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« Quelle solution collaborative pour piloter la politique patrimoniale dans les collectivités
locales ? », Juin 2014 avec la participation de :
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18/06/2014 NQI Présentation © NQI Corp. 2014 :: Confidentiel 2
Le patrimoine, opportunité ou contrainte ?
Quel lien entre pilotage patrimonial
et budget de
l’année ?
Qui fait quoi sur
le patrimoine ?
Comment conjuguer les différentes
dimensions de la gestion patrimoniale
de votre collectivité (technique, administrative, juridique, etc.) ??
Comment structurer la
stratégie immobilière de votre collectivité locale ?
Quelle solution pour piloter le patrimoine local ? Introduction
18/06/2014 NQI Présentation © NQI Corp. 2014 :: Confidentiel 3
1) Présentation des intervenants
2) Pourquoi piloter le patrimoine local ?
3) Quelles perspectives pour piloter le patrimoine local ?
Déroulement du séminaire :
4) Quelle démarche pour mettre en œuvre un pilotage patrimonial ?
Quelle solution pour piloter le patrimoine local ? Sommaire
5) Quel outil pour mettre en œuvre un pilotage patrimonial ?
6) Une démonstration par l’exemple
18/06/2014 NQI Présentation © NQI Corp. 2014 :: Confidentiel 4
Avec NQI Orchestra, fédérez et animez la
communauté des acteurs projet autour d'une culture et
d'objectifs partagés !
Quelle solution pour piloter le patrimoine local ? 1) Présentation de la société NQI
Une gestion de projet efficace ne
peut-être uniquement l’affaire d’experts.
200 clients et + de 10 000 utilisateurs
Editeur français Présent dans 10 pays Bureaux à Paris, Londres, Madrid et Bruxelles
Club utilisateurs pour échanger bonnes pratiques et expériences
Première solution de gestion de projets référencée au catalogue de l’UGAP
18/06/2014 NQI Présentation © NQI Corp. 2013 :: Confidentiel 5
Pilotage stratégique des organisations publiques
Gestion des opérations en maîtrise d’ouvrage
Gestion du portefeuille de projets informatiques
Quelle solution pour piloter le patrimoine local ? 1) Plus de 200 organisations font confiance aux solutions NQI de pilotage
1 outil. 3 solutions dédiées aux organisations publiques
18/06/2014 NQI Présentation © NQI Corp. 2014 :: Confidentiel 6
CREG (Centre de Recherches et d’études en Gestion)
au sein de l’UPPA
Ville – Management puis PILOTE (PILotage des politiques
et des Organisations TErritoriales) au sein de l’AIRMAP
(Association Internationale de Management Public)
Chaire OPTIMA (Observatoire du PiloTage et de
l’Innovation Managériale des Administrations
locales)
Quelle solution pour piloter le patrimoine local ? 1) Présentation UPPA – PILOTE – OPTIMA
18/06/2014 NQI Présentation © NQI Corp. 2014 :: Confidentiel 7
1) Présentation des intervenants
2) Pourquoi piloter le patrimoine local ?
3) Quelles perspectives pour piloter le patrimoine local ?
Déroulement du séminaire :
4) Quelle démarche pour mettre en œuvre un pilotage patrimonial ?
Quelle solution pour piloter le patrimoine local ? Sommaire
5) Quel outil pour mettre en œuvre un pilotage patrimonial ?
6) Une démonstration par l’exemple
18/06/2014 NQI Présentation © NQI Corp. 2013 :: Confidentiel 8
Quelle solution pour piloter le patrimoine local ? 2) Les raisons de la mise en œuvre d’un pilotage patrimonial local
des enjeux en terme de connaissance et de maîtrise de ses ressources
immobilières (investissement et fonctionnement)
des enjeux de cession et de valorisation du patrimoine
des enjeux d’optimisation de l’occupation (services municipaux, associations,
équipements)
des enjeux liés à l’engagement de la responsabilité de la collectivité, la
gestion juridique, les assurances, le recouvrement homogène et contrôlé
des enjeux en terme de maintenance et de gestion énergétique
18/06/2014 NQI Présentation © NQI Corp. 2013 :: Confidentiel 9
Quelle solution pour piloter le patrimoine local ? 2) Les raisons de la mise en œuvre d’un pilotage patrimonial local
Une réponse aux insuffisances des outils actuels (Carassus et Queyroi, 2012)
Etat des pratiques locales
Connaissance Une connaissance lacunaire et non mise à jour du patrimoine Des progrès importants vers la centralisation de la connaissance
Présence d’outils Manque d’instruments de gestion et d’indicateurs Manque d’outils englobants
Temporalité Des instruments focalisés sur une logique annuelle Faiblesse des dimensions temporelles de long terme et de court terme
Niveau d’action Des actions relevant d’un niveau administratif et opérationnel Mise à l’écart des acteurs politiques
Finalité Assez bonne prise en charge des activités d’exploitation du parc et
d’administration des biens Défaillance des outils sur la gestion stratégique immobilière
18/06/2014 NQI Présentation © NQI Corp. 2013 :: Confidentiel 10
Quelle solution pour piloter le patrimoine local ? 2) Les raisons de la mise en œuvre d’un pilotage patrimonial local
Une réponse aux insuffisances des modes d’organisation actuels (Carassus et
Queyroi, 2012)
Etat des pratiques locales
Système organisationnel Des responsabilités et missions liées au patrimoine éparpillées au sein des organisations
Un grand nombre d’acteurs répartis dans plusieurs directions et pôles directement concernés par les questions de gestion patrimoniale
D’importantes difficultés dans la réalisation de toutes les sous-fonctions et les activités de la gestion patrimoniale (Asset, Property, Facility)
Maîtrise relative du rôle de tous les acteurs associés à la gestion de patrimoine
Une fonction patrimoniale ne répondant à aucune logique d’ensemble dans son système organisationnel
Approche organisationnelle
Les activités de l’exploitation du parc essentiellement régies par une approche mécaniste (existence de procédures, fonctionnement rigide)
Une approche organique de la gestion stratégique (peu de procédures, peu de règles, des relations informelles)
Une fonction d’administration des biens à tendance organique
18/06/2014 NQI Présentation © NQI Corp. 2014 :: Confidentiel 11
1) Présentation des intervenants
2) Pourquoi piloter le patrimoine local ?
3) Quelles perspectives pour piloter le patrimoine local ?
Déroulement du séminaire :
4) Quelle démarche pour mettre en œuvre un pilotage patrimonial ?
Quelle solution pour piloter le patrimoine local ? Sommaire
5) Quel outil pour mettre en œuvre un pilotage patrimonial ?
6) Une démonstration par l’exemple
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Quelle solution pour piloter le patrimoine local ? 3) Les perspectives de la mise en œuvre d’un pilotage patrimonial local
Synthèse du diagnostic outil
• Des outils courts et moyens termistes, à portée opérationnelle et à finalité administrative
– Les outils semblent être en grande majorité annuels et infra-annuels, tandis que trop peu sont destinés à une vision à long terme
– L’instrumentation de gestion est principalement présente au niveau opérationnel. La collectivité est largement sous dotée en outils à portée stratégique
– Les outils présents couvrent majoritairement le Property Management, un peu moins le Facility Management et pratiquement pas l’Asset Management.
Axes d’évolution envisagés
• Les axes de développement des outils patrimoniaux
– L’extension de la temporalité des outils de gestion et de pilotage du patrimoine : inventaire et suivi du patrimoine, PPT, PPI, PPT
– Le redéploiement du niveau d’utilisation et de la portée des outils vers tous les niveaux (opérationnel, administratif, politique) : guide utilisateur des bâtiments
– Une couverture plus importante et mieux maîtrisée des finalités managériales des instruments (Asset, Property, Facility Management) : schémas directeurs, méthode atouts/attraits
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Quelle solution pour piloter le patrimoine local ? 3) Les perspectives de la mise en œuvre d’un pilotage patrimonial local
Synthèse du diagnostic orga
• Une fonction patrimoniale quasi inexistante, aux modalités d’organisation fragmentées
– Eparpillement de la fonction patrimoine au sein de l’organisation
– Des activités de la gestion patrimoniale que partiellement assurées par l’organisation.
– Des difficultés à délimiter le périmètre d’intervention des services
– Une professionnalisation de la gestion patrimoniale qui doit être poursuivie
– Défaillance des ressources patrimoniales en tant que support des fonctions métiers
– Problèmes de transparence quant aux processus informationnels et décisionnels
Axes d’évolution envisagés
• Les axes de développement de la fonction patrimoniale
– Un équilibre du système organisationnel entre central et local : Identification de la fonction patrimoniale entre les différentes directions, mise en place d’une instance de débats stratégique sur le patrimoine, Renforcement du dialogue de gestion interne autour des ressources patrimoniales, mise en place d’un réseau de référents patrimoine
– Une approche cumulant des modalités mécanistes et organiques : Professionnalisation de la gestion patrimoniale autour des 3 fonctions, mise en place de procédures partagées sur la gestion du patrimoine
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1) Présentation des intervenants
2) Pourquoi piloter le patrimoine local ?
3) Quelles perspectives pour piloter le patrimoine local ?
Déroulement du séminaire :
4) Quelle démarche pour mettre en œuvre un pilotage patrimonial ?
Quelle solution pour piloter le patrimoine local ? Sommaire
5) Quel outil pour mettre en œuvre un pilotage patrimonial ?
6) Une démonstration par l’exemple
18/06/2014 NQI Présentation © NQI Corp. 2013 :: Confidentiel 15
Quelle solution pour piloter le patrimoine local ? 4) La démarche de mise en œuvre d’un pilotage patrimonial
Définition d’une planification/stratégie patrimoniale • détermination des ambitions de la politique patrimoniale • détermination d’une segmentation stratégique patrimoniale en missions,
actions/activités avec leurs objectifs stratégiques et opérationnels • détermination des calendriers pour les actions à engager
Détermination d’une responsabilisation patrimoniale
• détermination de la structure pilote des missions, actions/activités • détermination des structures de mise en œuvre des actions/activités • détermination des moyens financiers par actions/activités • détermination des moyens humains par actions/activités
Mise en œuvre d’une évaluation patrimoniale
• détermination des indicateurs de performance multidimensionnels • détermination des tableaux de bord décisionnels
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Quelle solution pour piloter le patrimoine local ? 4) La démarche de mise en œuvre d’un pilotage patrimonial
Planification/stratégie
Responsabilisation
Evaluation
Formation
Elus/DGS / Dir Pat.
+ DGA/Direc
teurs
+ Référents
L’outil accompagne et appuie la diffusion de la démarche
Implication globale des acteurs
+ agents
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1) Présentation des intervenants
2) Pourquoi piloter le patrimoine local ?
3) Quelles perspectives pour piloter le patrimoine local ?
Déroulement du séminaire :
4) Quelle démarche pour mettre en œuvre un pilotage patrimonial ?
Quelle solution pour piloter le patrimoine local ? Sommaire
5) Quel outil pour mettre en œuvre un pilotage patrimonial ?
6) Une démonstration par l’exemple
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Quelle solution pour piloter le patrimoine local ? 5) L’outil de mise en œuvre d’un pilotage patrimonial - MAESTRIA
1. Structurer le projet de la collectivité
2. Fédérer autour du projet de la collectivité
4. Communiquer sur le projet de la collectivité
3. Gérer le projet de la collectivité
5. Evaluer le projet de la collectivité
La mise en place d’une solution de pilotage a pour objectif de :
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Quelle solution pour piloter le patrimoine local ? 5) L’outil de mise en œuvre d’un pilotage patrimonial - MAESTRIA
Rattachement à trois référentiels (politique, structure, territoire) pour donner une lecture complète
Formalisation des objectifs
Organisation et responsabilité des équipes
Définition des moyens mobilisés
Pilotage en temps réel de l’exécution
Evaluation du résultat et de l’impact des actions
Une solution web de pilotage collaboratif ouverte
à tous les acteurs du projet de la collectivité
18/06/2014 NQI Présentation © NQI Corp. 2014 :: Confidentiel 20
1) Présentation des intervenants
2) Pourquoi piloter le patrimoine local ?
3) Quelles perspectives pour piloter le patrimoine local ?
Déroulement du séminaire :
4) Quelle démarche pour mettre en œuvre un pilotage patrimonial ?
Quelle solution pour piloter le patrimoine local ? Sommaire
5) Quel outil pour mettre en œuvre un pilotage patrimonial ?
6) Une démonstration par l’exemple
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Quelle solution pour piloter le patrimoine local ? Contactez-nous pour lancer votre démarche de pilotage
Merci de votre attention
Grégory Sabathé
E-mail : [email protected]
Tél. : 04 92 96 24 93
Pour continuer nos échanges et obtenir plus d’informations sur la solution Maestria, n’hésitez pas à nous contacter :
David Carassus
E-mail : [email protected]
Tél. : 06 21 75 82 57
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Quelle solution pour piloter le patrimoine local ? Annexe
• Facility Management (exploitation de parc)
Fonction qui assure l’allocation des ressources immobilières afin de garantir
l’adéquation entre les conditions immobilières et les activités qui s’y déroulent.
• Property Management (administration de biens)
Activité qui concerne la gestion administrative, financière, fiscale et juridique liée au patrimoine, ainsi que les opérations d’investissements, de gros travaux.
• Asset Management (gestion d’actifs immobiliers)
Activité de gestion stratégique et financière des actifs immobiliers. Opérations
s’inscrivant dans une perspective stratégique, en lien direct avec la stratégie globale de l’institution.
• Activités transversales de la gestion patrimoniale
La gestion patrimoniale repose elle-même sur des activités supports à son fonctionnement. Regroupées dans cette fonction transverse, elles sont communes au trois domaines exposés précédemment (Asset, Property, Facility).
Facility Management
Gestion de l’usage
Gestion de la maintenance
Exploitation
Services associés
Property Management
Administration
Sécurité
Investissements et gros travaux
Asset Management
Politique immobilière
Stratégie immobilière
Fonction transverse
Gestion des moyens
Gestion de l’information
Gestion comptable et économique