réduire les coûts informatiques

• Mieux maîtriser les logiciels (ex : modulation)

• Sécuriser la chaîne de données : télégestion (forte incitation du CG), téléphonie

• Former les intervenantes à la maîtrise des Nouvelles Technologies d’Information et de Communication (Internet, communication) : dématérialiser certaines tâches

• Faire un état des lieux de l’équipement de chaque structure : quels outils communs / homogénéité, ce qui fonctionne / pas

• Identifier quels développements apporter à nos logiciels, quelles mutualisations et quels outils possibles (veille)

• Mettre en place un groupe d’utilisateurs d’Apologic

• Mettre en place les outils : télégestion, téléphonie, …

• Mutualiser à l’échelle départementale les outils, les coûts et les compétences

• Identifier des référents / guider sur les choix

• Mettre en place un pilotage : départemental ou régional

• Agir vite (outils obsolètes)

• Négocier l’achat de matérielSys

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• Être plus fort, plus efficace et plus efficient : contribuer à l’atteinte des objectifs de chaque structure (amplitude horaire, réactivité), ne pas réinventer ce qui existe

• Répondre aux bénéficiaires à travers une complémentarité des services, avoir une approche bénéficiaire concertée : services de soins / associations / CCAS

• Partager les compétences Support (qualité, DRH, …)

• Détendre la gestion RH : recrutement, remplacement de personnels,…

• Gérer la technicité : mutualiser et échanger sur les problématiques complexes

• Échanger les expériences, mettre en place des projets innovants, expérimenter

• Économiser les coûts dans un contexte de pression croissante

• Être plus forts vis-à-vis des partenaires• Répondre à l’ensemble des besoins sur le

territoire (couverture horaire et diversité des services)

• Négocier avec des fournisseurs (contrats de groupe, …)

• Savoir ce qui existe : coopérations, «travail en réseau », pour connaître les conditions de succès mais aussi savoir utiliser des dispositifs existants

• Connaître et étudier les opportunités et les limites « juridiques »

• Réfléchir sur les structures et les formes juridiques possibles

• Identifier les mutualisations possibles- Locaux - Informatique, bureautique- Autorisation, évaluation -> Groupement

de coopération sociale- Groupement d’employeur pour réussir la

modulation- Services communs, compétences à

partager (DRH, Qualité, remplacement des personnels, gestion, veille juridique, réglementation, expertise…

• Déjà en cours : Séquence de travail sur les pratiques Outils sur la communication Echanges de documents

• Développer une volonté politique de concertation et de partage

• Identifier un porteur de projet• « Accepter de lâcher pour prendre »• Ne pas partir tous azimuts : prioriser et

expérimenter, commencer par des choses simples

• Faire le lien avec le chantier Gestion et Organisation

• Donner un rôle central aux fédérations• Coopérer dans le respect de chaque structure

(règles du jeu)• Partir de l’état des lieux et profiter de

l’expérience acquise par d’autres• Aborder les coopérations dans une vision

régionale (évolution Agence Régionale de Santé) : mutualiser dans une cohérence territoriale, se coordonner avec les partenaires et acteurs du territoire

• Communiquer sur la mutualisation• Définir ce qui semble difficilement

mutualisable (comme par exemple le projet associatif,…)

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• Se différencier de la concurrence par la qualité

• Appliquer la loi (agrément / autorisation – convention collective – droit du travail - loi 2002 – 2)

• Obtenir la certification NF Services aux personnes gagner en reconnaissance

• Permettre un affichage pour les usagers et pour les financeurs

• Professionnaliser les structures• Utiliser la qualité comme un moyen et un

outil pour moderniser le fonctionnement de la structure dans sa globalité

• Garantir la qualité des missions de l’ensemble du personnel à travers la formalisation / la mise en place d’outils (procédures et instructions de travail, fiches de mission,..)

• Fonctionner de manière transparente simplifier la prise de relais par un nouveau salarié

• La qualité comme axe de citoyenneté

• Faire un état des lieux – pré-diagnostic

• Remettre en question ses méthodes de travail

• Déterminer les risques de non-qualité (qu’est-ce qu’on ne veut pas/plus faire ? Qu’est-ce qui nous met en danger ?)

• Partager la « norme » démarche d’appropriation

• Faire le lien avec le projet associatif

• Mettre en place une démarche à la fois individuelle et collective

• Etre convaincu de l’utilité…• Chiffrer le coût vis-à-vis des financeurs• Avoir du temps, un financement des ressources

mobilisables• Avoir un soutien technique• Disposer des outils formation « pas chers »• Mettre en place une mutualisation UD sur les

outils et le suivi

• Partir d’un diagnostic• Mettre en place des outils de mesure partagés

au sein de la structure – clarifier les jalons• Mettre en place un suivi (pas d’action ponctuelle)• Former le personnel• Mettre en place des référents qualité dans

chaque structure• Assurer une reconnaissance de la qualité –

valoriser le personnel qui y contribue• Faire de la démarche qualité un enjeu quotidien • Impliquer également le client : garant final de la

qualité

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Quelques rappels

Présentation du programme de modernisation


Les grands axes du programme de modernisation

Les 8 thèmes du programme de modernisation

• La généralisation des bonnes pratiques professionnelles

• La diversification de l’offre d’aide, de soins et de services

• La démarche qualité

• La politique de GPEC-PRP (Prévention des Risques Professionnels)

• La formation des personnels de direction

• Le développement des structures de coopération et des opérations de mutualisation

• La gestion et l’organisation des structures

• Le système d’information


L’esprit du programme de modernisation

Une opportunité pour accélérer la professionnalisation de notre réseau

• Une dotation de 27 millions à destination du réseau pour la mise en œuvre des projets

portant sur 8 thèmes

Une opportunité pour améliorer nos conditions d’intervention

• Auprès des publics fragilisés quels que soient leur âge, leur situation, leur état de santé

Une opportunité pour consolider notre position et la force de notre réseau

• À travers la sécurisation et le développement de nos structures

Un positionnement à consolider vis-à-vis de nos partenaires Un défi à relever ensemble pour montrer que forts de notre capacité d’innovation et de

modernisation, nous sommes le réseau de référence dans le secteur de l’aide à domicile


La mécanique générale du programme de modernisation

Un programme financé en grande partie par la section IV du budget de laCNSA - Une 1ère tranche en cours de construction pour 3 ans (2008-2011)qui se traduit par :

• Un protocole général de coopération (UNA/CNSA/DGAS) qui fixe les grands principes et les thématiques

des projets

• Des conventions spécifiques par projet et par étape. Chaque projet est présenté et négocié globalement

par UNA avec la CNSA et la DGAS

• Une enveloppe globale tenant compte des besoins du réseau d’un montant prévisionnel de 27 millions

d'euros pour l’ensemble des structures concernées

Une enveloppe à négocier avec la CNSA pour le déploiement fonction des besoins, des

objectifs et des plans d’action



Une mobilisation de l’ensemble du réseau à travers une déclinaison en programmes départementaux et régionaux

Vers une limitation des conventions individuelles portées par les structures ou les UD pour des moyens renforcés au bénéfice de conventions départementales et régionales signées avec l’État (DRASS ou DDASS), la CNSA, le CR ou le CG

Qui ? Quoi ? Ce qui implique…

Structures du réseau Mise en œuvre des actions Engagement de réalisation des

structures

UNA Départementales

et/ou UNA Régionales Pilotage des actions au niveau départemental et/ou régional

Engagement de pilotage UNA Département : convention

départementale / régionale de modernisation

UNA NationalCoordination, soutien et

accompagnement global des actions au niveau national

Engagement UNA-DGAS-CNSA : programme national de modernisation


Une réforme en cours de la section IV du budget de la CNSA :

La complémentarité des conventions

La logique de financement CNSA

Jusqu’au 30 juin 2008

Cohabitaient les types deconventions suivantes :

- Conventions individuelles portées par les structures ou les UD

- Conventions départementales signées par l’Etat (DDASS), la CNSA et le CG

- Conventions régionales signées par l’Etat (DRASS), la CNSA et le CR

Depuis le 1er juillet 2008

Vers la disparition des conventions individuelles portées par les structures ou les UD

Favoriser la signature des conventions départementales et régionales signées par l’Etat (DRASS ou DDASS), la CNSA et le CR ou le CG+ les conventions nationales avec les têtes de réseau


La complémentarité des conventions – pas de double financement

Thèmes spécifiques

(hors programme)

Thèmes inscrits au programme de

modernisation

Dossiers individuels(minimum 20 000€)

ou

Dossiers individuels (minimum 20 000€)

ou

Conventions départementales et/ou régionales

Ou, de préférenceProgramme de modernisation du

réseau

Plus deDossiers individuels

1er janvier 2009

1er juillet 2008

Conventions départementales et/ou régionales

Plus deDossiers individuels

Sauf exception

La logique de financement CNSA


• Réaliser un diagnostic et identifier les besoins sur le programme de modernisation en cohérence avec les enjeux des structures, des unions départementales et/ou régionales

… ce qui suppose la réalisation d’un bilan d’activité, le recueil des données nécessaires et l’analyse de l’état d’avancement de projets déjà réalisés ou en cours

• Respecter les règles de pré-requis

Être en conformité avec la circulaire définissant la section IV- Intervenir auprès des personnes âgées dépendantes, des personnes en situation de handicap- Exercer des prestations de services ou des activités de mandat, être une structure autorisée ou agréée- Ne pas avoir déjà obtenu un financement section IV pour la même actionÊtre en conformité avec les principes portés par UNA- Être membre d'une UD et d'une UR- Avoir signé et respecter la charte d'appartenance et d'engagement du réseau :

Adhérer pour l’ensemble des activités, être à jour des cotisations, respecter les statuts et règlements intérieurs et décisions prises par les UD, UR et UNA, avoir transmis les rapports d’activité , respecter les règles liées à la fonction d’employeur

- Avoir adopté les nouveaux statuts- Avoir rédigé ou être en cours de rédaction du projet associatif- Avoir signé et respecter la charte d'appartenance et d'engagement du réseau- Être à jour des cotisations- Respecter les statuts et règlements intérieurs et décisions prises par les instances UNA- Respecter les règles de communication UNA

Les conditions pour participer et bénéficier du programme

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Calendrier – Grands jalons


4ème trimestre 2008 : séminaires départementaux et journées thématiques

Début 2009 : signature des conventions départementales et régionales

2009 – 2011 : déploiement et bilans intermédiaires annuels des actions

2011 : bilan et négociation de la 2ème tranche de financement pour 2012-2014

Avril – Juin 2008 : Journées d’information sur le programme

Mars 2008 : signature du protocole d’accord UNA-DGAS-CNSA

Signature des conventions CNSA pour le déploiement


8 projets Outils / Méthode Financement Assistance UNA

Pratiques professionnelles

Applicatifs informatiques, séminaires et ateliers pratiques

Accompagnement et formation CM*

Diversification de l’offreMéthode « marketing » adaptée, boite à

outils projets Information et

accompagnement

Démarche qualitéDocumentation qualité complète dont

manuel qualité, méthodologie de déploiement

Accompagnement et formation CM

GPEC-PRPDéfinition d’une méthodologie GPEC &

PRP et d’outils pratiquesAccompagnement et

formation CM

Formation personnels direction

Guide pratique sur la formation des directeurs – partenariat avec des écoles

+ formations spécifiquesOPCA ou EDEC (sous réserve)

Information par UNA, accompagnement

Structures coopération et mutualisation

Définition d’une méthodologie technique et politiques et consolidation du guide

mutualisation

Accompagnement et formation cm

Gestion et organisation des structures

Outils de gestion et accompagnement individuel + France Active et

DLA

Information et accompagnement

Système d’informationGuide « SI », exemples solutions

informatiques et méthodologie d’accompagnement

Accompagnement et formation CM

Un programme permettant le financement des 8 projets

* CM : chargé de mission Financement national départemental individuel


Ateliers - Les chantiers du programme de modernisation

La généralisation des bonnes pratiques professionnelles

Quoi et Pourquoi ?

Répondre à des besoins sociaux et développer la qualité des prestations et services :- La prévention des situations à risque de maltraitance- L’accompagnement à domicile de personnes connaissant des situations spécifiques (fin de vie, maladie

d’Alzheimer, troubles psychiques ou maladies chroniques)- L’accompagnement à domicile de personnes en situation de handicapDévelopper l’activité, faire face à la concurrence, se différencier sur le territoire en professionnalisant lespratiques professionnellesAccroître la légitimité vis-à-vis des partenaire locaux en argumentant sur la qualité des prestations et ladiversification des publics et des possibilités d’évolution des personnels, s’inscrire dans les programmesnationaux de santé publique Professionnalisation à travers des procédures d’intervention & une montée en compétences

Comment ?

- Des recommandations (permettant de savoir où l’on se situe), des procédures et des outils (informatisation de DESIR et RESAM, référentiels d’évaluation pour les situations spécifiques)

- Une montée en compétences : professionnalisation des encadrants et des personnels d’intervention grâce à des séminaires, ateliers, tables rondes et par la création d’un cahier des charges des formations pour le personnel d’intervention

Avec quels moyens ?

- Au niveau départemental/régional : création de postes de référents- Au niveau national: pilotage global, coordination du déploiement, formation et animation de l’équipe des référents.


Ateliers - Les chantiers du programme de modernisationLa diversification de l’offre d’aide, de soins et de services

Pourquoi et quoi ?

Se positionner au sein d’un environnement concurrentiel qui évolue et faire face à ses concurrentsRépondre à la croissance et à la diversification des besoins : être en capacité de répondre à l’ensemble des demandes de son public actuel ; et/ou d’apporter des solutions aux besoins d’autres publics du territoireRéduire la trop forte dépendance vis-à-vis des financeurs qui fragilise et peut mettre en péril la structure àplus ou moins long terme Développer des réponses nouvelles aux besoins des publics fragilisés en encourageant notamment :

- Le maillage du territoire- La diversité et la disponibilité de l’offre en fonction des besoins

Comment ?

Une aide pour organiser et structurer ses réflexions et mettre en place son plan de développement : en respectant son projet associatif, en s’intégrant dans les schémas départementaux, en articulation/cohésion avec les différents services (finance, RH,..)Ce soutien se base sur l’étude ABILEO qui propose un déploiement d’outils et de méthodes pour :

- Analyse de marché – Evaluation de la couverture départementale des besoins des personnes en perte d’autonomie par famille de prestations

- Choix stratégiques de développement dans notre secteur- Construction d’un plan territorial de développement et d’action en lien avec les schémas départementaux

Avec quels moyens ?

Un kit d’outils méthodologiques permettant de mener un diagnostic de la situation de la structure sur le territoire et d’en déduire la stratégie de développement appropriée – ex : outils d’analyse de l’environnement interne et externe, définition des stratégies possibles,…Modalités d’appropriation : (à noter : projet non concerné par la phase de déploiement du programme de modernisation)-Organisation de journées en région dédiées aux questions du développement, du marketing et de la communication (début 2009)-Réflexion en cours sur la mise en place de formations dédiées à ces questions-Aide à l’orientation et au montage de demandes de financement (ex : remise d’un dossier type)


Ateliers - Les chantiers du programme de modernisationLa démarche qualité

Quoi et Pourquoi ?

- Répondre aux nouvelles exigences des institutionnels et des financeurs et à l’obligation de mise en conformité réglementaire (agrément / autorisation)

- Faire reconnaître le savoir faire et l’expérience des adhérents en matière de qualité - Améliorer la qualité du service rendu aux personnes aidées en améliorant le fonctionnement et

l’organisation des structures- Prendre la concurrence de vitesse en étant certifiés les premiers, se démarquer dans un environnement

de plus en plus concurrentiel Déploiement généralisé de la démarche Qualité

Comment ?

- Certification selon la norme NF X 50-056 «Services aux personnes à domicile », à travers, dès que possible, des démarches collectives, pour plus d’efficacité et la mutualisation des coûts

- En s’appuyant sur des outils opérationnels, des formations et un dispositif d’accompagnement

Avec quels moyens ?

- Mise à disposition d’un ouvrage de référence et d’outils de déploiement de la démarche Qualité- Accompagnement dans la démarche de certification par la fédération- Création de postes de référents au niveau départemental/régional



La politique de Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences et de Prévention des Risques Professionnels

Quoi et Pourquoi ?

Répondre aux enjeux « RH » du secteur, en anticipant sur les nouvelles demandes des partenairesinstitutionnels, en répondant aux enjeux organisationnels associés et aux besoins des salariés- Tension sur les RH : besoins en recrutement, réduction du turn-over, anticipation des départs en retraite,

organisation de la mobilité- Professionnalisation : formations, parcours professionnels, valorisation des compétences- Conditions de travail des personnels et prévention des risques professionnels : qualité des emplois Déployer une politique de gestion des ressources humaines, mettre en œuvre une gestion prévisionnelle

des emplois et des compétences et prévenir les risques professionnels

Comment ?

- Déploiement d’une démarche outillée s’appuyant sur des outils pratiques d’aide à l’analyse des enjeux stratégiques / des activités de travail / de la fonction RH- Exemple d’outils RH : définitions des grandes fonctions au sein des structures et des compétences nécessaires, cartographie

des métiers, guide du recrutement, référentiel des compétences, fiches de poste, modèle de plan de formation, outil d’aide à l’évaluation des salariés, …

- Exemples d’outils de prévention des risques professionnels : plan de prévention des risques professionnels, guide des bonnes pratiques, plaquettes de sensibilisation aux risques professionnels, …

- Développement de nouvelles méthodes de GRH notamment en lien avec les représentants du personnel

Avec quels moyens ?

- Mise à disposition des outils et mise en oeuvre dans le réseau par des séminaires, des tables rondes, avec adaptation le cas échéant des outils proposés

- Création de postes de référents au niveau départemental/régional



La formation des personnels de direction

Quoi et Pourquoi ?

- Faire face à l’évolution du secteur et à sa complexification (tension économique, enjeux de développement, complexité croissante des demandes, …)

- Respecter les obligations légales (notamment décret de mars 2005) et porter la responsabilité sociale des structures

Encourager à la formation des personnels de direction par une remise à niveau des cursus de formation proposés

Comment ?

Création d’un guide des formations - Inventaire et analyse des cursus de niveau 2 et 1 existants- Construction de cursus adaptés (niveau 1, 2, remise à niveau, à la carte…) : formation UNA ou via des

partenariats avec écoles et universités

Avec quels moyens ?

- Construction et mise à disposition de l’offre de formation- Financement Uniformation : Fonds spécifiques, période de professionnalisation, DIF, EDEC…


Ateliers - Les chantiers du programme de modernisationLe développement des structures de coopération

et des opérations de mutualisationQuoi et Pourquoi ?

• Faire à plusieurs ce que l’on ne pouvait faire seul (logique de développement) : Mutualiser des ressources pour réduire les coûts, (locaux, achats, informatique, fonctions, etc.), et réallouer des ressources Optimiser et faire des économies d’échelle, voire survivre Recruter (qualité, …) Mener un projet : assurer la continuité du service, développer de nouvelles activités, toucher de nouveaux publics

• Anticiper la demande des financeurs, être acteur et ne pas se faire imposer des choix Dans certains départements, le CG n’autorise plus les structures en deçà d’un certain seuil (ex. Gironde < 35 000 h)

• Dynamiser la structure dans son organisation, dans son projet et aussi pour les administrateurs• Mieux répondre aux exigences du secteur Encourager les projets de mutualisation, de coopération et de regroupement

Comment ?

En s'appuyant sur des supports méthodologiques et techniques efficaces permettant le déploiement de processus locaux de structuration, favorisant la modernisation des structures, leur adaptation à leur environnement, la qualité des réponses apportées et la maîtrise des coûts : identification des enjeux, opportunités et nécessités

- Monographie des formes de regroupements : pôles, conventions de gestion, groupements d’employeurs, Groupement d’Intérêt économique - GIE -, Groupements de Coopération Sociale ou Médico-Sociale - GCSMS -, Fusions,…

- Guide des aspects juridiques du regroupement et méthode de mise en oeuvre du regroupementEn apportant un support technique (méthodologique, juridique…) dans la conduite des réflexions et travaux pour la conduite politique, technique et méthodologique du projet

Avec quels moyens ?

Mise à disposition d’un kit d’outils méthodologiques permettant aux adhérents de mener un diagnostic de leur situation et d’en déduire la nécessité d’entamer une démarche de rapprochement et de conduire ce projet dans toutes ces dimensions (politique, technique et méthodologique) Ex : Grille d’analyse des opportunités ; Grille d’analyse des freins et leviers ; Fiches juridiques ; Outils d’aide à la décision sur le juridiqueProduit de formation dédiée pour les référents départementaux



La gestion et l’organisation des structuresQuoi et Pourquoi ?

- Prévenir et faire face aux situations difficiles en terme de gestion (équilibre du budget)- Répondre aux attentes des financeurs en terme de transparence et de convergence financière

(tarification)- Être en capacité de négocier avec les institutions grâce à des outils de pilotage structurés (Conseils

Généraux, DDASS…)- Anticiper les impacts en terme de gestion et d’organisation des dispositifs légaux et conventionnels

(CPOM, indicateurs sociaux et médico-sociaux) Se doter des moyens d’analyse et de diagnostic des coûts et améliorer la capacité d’anticipation

Comment ?

- Définition et diffusion des outils d’analyse et d’aide au diagnostic et à la prise de décision - Tableaux de bord, outils de pilotage, indicateurs, ratios de gestion,…

- Accompagnement auprès des structures pour la mise en œuvre des améliorations attendues dans les méthodes de gestion et la mise en place des outils

Avec quels moyens ?

- Mise à disposition des outils et méthodes spécifiques – Déploiement à préciser avec les partenaires et la CNSA

- Accompagnements en lien avec les DLA et France Active


Ateliers - Les chantiers du programme de modernisationLa modernisation du système d’information

Quoi et Pourquoi ?

- Avoir des solutions informatiques performantes et adaptées, utiliser au mieux les possibilités des nouveaux outils informatiques : faciliter les tâches récurrentes (planning, paie) pour pouvoir se concentrer sur son cœur de métier

- Anticiper l’évolution des technologies et la définition de normes numériques et pouvoir en tirer parti- Prévoir et maîtriser les coûts informatiques - Pouvoir négocier au niveau national avec les fournisseurs- Anticiper et répondre aux exigences des financeurs (dématérialisation et normalisation des données)Accompagner les structures dans la mise en œuvre d’un Système d’Information performant et faciliter le

choix, la mise en œuvre et l’évolution de solutions adaptées

Comment ?

- Proposer un accompagnement pour le choix d’outils informatiques- Réaliser un état de l’existant et des besoins du réseau (architecture, matériel informatique et

téléphonique, logiciel, système de télégestion, outils de mobilité…),- A partir d’un cahier des charges, négocier avec les prestataires- Proposer un accompagnement pour le choix d’outils informatiques et la mise en oeuvre de nouvelles

solutions répondant aux besoins

Avec quels moyens ?

- Mise à disposition d’un cahier des charges et de guides informatiques pour aider au choix d’une solution- Financement des solutions et pilotage de leur mise en œuvre

19 septembre 2008 séminaire départemental una seine et marne vers une convention départementale...

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