21/4/2016 Comment écrire un courrier professionnel: 23 étapes

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Comment écrire un courrierprofessionnel4 parties: Commencer la lettre Rédiger le corps de la lettre Terminer la lettre Parachever la lettre

Avez­vous besoin de rédiger une lettre commerciale ? En général, ce genre delettres obéit à une structure bien connue et facile à appliquer, qui s'adapte àdes contenus variés. Une lettre commerciale doit toujours être datée. Enoutre, elle doit contenir quelques paragraphes et des renseignements surl'expéditeur et le destinataire. Suivez ces étapes pour rédiger la vôtre et faitesles modifications nécessaires, le cas échéant, pour vous conformer auxnormes édictées par votre société.

1 Familiarisez­vous avec la mise en page. Quelle que soit la teneur de votrelettre, vous devez appliquer certaines règles de présentation. Les lettres

commerciales doivent être dactylographiées. Employez une police de caractèrescourante comme « Arial » ou « Times New Roman ». Dans la mesure du possible,optez pour des paragraphes en pavé, ce qui équivaut à commencer chaquenouveau paragraphe en frappant deux fois sur la touche entrée et ne pas faired'indentation.[1]

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Laissez une marge de 2,5 cm sur les quatre côtés.Une lettre commerciale numérique doit être composée à l'aide d'unepolice courante. Dans un courriel professionnel, évitez l'emploi de cursiveou de texte en couleurs autre que le noir et le blanc.

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2 Choisissez un papier convenable. Le texte doit être imprimé sur une feuillede format A4. Si vous résidez aux États­Unis, utilisez du papier de taille

lettre, qui fait 216 mm × 279 mm, soit 8,5 « × 11 ». Certains contrats volumineuxpeuvent être imprimés sur des feuilles de format légal (216 mm × 356 mm).

Si vous imprimez une lettre pour l'envoyer, songez à employer du papierportant l'entête de la société. Cela donnera à votre lettre une toucheofficielle, car le lecteur verra le logo et les coordonnées de votreentreprise.

3 Indiquez les informations concernant l'entreprise. Inscrivez le nom etl'adresse de la société, en écrivant chaque élément de l'adresse sur une

ligne à part. Si vous travaillez pour votre propre compte, ajoutez votre nom soit àla place du nom de la société ou au­dessus.

Si votre société a un entête prêt à l'emploi, vous pouvez l'utiliser au lieude taper les données vous­même.Si vous saisissez l'adresse vous­même, justifiez le texte soit à gauche ouà droite, en haut de la page, selon vos préférences ou les consignes del'entreprise.

Partie 1 sur 4: Commencer la lettre

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Si vous expédiez la lettre à l'étranger, inscrivez le nom du pays en lettresmajuscules.[2]

4 Indiquez la date. Pour plus de rigueur, écrivez la date complète. Parexemple : « le 1er avril 2012 ». Dans une lettre présentée à la française, le

lieu et la date devraient apparaitre en haut à droite de la page.

Si la rédaction de votre lettre a duré plusieurs jours, indiquez la date àlaquelle vous avez fini la lettre.[3]

5 Ajoutez les informations relatives au destinataire. Inscrivez le nomcomplet du destinataire, son titre s'il y a lieu, le nom et l'adresse de

l'entreprise. Ces informations doivent apparaitre dans cet ordre, chaque élémentétant sur une ligne distincte. Le cas échéant, incluez un numéro de référence.Dans une lettre présentée à la française, les informations concernant ledestinataire doivent être inscrites à droite, quelques lignes sous la date.

Pour recevoir une réponse directement, il est souhaitable d'adresser lalettre à une personne précise. Faites un peu de recherche, si vous ignorezle nom du destinataire. Adressez­vous à l'entreprise pour connaitre le nomet le titre de la personne concernée.[4]

6 Choisissez une formule d'appel. Cette formule sert à exprimer votrerespect envers le destinataire. Vous choisirez votre formule selon que vous

connaissez ou non votre vis­à­vis. Vous tiendrez compte également du degré defamiliarité ou de formalisme de votre relation [5]. Examinez les options de la listesuivante.

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Employez l'expression « À qui de droit : » seulement si vous ne savez pasprécisément à qui adresser votre lettre.Si vos relations avec le destinataire sont superficielles, il est préférabled'employer « Monsieur, » ou « Madame, » pour éviter un impair.Vous pouvez aussi indiquer le titre du destinataire, par exemple :« Monsieur le Directeur, ».Si vous connaissez très bien le destinataire et si vos rapports sontfamiliers, vous pouvez employer une formule plus personnelle, comme« Ma chère Suzanne, ».Si vous avez un doute sur le sexe du destinataire, employez la formule :« Mesdames, Messieurs, ».N'oubliez pas de mettre une virgule après la formule d'appel ou un deux­points ( : ) après l'expression « À qui de droit ».

1 Adoptez un ton approprié. Selon un dicton bien connu, le temps, c'est del'argent et la plupart des hommes d'affaires détestent perdre leur temps. Par

conséquent, votre lettre devrait être rédigée sur un ton bref et précis. Facilitez­enla lecture en allant droit au but et en commençant par un paragraphe concis. Parexemple, vous pouvez toujours commencer par une phrase comme ceci : « jevous écris au sujet de... ».

Évitez les transitions fleuries, les mots pompeux ou les phrases longues

Partie 2 sur 4: Rédiger le corps de la lettre

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et tortueuses. Cherchez plutôt à dire l'essentiel aussi rapidement etclairement que possible.Adoptez un style convaincant. Très probablement, votre but est depersuader votre lecteur de faire quelque chose, changer d'avis, corrigerun problème, payer une facture ou passer à l'action. Donc, exposez votrepoint de vue avec conviction.

2 Utilisez des pronoms personnels. Il est parfaitement correct d'utiliser dansune lettre commerciale les pronoms personnels je, nous et vous. Lorsqu'il

s'agit de vous­même, employez le pronom personnel je. Vous utiliserez le pronompersonnel, vous pour parler du destinataire.

Soyez prudent lorsque vous rédigez une lettre pour le compte d'uneorganisation. Si vous présentez le point de vue de l'entreprise, vous devezemployer le pronom personnel nous. Ainsi, le lecteur saura qu'il estquestion du point de vue de l'entreprise. Si vous exprimez votre propreopinion, utilisez je.[6]

3 Soyez clair et concis. Informez votre lecteur précisément sur l'objet de votrediscours, car il ne vous répondra rapidement que si votre lettre est claire

comme de l'eau de roche. En particulier, vous devez indiquer sans ambigüité sivous souhaitez que le destinataire vous accorde quelque chose ou agisse dansune certaine direction. Expliquez votre position aussi brièvement que possible.

4 Employez la voix active. Lorsque vous décrivez une situation ou quandvous faites une demande, veillez à employer la voix active, plutôt que la voix

passive. Votre texte risque d'être ambigu ou impersonnel, s'il est exprimé à la voixpassive. En outre, la voix active est plus simple et va directement au but [7]. Voicideux exemples.

Voie passive : « vos lunettes de soleil ne sont pas conçues ou fabriquéesen tenant compte de la solidité. »Voie active : « votre entreprise conçoit et fabrique des lunettes de soleilsans accorder d'attention à leur solidité. »

5 Soyez décontracté s'il le faut. Les lettres sont écrites par des personnes àd'autres personnes. Évitez les lettres types autant que possible, car vous ne

pourrez pas construire une relation avec quelqu'un en lui envoyant une lettrestéréotypée. Toutefois, évitez les expressions familières ou argotiques, comme« faut bien le dire » pour « il faut bien l'admettre » ou « fric » pour « argent ».Gardez un style professionnel, mais amical et avenant.

Si vous connaissez très bien le destinataire, il est possible d'inclure uneformule aimable pour exprimer vos salutations.Utilisez votre bon sens pour déterminer les aspects de votre personnalitéque vous allez révéler. Parfois, un peu d'humour facilite réellement unerelation commerciale, mais soyez prudent avant de raconter uneanecdote.

6 Soyez courtois. Vous devez l'être, même si vous rédigez une plainte ou unelettre de réclamation. Examinez la position du destinataire et offrez­lui, sur un

ton accommodant et affable, de faire ce que vous pouvez, dans des limitesraisonnables.

Par exemple, une plainte impolie pourrait être rédigée comme suit : « jepense que vos lunettes de soleil sont tellement médiocres que j'ai décidéde ne plus en acheter. » En revanche, une réclamation présentéecourtoisement ressemblerait à ceci : « je suis déçu par vos lunettes desoleil et j'ai décidé de m'approvisionner chez d'autres fournisseurs dansl'avenir. »

7

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7 Utilisez une deuxième page à entête pour vos pages supplémentaires.La majorité des lettres professionnelles doivent être suffisamment concises

pour tenir sur une seule page. Mais si votre lettre est plus longue, par exemple uncontrat ou des conclusions juridiques, vous aurez peut­être besoin de pagessupplémentaires. Utilisez une deuxième page à entête, fabriquée dans le mêmepapier que celui de la première page, mais qui porte généralement une adresseabrégée.[8]

Inscrivez le numéro de page sur la deuxième page et les pages suivantes,en haut de la page. Vous pouvez aussi inclure le nom du destinataire et ladate.[9]

8 Ficelez le tout. Dans le dernier paragraphe, résumez les points que vousavez traités dans le corps de la lettre et énoncez clairement votre plan

d'action ou ce que vous attendez du destinataire. Suggérez­lui de vous contacters'il a des questions à vous poser ou des préoccupations à exprimer. Remerciez ledestinataire pour l'attention qu'il a portée à la lettre ou à la question à l'étude.

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1 Choisissez une formule de politesse. Dans la conclusion, comme dans lesformules d'appel, il s'agit de faire preuve de respect et de formalisme. Vous

pouvez choisir, sans courir le risque de vous tromper, une formule comme :« veuillez croire [Monsieur] à l'assurance de ma considération distinguée » ou « jevous prie d'agréer [Monsieur] l'expression de mes sentiments dévoués. » Demême, s'il s'agit d'un courrier électronique, envisagez d'utiliser des expressionscomme « cordialement », « respectueusement » ou « sincèrement », qui sontmoins formelles, mais acceptables.

2 Signez la lettre. Sautez environ quatre lignes avant d'apposer votresignature. Imprimez votre lettre avant de la signer. Il vaut mieux utiliser de

l'encre bleue ou noire. Si vous transmettez votre lettre par courriel, numérisezvotre signature et apposez l'image dans la partie appropriée de la lettre.

Si vous signez la lettre pour le compte d'une autre personne, écrivez « p.p. : » avant votre signature. Il s'agit de l'abréviation de l'expression « parprocuration », qui signifie « à la place de » ou « au nom de ».[10]

3 Tapez votre nom et vos coordonnées. Sous votre signature, inscrivezvotre nom, votre titre, votre numéro de téléphone, votre adresse de courriel

ou toute autre donnée de contact applicable. Inscrivez chaque élément sur uneligne indépendante.

4 Ajoutez les initiales du dactylographe. Si la lettre a été tapée par unepersonne différente de l'auteur, vous pouvez ajouter les initiales de cette

personne, sous le pavé réservé à la signature. Parfois, certaines entreprisesdemandent d'inclure les initiales de l'auteur de la lettre pour retrouver plusfacilement les personnes qui ont participé à l'élaboration de la lettre.[11]

Si vous n'incluez que les initiales du dactylographe, écrivez­les enminuscules, par exemple : mj.Si vous incluez celles de l'auteur, utilisez des majuscules tout en gardant

Partie 3 sur 4: Terminer la lettre

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les initiales du dactylographe en minuscules, par exemple : RW : mj. Il estpossible de séparer les deux initiales par une barre oblique, par exemple :MW/mj.

5 Indiquez les pièces jointes. Si vous avez joint des pièces à votre lettre,inscrivez la nature de ces pièces, quelques lignes sous vos coordonnées, en

précisant le nombre et le type de pièces. Par exemple, écrivez : « Pièces jointes(2) : un formulaire, une brochure. » [12]

Vous pouvez aussi abréger l'expression « Pièces jointes » en écrivant « P.j ».

6 Inscrivez les noms des destinataires. Si vous envoyez une copie de lalettre à une autre personne, vous devez le mentionner dans la lettre en

inscrivant l'abréviation « cc » sous la ligne « Pièces jointes », suivie par le nom etle titre de la personne. Cette abréviation signifie « copie de courtoisie ». Elle estaussi l'abréviation de l'expression « copie conforme », lorsque les lettres étaientdactylographiées avec du papier carbone.[13]

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Par exemple, écrivez : « cc : Marie Martin, directrice de la mercatique ».Si vous ajoutez plus d'un nom, alignez le deuxième nom sous le premier,mais sans le « cc : »

1 Corrigez la lettre. La mise en page est un élément clé pour refléter votreprofessionnalisme. Mais, vous devez corriger vos erreurs pour prouver au

destinataire que vous êtes capable et responsable. Exécutez la vérificationorthographique de votre logiciel de traitement de texte, mais aussi relisez votrelettre attentivement avant de l'envoyer.

Vérifiez que la lettre est claire et concise. Y a­t­il des paragraphes quicontiennent plus que trois ou quatre phrases ? Si tel est le cas, essayezde supprimer les phrases inutiles.Si la lettre est extrêmement importante, pensez à demander à l'un de vosamis ou un collègue de la relire à votre place. Parfois, un regard neuf peutrepérer des erreurs ou des maladresses que vous n'avez peut­être pasremarquées.

2 N'agrafez pas votre lettre. Si vous avez plusieurs pages, évitez de lesagrafer. Si vous voulez maintenir vos pages dans l'ordre, vous pouvez les

attacher avec un trombone à l'angle supérieur gauche.[14]

3 Postez la lettre. Si vous expédiez la lettre par la poste, utilisez uneenveloppe de format commercial. Si possible, prenez une enveloppe portant

le logo de la société. Inscrivez proprement l'adresse de l'expéditeur et celle dudestinataire. Pliez la lettre en trois, de telle façon que le destinataire déplie d'abordle rabat supérieur, puis le rabat inférieur. Assurez­vous d'affranchir suffisammentvotre lettre avant de l'envoyer.

Si vous estimez que votre écriture est désordonnée et qu'elle ne reflètepas votre compétence professionnelle, saisissez les adresses à l'aide de

Partie 4 sur 4: Parachever la lettre

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votre logiciel de traitement de texte et imprimez­les sur l'enveloppe grâceà votre imprimante.Si la lettre est extrêmement importante ou urgente, pensez à la faire livrerpar un service de messagerie.Si vous souhaitez l'envoyer par courrier électronique, convertissez­la auformat « HTML » ou au format PDF pour conserver la mise en forme.Cependant, il est préférable d'envoyer la lettre imprimée sur du papier.

Utilisez un stylo de qualité pour signer votre lettre.Faites preuve de célérité. Si vous ne pouvez pas répondre dans lasemaine, en informer le destinataire tout en lui indiquant les délais aubout desquels vous lui répondrez.Mettez l'accent sur les aspects positifs. Évoquez ce que vous pouvezfaire, et non l'inverse. Par exemple, si un produit est en rupture destock, ne dites pas au client que vous êtes incapable d'honorer lacommande. Au lieu de cela, dites­lui que le produit est très demandéet que vous avez déjà tout écoulé. Puis informez votre client de ladate à partir de laquelle il pourra passer sa commande.Si vous écrivez une lettre compliquée, pensez d'abord à rédiger unplan.

Faites la liste des points que vous souhaitez couvrir. Ne vousinquiétez pas de l'ordre.Pour chaque point, faites la liste des mots­clés, des exemples, desarguments et des faits.Examinez les points de votre plan pour en déterminer la validitépar rapport à votre objectif et par rapport au destinataire.Supprimez tout ce qui est hors sujet.Triez les informations dans le meilleur ordre possible pour votrelecteur.

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Conseils

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Ne soyez pas trop flatteur. Un véritable compliment est acceptable.Cependant, des propos flatteurs réitérés supposent que vouscomptez davantage sur la flatterie que sur votre compétence ou votremérite.N'employez pas un style sec ou très énergique. N'oubliez pas qu'àtravers votre lettre commerciale, vous cherchez à commencer ou àaméliorer une relation professionnelle.

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