Laboratoire de Biologie médicale

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FICHE TECHNIQUE Guide pratique de prescription et de

prélèvement

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Version 3 / 2018 Page 1/7

Diffusion autorisée par A. BOURROUILLOU le 16.01.2018 Ce document est un bref rappel des éléments à prendre en compte pour obtenir un échantillon sanguin de qualité.

1. Présentation du laboratoire

Le laboratoire est composé de 2 sites analytiques:

- le site principal, au CH de PAU, se situe au niveau -1, zone verte, du bâtiment Hauterive.

- un site analytique d’urgence, au CH d’OLORON, se situe au niveau -1.

auxquels sont associés des automates de biologie délocalisée mis à la disposition du CH d’ORTHEZ,

dans la pièce « biologie délocalisée » située près du service des Urgences.

Le laboratoire est composé de trois secteurs : Biochimie, Hématologie (hémostase, cytologie et auto-

immunité) et Microbiologie (Bactériologie, virologie, parasitologie-mycologie)

Il est ouvert 24h/24, avec :

- un fonctionnement de routine de 8h30 à 18h30, du lundi au vendredi et le samedi de 8h30 à

13h30.

- et un fonctionnement de « garde » en dehors de ces horaires, permettant d’assurer les

analyses dites urgentes (liste limitative).

2. Recommandations sur les precriptions d’analyses de biologie médicale

a. L’engagement du prescripteur

Le prescripteur doit :

- Réaliser une prescription écrite et signée avec le nom, nom de jeune fille, prénom et date de naissance du patient, le nom du prescripteur et la date et l’heure de la prescription (double archivé dans le dossier patient) et/ou une prescription informatisée en saisie directe sur le logiciel centralisé dossier patient (prescription connectée avec le système informatique du laboratoire).

- Indiquer clairement et précisément le nom de ou des analyses demandée(s) si demande écrite

- Fournir les informations indispensables (contexte clinique ou traitement(s) en cours) relatives à certaines analyses, lorsque cela est pertinent selon les recommandations données par le laboratoire dans le Guide des prélèvements consultable via l’icône « Laboratoire » sur le réseau de l’hôpital ou via internet sur le site du CH de Pau (www.ch-pau.fr/Labo)

- Remplir les formulaires obligatoires, fournis en liens et imprimables directement, comme indiqué dans le Guide des prélèvements.

- En cas de contexte de prescription particulier : analyse rare, contexte clinique critique, atypique ou unique…, communiquer sur le cas avec le biologiste du secteur ou le biologiste d’astreinte.

- Gestion des urgences : Seule la gestion de l’urgence vitale fait l’objet d’un mode opératoire particulier. Voir ci-dessous « Acheminement des échantillons».

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b. La saisie de la prescription sur les DPI

Sur les 3 établissements de santé du GHT, ainsi qu’au CHP, la prescription est informatisée (Crossway sur PAU et ORTHEZ, DXCare sur OLORON et CARIATIDES sur le CHP). La prescription directe par le prescripteur est effectuée sur le logiciel centralisé dossier patient. Elle permet de sécuriser la demande en supprimant une étape de retranscription à risques (erreurs, informations communiquées incomplètes). En l’absence de saisie directe par le prescripteur (consultations externes du CH de PAU), la prescription connectée peut être effectuée par un personnel infirmier à qui est confiée la phase de retranscription de la prescription ou saisie de la prescription.

Se référer au guide fourni par les services informatiques de chaque établissement pour l’utilisation pratique des DPI et notamment pour la demande des analyses de biologie médicale.

Seul le CH de PAU bénéficie à ce jour de la prescription connectée (liaison directe entre le DPI et le SIL du laboratoire). Trois étapes sont effectuées pour la réalisation d’une prescription connectée :

- « Prescription » : effectuée par le médecin, qui a à sa disposition des analyses unitaires, des groupes d’analyses ainsi que des panels spécifiques par service. Un champ libre de renseignements complémentaires, visualisables dans le SIL du laboratoire, permet au prescripteur de donner des informations complémentaires concernant le patient et/ou le prélèvement. Des analyses non présentes dans la liste peuvent également être notées ici pour être rajoutées au bilan lors de son enregistrement au laboratoire.

- « Préparation » : étape effectuée par un IDE, lors de la visualisation du plan de prélèvement et la préparation des différents supports de prélèvements nécessaires au bilan

- « Prélèvement » : étape effectuée par un IDE après la réalisation du prélèvement. La validation de cette étape permet de transmettre au laboratoire les différentes analyses prescrites ainsi que les données indispensables : traitement éventuel, nom du prescripteur, nom du préleveur et heure de prélèvement.

- En cas de panne informatique ou analytique concernant le laboratoire, le prescripteur s’engage à limiter sa prescription aux examens d’urgence UNIQUEMENT. Une fiche de prescription « dégradée » est disponible via le manuel de prélèvement.

3. Recommandations pré-analytiques

a. Recommandations générales

L'étiquetage des tubes doit être fait systématiquement après le prélevement par la personne ayant réalisé celui-ci. Les étiquettes ne doivent jamais être collées d'avance sur les tubes. Pour les prélèvements non-sanguins, se référer au guide de prélèvements, dans lequel des fiches spécifiques par prélèvement sont disponibles.

b. Recommandations concernant le prélèvement veineux Les recommandations concernant le prélèvement veineux au pli du coude sont regroupées dans le fichier joint. Le protocole de désinfection avant prélèvement est défini par le service d’hygiène. Concernant les prélèvements sur cathéters, il est indispensable de purger le cathéter avant de prélever les tubes afin d’éviter toute dilution et perturbations éventuelles des résultats. Les prélèvements d’hémostase nécessitent le suivi impératif de la procédure définie dans les fichiers suivants : précautions pré-analytiques hémostase et précautions pré-analytiques PFA100.

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Les recommandations pour le prélèvement des flacons d’hémocultures sont définies dans le fichier

suivant : prélèvement hémocultures. Les flacons d’hémocultures sont toujours prélevés AVANT

les autres tubes et le flacon aérobie (vert) en premier.

L’ordre de prélèvement des tubes est le suivant et doit impérativement être suivi afin de garantir la

qualité des résultats :

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c. Recommandations particulières concernant les prélèvements sur capillaires Ce type de prélèvement concerne les analyses suivantes : Gaz du sang, acide lactique, glucose, bilirubine néo-natale

Le prélèvèment doit être strictement réalisé comme suit :

1. La zone de prélèvement (face latérale interne/inférieure du talon chez le nouveau-né) doit être

soigneusement artérialisée (pommade révulsive ou chauffage à l’aide de compresses chaudes pendant 5 à 10 minutes avant le prélèvement lui-même) sinon l’échantillon prélevé ne sera représentatif que du tissu local et non de la circulation générale.

2. Mettre un bouchon à l’extrêmité du capillaire

3. Introduire un barreau dans le capillaire

4. Apprès nettoyage de la peau vec un antiseptique, la ponction doit être franche : éliminer la première goutte de sang et prélever dans le tube capillaire au centre de la goutte sans laisser pénétrer d’air

5. Après le prélèvement, le capillaire est hermétiquement bouché avec un second bouchon

6. Homogénéiser le plus longtemps possible (voire pendant le transport) le sang à l’aide d’un barreau aimanté (minimum 20 déplacements du barreau sur toute la longueur du capillaire)

7. Placer le capillaire dans de la glace et l’apporter dans les 10 minutes au laboratoire.

8. Confier le capillaire en mains propres à un personnel compétent

Remarque : les résultats notamment d’acide lactique ne sont interprétables et cliniquement utiles que si le prélèvement est réalisé correctement. En effet, les manœuvres non recommandées pour obtenir du sang peuvent modifier considérablement les résultats et entrainer des interprétations erronnées : augmentation de l’acide lactique, acidose, augmentation de la pCO2 …

d. Recommandations particulières concernant les prélèvements de biologie délocalisée

Les recommandations pour réaliser des prélèvements destinés à être analysés sur des automates de biologie délocalisée sont définies dans le Guide des prélèvements – Biologie délocalisée.

4. Acheminement des prélèvements Les prélèvements biologiques sont réalisés en continu dans les services de soins pour les patients hospitalisés ou au service des consultations externes. Tout acheminement de prélèvement au laboratoire s’effectue à l’aide de malettes fermées et dédiées.

a. Prélèvements internes aux établissements du GHT

Site de PAU

L’acheminement des prélèvements est effectué par un navetier du service intérieur en semaine, par

l'agent du mortuarium (les samedis) et les agents des services.

Sur le bâtiment FRANCOIS MITTERAND, le ramassage des prélèvements s'effectue du lundi au

vendredi, de 8h à 17h45, par le navetier.

Les prélèvements sont déposés au point de collecte identifié dans chaque service par le personnel

soignant. Lors de son passage dans le service, le navetier indique la date et l'heure de ramassage

des prélèvements sur la fiche du classeur de pointage déposé au point de collecte et dépose les

pochettes de prélèvement dans une mallette de transport rigide.

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Pour les centres HAUTERIVE et JEAN VIGNALOU, le ramassage s'effectue :

- du lundi au vendredi :

o de 7h à 14h30 par le navetier

o de 16h00 à 18h30 par les coursiers

- le samedi de 9h à 16h45 par l'agent du mortuarium ou du service intérieur (4 tournées)

- les dimanches et jours fériés de 9h à 17h45 par l'agent du mortuarium (3 tournées)

La nuit, les services des soins acheminent leurs prélèvements ou font appel au cadre de nuit. En dehors des heures de ramassage pré-définis et en cas d'urgence vitale, le personnel des services de soins achemine directement les prélèvements au laboratoire, dans la mallette du service prévue à cet effet. L'heure de prise en charge du prélèvement est notée par le personnel soignant dans le classeur au point de collecte. A l’arrivée au laboratoire, les prélèvements sont horodatés (de façon unitaire ou globale en fonction du

nombre de prélèvements). L’heure de réception au laboratoire est tracée dans le dossier du patient

dans le SIL.

Site d’Oloron

Les prélèvements sont déposés au point de collecte identifié dans chaque service par le personnel

soignant. Lors de son passage, le coursier récupère l'ensemble des prélèvements et les dépose dans

une mallette de transport.

Du lundi au vendredi :

L’acheminement est effectué par les coursiers de façon formelle 3 fois par jour : - entre 8h et 9h, - entre 10h et 10h45, - entre 13h et 14h.

En dehors de ces horaires, les prélèvements sont acheminés par le personnel du service concerné

Nuits, week-end, et jours fériés :

Si les agents du service sont dans l’impossibilité de se déplacer, le veilleur de nuit assure

l’acheminement des prélèvements au laboratoire.

A l’arrivée au laboratoire, le coursier ou l’agent du service vide la mallette et horodate chaque

prescription. L’heure de réception au laboratoire est tracée dans le dossier du patient dans le SIL.

Pour l’EPHAD Age d’Or :

Du lundi au vendredi :

- L’acheminement des prélèvements est réalisé par les coursiers entre 8h et 9h et sur appel

jusqu’à 12h et de 13h30 à 17h30 l’après-midi.

- Entre 12h et 13h, un coursier est disponible pour aller récupérer les prélèvements si

nécessaire, sur appel au 1985.

Les samedis, dimanches et jours fériés :

- L’acheminement des prélèvements est réalisé uniquement sur appel de 7h30 à 11h15 et

de 13h30 à 17h15.

- En dehors de ces créneaux horaires, l’entreprise d’ambulanciers Lopez est sollicitée.

A l’arrivée au laboratoire, le responsable de l'acheminement vide la mallette et horodate chaque

prescription et la FE Traçabilité des sondes de transport.

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Site d’Orthez Les prélèvements sont effectués de préfence au plus près du départ de chaque navette programmée.

Le personnel soignant des services de soins achemine les prélèvements dans une mallette de

transport

Les prélèvements sont déposés dans la pièce de biologie délocalisée versant « zone de dépôt des

prélèvements » par le personnel soignant de chaque service de soins.

Ce personnel dépose les prélèvements selon les préconisations du Manuel de prélèvement MAN-LAB

FT02 dans chacun des bacs prévus pour chaque type de prélèvement et pour chaque température.

Il trace le dépôt de ces prélèvements à l’aide de la fiche de traçabilité C-P1A2-Po01-FE02 en collant

une étiquette patient (ou à défaut en inscrivant manuellement l’identité du patient) et en inscrivant le

nombre de pochettes déposées dans chaque bac pour chaque patient. Les initiales de l’agent et

l’heure de dépôt sont également tracées.

Acheminement vers le CH Pau :

Du lundi au vendredi :

L’acheminement est effectué par des coursiers à heures fixes 5 fois par jour. Les heures de départ

d’Orthez sont : 8h00, 11h00, 14h00, 16h30 et 20h30.

Le week-end et jours fériés :

L’acheminement est effectué par des coursiers à heures fixes 4 fois par jour. Les heures de départ

d’Orthez sont : 8h45, 12h15, 16h45 et 19h00.

Pour l’EPHAD d’Orthez : Un agent de l’EHPAD d’Orthez apporte les prélèvements dans la zone de

dépôt des prélèvements.

Pour l’EHPAD de Mourenx, le navetier d’Orthez qui effectue la navette de 11h00 vers Pau passe par

Mourenx récupérer les prélèvements. S’il y a d’autres prélèvements à acheminer dans la journée,

l’EHPAD demande le passage d’un coursier d’Orthez au service logistique à un autre horaire.

b. Prélèvements réalisés à l’extérieur des établissements de santé du GHT

Une convention est signée avec les établissements ou les laboratoires qui transmettent des prélèvements biologiques pour analyse au laboratoire. Cette convention précise que le transport des prélèvements est sous la responsabilité de l'établissement ou du laboratoire demandeur, dans le respect des recommandations du laboratoire et de la réglementation ADR. Ces prélèvements sont apportés par un coursier de l’établissement ou du laboratoire demandeur. Ces établissements disposent de leur propre matériel de transport.

c. Examens dans le cadre d’un protocole

Les modalités pratiques de mise en œuvre de chaque protocole sont décrites dans une fiche technique, mise à disposition du technicien de laboratoire en charge du poste de travail. L'acheminement des prélèvements est pris en charge par le service ou le personnel dédié aux protocoles dans l'établissement

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d. Prélèvements réalisés dans le cadre de l’urgence vitale

Une analyse rentre dans le cadre d’une « urgence vitale » lorsque son résultat, qui doit être obtenu dans un délai défini comme le plus court possible, conditionne la prise en charge d’un patient dont le pronostic vital est engagé à brève échéance. Dans ce cas, le(s) prélèvement(s) sont acheminés par une personne du service identifiée et tracée : infirmière, médecin ou brancardier (urgences) à qui est (sont) confié(s) le(s) prélèvement(s) avec la consigne : URGENCE VITALE à donner en main propre à un personnel du laboratoire : secrétaire, technicien ou biologiste qui s’identifie et trace son action de réception dans le dossier patient.

La nuit, un appel téléphonique pour prévenir le laboratoire, qui est fermé, est nécessaire.

5. Consultation des résultats et rajouts

a. Rajouts

Tout rajout d’analyse doit faire l’objet d’un appel au laboratoire. En fonction des possibilités techniques

(quantité, délai, tube correspondant, …), les analyses sont efectuées.

Dans le cas d’un rajout d’analyse sur un prélèvement transmis à un laboratoire sous-traitant, la

demande doit impérativement se faire auprès du laboratoire du CH de Pau (et non directement auprès

du sous-traitant).

b. Consultation des résultats

Pour les patients hospitalisés dans les 3 établissements de santé du GHT ou au CHP, les résultats

sont consultables dans les DPI. Les résultats des prélèvements des patients venus en consultation

avec un médecin des établissements de santé du GHT