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e-lyco Un réseau d’ENT au service de la pédagogie, du travail collaboratif et de la communication Réunions de lancement vague 5 mai 2013

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e-lycoUn réseau d’ENT au service de la pédagogie, du travail collaboratif et de la communication

Réunions de lancement vague 5mai 2013

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le réseau d’ENT de l’académie de Nantes

édition du lundi 17 avril 2023 pôle tice académique

2Programme du matin

Introduction – présentation du projet

Le processus de déploiement préparation du déploiement le processus de formation - initialisation

Points d’attention consolider les données services tiers, mise en route du portail

public création des comptes assistance

Témoignage d’un chef détablissement

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édition du lundi 17 avril 2023 pôle tice académique

3Après-midi

Découverte d’e-lyco Le portail L’authentification L’interface e-lyco (services, fonctionnalités) Manipulation

– Publication : scénario 0– Cahier de textes : scénarios 4 à 6

Conclusion le rôle du chef d’établissement la documentation en ligne

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e-lycoC’est quoi ?

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le réseau d’ENT de l’académie de Nantes

édition du lundi 17 avril 2023 pôle tice académique

5C’est un ENT

« Un espace, ou environnement, numérique de travail (ENT) a pour objectif de fournir à chaque acteur de la communauté éducative (enseignant, élève, personnel administratif et de direction, parents, intervenants extérieurs…) un point d’accès unifié à l’ensemble des outils, contenus et services numériques en rapport avec son activité »

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le réseau d’ENT de l’académie de Nantes

édition du lundi 17 avril 2023 pôle tice académique

6Un environnement numérique cohérent, articulé à l’existant

Une partie accessible au grand public (site web)

Une partie privée personnalisée accessible avec un identifiant

Des services intégrés ou connectés

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7Trois niveaux de portails

Portail du rectorat Portails des collectivités

Général(inter-établissement)

Territorial(région et départements)

Local

Portails d’établissements

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e-lycoC’est pour qui ?

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Elèves / Parents

Enseignants

Agents / Personnels

Invités

Corps d’inspectionAgents techniques territoriaux

Personnel de direction établissementPersonnel vie scolaire,

documentaliste Services des collectivités

Services académiques

Collège ou lycée public Collégiens, lycéensParents , Tuteurs légaux

Enseignants Remplaçants

Collectivités • Région

• Conseil général

Comptes temporairesComptes non gérés par l’AF

Divers : • Entreprises• Partenaires

• …

Académie

Enseignement privé

Enseignement agricole

Collège ou lycée privé

Lycée agricole public

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e-lycoQui fait quoi ?

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13 protagonistes

Maîtrise d’ouvrage

7 membres : Rectorat, Région, 5 Départements

Partenaires

2 partenaires associés : Enseignement privé, Enseignement agricole

1 opérateur associé : CRDP

Maîtrise d’oeuvre

1 Intégrateur : IBM

1 éditeur de progiciel : Kosmos

1 hébergeur : Océanet Technologie

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e-lycoQui pilote ?

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Schéma de gouvernancePériodicité

Et rôles

3 fois par an

Décisions et orientations

stratégiques du projet

réunions mensuelles

Suivi global du projet, arbitrages

hebdomadaire puis bimensuelle

Suivi opérationnel

Instances de Pilotage Autres structures

Comité de pilotage stratégique

Présidents

Recteur

Structure des instances

Comité de suivi

Rectorat : SGA, Directeur de projet, DSI, Chef de projet, CTICE

Collectivités : DGA Éducation et / ou Chef de projet

Représentants de l’enseignement privé et de la DRAF

Cellule projet

Chefs de projet

Comité académique des usagers

Commission éditoriale

Périodicité

Et rôles

mensuelle et en tant que de besoin

Etablit les règles de publication

Définit les axes de communication

Cadre et régule l’édition

en fonction du besoin Alimente la réflexion

des comités stratégiques et de

suiviRend compte des

conditions d’appropriation du

projet

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le réseau d’ENT de l’académie de Nantes

édition du lundi 17 avril 2023 pôle tice académique

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E-lyco est encadré par deux conventions et un CCTP

Une Convention cadre de partenariat

Une Convention constitutive de groupement de commande

Un Cahier des clauses Techniques Particulières… et diverses annexes

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e-lycoC’est pour quand ?

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Jalons pour une généralisation

Juil-Déc. 2008 : lancement du projet

Juin-Sept. 2009 : conventions et publication de l’appel d’offre ENT

Octobre 2009 : groupement IBM / Kosmos / Océanet Technologie et de l’AMO Inéum consulting

Nov 2009 - Jan 2010 : préparation du déploiement

Mars-avril 2010 : première vague

Octobre 2010 : 2ème vague

Octobre 2011 : 3ème vague

Octobre 2012 : 4ème vague

Octobre 2013 : 5ème et dernière vague

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Vague 5, 123 établissementsActivation des portails octobre 2013

Lycées Collèges

Région Loire-Atlantique

Maine et Loire

Mayenne Sarthe Vendée

public 11 20 8 0 14 3 56

privé 27 17 9 0 6 3 62

public agricole

1 1

privé agricole

4 4

MFR            

total 43 37 17 0 20 6 123

Soit 639 établissements déployés.

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Pour 5 ans et au-delà

Le déploiement complet de tous les établissements est prévu sur 5 ans soit pour l’année scolaire 2013/2014

Ensuite : réaménagement du CCTP et nouvel appel d’offre

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le réseau d’ENT de l’académie de Nantes

édition du lundi 17 avril 2023

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Un environnement évolutif

pôle tice académique

Mars 2010 Vague 1 K-décole v3.2 Version éditeur

Sept 2010 Vague 1 et 2 K-décole v3.2.3

Import Edt

Sept 2011 Vague 1, 2 et 3

K-décole v3.3 Refonte du Cahier de textes

Décembre 2011

Vagues 1, 2 et 3

K-décole v3.4 99% du CCTP

Juin 2012 Vagues 1 à 4 K-décole v 3.4.2

Version annuelle

Juin 2013 Vagues 1 à 5 K-décole v 3.6

Version annuelle

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E-lyco aujourd’hui c’est…

458 portails créés (sur 639 prévus)

93 000 comptes élèves activés (sur 271 000)

100 800 comptes parents activés (sur 527 000)

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le réseau d’ENT de l’académie de Nantes

E-lyco c’est aussi…

+ de 1,6 millions de visites/mois (déc.2012-jan.2013)

une augmentation de 100% des visites par rapport à l’an passé

+ de 280 000 pers. différentes se sont connectées à e-lyco en jan. 2013

Une augmentation de 182% par rapport à janvier 2012

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le réseau d’ENT de l’académie de Nantes

C’est encore…

57% des visites : les élèves

Plus de 26% : les enseignants

13% : les parents

Services les plus utilisés (73% des visites de services) :

« Cahier de textes » « Messagerie » et « Travail collaboratif »

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e-lycoCombien ça coûte ?

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édition du lundi 17 avril 2023 pôle tice académique

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Périmètre et état du déploiementCalendrier,moyens, effectifs

Un engagement de 10,5 M d’euros TTC pour les collectivités : prestations, licences

Un engagement de 10,5 M d’euros pour l’Etat (académie) : pilotage, formation, accompagnement, assistance

Une subvention du fond FEDER pour chaque entité

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Moyens d’accompagnement académiques par établissement

72 HSE les deux premières années

administrateur et coordonnateur pédagogique (référent numérique)

36 HSE les trois années suivantes

selon organisation interne

Rémunération sur service fait

Rem. : Formateurs relais / webmestre à prendre en charge par l’établissement

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Le plus grand projet ENT actuel

Cible à terme 1 100 000 utilisateurs

Tous les territoires impliqués

Tous les réseaux d’établissements impliqués (public, privé, agricole)

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Les ENT dans les lycées (oct. 2012)

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Les ENT dans les collèges (oct. 2012)

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e-lycoPréparation du déploiement

Mai-juin 2013

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Des documents de référence

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1 seule adresse : www.e-lyco.fr

Guide de saisie SCONET / STS

Kit de déploiement 6 cahiers : 1 : préparation du déploiement 2 : ouverture du portail 3 : e-lyco dans la vie de l’établissement 4 : annexes techniques 5 : changement d’année scolaire 6 : publication sur les portails

– préconisations

pôle tice académique

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Le processus de déploiement

Mai-Juin 2013 : recueil des prérequis

1er Octobre 2013 : déploiement des portails vague 5

Sept-oct. : formations et initialisation (ens. public)

Nov-déc. : suite des formations et accompagnement au démarrage

Ensuite, c’est à vous…

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Préparation du déploiement avril-mai 2013 (cahier 1)

recueil des prérequis techniques

Récépissé CNIL Cas des cités scolaires Fourniture d’un visuel format 4/3

à partir du formulaire :

http://initialisation.e-lyco.ac-nantes.fr

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Emplacement du

visuel

Image du portail : exemples

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Prérequis humains

Constitution de l’équipe e-lyco

administrateur coordonnateur pédagogique (référent

numérique) formateurs relais / webmestre

Fiches de poste sur le portail central : www.e-lyco.fr

Déclaration par formulaire uniquement

http://initialisation.e-lyco.ac-nantes.fr

pôle tice académique

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Le dispositif de formation

public administrateurs, coordonnateurs pédagogiques formateurs-relais, webmestres chefs d’établissement et adjoints invités

objectifs informer sur le projet académique e-lyco organiser les personnes-ressources en équipes former à l’utilisation d’e-lyco et aux usages d’un ENT

modalités formation action scénarios de prise en mains appropriation parallèle du portail d’établissement

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Calendrier des formations

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Travaux du comité de pilotage pour le déploiement en interne

Travaux du comité de pilotage pour le déploiement en interne

Formation initiale 2j

Formation initiale 2j

«Check-list»«Check-list»

Initialisation 1j

Initialisation 1j

Appropriation du portailAppropriation du portail

Formations internesFormations internes Déploiement en interne

Déploiement en interne

Publication 1 1j

Publication 1 1j

Publication 2 1j

Publication 2 1j

½ j bilan à distance½ j bilan à distance

Accompagnement distant via le portail centralAccompagnement distant via le portail central

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le réseau d’ENT de l’académie de Nantes

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Ouverture du portail

Création des portails : 1er octobre envoi des codes administrateur, coordonnateur

et webmestre au chef d’établissement

Premiers travaux sur les portails : commencer après les formations liste d’opérations à effectuer (check-list) accompagnement à distance

pôle tice académique

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Initialisation (octobre 2012)

Clôture de la «check-list» et PV de Vérification d’Aptitude

administrateurs et coordonnateurs pédagogiques

chefs d’établissement et adjoints invités connexion des services tiers import de l’emploi du temps (assistance kosmos)

Fin novembre : PV de Vérification de Service Régulier

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le réseau d’ENT de l’académie de Nantes

Novembre - décembre

Formation à la publication (cahier 6)

mise en place des premières rubriques élaboration de la page d’accueil stratégies de communication politique éditoriale

Accompagnement

forum permanent espaces de discussion en direct (chat)

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le réseau d’ENT de l’académie de Nantes

Point d’attention 1/4 consolider les données

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Données élèves et parents : SIECLE voir guide de saisie STS / SIECLE (SCONET) INE : utiliser impérativement la procédure de

SIECLE pour le changement d’établissement

Données enseignants : STS

Préparer l’emploi du temps (EDT/12T) mise à jour de STS : ne pas attendre la campagne

d’HSA, à faire autant de fois que nécessaire documentation spécifique pour les chefs

d’établissement

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le réseau d’ENT de l’académie de Nantes

Point d’attention 2/4 services connectés et portail

Services tiers à identifier Lesite.tv, pronote, etc. Étudier les prérequis (cahier 4) Mise en place après les formations Responsabilité du chef d’établissement

Mise en route du portail public Transfert de l’existant Responsabilité du chef d’établissement Formation et conseils (cahier 6)

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le réseau d’ENT de l’académie de Nantes

Points d’attention 3/4création des comptes

Enseignants

automatique par importation du système d’informations académique

Personnels non enseignants

automatique pour les personnels académiques et de la région

importation manuelle ou création de comptes invités dans les autres cas

Invités

création manuelle par l’administrateur

Élèves ou parents

création - activation directe par les utilisateurs accompagnement nécessaire (pour les 6ème notamment)

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le réseau d’ENT de l’académie de Nantes

Création des comptes élèves :des enjeux forts pour tous

Le processus de création des comptes est complexe et doit être clarifié pour les CE d’abord, les enseignants ensuite puis les élèves et leurs parents

L’identité numérique, la sécurité des données personnelles, la confidentialité sont des problématiques d’actualité à accompagner

La sécurité doit être l’affaire de tous

Mise en conformité avec les obligations CNIL / RSSI

Anticiper les problèmes / les remédiations

Le compte ENT est un compte professionnel

Accompagner positivement

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le réseau d’ENT de l’académie de Nantes

Création des comptes élèves :enjeux côté chef d’établissementSe former aux enjeux de l’identité numérique

Se sensibiliser aux problèmes d’usurpation d’identité / de responsabilité numérique

Connaître la charte ENT

Être en accord dans ses pratiques et ses discours avec la charte et la loi

Générer les codes d’activation – publipostage vers les élèves et parents :

communication à travailler dispositif d’assistance à mettre en place

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pôle tice académique

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le réseau d’ENT de l’académie de Nantes

Création des comptes élèves :enjeux côté enseignants

Se former aux enjeux de l’identité numérique

Se sensibiliser aux problèmes d’usurpation d’identité / de responsabilité numérique

Connaitre et faire connaitre la charte ENT

Être en accord dans ses pratiques et ses discours avec la charte et la loi.

Connaitre et valider les items du B2i lors de la création de compte

Faire créer les comptes aux élèves selon des préconisations précises déterminées en comité de pilotage

Participer à la création des comptes : auto-formation, travail d’équipe

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le réseau d’ENT de l’académie de Nantes

Création des comptes élèves :enjeux côté parents

Se former aux enjeux de l’identité numérique

Se sensibiliser aux problèmes d’usurpation d’identité / de responsabilité numérique

Connaitre la charte ENT

Accuser réception du courrier ou s’opposer au compte (pas d’opposition possible à l’utilisation du compte dans le cadre scolaire)

Consulter la charte avant le jour de la création du compte avec son enfant

Donner le CAE à l’enfant

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le réseau d’ENT de l’académie de Nantes

Création des comptes élèves :enjeux côté élèves

Obtenir le code d’activation

Créer le compte en classe avec l’enseignant responsable

Pas d’opposition possible à l’utilisation sur le temps scolaire par les parents

Comprendre les enjeux :

sécurité confidentialité responsabilité

Compléter son mémo (discrètement !)

Le conserver à la maison pour … X ans !

pour favoriser la mémorisation : il faut… utiliser le compte !

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le réseau d’ENT de l’académie de Nantes

Processus de Création des comptes élèves

Génération des Codes d’activation

par le chef d’établissement

et envoi

Communication parents / élèves :

info sur séance création comptes élèves et charte

Salle multimédia : formation à

l’identité numérique au compte

professionnel d’élève

Création du compte élève : mémo à

compléter et conserver

Procédure de récupération :

préconisations sur identifiant/mdp,

adresse mail

Point d’attention : gestion des absents, gestion des élèves

ayant déjà un compte

Première connexion à l’ENT : lecture de

la charte.

Sensibilisation aux enjeux du compte.

Première action : répondre au message de l’enseignant

À faire : connexion depuis l’extérieur

Usages à démarrer rapidement pour

éviter pertes d’identifiant / mdp

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le réseau d’ENT de l’académie de Nantes

Point d’attention 4/4 des questions ?

aide en ligne

documents de formation www.e-lyco.fr

réseaux d’aide Listes de discussion (administrateur,

coordonnateurs) Liste personnels de direction

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le réseau d’ENT de l’académie de Nantes

édition du lundi 17 avril 2023 pôle tice académique

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Point d’attention 4/4 un blocage ?

Administrateur

Coordonnateur

(formateursrelais)

Administrateur

Coordonnateur

(formateursrelais)

PlateformeassistancePlateformeassistance

enseignantsenseignants

personnelspersonnels

autres utilisateursautres utilisateurs

élèvesélèves

parentsparents

http://assistance.ac-nantes.fr