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SOMMAIRE
Installation d’une boîte aux lettres, création d’identités et pratique d’un web mail
Envoyer du courrier électronique1 Joindre un fichier (photo, son, document) à un mail2 Vérifier automatiquement l’orthographe des courriers envoyés3 Personnaliser l’affichage de votre boite aux lettres4 Utiliser un papier à entête5 Envoyer une copie d’un courrier à un autre correspondant6 Signer automatiquement ses emails7 Effectuez une recherche par mots-clés8 S’assurer que le message envoyé sera lu9 N’oubliez plus les pièces jointes10 Envoyer les pièces jointes par Office et … des pièces jointes lourdes
Recevoir du courrier électronique11 Classer les messages reçus12 Filtrer et classer automatiquement le courrier reçu13 Créez un message d’absence14 Bonnes pratiques et conseil pour ne pas être complètement submergé de pub15 Bloquer les courriers en provenance d’un correspondant et usage d’un anti spam16 Avertir votre correspondant du niveau d’importance de votre message17 Lire son courrier tout en gardant une copie sur le serveur18 Compressez les messages stockés19 Enregistrez vos courriels sur votre disque dur20 Le suivi de conversation
Les adresses et le carnet d’adresse20 Décoder une adresse email21 Garder les adresses de ses correspondants en mémoire22 Ajouter automatiquement un correspondant à son carnet d’adresses23 Créer des groupes de contacts24 Rechercher l’adresse d’un correspondant25 Connaître l’adresse de l’expéditeur d’un courrier reçu même quand elle n’apparaît pas
dans le champ « de »26 Sauvegarder et emporter son carnet d’adresses27 Restaurer son carnet d’adresse (ou l’installer sur un nouveau pc)28 Imprimez le carnet d’adresse
Diverses questions sur la messagerie électronique29 Un email peut-il se perdre ?30 Chez quel fournisseur ouvrir un compte de courrier31 Modifiez votre adresse électronique32 Campagne d’e-mailing (ex. Sarbacane) et services de routage33 Utilisation de l’aide d’Outlook Express
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Introduction
Il existe différents logiciels de messagerie. Celui de Microsoft, Outlook et sa version allégée Outlook Express, un des plus simple à utiliser mais vulnérable aux attaques virales. IncrediMail Xe (mail animés, multimédia, …) et Foxmail 5 (avec son fameux antispam) est d’origine chinoise et particulièrement léger à installer.
Windows
• Outlook Express• Outlook• Thunderbird• IncrediMail• Eudora• Pegasus Mail• FoxMail• DreamMail • Netscape et Mozilla
• The Bat!• PocoMail• Mail Warrior • Phoenix Mail• Opera• Gaston• Becky!
MacOS Linux
• Outlook Express• Eudora• Mail• Entourage• Netscape et Mozilla• Thunderbird• Opera• Nisus Email
• Thunderbird• Netscape et Mozilla• Opera
Tous les logiciels de messagerie sont équivalents pour ce qui est des fonctions essentielles (écrire, envoyer et recevoir des e-mails). Les différences se font essentiellement sur la plateforme supportée (Windows, Mac ou Linux), le prix, la "lourdeur" du logiciel et la facilité d'utilisation. Ainsi que sur quelques fonctions avancées telles que la planification des tâches, le partage d'agenda ou la gestion de listes de diffusion. Enfin chacun a son propre style et sa propre interface, qui peuvent tout aussi bien vous séduire que vous rebuter.
Windows Mac Linux Prix IMAP Hotmail Dist. Confid. RSS Newsgroups
Outlook Express g
Eudora g/p
FoxMail g
The Bat!l p
IncrediMail g/p
Outlook p
Pegasus Mail g
Thunderbirdg
(plugin)
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Installation d’une boîte aux lettres sur un logiciel de messagerie et pratique d’un web mail
La fenêtre « Comptes …» s’ouvre. Cliquez ensuite sur le bouton « Ajouter » et choisissez l’option « Courrier ».
Lorsque vous créez un nouveau compte avec l'assistant, ce dernier vous demande plusieurs informations comme votre nom, votre adresse de messagerie, votre nom d'utilisateur, votre mot de passe et les serveurs de courrier entrant (POP) et sortant (SMTP).
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L’assistant commence par vous demander votre nom. Le nom que vous entrez dans le champ « Nom complet » est celui que liront les destinataires de vos messages sous « Expéditeur ».
Insérez ensuite votre adresse de messagerie :
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Ensuite entrez le serveur de courrier entrant et le serveur de courrier sortant
Le serveur de courrier entrant POP est : pop.jeunesse-sports.gouv.frLe serveur de courrier sortant SMTP est : smtp. jeunesse-sports.gouv.fr
A l’écran suivant, indiquez le nom d'utilisateur et le mot de passe de votre compte (ceuxque vous avez entré au point 1 de ce guide).Remarque : Veillez à mettre comme nom d’utilisateur + Mot de passe les mêmes que sur l’intranet Jeunesse et Sports).
Demander à votre CIL votre nom d’utilisateur et votre mot de passe si vous ne le connaissez pas.
Pour conclure, cliquez sur le bouton « Terminer ». Vous vous retrouvez sur la fenêtre« Comptes Internet ».
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Afin de vous authentifier auprès du serveur de courrier sortant lors de l’envoi d’un message, les opérations suivantes sont nécessaire :
- Cliquez sur le nom du compte (1).- Cliquez sur le bouton « Propriétés » (2).- Cliquez sur l’onglet « Serveurs » (3).- Cochez la case « Mon serveur requiert une authentification » (4).
- Cliquez sur le bouton « Paramètres » (5).
Une boîte de dialogue s’ouvre. Vous pouvez la laisser comme ci-dessous et cliquer sur« Ok ».
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Ensuite, fermez la boîte de dialogue des propriétés du compte en cliquant sur « Ok »,
Puis fermer la fenêtre « Comptes Internet » en cliquant sur « Fermer ».
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Si vous êtes en dehors du réseau Ariane (depuis chez vous), aller sur Outil/Comptes/Onglet Avancé:
Port courrier sortant: mettre "587" au lieu de "25" sur lien ADSL ou tout autre box que FreeBox (Désactiver Blocage SMTP sortant).
Cocher "Conserver une copie des messages sur le serveur" si vous souhaitez que ces messages continuent à vous arriver au bureau lors de votre retour.
Votre compte est désormais complètement configuré sur votre messagerie.
En cliquant sur « Envoyer/Recevoir » vous aurez la possibilité de recevoir tous les messages envoyés à votre adresse.
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Pratique d’un Web mail :
Pour la consultation uniquement des messages, un lien comme par exemple le site suivant http://www.mailclub.net/pop/ nécessite seulement de connaitre Identifiant / Mot de passe / POP J&S:
• Identifiant: *******• Mot de passe: *****• Pop: pop.jeunesse-sports.gouv.fr
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1. Joindre un fichier (photo, son, document) à un mail
Votre courrier écrit, cliquer sur l’icône joindre ou attacher (le trombone). Vous accéder alors à une fenêtre qui vous permet de parcourir votre disque dur jusqu’au fichier que vous voulez ajouter (image, son , vidéo, texte ou autre).
Cliquez ensuite sur ce fichier. Son nom apparaît maintenant dans une ligne au dessus de votre texte.
Conseils
Précisez toujours à votre correspondant, dans votre texte la nature du fichier que vous envoyez. La peur du virus rôde et on hésite souvent à ouvrir un fichier joint surtout lorsqu’il s’agit d’un .EXE.
Evitez les fichiers trop volumineux. Pensez au temps de téléchargement que cela va prendre.
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2. Vérifier automatiquement l’orthographe des courriers envoyés
Pour ne pas faire de fautes d’orthographe dans vos emails, configurez votre logiciel de messagerie pour qu’il vérifie automatiquement l’orthographe de chaque email envoyé.
Cliquez sur le menu Outils / Options. Cliquez ensuite sur l’onglet Orthographe puis sélectionnez Toujours vérifier l’orthographe avant l’envoi. Vous pouvez aussi cocher Suggérer des corrections pour les mots mal orthographiés. Cliquer sur OK.
Attention, ne faites pas une confiance aveugle à ce type de fonction. Le correcteur laisse passer les fautes de grammaire, les oublis de pluriel et les homonymes. Relisez donc une dernière fois votre courrier avant de l’envoyer.
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3. Personnalisez l’affichage de votre boite aux lettres
Modifiez le classement des messages affichés :
Pour modifier le tri et afficher les courriels dans l’ordre chronologique inverse (les plus récents en début de liste), cliquez sur l’entête de la colonne Reçu. De même, en cliquant sur l’entête d’une autre colonne, vous pouvez classer les messages en utilisant d’autres critères. Par exemple, pour classer les messages par ordre alphabétique d’émetteur, cliquez sur l’entête de colonne De.
Supprimer les colonnes inutiles :
L’identité de l’expéditeur, l’objet du message, la date de l’envoi et la présence d’une pièce jointe : telles sont les 4 informations essentielles d’un message électronique. Mais Outlook Express affiche aussi 2 autres colonnes (Priorité et Marquer) pas forcément utiles. Pour les enlever et gagner de la surface d’affichage, cliquez sur le bouton droit de la souris, puis sur Colonnes. Puis, dans la fenêtre Colonnes, désactivez les cases Priorité et Marquer. Validez en cliquant sur OK.
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4. Utiliser un papier à entête
Lorsque vous écrivez un email, vous pouvez agrémenter celui-ci d’un fond appelé papier à lettre.
Cliquez sur l’icône Nouveau message. Choisissez alors l’un des papiers proposés (un lierre par exemple) ou bien, cliquez sur Sélectionner le papier à lettre … et choisissez ensuite l’une des présentations proposées.
Il existe une autre solution lorsque vous êtes déjà en train d’écrire votre message. Dans le menu Format de la fenêtre « Nouveau message », sélectionnez Appliquer le papier à lettre puis choisissez celui voulu.
Attention, il est nécessaire que le format d’envoi de votre message soit en texte enrichi (HTML) en non en Texte Brut (option accessible par le menu Format).
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5. Envoyer une copie d’un courrier à un autre correspondant
Lorsque vous envoyez du courrier à quelqu’un, son adresse email est inscrite dans le champs « à ». Vous pouvez rajouter un ou plusieurs destinataires principaux en séparant les adresses par des ;
Le champ « Cc » (Copie carbone) sert pour envoyer une copie à un ou plusieurs destinataires qui ne sont pas des destinataires principaux.
Le champ « Cci » (Copie carbone invisible) sert pour envoyer une copie à un ou plusieurs destinataires cachés. Personne ne sait, à par vous, que les destinataires inscrits dans ce champ vont recevoir le courrier.
Si la personne à qui vous voulez envoyer votre email est inscrite dans votre carnet d’adresses, cliquez sur le petit livre à côté de la ligne « à », « Cc » ou « Cci » (suivant le cas). Votre carnet d’adresses s’ouvre automatiquement et vous pouvez alors sélectionner directement vos correspondants simplement en cliquant sur leurs coordonnées.
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6. Signer automatiquement ses emails
Il est possible d’écrire une petite formule à la fin de ses emails appelée signature. Ce message peut être inclus de façon automatique à la fin des emails. On peut même en écrire plusieurs et choisir lequel inclure en fonction de la nature du courrier.
Sélectionnez le menu Outils puis options. Choisissez le signet signature dans la fenêtre qui s’ouvre. Cochez la case Ajouter les signatures à tous les messages sortants.Dans la rubrique signatures, cliquez sur Nouveau. Inscrivez votre texte (formule de politesse, nom, email …) dans la zone Modifiez la signature. Une fois cela fait, vous pouvez donner un nom plus compréhensible à votre signature (exemple : signature professionnelle, signature pour les copains, …). Cliquez ensuite sur OK.
Lorsque vous voulez signer un message, après l’avoir écrit, il suffit de cliquer sur signer pour ajouter votre signature. Si vous en avez créé plusieurs, vous aurez alors le choix de celle à intégrer à votre document.
Vous disposez aussi d’un bouton avancé … qui peut être utile. Cela vous permet d’affecter automatiquement une signature à chaque compte email (si vous en avez plusieurs). Pour utiliser cette possibilité, pensez à ouvrir une boite aux lettres par usage (professionnel, personnel, …). La signature incluse automatiquement sera alors personnalisée en fonction de la catégorie du courrier.
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7. Effectuez une recherche par mots-clés
Vous recherchez un message mais vous ne vous souvenez que de quelques mots figurant dans le corps du message, par exemple « Exposition photos ». Effectuez votre recherche en utilisant l’un de ces mots.
Dans le volet gauche de la fenêtre principale, sélectionnez le dossier dans lequel vous souhaitez effectuer la recherche. Par exemple : Boite de réception, Eléments envoyés, etc.Pour une recherche sur tous les dossiers cliquez sur Dossiers locaux en dessous d’Outlook Express. Maintenant, cliquez sur le bouton Rechercher.
Dans la zone Message de la fenêtre affichée, tapez l’un des mots dont vous vous souvenez, par exemple « Exposition ». Puis cliquez sur le bouton Rechercher. Tous les messages contenant le texte tapé s’affichent :
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8. S’assurer que le message envoyé sera lu
Intégrez un accusé de réception à votre message. Vous recevrez ce dernier lorsque votre correspondant aura lu votre email avec la date et l’heure de lecture. Dans la fenêtre de votre message, cliquez sur le menu Outils. Choisissez dans la zone Demander une confirmation de lecture. Vous recevrez alors confirmation de lecture de votre message.
Vous pouvez également le paramétrer automatiquement dans les Options d’Outlook Express de la façon suivante:
Attention : par lecture, on entend que, le destinataire a double-cliqué sur l’email reçu pour le lire. Mais on peut très bien lire un message sans l’ouvrir. En sélectionnant un email dans la boite de réception, il apparaît dans la fenêtre de visualisation ou il peut être lu.
D’autre part, en cas d’accusé à la réception, ce n’est pas parce que nous téléchargeons sur son poste un email que nous le lisons.
Bref, cette fonction accusée de réception n’est pas infaillible.
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9. N’oubliez plus les pièces jointes
Vous avez oublié d’insérer la pièce jointe dans le message avant de l’envoyer. Un oubli très fréquent. Pou éviter ce couac, l’astuce est assez simple et vous n’avez même pas à ouvrir Outlook Express.
Au lieu de commencer par créer un message, parcourez les dossiers du disque dur jusqu’à trouver le fichier à expédier. Cliquez dessus avec le bouton droit de la souris. Dans le menu qui s’affiche, sélectionnez Envoyez vers puis Destinataire. Une fenêtre s’ouvre : c’est celle d’un nouveau courriel qui contient déjà la pièce jointe sous forme d’icône. Il ne reste plus qu’à taper le texte, ajouter l’adresse du destinataire et cliquer sur Envoyer.
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10. Envoyer les pièces jointes par Office et … des pièces jointes lourdes
Depuis Office 2003 (qui inclut Word, Exel, etc …) , il est possible d’envoyer directement le document sur lequel vous travaillez, sans passer par Outlook Express.
Cliquez sur le menu Fichier, puis sur Envoyer vers et Destinataire. De nouvelles lignes apparaissent entre cette barre d’outils et votre texte. Il s’agit des champs habituels que vous retrouvez avec Outlook Express pour envoyer un message : expéditeur, destinataire … Tapez l’adresse du correspondant et cliquez sur Envoyer une copie.
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Recevoir du courrier électronique
11. Classer les messages reçus
Ne garder pas tous vos courriers dans votre boite de réception. Créez des dossiers et déplacez-y vos courriers ( par simple cliqué glissé du bouton droit de la souris ).
Comment créer de nouveaux dossiers pour classer votre courrier ? Un clic droit sur la boite de réception suffit. Choisissez alors, dans le menu contextuel qui s’affiche nouveau dossier. Donnez-lui le nom que vous souhaitez. Vous pouvez maintenant y déplacer des courriers reçus pour les classer et les garder.
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12. Filtrer et classer automatiquement le courrier reçu
Lorsque vous recevez un courrier abondant, vous pouvez définir des règles de message qui classeront automatiquement votre courrier dans des répertoires préalablement créés. Vous pouvez aussi décider d’effacer immédiatement certains courriers de personnes indélicates.
Pour définir une règle dans Outlook Express, allez dans Outils puis dans Règles de messages et courrier.
Dans la fenêtre qui s’ouvre sélectionnez Nouveau. Choisissez alors les conditions d’application et l’action de la règle. Il faut préciser ensuite ces mots en cliquant sur les mots écrits en bleu.
Ainsi, par exemple pour classer dans un dossier tous les messages d’une liste de diffusion appelée Collègues et contenant toujours dans le champ objet des messages Travail, on indiquera en 2 la liste de diffusion Collègues. En 3, il faut ensuite sélectionner pour le déplacer dans un dossier spécifié puis indiquer le nom du dossier Travail créé à cet effet. Enfin, en 4, on désignera un nouveau nom de règle.
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13. Créez un message d’absence
D’abords, créer le message d’absence.
1. Créer un nouveau message en indiquant l’objet et le corps du message. Il n’est pas nécessaire d’indiquer de destinataires car le logiciel le fera automatiquement.
Exemple : Objet En vacances
Bonjour,
Je suis désolée de ne pouvoir vous répondre mais je suis en vacances du 10 février au 20 février inclus.
2. Enregistrez le message en choisissant le menu Fichier puis l’option Enregistrez sous.Indiquez le chemin ou il doit être sauvegardé, par exemple dans C:\Mes documents\Messages d’absence.
3. Nommez le message en tapant par exemple Vacances, dans la zone intitulée Nom du fichier. Validez ensuite en cliquant sur Enregistrer.
4. Fermer la fenêtre du message en choisissant dans le menu Fichier l’option Fermer.
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Puis, créer la règle de courrier :
5. Choisissez dans le menu Outils, l’option Règles de message. Dans le sous-menu qui se déroule, cliquez sur Courrier puis Nouveau.
6. Dans Sélectionner les conditions pour votre règle, cochez Pour tous les messages.
7. Dans Sélectionnez les actions pour votre règle : cochez Répondre en utilisant message
8. Dans Description de la règle, vous devez indiquer quel est le message qui doit être envoyé. Cliquez sur l’élément souligné. Ici, dans C:\Mes documents\Messages d’absenceLe chemin d’accès et le nom du fichier apparaissent à la place de l’élément souligné.
9. Sélectionnez le contenu de la zone Nom de la règle et tapez Message pendant absence
10. Cliquez sur OK. Devant le nom de la règle, vous avez une case à cocher :
- si vous la cochez et que vous cliquez sur le bouton OK, elle devient active immédiatement.
- Si vous ne la cochez pas, cela permet de la garder en mémoire sans qu’il y ait d’action et vous pourrez l’activez plus tard
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14. Bonnes pratiques et conseils pour ne pas être submergé de pub
-> Ne jamais répondre à un spam ; n’ouvrez jamais un fichier joint figurant dans un spam ; ne cliquez jamais sur les liens insérés dans le texte du spam (qui peuvent vous conduire vers des pages dangereuses pour la sécurité de votre poste de travail, ou proposant des contenus à caractère illégal). De façon générale, évitez tout simplement d’ouvrir un message de spam. Dans certains cas, le simple fait de l’ouvrir permettra au spammeur de valider votre adresse, et il vous spammera d’autant plus.
-> Ne pas donner votre adresse de messagerie professionnelle sur les sites Web, les listes de diffusion ou autres forums publics de discussion. Beaucoup de spammeurs utilisent en effet des « web bots » qui collectent automatiquement les adresses électroniques à partir d'informations publiques et de forums de discussion.
-> Ne transmettez jamais une chaîne de méls, c’est-à-dire les méls que l'on vous demande de faire suivre pour une cause ou une autre à vos collègues, même si leur contenu – pas toujours véridique – vous touche. Il est facile par la suite aux spammeurs de collecter les adresses des personnes ayant contribué à ces chaînes.
Si vous surfez sur des sites alternatifs (pirates, douteux …) ne leur donnez jamais votre adresse e-mail. Vous risqueriez de le regretter. Votre email risque d’être revendu à de nombreux sites commerciaux qui vont s’empresser de vous submerger de mails. Rien ne vous empêche de donner une adresse bidon (en respectant toutefois la syntaxe d’une adresse email [email protected] par exemple) lorsqu’il est nécessaire d’en fournir une pour accéder au site.
En ce qui concerne les sites sérieux, c'est-à-dire la majorité, vous pouvez leur fournir vote adresse email.
Attention : certains sites vous demandent si vous désirez recevoir des offres commerciales, promotionnelles ou si vous souhaitez que votre adresse soit communiquée à des sites partenaires. Refusez toujours.
Puis-je me désabonner ?
En général, lorsque vous recevez des pubs, newsletters et autres et que vous souhaitez vous en désabonner, un lien existe généralement dans le courrier sinon, connectez-vous sur le site pour demander l’arrêt des envois. S’il n’existe pas de procédure en ligne, il y a souvent une possibilité de contact du webmestre sur le site. Signifiez lui votre souhait de ne plus recevoir de courriers.Si cela ne marche pas, fâchez-vous et rappelez lui que l’envoi de courrier abusif (couramment appelé spamming) est interdit et répréhensif par la loi.
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Voici l’adresse Sophos où il est possible d’envoyer les spams SIGNIFICATIFS qui ne sont pas filtrés par l’anti-spams de nos serveurs de messagerie. Cela leur permet de mieux mettre à jour leur moteur de reconnaissance de spams.
A utiliser tout de même avec modération, il n’est pas question de leur envoyer TOUS les spams (donc ne pas diffuser largement cette information). N’envoyez que les spams répétitifs, et un seul de chaque, pas la peine de les inonder… que l’on ne soit pas qualifiés de spammeurs !
NB : La procédure est de clisser-coller le spam directement reçu, en pièce jointe, dans un nouveau mail adressé à l’adresse ci-dessus.
*** NE PAS FAIRE DE FORWARD DES SPAMS et NE PAS ENVOYER DE SPAMS FORWARDé PAR UN COLLEGUE ***
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15. Bloquer les courriers en provenance d’un correspondant et usage d’un anti spam
Vous recevez de nombreux messages non désirés d’un correspondant. Vos demandes d’arrêt réitérées n’y font rien. Vous pouvez demander à votre logiciel de messagerie qu’il efface ces messages du serveur sans les télécharger. Plus de pertes de temps en téléchargement, ni en lecture.
Sélectionnez un message, sélectionnez Créer une règle à partir d’un message. Dans la fenêtre qui s’ouvre alors, cocher lorsque la ligne « De » contient les personnes. Cochez également Le supprimer du serveur. Validez.
Attention tout de même, les messages seront quand même stockés sur le serveur de mails de votre fournisseur jusqu’à ce que vous connectiez avec Outlook Express, ce qui les effacera automatiquement. Attention à l’espace occupé par ces courriers. Si vous êtes victimes d’un mauvais plaisantin et recevez des mails en grande quantité, une seule solution, changer d’adresse internet.
Puis-je bloquer l’expéditeur ?
Si rien n’y fait, vous pouvez en sélectionnant dans le menu Message, bloquer l’expéditeur puis Ok pour ne plus recevoir ses courriers (cf. 17. à la page suivante).
Pour consulter la liste des expéditeurs bloqués sur votre messagerie, allez dans le menu Outils. Sélectionnez Règles de message, puis Liste des expéditeurs bloqués.
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Pour supprimer une des adresses de la liste, cliquez dessus, puis sur le bouton Supprimer.
Enfin si la gêne continue tout de même, il ne vous reste plus qu’à supprimer votre bal et en recréer une nouvelle … mais ne prenez pas peur, vous n’aurez que très rarement des problèmes et quasiment jamais de gros soucis.
Vous pouvez laisser sans crainte votre adresse email à un site qui vous intéresse pour recevoir sa lettre d’information.
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18. Avertir votre correspondant du niveau d’importance de votre message
Avant d’envoyer votre courrier, cliquez sur priorité, présent, soit dans la barre d’icônes.
Le point d’exclamation prévient d’un courrier important alors que la flèche vers le bas prévient d’un courrier peu important.
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17. Lire son courrier tout en gardant une copie sur le serveur
Il est possible de paramétrer votre logiciel de messagerie pour qu’il ne télécharge qu’une copie des mails reçus, les originaux restant sur le serveur. C’est utile pour lire son courrier au bureau avant de les rapatrier sur son ordinateur personnel le soir.
Paramétrez votre ordinateur de consultation comme indiqué ci-dessous :
Sous Outlook Express : Sélectionnez le menu Outils/comptes. Dans l’onglet courrier, choisissez le compte voulu si vous en avez plusieurs… Cliquez sur propriétés. Dans l’onglet Avancé, cochez Conservez une copie des messages sur le serveur. Validez par OK.
Attention, si cette fonction est pratique pour lire ses courriers sur un poste avant de les rapatrier sur un autre, pensez bien à avoir un poste sur lequel vous devez charger normalement (avec effacement du serveur) vos messages reçus. C’est le cas avec la configuration de base des logiciels de messagerie. En effet, votre boite aux lettres risque d’être rapidement pleine. Les nouveaux messages seraient alors purement et simplement refusés par le serveur.
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18. Compressez les messages stockés
Outlook Express propose une option de compression. C’est le meilleur moyen d’économiser de la place tout en conservant les messages stockés dans votre boite de réception. Pour cela, sélectionnez la commande Dossier du menu Fichier puis choisissez l’option Compacter tous les dossiers.
Faites le ménage des pièces jointes
Une image de 500 Ko, un fichier MP3 de 5 Mo, une vidéo de 2 Mo : à force, toutes ces pièces jointes prennent beaucoup de place dans la boite aux lettres, au risque de la saturer. Pour gagner de la place (jusqu’à 100Mo, parfois..), il faut éliminer les messages comprenant une pièce jointe.
Pour cela, ouvrez le message comprenant la pièce jointe. Déroulez le menu Fichier, puis cliquez sur Enregistrer les pièces jointes. Dans la fenêtre qui apparaît, sélectionnez les pièces jointes puis cliquez sur Parcourir pour indiquer le dossier de stockage et cliquez sur Enregistrer.
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19. Enregistrez vos courriels sur votre disque dur.
Une astuce permet de copier vos messages électroniques sur le disque dur. Créez un dossier dans C que vous nommerez : Courriers.
Dans Outlook Express, sélectionnez un ou plusieurs messages,cliquez sur le menu Fichier puis sur la commande Enregistrer sous. Dans la fenêtre qui apparaît, une fenêtre de dialogue apparaît avec, comme nom de fichier, l’objet du message et, comme Type, l’extension .eml (pour e-mail). Cliquez sur Enregistrer. Si vous cliquez sur ce fichier, Outlook Express s’ouvre. Vous verrez que le message et les pièces jointes sont conservés.
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20. Le suivi de conversation
Difficile de suivre une conversation précise lorsque vous recevez quotidiennement des dizaines et des dizaines d'e-mails. Pour vous aider, Outlook Express vous permet de mettre en avant une conversation en le colorant en rouge.
Dans Outlook Express, ouvrez un message de la conversation que vous souhaitez suivre.
Déroulez le menu Message et activez l'option Effectuer le suivi de la conversation.
Désormais, tous les messages de cette conversation seront colorés en rouge dans la liste des messages.
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Les adresses et le carnet d’adresse
20. Décoder une adresse email
Une adresse email est de la forme : [email protected]. Cette adresse est composée de plusieurs parties et n’est pas à confondre avec une adresse de page internet.
Du côté gauche de l’arobase (@) nous trouvons tout d’abord « contact ». C’est le nom de l’utilisateur de la boite aux lettres. Il est souvent de la forme jean.barasse, jbarasse, barassej lorsqu’il correspond au nom d’un individu.
L’arobase @ sert à séparer le nom de l’utilisateur de la boite aux lettre de la deuxième partie de l’adresse.
A droite de l’arobase, nous trouvons le nom de domaine hébergeant la boite aux lettres. Ici, il s’agit de jeunesse-sports.gouv.fr. Ceci peut être ifrance, wanadoo, free ou tout autre prestataire ayant installé un serveur de messagerie. La plupart des sites ont d’ailleurs leur propre serveur de messagerie.
Le nom de domaine est suivi d’une extension .com, .fr , .edu, précisant le type d’activité du domaine.
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21.Garder les adresses de ses correspondants en mémoire
Le carnet d’adresses est conçu pour cela. Il peut être configuré en dossiers et en sous-dossiers (amis, travail …) vous permettant de classer vos contacts.
Pour accéder au carnet d’adresses :
Sélectionner le menu Outils et cliquez sur Carnet d’adresse ou encore cliquez directement sur l’icône adresse. Cliquez ensuite sur l’icône Nouveau puis sur Nouveau contact. Rentrez ensuite alors les informations demandées.
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22. Ajouter automatiquement un correspondant à son carnet d’adresses
Entrer à la main les coordonnées de tous vos correspondants dans le carnet d’adresses peut se révéler extrêmement fastidieux. Pour bénéficier au maximum des avantages d’Outlook Express, laissez-le travailler à votre place : sur simple demande, le logiciel peut en effet enregistrer automatiquement l’adresse de l’expéditeur de chaque message auquel vous répondez.
Dans le menu Outils, sélectionnez Options… Une nouvelle fenêtre s’ouvre alors. Cliquez sur l’onglet Envois. Cochez la ligne Toujours placer les destinataires de mes messages dans mon Carnet d’Adresses. Validez en cliquant sur le bouton OK. Désormais, dès que vous répondez à un courriel, son destinataire est ajouté automatiquement à votre carnet d’adresses.
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23. Créer des groupes de contacts
Si vous envoyez régulièrement des emails communs à une même liste de destinataires, créer un groupe de contacts vous permettra de tous les sélectionner en tapant simplement le nom du groupe de contacts.
Lancer le carnet d’adresses en cliquant sur Outils, puis sur Carnet d’adresses. Dans la nouvelle fenêtre, sélectionnez le dossier dans lequel vous voulez créer le groupe. Dans la barre d’outils, cliquez sur le bouton Nouveau, puis Nouveau groupe. Tapez le nom du groupe (par exemple Liste de Collègue) dans la boite de dialogue qui s’affiche. Il vous reste à préciser quelles personnes composent ce groupe. Cliquez sur Sélectionner les membres, puis double-cliquez sur les noms des personnes à ajouter. Validez votre sélection en cliquant sur OK.
Désormais, en indiquant Liste de collègue comme destinataire d’un message, vous déclencherez son envoi à chacun des membres du groupe Amis.
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24. Rechercher l’adresse d’un correspondant
Si vous ne connaissez pas l’adresse email de votre correspondant, il existe des annuaires de recherche de personnes (exemple : http://people.yahoo.com/ ). Cette méthode est cependant peu efficace car cela suppose que votre correspondant se soit préalablement inscrit à l’un de ces annuaires ou bien qu’il se soit inscrit à un site partenaire.
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25. Connaître l’adresse de l’expéditeur d’un courrier reçu même quand elle n’apparaît pas dans le champs « de »
Sélectionnez le message voulu sans forcément l’ouvrir simplement en cliquant dessus.. Cliquez dans le menu Fichier sur la fonction Propriétés. Apparaît alors une fenêtre similaire à celle-ci ci-contre. Sélectionnez l’onglet Détails puis Source du message en bas. Agrandir la fenêtre qui s’ouvre pour une meilleure lecture. Un certain nombre de champs apparaissent.
Le champ Return from indique l’adresse ou sera envoyé votre courrier si vous y répondez. Ce n’est pas forcément l’adresse de votre expéditeur, surtout dans le cas de listes ou de forum de discussion.
Les lignes Received indiquent le chemin suivi par ce mail avant d’arriver chez vous. Il peut être amusant de voir par où passe le mail de votre voisin avant de vous arriver.
La ligne From, elle, contient l’adresse email de l’expéditeur originel du mail reçu. C’est sans doute ce que vous recherchez si vous avez été victime d’un mauvais plaisantin.
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26. Sauvegarder et emporter son carnet d’adresses
Le carnet d’adresse est très utile car il contient les adresses email de tous vos contacts. Combien d’entre nous n’ont-ils pas perdu toutes ces précieuses informations suite à un plantage de disque dur. Protéger-vous en sauvegardant ce carnet d’adresses si précieux sur une clé USB. Le carnet d’adresses est un fichier dont le nom est « votre identité » suivi de l’extension .wab.. S’il n’est pas dans ce répertoire, vous pouvez lancer une recherche sur votre disque dur de tous les carnets d’adresses :
Opérez un clic droit sur le menu Démarrer en bas à gauche de votre écran. Sélectionnez Rechercher. Dans la ligne nommée, entrez .wabDans la ligne Rechercher dans, sélectionnez poste de travail (pour inclure l’ensemble de vos disques durs et périphériques). Assurez-vous que la case Inclure les sous-dossiers est cochée puis lancez la recherche.
Cette opération peut vous permettre de retrouver un ancien carnet d’adresses perdu à la suite d’une réinstallation. Une fois trouvé votre fichier, opérez un clic droit sur son nom puis sélectionnez Envoyer vers. Réaliser une sauvegarde régulière une sauvegarde régulière peut être gage de sécurité.
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27. Restaurer son carnet d’adresse (ou l’installer sur un nouveau pc)
Il est nécessaire, pour réaliser cette opération d’avoir au préalable sauvegardé son carnet d’adresses sur un support externe (clé USB, disquette,…).
L’importation d’un carnet d’adresse est très facile :
Sélectionnez le menu Fichier/Importer un carnet d’adresses. Sélectionnez le chemin d’accès correspondant au support externe, cliquez sur le fichier .wab voulu. L’importation se réalise.
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28. Imprimez le carnet d’adresse
Pour obtenir une copie imprimée des informations contenues dans votre carnet d’adresses, cliquez sur le menu Outils puis sur Carnet d’adresses. Dans la fenêtre qui s’ouvre, sélectionnez la liste des personnes qui vous intéressent. Si vous désirer imprimer l’ensemble de votre carnet d’adresses, cliquez sur le menu Edition puis sélectionner tout.
Pour imprimer, il y a trois formats possibles de style d’impression : Mémo, Carte de visite ou Liste téléphonique.
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Diverses questions concernant la messagerie électronique
29. Un email peut-il se perdre
Si vous avez correctement orthographié l’adresse du destinataire de votre courrier électronique, la probabilité en est quasiment nulle (sauf destruction d’un serveur à l’instant ou votre email transite par celui-ci).
Si vous vous êtes trompé dans le libellé de l’adresse, vous recevrez un message vous informant que votre email n’a pu parvenir à son destinataire … sauf si quelqu’un d’autre a une adresse email correspondant à celle que vous avez réellement tapé.
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30. Chez quel fournisseur ouvrir un compte de courrier
Optez pour un fournisseur vous proposant une boite aux lettres consultable par un serveur POP3 et pas seulement par le web. Votre fournisseur vous fournit le nom du serveur de courrier (du genre pop.free.fr). Cela vous permet de télécharger votre courrier à l’aide d’un logiciel de messagerie classique (du type Outlook Express). Vous pouvez ensuite le lire tranquillement hors connexion. Cela nécessite une configuration de son logiciel de messagerie.
La lecture du courrier par le web (on se connecte au site de son fournisseur et on accède à une interface de lecture du courrier en ligne) vous permet quelque soit l’endroit, pourvu que vous disposiez d’une connexion Internet (pratique au travail sur un ordinateur multi-utilisateur ou chez un ami).
Evitez Hotmail, Caramail … tous ces fournisseurs n’autorisant la consultation de votre courrier que par le web. Vous passerez beaucoup trop de temps en connexion pour lire votre courrier.
Si vous jonglez avec plusieurs fournisseurs d’accès Internet, optez pour un compte de courrier indépendant. En effet, avec les comptes de fournisseurs d’accès, vous ne pouvez envoyer de courrier qu’un vous connectant au même FAI que celui de votre BAL.
Enfin, si vous désirez vous abonner à ces comptes de news, choisissez un fournisseur proposant ce service. Ce peut être un autre que celui chez qui vous avez votre compte de courrier principal.
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31. Modifiez votre adresse électronique
Vous pouvez travestir votre adresse afin d’être moins embêté par le spamming. Pour cela, déroulez le menu Outils et sélectionnez Comptes. Cliquez sur votre compte de messagerie puis sur Propriétés. Là, dans le champ Adresse de messagerie, modifiez le texte de votre adresse, [email protected] par exemple. Validez en cliquant OK. Prévenez ensuite vos correspondants que pour vous répondre, ils devront modifier votre adresse manuellement (en effaçant la partie nospam) ce que ne savent pas faire les logiciels qui scrutent le Web pour repérer des adresses et envoyer de la publicité.
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32. En cas de black-listage de votre adresse e-mail
Cette procédure concerne les utilisateurs dont le poste de travail a récupéré une adresse IP considérée à un moment donné comme étant relais de spam.
Les postes dont l’adresse IP est « Blacklistée » reçoivent un message d’erreur dans la boîte de l’utilisateur. Ce message se présente sous la forme :
Il faut ensuite se connecter via un navigateur Internet au site : http://www.fortiguardcenter.com/antispam/antispam.html
Puis vous devez renseigner l’adresse IP comme suit et cliquer sur « SEARCH » :
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Vous devez ensuite cocher la case : « Check to submit… », renseigner votre adresse mail dans le champ « Enter your contact… » et enfin indiquer la nature de votre demande dans le champ « Enter your comment : » puis cliquer sur « Submit ».
L’adresse est débloquée sous 24 heures maximum.
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33. Campagne d’e-mailing (ex. Sarbacane) et utilisation des services de routage
Sarbacane 3 est un logiciel e-mailing vous permettant de gérer vos campagnes e-mailing personnalisées en toute simplicité depuis votre PC. Importez vos destinataires (fichier txt, csv, xls, mdb, sql...), rédigez votre message ou inspirez vous d'un des modèles inclus puis paramétrez et planifiez votre envoi.
Gestion avancée des fichiers de destinataires
Importation et fusion de tous types de fichiers ou bases de données Création et gestion de plusieurs annuaires de contacts Gestion des inscriptions à une ou plusieurs listes de diffusion : en savoir plus Détermination et suppression des adresses en doublons et invalides Gestion automatisée de listes noires d'e-mails et de domaines, et des NPAI Suivi individualisé des contacts, campagne après campagne
Conception assistée de messages HTML personnalisés
Editeur graphique WYSIWYG avec correcteur orthographique et éditeur d'image Modèles d'e-mails personnalisables et prêts à l'emploi Création du message aux 2 modes : html et texte Personnalisation du contenu et de l'en-tête avec la base de données Estimation de la légitimité (test antispam) et prévisualisation du message Mise en ligne d'un exemplaire du message pour le visualiser sur Internet
Envoi rapide et performant des e-mailings
Checklist de vérification des étapes de la campagne et test avant l'envoi Suivi en temps réel, rapports et historisation des envois Planification d'envois différés, pauses paramétrables Routage ultra-rapide via serveur SMTP dédié : en savoir plus Fonction de suivi comportemental (tracking) : en savoir plus Intégré à l'interface de Sarbacane 3, le Suivi Comportemental est un service complémentaire permettant de détecter les ouvertures, clics, désabonnements effctués par les destinataires de campagnes e-mailing.
Des rapports détaillés par contact précisent les évènements réalisés (avec date, heure, nombre d'actions et même localisation géographique) et des graphiques imprimables sont générés.
Cet outil statistique avancé s'avère d'une réelle utilité pour : évaluer la performance globale des campagnes e-mailing optimiser l'efficacité des liens, images, objets des messages mieux cibler les contacts et organiser des relances efficaces gérer automatiquement les abonnements / désabonnements
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Le Service de Routage Professionnel est une option facultative proposée aux clients Sarbacane 3. Il permet de finaliser l'envoi de vos campagnes Sarbacane sur une infrastructure de serveurs. Cette infrastructure a été spécifiquement étudiée pour accélérer et optimiser la delivrabilité de vos campagnes e-mailing.
L'acheminement d'une campagne e-mailing dans de bonnes conditions est de plus en plus complexe.
Côté expédition, les fournisseurs bloquent ou restreignent de plus en plus l'accès à leurs serveurs dès qu'ils détectent un envoi en nombre. Cette mesure vise à lutter contre les spams sortants envoyés depuis des machines contaminées par un virus. Cette pratique tend à se généraliser chez la plupart des fournisseurs d'accès Internet.
Côté réception, ces mêmes fournisseurs mettent en place des barrières protocolaires de plus en plus contraignantes toujours dans le même but, lutter cette fois contre les spams entrants. Il n'est pas rare d'observer un taux de delivrabilité de 50 à 60% chez des clients utilisant un serveur de messagerie mal configuré ou n'utilisant pas le principe de l'authentification.
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34. Erreurs de messagerie et utilisation de l’aide d’Outlook
Les différentes causes d’erreur génèrent la plupart du temps en retour un message d'erreur relativement explicite soit vers l'émetteur soit vers le destinataire :
- erreur de saisie dans l'adresse,- pièce jointe trop volumineuse (> 2 Mo pour J&S),- pièce jointe interdite (.bat .com .dll .exe .hta .scr .vb? .wps .pif .pps .htm),- utilisation d'un client messagerie ou d'une version système non référencés (ex: OWA sur Vista),- utilisation d'un client messagerie depuis un autre FAI,- présence d'un virus dans les mails,- saturation de la boîte aux lettres,- client messagerie mal paramétré,- envoi vers une boîte à accès restreint ou désactivée,- système de messagerie distant non disponible,- attaque massive de spam entrainant des délais importants de remise des messages,- adresse IP "black-listée",- modification de serveurs SMTP sur Ader nécessitant une mise à jour du tableau de cloisonnement,
Les problèmes liés au dysfonctionnement de la messagerie sont assez rares, même s’il y a eu un spam bloquant début août et une opération de maintenance un peu longue fin septembre.
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Notes personnelles
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