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26e Groupe scout St-Bruno

Procès-verbal - Réunion de gestion du 26e Groupe scout St-BrunoLe 25 août 2014 à 19h00

Centre communautaire – St-Bruno

Ouverture de la réunion à 19h00.

1. Mot de bienvenue de la présidente.

2. Vérification des présences et du quorum.2.1 Vérification des présences : voir annexe pour la liste. Il y a quorum pour la

réunion.

3. Adoption de l'ordre du jour3.1 Lecture de l’ordre du jour.

Adoption de l’ordre du jour : Mikel Doucet propose, Isabelle Bourgeois seconde.

4. Adoption du procès-verbal de la réunion de gestion du 17 mars 2014Lecture et adoption du procès-verbal de la réunion de gestion du 17 mars 2014 : Roger Dontigny propose et Claudine Cusson seconde.

5. Suivi au dernier procès-verbal du 17 mars 2014Présentation du conseil de gestion : (voir Annexe 1 des présences à la fin)

6. Décisions par courriel ou vote électronique Aucun vote électronique n’a été requis depuis le dernier procès-verbal du 17 mars 2014.

www.scouts-st-bruno.ca (2014-2015) 1

http://www.scouts-st-bruno.ca/


7. Rapport de la trésoreriea. Rapport financiersb. Budgetc. État du fonds de réserve pour le District (Procès-verbal août 2013)d. Contributions et dates de paiementSolange Toutée, trésorière explique ces points.

Le Groupe doit avoir 90 à 100 jeunes d’inscrits pour bien aller financièrement.

Début 2014 : (contributions et dates de paiement) 72.00 $ par jeune scout : à payer le 1er mai 2014

o on est passé de 50$ à 72$ par jeune

54.00 $ par animateur (par adulte) Donc à privilégier qu’un adulte bénévole ait plus qu’un rôle à la fois (par

exemple : secrétaire et parent-responsable ou trésorière et parent-responsable pour le 26e Groupe scout.

Année civile 2014 : printemps 2014

Le recensement se fait le 1er janvier de chaque année.o Soit en janvier 2015 le prochain recensement.

Le 1-01-2014 : recensement = 88 jeunes (à valider avec Solange)o Avant : 85 jeunes en 2013

Le paiement est à faire le 1er nov. 2014 = le nombre de jeunes au 1er nov. 2014. (à valider avec Solange)

Les calendriers sont à payer le 15 octobre 2014 au District St-Jean : autour de 0.75 $ le calendrier.




De la formation est offerte par le District pour les nouveaux animateurs (Éclaireurs entre autres)

Il y a 700$ à 1000$ en dépenses de formation chaque année environ

Il y a une forte pression qui est exercée par le District pour que les animateurs soient formés

Le formation offerte par le District est modulaire :

o Par exemple à suivre le 1er module : La Méthodologie

o C’est important d’aller chercher la méthodologie soit un animateur par unité scoute

o C’est une journée de formation pour la Méthodologie Éclaireurs soit 10$ par module

Formation : le module de Camping

o Par exemple le Camping d’été : fait 4 fois par un animateur

o Faire la demande pour se la faire reconnaître comme équivalence.

La location des salles en 2014 : Débute le 4-09-2014 Envoyer un message courriel à Mme Lise Leblond et copie à Solange: c’est

important de le faire s’il y a des changements au niveau de la réservation de salles.

o Ce sont les étudiants qui font le gardiennage (surveillants des gymnases) qui coûtent de l’argent.

o Le coût annuel pour la location des gymnases : 839 $ par année

o Cela coûte 6000 $ par année pour le roulement du 26e Groupe scout de St-Bruno




8. Politique familiale

a. Point à revoir annuellement

Pour des références voir procès-verbal du 26-08-2013 ou voir Annexe 2 à la fin.

C’est difficile pour le 26e Groupe d’offrir une politique familiale en bas du nombre d’inscriptions de 100 jeunes par année.

À cause de la masse trop réduite de contributions ou dons.

Au moins, les parents de nos jeunes peuvent se prévaloir des crédits d’impôt (fédéral) pour la condition physique des enfants. (pour des activités physiques)

Donc, à chaque année, le conseil de gestion discutera d’une politique familiale à implanter éventuellement si les conditions gagnantes pour une telle politique familiale sont réunies soient :

o Conditionnel à un équilibre budgétaire du 26e Groupe scout.

o Si le 26e Groupe retourne à un membership plus grand que 100 jeunes inscrits durant l’année.

o Alors, le 26e Groupe pourrait réviser la question de s’offrir une politique familiale.

Donc, ce point est reporté à l’année prochaine donc en août 2015 car il faut que le 26e Groupe ait plus de 100 jeunes inscrits.




9. Soirée d’information et des inscriptions - Année 2014-2015: Le jeudi, 28 août 2014 de 18h00 à 21h00 Lieu : salle communautaire

Salles : 103-104

Les animateurs sont présents (pas les jeunes)

Unité Castors : Bernard et Martin seront présents

Unité Loups blancs : Marie-Josée (Eau vive) sera présente

Unité Exploratrices : Gilles sera présent

Logistique : un écran avec un PowerPoint défilera lors de la soirée d’information

À ceux qui s’inscrivent le jeudi soir : leur demander d’où ils ont entendu parler des scouts de St-Bruno?

o Suggestion : demander aux parents responsables de poser la question

10. Publicité 2014-2015 - suivisPoints récurrents à faire : La journée de la fermeture des parcs :

o Le kiosque des scouts c’est une très bonne idée! Belle visibilité de tous!

o Ça fonctionne bien pour le 26e Groupe scout de St-Bruno

Il y a un article publié mercredi pour annoncer la soirée d’inscriptions aux scouts

Affiches de Publicité à 3 entrées sur 4 de la Ville de St-Bruno

o Par exemple : au coin de Clairevue et coin De Boucherville

Suggestion apportée: Pour l’affiche : changer le logo pour une photo avec des jeunes scouts, ce serait plus dynamique et invitant, l’année prochaine peut-être?

Faire le tour des écoles : Présentation dans les écoles

o En juin 2014 : Véronique et Louise Toutée ont fait le tour des classes de l’école Albert Schweitzer




Suggestion de Gilles Laprise : avoir plus de visibilité tout au long de l’année serait préférable que juste pendant la période des inscriptions soit fin août et début septembre de chaque année.

11.Montée 2014: Le samedi, 6 septembrea. Heure : de 10h00 à 14h00 : (durée : 4h00)b. Lieu : Parc du Ruisseau à St-Bruno – Plan A

Plan B : Si il pleut trop : on va à l’École De Montarville au besoin

c. Organisateurs : Marie-Josée (Eau vive)d. Matériel

Grand jeu à faire de 10h00 à midi

o Par exemple : comme activité : monter une pyramide

Un lunch froid (sans arachide) de 12h30 à 13h00

Lieu exact de rendez-vous pour les animateurs et les jeunes :

o dans le stationnement du Vieux Presbytère au Parc du Ruisseau car c’est facile de se stationner (devant le Presbytère)

o contrainte : faire attention aux plantes et aux arbres environnants

La montée on la fait de A à Z : toute d’une suite

On invite les nouveaux des unités

On peut inviter tous les parents lors de la montée : c’est un bon incitatif à s’impliquer

Jérôme propose comme lieu pour la Montée le Parc du Ruisseau car c’est gratuit (rendez-vous au Vieux Presbytère)

Marie-Josée seconde la proposition

C’est voté : ce sera au Parc du Ruisseau cette année




12. Dates de début des réunions scoutes : Les animateurs responsables enverront un courriel pour informer chacune de

leurs unités de la 1ère réunion de l’année.

o L’unité Castors-Hirondelles : rencontre avec les jeunes le 4-09-2014

o L’unité Louveteaux : (5-09-2014)

rencontre avec les jeunes le 19-06-2014

o L’unité Exploratrices : le 5-09-2014 :

vendredi, le 12-09-2014 avec tous les jeunes

o L’unité Éclaireurs à Courtland Park :

réunion de parents : le 5-09-2014

1ère réunion le vendredi, 12 septembre 2014

o L’unité Les Loups blancs : chez Eau vive : le 5-09-2014

o L’unité Les Pionniers : La 1ère réunion : chez Les Toutée

vendredi, le 12-09-2014 avec tous les jeunes

13. Vente de calendriers: Le calendrier sortira le 18 septembre environ Le blitz de calendriers est prévue le dimanche, 28 septembre 2014 Calendriers vendus en 2012 : 920 calendriers Le coût est de 0.75 $ l'unité et le prix de vente de 5 $. Distribution de 15 calendriers par jeune. Jérôme Toutée a commandé les calendriers :

o 360 : Castors-Hirondelleso 360 : Exploratriceso 360 : Louveteauxo 105 : Pionnierso ? : Éclaireurs

Total : 1185 calendriers environ




Lieu de rassemblement : Stationnement derrière l’Hôtel de Ville à 10h00o Début de la vente des calendriers : à 10h30o 5.00$ le prix du calendrier

Bonne idée pour vendre les calendriers : de jumeler les Pionniers avec les Castors-Hirondelles.

14. État anticipé des unités 2014-2015 et présentation des équipes d’animationLes unités scoutes : Nombre de jeunes par unité/liste d’attente :

o On attend le début de l’année scoute

Personne par unité, responsable pour le recensement électronique (SCSI)

Personne par unité, responsable pour le matériel

Formation en secourisme – nos besoins : 2 animateurs par unité scoute doivent avoir leur cours de secourisme

Note : Il y a des changements possibles jusqu’à l’assemblée générale du vendredi, 24 octobre 2014Note : Un jeune de 17 ans peut animer chez les Exploratrices – les Louveteaux – les Castors-Hirondelles.

Note : Le jeune au 1er octobre doit avoir l’âge de référence : c’est préférable d’y aller avec le même cercle d’amis donc c’est du cas par cas.

Jérôme Toutée, Coordonnateur du 26e Groupe scout St-Bruno Son rôle, entre autres : il doit s’assurer que l’équipe d’animation est compétente




Mikel Doucet, Animateur Responsable (AR) Pionniers - SCSI(SCSI = recensement électronique)Secourisme : à jour?

Mikel Doucet est aussi responsable matériel

Inscriptions : 8 pionniers (4 filles, 4 garçons)

Besoins : une animatrice femme pour les camps car il y a 4 filles

Note : l’unité se jumelait, pour les camps avec Le Poste Saint-Hilaire mais cette année il n’y a pas d’animatrice femme

Animateur responsable en 2014-2015?, AR Éclaireurs, Troupe Les Aventuriers Camille Bédard, animatrice

Olivier Foin, animateur (avant aux Louveteaux)

Une réunion d’animateurs le 5-09-2014 pour recruter 2 autres animateurs

Inscriptions : 13 à 16 éclaireurs (mixte) en 2014-2015

3 prospects, des filles

Marie-Josée Potvin, Animatrice Responsable (AR) Les Loups Blancs (Éclaireurs+) (avec appui)

SCSI et matériel (responsable) (OK a cours de secourisme) Ratio de 1/3 (un animateur pour 3 jeunes) Un nouvel animateur en 2014-2015 : Bertrand Toutée Inscriptions : 2 jeunes (Christophe Piedboeuf et Léa Leduc) Autres inscriptions : possibilité Léane et Amélie? (des explos) Marie-Josée demande l’autorisation de demander de l’argent à Opération Enfant-

Soleil. Dominique Lettre en fait la proposition et Claudine Cusson seconde.

Gilles Laprise, AR Exploratrices




SCSI et matériel (responsable) (OK a cours de secourisme) 4 animateurs certains et 2 autres possibles en 2014-2015

Secourisme : besoins?Daniel Rey (père de Florence) peut-être animateur aux Éclaireurs (à confirmer)Possibilité de faire ½ année avec les Explos et ½ année aux Éclaireurs?

Inscriptions : 19 exploratrices (filles) en 2014-2015

o 16 anciennes, 2 des Hirondelles, une nouvelle

Vise une unité pleine de 24 jeunes

Roger Dontigny, AR aux Louveteaux – SCSISecourisme : besoins?

Roger Dontigny : sera présent ¾ année (devra subir une opération donc manquera 2 mois en 2014-2015)

Michel St-Germain, animateur et responsable matériel Début officiel des réunions avec les jeunes sera vendredi, le 19 septembre 2014 Lors de la réunion de parents, Roger sollicitera 4 parents pour être animateurs Inscriptions : il reste 10 jeunes (garçons) de l’année passée

o Unité de 18 jeunes comme possibilité cette année

o 3 jeunes monteront aux Éclaireurs

Bernard Rodrigue, AR aux Castors-Hirondelles – SCSI SCSI et matériel (responsable) (OK a cours de secourisme) 6 animateurs en 2014-2015 (pour préparer la relève)

Secourisme : besoins? Inscriptions : il reste 12 jeunes (mixte) en 2014-2015

o Unité de 24 jeunes en 2013-2014

15. Dates des camps d’automne et matériel




Éclaireurs : 17-18-19 octobre 2014 Lieu : L’Abri du Lac, Saint-Hyacinthe??? Cérémonie prévue le samedi : la totémisation

16. Fête d’Halloween et Assemblée générale : vendredi, le 24 octobre 2014a. Heure : à 19h00b. Lieu : Polyvalente Saint-Brunoc. Organisateurs et responsables de l’animation: Les Pionniers

Les Pionniers organiseront les jeux de la soirée

d. Matériel : Mikel fournira le projecteur et préparera un PowerPoint avec des nouvelles photos pour l’Assemblée générale Date limite : le 15 octobre pour envoyer les photos des unités

Faire parvenir les photos 2013-2014 à Jérôme

e. Formulaires de dons : est disponible sur le site webf. Campagne Perfection et autresg. Élections en 2014-2015

Cette année, la Fête de l’Halloween tombe le vendredi, 31 octobre 2014 :on oublie cette date car les jeunes voudront passer l’Halloween le vendredi soir. Donc, le 31 octobre, il n’y aura pas de réunion scoute.

Il manque des photos dans certaines unités sur le site web des scouts.(50 photos dans le site, c’est assez)

f. Campagne Perfection : cette campagne est encore disponible cette année. 6 parents participent environ chaque année

Cela aide à payer la cotisation scoute

La vente de chocolats et de fromage : c’est pas intéressant au niveau de la logistique

f. Campagne Perfection et autres (sollicitations)




Roger, AR Louveteaux demande l’autorisation pour l’unité Louveteaux de faire une sollicitation durant l’année pour ramasser des fonds.

Sa demande est accordée.

g. Élections en 2014-2015 Le mandat de 2 ans se termine cette année.

o Durée du mandat : 2 ans donc 2012-2013 et 2013-2014.

Violette Bernier, secrétaire laissera sa place à l’Assemblée générale.

Dominique Lettre, présidente restera une autre année c’est certain puisque son fils Philippe Lettre-Vaillancourt continue aux Pionniers cette année.Donc, elle restera au poste de présidente tant que son fils restera aux Pionniers.




17. Matériela. Responsableb. Inventaire et nettoyagec. Assurances (BFL via L’ASC pour le matériel récent jusqu’au 01-04-2015)

Demande l’inventaire du sous-sol On est assuré pour 7000.00$ depuis 2010

d. Achat du matériel 2013-14e. Cadenas de la scoute remise (3-5-8)

Matériel : mettre à jour le fichier du matériel (devrait toujours être à jour) Claude Girard, le responsable du matériel, explique que le matériel devrait se

gérer plus de façon informatique.

Par exemple : à réserver un des items, à inscrire pour mieux gérer le matériel sur drop box des groupes de gestion.

b. Inventaire et nettoyage du local scoutClaude Girard, responsable du matériel explique l’état de la situation du Matériel:

Liste à faire afin de vérifier le matériel :

o Perdu, cassé, emprunté, pas rendu

Claude planifiera l’inventaire et le nettoyage du local scout. À faire cet automne avant le départ en camp d’automne donc à la fin septembre 2014.

Camp d’automne Éclaireurs est prévu les 17-18-19 octobre 2014.

Note : Concernant le Matériel : c’est fini la location à la Cordée. Donc à réserver dès que vous savez la date de votre camp.

Surtout pour les sacs de couchage pour le Camp d’hiver.

Possibilité de location : au Cégep Édouard Montpetit.

Si vous allez en camps à Entre-Lacs : il y a des sacs de couchage.




18. Fête de B.P. : (sa fête le 22 février)a. à déterminer à la prochaine réunion de gestion Nous fêterons probablement B.P. le vendredi soir, le 20 février 2015 Lieu de réservation: École Mgr Gervais (en 2014)

Lieu de la réunion des Exploratrices (en 2014)

19. Promesses et totémisations (jeunes et adultes)En principe, dans le mouvement scout :

1er La promesse

2e La totémisation

o ce sont les Éclaireurs et les Pionniers qui s’en occupent

a. à déterminer à la prochaine réunion de gestion

20. Dates des prochaines réunions de gestion :a. Fin septembre – début octobre 2014b. Assemblée générale 2014c. Novembre 2014 ou dès que possible après l’assemblée généraled. Mars 2015e. Août 2015Note : Solange, la trésorière a besoin des comptes des unités un mois avant donc pour le 14-09-2014 Prochaine réunion du Conseil de gestion : Mardi, le 14 octobre 2014 – 19h30

Vendredi, le 24 octobre 2014 : Assemblée générale (on fête aussi l’Halloween)

Lundi, le 16 mars 2015 : Conseil de gestion – 19h30

Lundi, le 24 août 2015 : Conseil de gestion et d’animation – 19h00




Date de la prochaine réunion d’animation : Mercredi, le 12 novembre 2014 – 19h30

Chez les Toutée

21. Varia : Mise à jour du site webS’il y a des erreurs sur la page web des Éclaireurs :

Par exemple : le prix, ce qui est inclus, etc.

Solution : envoyer un courriel à webmaster (Jérôme) pour qu’il puisse faire les bons correctifs sur le site web.

Varia : Enquêtes judiciairesVAJ : pour toutes les personnes bénévoles qui font quelque chose dans les camps.

Ou une personne en contact avec les jeunes à l’occasion des camps.

Important d’être inscrite au SCSI, c’est obligatoire.

Cas lorsque 2 personnes ont le même prénom et le même nom, cela arrive.

Attention aux homonymes.

Dans ce cas les empreintes digitales sont requises.

En plus, une lettre écrite par le Groupe ou le District est requise.

Varia : Possibilités de dons Une possibilité de 250 $ : Dominique Lettre sera contactée pour ce don.

Claude Girard : a réalisé 280 heures.

22. Levée de la réunionLa levée de la réunion est proposée par Claude Girard et secondée par Solange Toutée.

La réunion se termine à 21h45.




ANNEXE 1 : Présences de la réunion du 25 août 2014 (14 personnes)

1. Dominique Lettre, Présidente

2. Jérôme Toutée, Coordonnateur

3. Solange Toutée, Trésorière

4. Violette Bernier, Secrétaire

5. Mikel Doucet, Animateur Responsable (AR), Les Pionniers

6. Claudine Cusson, AR Éclaireurs, Troupe Les Aventuriers

7. Marie-Josée Potvin, Animatrice Responsable (AR) Éclaireurs +Troupe Les Loups Blancs

8. Claude Girard, Responsable matériel et animateur Éclaireurs

9. Roger Dontigny, AR Louveteaux

10.Gilles Laprise, AR Exploratrices

11. Isabelle Bourgeois

12.Jade Picard

13.Christophe Abadie (pour Bernard Rodrigue), Unité Castors - Hirondelles

14. Olivier Foin, nouvel animateur Éclaireurs en 2014-2015




ANNEXE 2 : Politique familiale projet(tiré du Procès-verbal du 26-08-2013)

Lors de la réalisation du plan de croissance 2011-2015, nous avions identifié des actions à mener pour nous mener vers la croissance. Des actions ont été portées sur la publicité et les activités à offrir. Le membership a augmenté.

Comme priorité, nous avions indiqué entre autre : « Recruter dans la première année dans les familles qui ont déjà un scout et chez ceux qui ont quitté pour essayer de les réintégrer. »

Pour nous aider dans ce sens des familles, nous proposons de discuter d’une politique de rabais familial.

Ville de St-Bruno Les 2 premières inscriptions sont au prix régulier, la troisième à 50% de rabais et les suivantes gratuites.

Basketball St-Bruno Les 2 premières inscriptions sont au prix régulier, la troisième à 50% de rabais et les suivantes gratuites.

Budokai St-Bruno 1er : régulier; 2e : 20%; 3e et + : 30%Judo St-Bruno 1er : régulier; 2e : 10%; 3e : 20%; 4e : 30%Soccer St-Bruno Les 2 premières inscriptions sont au prix régulier, la troisième à 50% de

rabais et les suivantes gratuites.Scouts Varennes les frais de cotisation étaient de 260 $* par jeune et de 240 $* pour le

2e membre d’une même familleScouts Blainville 0% pour un seul enfant

15% pour chacun des deux enfants inscrits 25% pour chacun des trois enfants inscrits 40% pour chacun des quatre ou plus enfants inscrits

Granby Famille de 2 enfants :25 % de réduction par inscriptionFamille de 3 enfants :35 % de réduction par inscriptionFamille de 4 enfants et plus :50 % de réduction par inscription




Dans la majorité des groupes, la comptabilité étant géré uniquement au niveau du groupe les rabais sont assurés par le groupe.

Dans certains groupe, la comptabilité étant par unité, le groupe rembourse en fin d’année les montants à l’unité ou donne un rabais directement sur la cotisation groupe.

Extrait politique familiale St-Bruno 2008 : « en créant, pour certaines activités, un tarif préférentiel pour les familles qui inscrivent plus de deux enfants à une même activité; »



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