RP SOCIALMEDIA

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DATA

VEILLE

CLIPPINGCOMMUNIQUÉ DE PRESSE

Il existe certains comportements dans les relations publics traditionnelles que les professionnels de la communication devraient commencer à enterrer. Les habitudes qu’ont spécialement les agences RP, ralentissent l’activité quotidienne, en plus d’en réduire la productivité.

Le premier objectif de toute agence de relations publics est de satisfaire ses clients, de maintenir sous contrôles les actions de ses différents comptes et de démontrer les résultats de ses actions de communication. Si vous êtes le directeur d’une agence de relations publics ou un consultant, ce livre blanc vous aidera à connaître les alternatives à ces pratiques obsolètes.

Voici les 10 commandements pour améliorer l’efficacité de votre agence.

COMMANDEMENTS POUR RENDRE VOTRE AGENCE DE COMMUNICATION PLUS EFFICACE10

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NON Des bases de données globale

OUI

C’est-à-dire les listes de journalistes mélangeant à la fois les blogueurs avec des journalistes spécialisés et des experts influents sur les réseaux sociaux … Tous font probablement partie de votre cible, mais ne répondent pas de la même façon au même message. Inclure dans une liste Excel intitulé “Médias et Gastronomie” des blogueurs du secteur comme @FabriceIvara, des journalistes online et offline du secteur gastronomique comme Gilles Pullowski et des journalistes pure player comme «Marmiton», n’aideront pas votre message. L’approche doit être réellement différente pour chacun d’entre-eux.

Segmenter vos contacts Le but ici est de segmenter les contacts. Etablissez les liens qui

permettent de grouper au mieux les journalistes ou blogueurs écrivant sur le même secteur d’activité, comme “blogueur influents”, blogueur journalistes” ou collaborateurs“ dans la catégorie “gastronomie“. Dans une plate-forme comme Augure, vous pourrez mettre en place cette division par des termes ou expressions clefs dans une base de données hébergées sur le cloud et réalisez les recherches qui génèreront automatiquement la segmentation de vos contacts.

NON Bases de données Excel

OUI Des bases de données synchronisées dans le « cloud »

Ressembler les contacts de presse dans une base de données Excel, et spécialement quand une équipe de plusieurs personnes va travailler dessus, provoquera très probablement des problèmes, comme un email envoyé au même contact par deux membres de la même équipe. Eviter la colère des journalistes dépend exclusivement de la bonne gestion de votre base de données.

Le cloud computing offre la possibilité d’accéder à l’information n’importe où dans le monde, seule une connexion à Internet requise. Établir votre base de données dans un système cloud. Établir votre base de données dans un système cloud facilitera non seulement l’accès à tous les membres de l’équipe, mais il synchronisera également toutes vos

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NON Envoie des documents massifs

OUI Personnaliser vos messages

Une pratique plutôt répandue est de diffuser massivement des communiqués de presse, sans prendre le temps de personnaliser : le nom du destinataire, le message et combien de journalistes reçoivent le même courrier. Un simple “copier-coller” du même message pourrait finir dans les spams.

S’il y a bien une chose qui énerve les blogueurs c’est de démarrer un message comme : « Cher Blogueurs, j’ai le plaisir de vous communiquer le lancement de notre nouveau produit …”. Un message à caractère informatif, impersonnel, fruit d’un envoi massif d’e-mails. Il faut éviter ces pratiques et miser plutôt sur des messages personnalisés.. Vous obtiendrez alors une communication beaucoup plus efficace.

NON Pièces jointes et communiqués de presse en PDF

OUI Communication 2.0

L’envoi de communiqués de presse comme pièce jointe diminuera les chances que les journalistes les lisent. Il lira d’abord votre e-mail, et s’intéressera au contenu de ce dernier avant de télécharger la pièce jointe. Les pièces jointes trop lourdes sont à proscrire, elles finiront par bloquer votre boîte mail et celle de votre destinataire !

Misez sur l’originalité ! Il y a des formats que le marketing utilise depuis des années, mais qui sont peu connus par les professionnels des RP. Utilisez dans vos mails des modèles HTML qui offriront une communication plus attractive pour le destinataire. Dans ce cas, le journaliste n’aura pas besoin de télécharger un fichier. L’information sera directement renseigner dans le mail. Avec Augure, vous pourrez utiliser des modèles html pour créer vos communiqués, sans la nécessité d’être un pro de l’HTML.

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NON Utiliser l’e-mail pour inviter aux évènements

Un message avec réponse automatique

Pensiez-vous que le moyen le plus simple d’inviter des journalistes et des blogueurs à un évènement était de leur envoyer un mail, en y incluant des informations telles que : le lieu, la date, l’heure et le programme ? FAUX !Mais il peut s’avérer que dans une seconde phase, l’e-mail devienne votre pire cauchemar : certains journalistes ont répondu par mail, d’autres par téléphone. Pour simplifier la création des accréditations et ne pas manquer des détails importants, il est préférable de gérer ses données de la manière la plus automatique possible.

Même si cela peut ressembler à un email classique, insérez, l’invitation envoyée en utilisant des plateformes comme Augure, directement dans le corps du message. En faisant cela vous saurez quels sont les clients qui souhaitent participer à l’évènement. En cas de confirmation de sa part, le destinataire de l’invitation sera automatiquement redirigé vers un formulaire à remplir avec ses coordonnées. Voici quelques conseils pour rédiger un communiqué de presse soigné : http://ow.ly/MgFm0

SI

NON Revues de presse classées dans des dossiers

OUI Sauvegarde automatique des revues de presseNumériser les retombées et les classer par

médias, par dates de publication, par auteurs, le tout au sein d’une seule plateforme automatisée, permet d’effectuer des recherches rapides est de segmenter l’historique de vos résultats, en créant des revues de presse online en adéquation avec les besoins des clients.

Gérer plusieurs clients simultanément implique de récolter de nombreux clipping à archiver et analyser. La façon la plus courante de procéder est de sauvegarder des PDF dans des dossiers ou dans des classeurs, mais cela occupe trop d’espace. De cette manière comment est-il possible d’identifier rapidement une retombée ou un article spécifique ? Essayer de le trouver entre différents dossiers et PDF archivés, sera non seulement complexe, mais prendra énormément de temps

OUI

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NON Contenus et liens sans tracking !

Des contenus et des liens avec tracking d’ouverture

De plus en plus les communiqués de presse comprennent des liens externes renvoyant à des PDF et autres contenus en ligne, cependant, même si l’e-mailling est une étape nécessaire, les envois ne sont pas toujours soignés comme il le faudrait. Comment savez-vous le nombre de fois que votre communiqué de presse a été ouvert ? Ou combien de fois votre vidéo a été vue ? Ces informations sont utiles pour mieux comprendre le comportement et les intérêts des journalistes, blogueurs et autres influenceurs.

pour connaître en temps réel les résultats de vos actions de communication et adapter en conséquence votre stratégie. Pour cela, vous pouvez compter sur Augure, plateforme qui permet de savoir précisément quels journalistes ont lu votre message, et ainsi de pouvoir téléphoner aux personnes qui n’ont pas vu votre mail.

OUI

NON Retombées médias comme seul indicateur du ROI

OUI Rapports graphiques pour montrer l’efficacité de vos actionsPrésenter à vos clients les résultats de votre travail, avec une

plateforme tel qu’Augure, il est aujourd’hui possible d’analyser plus en détail la couverture médiatique obtenue en ligne. Ainsi, vous pouvez enrichir vos reports en indiquant, par exemple combien de fois votre communiqué de presse a été repris sur les différents canaux, offrir une comparaison par rapport aux résultats obtenus par vos concurrents dans la même période et analyser quelles informations étaient communiquées sur un produit ou un service.

Les retombées médias sont encore très utilisées dans la communication d’entreprise. Elles ne demandent pas une évaluation objective des résultats obtenus par rapport à votre stratégie de communication, notamment en ligne ou l’on peut contrôler la valeur publicitaire de chaque publication. Les articles et les retombées générés par vos actions de communication ne peuvent pas représenter le seul indicateur d’impact média de vos activités.

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NON Envoyer aux clients la revue de presse au format Excel ou dans une liste de liens

OUI Présentations visuelles des résultats Vous devez valoriser votre travail et votre agence et

l’on sait tous qu’une image faut plus que des mots. Partagez avec vos clients une présentation agréable à lire des résultats obtenus, soyez créatifs. Vous pouvez utiliser une présentation Prezi, qui vous permet d’inclure des extraits d’articles et des liens pour chaque news. Avec Augure, vous pouvez sélectionner les news qui vous intéressent le plus et générer en quelques clics un webzine ou une revue numérique comme Flipboard.

Vos clients n’ont pas envie de recevoir une liste de liens comme si c’était une liste de courses. Si votre client ne connait pas l’importance de chaque publication en fonction du média, il ne sera pas en mesure d’en comprendre l’importance et l’impact.

Google Alertes, les logiciels gratuits de revues de presse et la recherche manuel sur les moteurs de recherches, ne garantissent pas une vue d’ensemble précise de l’impact de vos communiqués de presse. Assurez-vous que vous avez un outil de veille efficace qui permet d’utiliser différents mots clés et qui analyse non seulement les canaux traditionnels, mais aussi les réseaux sociaux.

OUI Veille de vos événements et publications

NON Requête client d’une publication absente de la revue de presse

Vos clients utilisent également des outils pour veiller sur leur présence en ligne, et il peut arriver qu’ils lisent sur Internet un commentaire positif ou négatif de leur marque. Le problème se pose lorsque vous vous rendez compte que cet article précis n’est pas présent dans votre revue de presse. De telles situations pénalisent votre crédibilité et mettent en danger la confiance que vos clients ont en vous.

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CRÉEZ DES LISTES PRESSE SPÉCIFIQUES

CRÉEZ DES LISTES PRESSE SPÉCIFIQUES

AMÉLIOREZ LA GESTION DE VOS ÉVÉNEMENTS

OPTIMALISEZ VOTRE RELATION AVEC LES JOURNALISTES

ANALYSE VOTRE COUVERTURE MÉDIATIQUE

AUGMENTEZ L’IMPACT DE VOS COMMUNICATIONS

Disposez d’une base de données actualisée automatiquement et créez facilement des listes spécifiques de diffusion grâce à plus de 50 critères de recherche : selon les thèmes (la Mode / beauté, une informatique), zone de couverture, le statut (le rédacteur en chef, freelance. . . ) …

Suivez en temps réel les réponses à vos invitations et enregistrer les préférences de vos invités grâce au formulaire en ligne. Maniez toute la logistique de votre événement ( invitations, reprises, réponses, veille) depuis la même plate-forme et générez des rapports (% une participation, un profil des participants, etc. …).

Accédez à toute leurs informations et suivez le processus de relation avec ces derniers (des e-mails reçus, les événements auxquels ils ont participé, des articles publiés …)

… passer des heures en compilant les impacts de vos campagnes pour élaborer des rapports. Mettez en forme les résultats de votre monitoring en ligne (Augure Monitor ) et offline (Acces, JP Media. . . ) depuis votre plate-forme et organisez les résultats selon vos propres critères. Créez et partagez des communiqués de presse 2.0 au travers de newsletters et de webzines. Générez en quelques clics des analyses de votre réputation en ligne ou de votre ROI.

Créez des conférences de presse 2. 0 (Vidéos, photos …) sans une connaissance technique et diffusez-les sur la totalité des canaux de communication (e-mail, réseaux sociaux. ). Suivez les ouvertures/clics de vos actions de communication et associez-les pour mesurer vos impacts.

Une seule et même base pour tous tes contacts (les Journalistes, influences, VIP, associés, des prospectus, des clients).

Une meilleure gestion logistique assure un événement plus efficace.

Des relations personnalisées avec les leaders d’opinion

De cette façon vous consacrerez moins de temps à la réalisation de vos rapports et plus de temps pour réaliser une analyse et une interprétation des résultats.

La communication personnalisée permet un meilleur suivi pour optimaliser la relation avec vos contacts.

Si vous êtes fatigué de …

Voilà de quoi vous calmer !

...vous arracher les cheveux, pour actualiser et classer les fichiers de journalistes

...être bloqué par la taille des fichiers

...faire les suivis de vos communiqués de presse à l’aveuglette

...recueillir les réponses de vos événements à la main

...passer des heures à compiler les impacts de vos campagnes afin d’élaborer des rapports

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