1 avril-mai 2013 la campagne de bourses 2013 dsden59 service académique des bourses 10 juin 2013

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AVRIL-MAI 2013AVRIL-MAI 2013

LA CAMPAGNE DE BOURSES LA CAMPAGNE DE BOURSES 20132013

DSDEN59 service académique des bourses 10 juin 2013

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LA CAMPAGNE DE BOURSES 2013LA CAMPAGNE DE BOURSES 2013

44 336 élèves boursiers de lycée77 241 élèves boursiers de collège

Nord et Pas de Calaispublic et privé :

257 lycées et 442 collèges

Service académique des boursesDSDEN du Nord


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LA CAMPAGNE DE LA CAMPAGNE DE BOURSES 2013BOURSES 2013

LA NOUVELLE CAMPAGNE Qui peut déposer un dossier de bourse nationale ? Quelles tâches pour les établissements ?

LA CAMPAGNE COMPLEMENTAIRE Les bourses provisoires Les élèves des classes de « type collège » Le réexamen du bénéfice du droit à bourse Le rétablissement

LES TRANSFERTS ET LES PROMOTIONSLES NOUVELLES MODALITES FINANCIERES

Les bourses de collège Les bourses de lycée et d’EREA


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LES CAMPAGNES DE BOURSES 2013

LA NOUVELLE CAMPAGNE

Qui peut déposer un dossier de bourse nationale ? Un élève de 3ème non boursier à ce jour mais

susceptible d’être boursier en 2nde après consultation des barèmes.

Un élève de 3ème boursier de collège à ce jour. Un élève déjà scolarisé en lycée ou en lycée

professionnel n’ayant jamais été boursier national de lycée ou ne l’étant plus depuis plus de 2 ans (même s’il était boursier en collège).


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LA NOUVELLE CAMPAGNETâches des établissements

Information des familles :•

•

Aide aux familles :•

•

Vérification des dossiers :•

•

Saisie impérative de la date de réception du dossier complet (imprimé papier) dans le module Bourse de SIECLE, partie Bourse de lycée


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•


•


•



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•


•


•


Information des familles :

Par écrit au moyen du carnet de correspondance,par mail, par affichage public, par courrier,sur le site de l’EPLE,et tout support existant,

en précisant que le dossier doit être rendu complet dans les délais.


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•


•


•


Information des familles :

Par écrit au moyen du carnet de correspondance,par mail, par affichage public, par courrier,sur le site de l’EPLE,et tout support existant,

en précisant que le dossier doit être rendu complet dans les délais.

Information à envoyer en même temps que les bulletins de notes du deuxième trimestre


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•


•


•



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•


•


•


Aide aux familles :

• Pour l’utilisation de la fiche d’auto-évaluation (le barème y figure). Le montant de la bourse est fonction des revenus de la famille et des charges, évaluées en points.

• Pour la confection des dossiers. Le formulaire de demande de bourse précise les pièces à fournir.


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•


•


•



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•


•


•


Vérification des dossiers :• Vérifier que les dossiers sont remplis correctement et

lisiblement (seule la zone « charges et ressources » ─page 3 de l’imprimé ─ est réservée au service académique des bourses).

• Vérifier que chaque dossier est complet et réclamer les pièces manquantes.

• Contrôler les ressources qui ne doivent pas (ou peu) dépasser les plafonds.

• Remplir l’identifiant national de l’élève (INE) et la date de dépôt du dossier rendu complet dans l’établissement.


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•


•


•



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•


•


•


Saisie impérative de la date de réception du dossier complet

(imprimé papier) dans le module Bourse de SIECLE, partie Bourse de lycée :

Cette saisie permet d’éditer :

-l’accusé de réception à remettre à la famille

- le bordereau d’envoi comportant le nom des élèves dont les dossiers sont transmis au service académique des bourses.


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Saisie de la date de réception du dossier

Recherche de l'élève


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Saisie de la date de réception du dossier


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ACCUSE DE RECEPTION :

Les chefs d’établissement doivent OBLIGATOIREMENT délivrer UN ACCUSE DE

RECEPTION PORTANT LA DATE DE REMISE DES DOSSIERS COMPLETS DEPOSES PAR LA FAMILLE

auprès d’eux.

Ce document atteste de la réalité du dépôt des dossiers dans les délais réglementaires.


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Edition des accusés de réception

Edition des nouveaux accusés de réception ouRéédition d'accusés de réception déjà édités


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Edition des accusés de réception


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LE BORDEREAU D’ENVOI Chaque série de dossiers est obligatoirement accompagnée du bordereau d’envoi correspondant.

Il ne faut pas attendre la totalité de vos dossiers pour faire un envoi à la DSDEN du Nord.


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Edition du bordereau d'envoi

Edition d'un nouveau bordereauouRéédition d'un bordereau déjà édité


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Edition du bordereau d'envoi


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LA NOUVELLE CAMPAGNEDEROULE DES PROCEDURES

Les dossiers de la nouvelle campagne peuvent être rendus aux établissements jusqu’à la date limite de dépôt des dossiers de bourse de lycée fixée chaque année par le Ministère.

L’établissement devra avoir fait la saisie du dossier à cette date limite (pour l’année scolaire 2013-2014 : 31 mai 2013).

Le service académique des bourses attend la réception des derniers dossiers la semaine suivante au plus tard.

L’instruction des dossiers de bourses se déroule


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L’instruction des dossiers de bourses

La direction académique étudie et valide les dossiers.

Les dossiers de bourse sont finalisés à réception du nouveau barème de bourse.

L’établissement a la possibilité d’éditer quotidiennement les notifications de droits ouverts à bourses dès lors que le dossier de demande de bourses de l’élève est à l’état de « finalisé, accepté ».

L’établissement notifie les droits ouverts aux familles avant les vacances d’été




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Consultation et impression des droits ouverts


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Notification des droits ouverts


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ETAPE TECHNIQUE : changement d’année scolaire

En juin, l’établissement dispose de 2 bases-élèves,

- Celle de l’année en cours (année de notification d’octroi)

- Celle de l’année suivante (année de la notification d’attribution)

Rentrée scolaire suivante

Après la constitution de la base élève académique (BEA), le service académique procède à l’attribution collective des bourses pour les nouveaux boursiers et adresse à l’établissement le fichier des notifications.


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PAIEMENT de la bourse à la famille

L’établissement remet à la famille la notification d’attribution

Il procède au transfert AGEBNET afin de mettre à jour les données bourses et primes des élèves.

Après constatation des droits, le comptable verse le montant des bourses et primes.


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Le transfert des données vers

n’est possible et ne sera effectif que si :

- l’instruction des dossiers a bien été effectuée l’année n-1

- les élèves sont inscrits l’année n dans SIECLE

SIECLE AGEBNET

SIECLEannée n

renseignée

AGEBNETannée n-1renseigné

AGEBNETannée nnouveau

Transfert+


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Transfert AGEBNET


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Transfert AGEBNET : compte-rendu


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LA CAMPAGNE COMPLEMENTAIRE

Elle fait suite à la nouvelle campagne et se termine le 31 octobre 2013.


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LA CAMPAGNE COMPLEMENTAIRE les bourses provisoires

•

•

•

les élèves des classes de « type collège »•

le réexamen du bénéfice du droit à bourse•

le rétablissement


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•

•

•



le rétablissement

les bourses provisoires

Des bourses provisoires peuvent être attribuées, après la fin de la campagne de bourse et au cours du premier trimestre de l’année scolaire jusqu’à la date limite de la campagne complémentaire.


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•

•

•



le rétablissement



Les dossiers de bourses provisoires sont présentés uniquement par les familles dont la situation s’est dégradée de façon sensible et durable depuis le 31 mai 2013 (séparation, décès, chômage, maladie).Tous les autres dossiers sont « hors délai ».


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•

•

•



le rétablissement



Les dossiers de bourses provisoires sont présentés uniquement par les familles dont la situation s’est dégradée de façon sensible et durable depuis le 31 mai 2013 (séparation, décès, chômage, maladie).Tous les autres dossiers sont « hors délai ».

Ils doivent comporter impérativement un rapport de l’assistant(e) social(e). La bourse provisoire n’est accordée que pour une seule année (pas de reconduction chaque année pour la durée du cycle). Une vérification de ressources devra être déposée en fin d’année scolaire.


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•

•

•



le rétablissement


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•

•

•



le rétablissement

les élèves des classes de « type collège »élèves inscrits dans les lycées professionnels, les EREA et les Centres de Formation pour Apprentis (ex : 3ème domaine professionnel – CIPPA –CPA – 3ème préprofessionnelle) Pour ces élèves, les établissements doivent organiser une campagne de bourse de lycée dès la rentrée scolaire.


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•

•

•



le rétablissement


Rappel :

- Reconduction automatique pour les élèves des classes de « type collège » inscrits dans les lycées professionnels, les établissements régionaux d’enseignement adapté et les centres de formation pour apprentis déjà boursiers en 2012/2013 et qui ne changent pas d’orientation.

- Vérification de ressources pour les élèves qui changent d’orientation (notamment les boursiers des classes de 3ème professionnel des lycées professionnels passant en classe de C.A.P ou de 1ère année de baccalauréat professionnel en 3 ans)


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•

•

•



le rétablissement


Ces dossiers seront traités uniquement durant la campagne complémentaire jusqu’à la date limite de la campagne complémentaire.


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•

•

•



le rétablissement


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•

•

•



le rétablissement

le réexamen du bénéfice du droit à bourse

à l’occasion du passage dans le second cycle, pour les élèves qui fréquentaient l’année précédente une classe de premier cycle en lycée.

pour les autres élèves déjà boursiers de lycée, en cas de redoublement, de réorientation ou de préparation d’une formation complémentaire.

Si la situation familiale a évolué favorablement ou défavorablement de façon durable depuis l’année de référence.

Un réexamen des dossiers est demandé dans lessituations prévues à l’article D.531-21 du code de l’Education :


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•

•

•



le rétablissement

le réexamen du bénéfice du droit à bourseUn réexamen des dossiers est demandé dans lessituations prévues à l’article D.531-21 du code de l’Education :

Les réexamens de situation (VR – vérifications de ressources), qu’ils soient de l’initiative de l’établissement ou à la demande de la famille ne s’effectuent qu’à la rentrée scolaire et ne sont plus traités après la date limite de la campagne complémentaire.


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•

•

•



le rétablissement


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•

•

•



le rétablissement

le rétablissement

Il permet de redonner une bourse au cours de deux années à un élève anciennement boursier qui avait perdu son droit à bourse après un retrait (élèves non scolarisés précédemment, élèves scolarisés précédemment à l’étranger, dans un établissement relevant d’un autre ministère ou dans un établissement non habilité à recevoir des boursiers nationaux).


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LES TRANSFERTS ET LES PROMOTIONS

les transferts avec changement d’académie•

les transferts dans une même académie•

les promotions•

Ils sont traités tout au long de l’année scolaire.


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les promotions•



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les promotions•


les transferts avec changement d’académie

Le service académique des bourses du lieu de scolarisation d’origine doit transmettre tous les éléments nécessaires à la prise en charge de l’élève boursier soit à l’établissement d’accueil de son académie, soit au service des bourses de l’académie d’accueil.


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les promotions•



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les promotions•


les transferts dans une même académieLorsqu’un élève change d’établissement, le transfert de la bourse est effectué après information du service académique des bourses par l’établissement d’origine.Le transfert de bourse est effectif à la date à laquelle l’élève change d’établissement.


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les promotions•


les transferts dans une même académieLorsqu’un élève change d’établissement, le transfert de la bourse est effectué après information du service académique des bourses par l’établissement d’origine.Le transfert de bourse est effectif à la date à laquelle l’élève change d’établissement.

• Un imprimé de transfert de bourse doit être rempli• l’établissement d’origine doit mentionner sur l’imprimé

de transfert la date d’arrêt du versement de la bourse (afin d’éviter l’interruption du traitement ou le double paiement)

• Parallèlement, les établissements doivent utiliser la fonctionnalité « EXPORTATIONS – dossier vers un autre EPLE » dans SIECLE pour les élèves qui changent d’établissement en cours d’année scolaire (afin de permettre un transfert automatique dans AGEBNET)


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Exportation de dossiers vers un autre EPLE


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Importation de dossiers depuis un autre EPLE


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les promotions•



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les promotions•


les promotionsUne bourse de lycée accordée pour la durée de la scolarité peut être réévaluée en cas de changement important de la situation de famille (séparation, décès, chômage, maladie) ou d’une baisse significative des revenus.Un imprimé de demande de promotion de bourse doit alors être rempli par la famille


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NOUVELLES MODALITES FINANCIERES AFFERENTES AUX BOURSES

En vertu de la circulaire n° 2013-023 du Ministre de l’éducation nationale, de nouvelles modalités vont être appliquées pour le paiement trimestriel des bourses des élèves des EREA, lycées et collèges de l’enseignement public.

Ces nouvelles dispositions vont permettre aux établissements de disposer de la majeure partie des fonds nécessaires avant la date d’échéance de chaque terme de bourses, et d’adopter dans cette optique un rythme de versement de subventions plus adapté au nouvel environnement Chorus.

La mise en application de ces modalités, dès le 1er trimestre 2013, va se traduire par deux versements de subventions par année civile :

1 versement fin mars 1 versement courant novembre


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Les bourses de collèges• La provision de mars

• La provision de novembre

• La pièce justificative que le collège doit fournir chaque trimestre au service académique des bourses

Les bourses de lycée et d’EREA• La provision de mars


• La pièce justificative que les lycées et EREA doivent fournir chaque trimestre au service académique des bourses

• Le document que les lycées et EREA ne doivent plus fournir au service académique des bourses




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La provision versée fin mars comprend le montant nécessaire aux paiements des bourses de collège pour la période janvier à juin de l’année scolaire en cours auquel s’ajoute une provision pour le premier trimestre de l’année scolaire suivante qui correspond à 70 % du montant des boursiers constaté au 1er trimestre de l’année scolaire en cours.


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La provision versée fin mars comprend le montant nécessaire aux paiements des bourses de collège pour la période janvier à juin de l’année scolaire en cours auquel s’ajoute une provision pour le premier trimestre de l’année scolaire suivante qui correspond à 70 % du montant des boursiers constaté au 1er trimestre de l’année scolaire en cours.

Le montant de la provision versée fin mars = montant de l’état récapitulatif totalisant par taux le nombre de boursiers de l’établissement, fourni au 1er trimestre de l’année scolaire en cours x 2.70


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La provision de novembre

La provision de 70 % versée fin mars au titre de la période septembre à décembre sera ajustée selon les modifications de structure à intervenir à la rentrée scolaire suivante et pouvant avoir une incidence, soit de forte réduction, soit d’augmentation du nombre de boursiers pour certains établissements.


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La provision de novembre

La provision de 70 % versée fin mars au titre de la période septembre à décembre sera ajustée selon les modifications de structure à intervenir à la rentrée scolaire suivante et pouvant avoir une incidence, soit de forte réduction, soit d’augmentation du nombre de boursiers pour certains établissements.

Le montant de la provision versée courant novembre prendra en considération :

- la provision déjà versée en mars

- les états récapitulatifs des 2ème et 3ème trimestres de l’année précédente qui retraceront les départs ou arrivées d’élèves boursiers en cours de trimestre ainsi que les retenues pour absences non justifiées

- la situation comptable au 31 août du compte 44112 de l’établissement

- l’état récapitulatif du 1er trimestre qui devra être fourni courant octobre


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la pièce justificative que les collèges doivent fournir chaque trimestre au service académique des bourses :

- l’état récapitulatif trimestriel issu de Siècle Bourses


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Etat récapitulatif des boursiers

Extrait du « fil conducteur BOURSES »

Récapitulatif pour le service académique des bourses : Cette option permet d'imprimer 2 documents :

- Un état récapitulatif qui totalise, pour le trimestre sélectionné, le nombre de boursiers recensés par taux, et présente le montant trimestriel de chaque taux ainsi que le total trimestriel global. La rubrique régularisation permet de saisir un montant de régularisation en plus ou en moins.

- La liste des élèves sortants comptabilisés dans le trimestre


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Etat récapitulatif des boursiers et liste des boursiers


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Etat récapitulatif des boursiers


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Les bourses de lycée et d’EREA La provision de mars La provision de novembre La pièce justificative que les lycées et EREA doivent fournir

chaque trimestre au service académique des bourses Le document que les lycées et EREA ne doivent plus fournir

au service académique des bourses




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2 versements de subventions seront effectués au cours d’une année civile :

- 1 versement courant mars

- 1 versement courant novembre


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La provision de mars comprendra :

- Les régularisations du 1er trimestre pour les décisions intervenues tardivement en fin d’année civile

- Les rappels pour les décisions intervenues après le changement de trimestre mais avec effet du 1er trimestre de l’année scolaire

- La provision pour la période de janvier à juin

- Un acompte provisionnel de 70% du montant estimé pour le 1er trimestre de l’année scolaire à venir (septembre-décembre)


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La provision de mars comprendra :

- Les régularisations du 1er trimestre pour les décisions intervenues tardivement en fin d’année civile

- Les rappels pour les décisions intervenues après le changement de trimestre mais avec effet du 1er trimestre de l’année scolaire

- La provision pour la période de janvier à juin

- Un acompte provisionnel de 70% du montant estimé pour le 1er trimestre de l’année scolaire à venir (septembre-décembre)

Détail des calculs pour la provision de mars :

Calcul de la provision pour la période de janvier à juin = (montant total de la liste des boursiers à payer de l’établissement au titre du 2ème trimestre – rappels au titre du 1er trimestre) x 2

Calcul de l’acompte provisionnel de 70% du montant estimé pour le 1er trimestre de l’année scolaire à venir (septembre-décembre) = (montant des bourses du 1er trimestre pour le lycée ou l’EREA + rappels éventuels au titre du 1er trimestre versés au 2ème trimestre) x 70 %


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Le versement de la 2ème subvention qui interviendra courant novembre correspondra au solde nécessaire à l’établissement pour procéder au paiement des bourses du 1er trimestre de la nouvelle année scolaire.

Il prendra en considération :

- La provision déjà versée en mars

- Les régularisations éventuelles sur la période janvier à juin

- La situation du compte 44112 de l’établissement au 31 août


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L’état global de liquidation des bourses visé par l’ordonnateur et l’agent comptable est la pièce justificative que les lycées et EREA doivent fournir chaque trimestre au service académique des bourses.

Cet état sera nécessaire au service académique des bourses pour contrôler les demandes de régularisations éventuelles, notamment par rapprochement avec l’état récapitulatif trimestriel des bourses de l’établissement fourni par l’application AGEBNET.


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- l’état de versement de provision ne doit plus être fourni au service académique des bourses par les lycées et EREA


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Année scolaire 1

septembre

Octobre

Novembre

Décembre

Janvier

1er trimestreFévrier 1

Mars fin mars versement de 2,70 trimestres

Avril

2e trimestre

Mai 1

Juin

Juillet

Août

Septembre 0,7

octobre

Novembre 0,3 courant novembre versement de 0,30 trimestre + éventuel écart

décembre

janvier

février

mars



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Année scolaire 1

septembre

Octobre

Novembre

Décembre

Janvier

Promotions et transferts toute l’année

Février

A – la NOUVELLE CAMPAGNEdu 1er février

au 31 mai 2013

Mars

Avril

Mai

Juin

B – la CAMPAGNE

COMPLEMENTAIREdu 1er juin 2013

au 31 octobre 2013

Juillet

Août

Septembre

octobre

Novembre

décembre

janvier

février

mars



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SCHEMA DES LIENS entre les APPLICATIONS NATIONALES - BOURSES LYCEE

SIECLE BEEÉlèves

scolarisés

AGEBNET

SIECLE GFE

CHORUS

saisie des demandes

de bourses

Traite

men

t du

doss

ier

(ser

vice

acad

émiqu

e)

SIECLE BEE (nouvelle année)Élèves scolarisés

et boursiers

alimente

Paiement

à l’éta

b

Demande

de paiement

aux étab

Alimen

te

nb

parts

et p

rimes

GFC de l’établissement

Paiement

aux fam

illes


Ordre depaiement

BEA mise à jour

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Glossaire• AGEBNET application informatique : gestion des bourses• BEA base de données : Base Elève Académique• CHORUS application informatique : outil financier• CIPPA structure scolaire en établissement : (Cycle d'Insertion

professionnelle Par Alternance)

• DSDEN Directeur des Services départementaux de l’Education nationale (nouvelle dénomination de l’Inspecteur d’Académie)

• EPLE établissement public local d'enseignement• EREA établissement régional d’enseignement adapté• SIECLE application informatique : gestion des élèves

(acronyme de Système d'information pour les élèves en collège et lycée et pour les établissements)

• GFC application locale en établissement : gestion financière et comptable

• GFE application informatique intégrée à SIECLE (acronyme de Gestion Financière Elève)

• SCONET ancienne application informatique, remplacée par SIECLE


1 avril-mai 2013 la campagne de bourses 2013 dsden59 service académique des bourses 10 juin 2013

Documents